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プロジェクト管理でタスクの重複入力や更新漏れに悩んでいませんか？
Backlogでの課題管理とAirtableでの情報整理を別々に行っていると、手動でデータを転記する手間が発生し、誤入力や情報の不整合が生じることがあります。
そこで、Yoomを使ってBacklogとAirtableを連携させると、課題情報が自動でAirtableに反映され、作業の手間を減らすことができます。この連携により、情報の更新漏れやミスが防げ、プロジェクトのスムーズな進行が期待できます。この記事では、効率的な作業環境を手に入れる方法をお伝えします！
BacklogとAirtableの連携によって、手動でのデータ入力や更新漏れを防ぐことができます。
例えば、営業チームがAirtableで商談情報を管理し、開発チームがBacklogでタスクを管理している場合、商談の進捗や詳細をAirtableに入力した後、Backlogにも同じ情報を手動で入力する手間が生じます。しかし、この連携を活用することで、Backlogに新しい課題が追加されたらAirtableに自動的に反映され、手動での入力ミスや更新漏れが減ります。これにより、プロジェクトチーム全体が常に最新の情報を共有でき、作業の整合性が保たれることが期待されます。
情報の不整合が解消され、チーム全員が常に最新のデータをもとに作業を進められるため、進捗遅れや課題の見逃しを減らし、プロジェクトがスムーズに進行するようになるでしょう。
特に、情報更新の遅れが発生しやすい場面でも、リアルタイムで情報が共有されることが見込まれます。
タスクが複数進行する大規模なプロジェクトでは、進捗状況を視覚的に把握するが難しくなることがあります。Backlogでタスクの詳細情報を管理している場合でも、進捗や優先順位を迅速に把握するのは一苦労です。
BacklogからAirtableに課題情報を自動で取り込むことで、タスクの優先順位や進捗状況を簡単に整理deki、誰がどの作業を優先すべきかが一目でわかるようになることが期待されます。
例えば、開発チームが進行中のタスクに優先順位をつけたり、タスクの進捗状況を確認するためにAirtableを活用することで、メンバーがどの段階にいるのかを素早く把握できるようになります。
これにより、プロジェクトマネージャーやチームリーダーが適切にタスクを調整し、進捗が計画通りに進むようサポートできるようになるでしょう。
Backlogで登録された課題がAirtableに反映されることで、担当者ごとのタスク管理が簡単に行えるようになります。特に、複数のメンバーが関わるプロジェクトでは、誰がどのタスクを担当しているかを整理するのが難しくなることがあります。Airtableに情報を自動で反映させると、担当者ごとのタスクの進捗や割り振りを一目で把握できるため、作業の重複や滞りを防ぐことができます。
例えば、プロジェクトに関わるデザイナー、開発者、テスト担当者がそれぞれ異なるタスクを担当している場合、Airtableで「担当者」「進捗」「期限」といった情報を簡単に整理することができます。これにより、チーム全体がどのタスクを優先すべきかを見極めやすくなり、適切な調整がしやすくなるため、プロジェクトの円滑な進行が期待されます。
ここからは、Yoomを使ってBacklogとAirtableを使用したフローを設定していきましょう。
今回設定するフローは「Backlogで課題が登録されたらAirtableに追加する」というものです。
設定のおおまかな流れは以下の通りです。
複雑なプログラミングの知識は不要です。まずは設定の準備から始めていきましょう。
[Yoomとは]
具体的な設定に入る前に、使用するアプリとYoomをマイアプリ連携していきましょう。
マイアプリ連携をしておくと、今後別のフローでBacklogやAirtableを使用する際もすぐフロー設定に進むことができます。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、BacklogとAirtableをそれぞれ検索してください。
Backlogのマイアプリ連携には、まずドメインの入力が必要です。
ドメインの入力をして「追加」をクリックすると、確認画面が出てきます。
Yoomとご自身のBacklogのアカウントの連携を許可してください。
これで、YoomとBacklogの連携が完了しました。
万が一連携がうまくいかない場合は、以下のリンクを参考にしてBacklogのIP制限の確認を行ってください。
Airtable(OAuth)のマイアプリ連携をするには、Workspaceの指定が必要です。
「＋Add a base」で追加するワークスペースを選択した後に「Grant access」をクリックしてください。
特に問題がなければ、すべてのワークスペースを選択しておきましょう。
BacklogとAirtableがマイアプリ一覧に表示されていれば、連携完了です。
次からはフローの詳細設定に移るので、下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。
ステップ2：Backlogでアプリトリガーを設定
最初の設定は「新しい課題が追加されたら」です。
1ページ目には、マイアプリ連携しておいたBacklogのアカウント情報が反映されています。
必要であればタイトルをわかりやすいものに修正し、アカウント情報の確認ができたら次に進んでください。
次のページではトリガーの起動間隔と、情報を読み取るBacklogのプロジェクト情報を入力します。
トリガーの起動間隔は5分～60分まで、好きな設定を選択できます。
プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
ドメインとプロジェクトIDをURLから取得、入力したらBacklogでテスト用に課題を追加してから「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、アウトプットの欄にテストで入力した内容が反映されます。
これでトリガー設定は完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
続いて「日付・日時形式の変換」の設定です。
Backlogで入力された形式を、Airtableに反映できるように変換していきます。
自動で情報が反映されているので、特に設定の変更は必要ありません。
「変換対象の日付・日時形式」と「変換後の日付・日時形式」がテストで入力したものと同じになっているか確認し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、アウトプットに変換後の値が反映されます。
確認できたら「保存する」で日時・日付の形式変換のための設定は完了です。
最後の設定は「レコードを作成」です。
1ページ目はBacklogと同様に、タイトルの修正・アカウント情報の確認ができたら次に進んでください。
次のページでは、Airtableのレコードに追加するための詳細設定をします。
今回Backlogの情報を反映させるテーブルは以下のように設定しています。
ベースIDとテーブルIDをURLから入力したら、赤枠のフィールド名と取得したアウトプットがリンクするように設定しましょう。
すべてのフィールドの設定ができたら「テスト」をクリックしてBacklogの情報が反映されるか確認しましょう。
反映されていることが確認出来ました。
YoomでもアウトプットとしてレコードIDが取得できました。(今回のフローでは使用しません。)
最後に「保存する」をクリックしてすべての設定が完了です。
トリガーをONにしてフローを動かしましょう。
これで、Backlogに追加された課題がAirtableに自動で反映されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
商談が受注に至った際、自動的にBacklogに課題を登録することで、営業から開発チームへの引き継ぎ作業をスムーズに行えます。
これにより、手動での入力ミスを防ぎ、業務効率化が期待できるでしょう。
Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
Backlogに追加されたタスクの期日を自動でGoogleカレンダーに登録することで、タスクの期日管理が一元化され、スケジュール調整の手間が削減されます。
期日を見逃すことなく、計画的な作業が見込まれるでしょう。
Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する
Backlogに新しい課題が追加されると、OneDriveに関連するフォルダが自動で作成され、資料の管理が容易になります。
このフローを導入することで、ファイル管理が効率化され、関連情報をすばやくアクセスできる環境が期待できるでしょう。
Yoomを使ったBacklogとAirtableの連携方法で普段の業務が効率的になることが分かってもらえたでしょうか？
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