【ノーコードで実現】請求書を自動で発行し、送信する方法

メールの受信内容をもとに請求書を発行・送信する

Gmailなどで受信した特定のメールに含まれる情報（件名、本文、添付ファイルなど）を解析し、それに基づいて請求書を自動生成してChatworkなどのチャットツールへ送信することが可能です。
<span class="mark-yellow">メールでの受注連絡などを起点に、請求書発行プロセスをシームレスに開始できるため、手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎます！</span>

フォームの回答をもとに請求書を発行・送信する

Webフォームに入力された注文情報や顧客情報などの回答データを活用し、自動で請求書を作成してDiscordなどのチャットツールへ送信する仕組みを構築できます。
<span class="mark-yellow">フォーム送信から請求書送付までのリードタイムを大幅に短縮し、顧客満足度の向上にも繋げられます！</span>

Slackの投稿をもとに請求書を自動発行・送信するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Slackの特定のチャンネルへの投稿内容をもとに請求書を自動で作成し、指定の方法で送信するフローを解説していきます！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• SlackとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Slackのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認

前準備：発行する請求書の雛形

請求書を発行するにあたって、雛形となる書類の準備が必要です。
Google スプレッドシートで請求書の雛形を作成してください。Slackの投稿内容をもとに{}で囲んだ項目が置換されます。
雛形書類の作成方法は、こちらのヘルプページで確認できます。
下図の雛形の場合、{会社名}・{請求日}・{支払い期限}・{商品_1}などが置換対象です。

ステップ1:SlackとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録

SlackとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。

Slackのマイアプリ登録

1.まず初めにSlackのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

アプリ一覧からSlackを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。

2.ご利用のワークスペースURLを入力し、「続行する」をクリックします。

3.YoomからSlackのアクセス許可リクエスト画面に移ります。
許可をクリックすると、連携完了です。

詳しくは以下のページをご確認ください↓

• ヘルプ：Slackのマイアプリ登録方法の詳細
• Slack公式：ワークスペースの管理

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

4.次はGoogle スプレッドシートをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からGoogle スプレッドシートをクリックして追加します。

Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。

5.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。

Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！

ステップ2:テンプレートをコピーする

1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:Slackのトリガーアクション設定

1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「メッセージがチャンネルに投稿されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

4.「チャンネルID」を候補から入力します。

Yoomと連携したいSlackのチャンネルを選択しましょう！

5.Slackの画面に移動し、実際にテスト用のメッセージを送信してください。

今回は以下のようにメッセージを作成しました！

6.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次の設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。

ステップ4:Slackの投稿からデータを抽出する設定

1.続いて、「テキストからデータを抽出する」をクリックします。

2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」に進みましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「変換タイプ」→候補からAIを選択

3.次に「対象のテキスト」を設定します。
Slackの投稿から取得するため、Slackのアウトプットから「メッセージ本文」を選択してください。

4.下にスクロールし、「抽出したい項目」を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。

5.設定後に「テスト」を実行します！

テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。

こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。

確認できたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:書類を発行する設定

1.設定も終盤に入りました！先ほどと同様に、赤枠をクリックしましょう。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「書類を発行する」のまま下にスクロールします。

3.雛形書類の連携をします。

以下の赤枠を参考に「スプレッドシートのファイルID」を入力しましょう。

↓

実際にはこのような表示になっています。

4.発行書類の必須項目を入力します。

「格納先のGoogle DriveフォルダID」も赤枠部分を参考に入力しましょう。
「出力ファイル名」は任意の名前でOKです！

設定後に、「次へ」に進みます。

5.続いて、雛形スプレッドシートの置換対象をSlackの内容に置換していきます。

先ずは「置換条件を再取得」をクリック。

これにより、選択した雛形スプレッドシートの置換対象（{}部分）が項目として表示されます。

6.「置換後の文字列」にフォームの各項目を設定します。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」から、置換対象に合う項目を選択していきましょう。

7.設定後に「テスト」を実行します！

テストが成功した場合は、ファイルとアウトプットが表示されます。

こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。

確認できたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6:Slackに通知する設定

1.最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルを送る」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.指定のチャンネルにメッセージを送信することができます。

「チャンネルIDもしくはメンバーID」を候補から入力しましょう！

4.任意の「メッセージ」を入力し、そのままテストを行いましょう！
(<@メンバーID>と記載することでメンションをつけることができます)

5.テストが成功したら、Slackに通知ができていることを確認しましょう！

確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ7:トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

設定お疲れさまでした！

書類発行機能を使ったその他の自動化例

請求書の発行以外にも書類や契約書の作成も自動化することができます。
書類発行機能を活用した自動化例をいくつかご紹介しますね！

まとめ

請求書の発行と送信プロセスを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報入力、書類作成、メール送付といった一連の作業時間と手間を大幅に削減し、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、経理担当者や営業担当者は請求書関連業務の負担から解放され、月末月初の繁忙期でも余裕を持って、より戦略的な業務や顧客対応に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できますよ！
もし請求書発行の自動化や業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによるスムーズな業務自動化を体験してみてください！