さらに自動化するには
Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
<span class="mark-yellow">トリガーをメールに変更したり、分岐を活用することで、もっとあなたの業務に合ったフローにすることができます。</span>
以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。
メールトリガーでタスク作成をする
たとえば、社外からの依頼をタスクとして登録したい場合はどうすればいいでしょうか?
そんな時はメールトリガーに変更してみましょう。
Yoomのメール機能を使って「件名に【問い合わせ】と入っていたらタスクを自動作成する」ように設定することもできます。
<span class="mark-yellow">問い合わせに対応することがそのままタスクになるということです。</span>
その他に、特定の送信相手からの内容を要約してタスクに反映させることだって可能です。
メール機能とAIを併用することで、フローの活用幅が広がりそうですね。
分岐を活用した担当者に通知
期日が迫っているタスクは、担当者に直接通知して効率よく業務を進めたいですよね。
そんな時は分岐を活用してみましょう。
指定した条件に応じて、分岐して特定の相手に通知(またはメールを送信など)することができます。
期日や優先度、指定したキーワードで分岐を設定できるので業務内容に合わせてアレンジしてみましょう!
なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。
AsanaとGitHubを使ったその他の自動化例
GitHubのIssueをAsanaのタスクとして自動追加
GitHubで新しくIssueが作成された際に、Asanaのタスクとして自動登録されるフローです。開発チームとプロジェクト管理チームの連携をスムーズにし、手動でタスクを移行する手間を削減できます。
<span class="mark-yellow">これにより、タスクの抜け漏れが防げるほか、開発スピードの向上が期待できます。</span>複数ツールを併用するチームにとって、ワークフローの効率化が見込まれます。