BacklogとGoogle Chatをノーコード連携して、プロジェクト管理の効率化を目指します！

BacklogとGoogle Chatを連携するメリットと自動化例

プロジェクト管理やタスク管理にBacklogを使っている企業も多いのではないでしょうか？
今回はそんなBacklogとGoogle Chatを連携してより効率的なタスク管理を実現したいと思います。

では、実際に2つを連携させるとどのようなメリットがあるのでしょうか？
自動化される業務もあわせてご紹介します。

メリット1:リアルタイム通知
Backlogの更新情報をリアルタイムでGoogle Chatに通知できます。
例えば、Backlogでのタスク更新やコメントがあった際にリアルタイムでGoogle Chatに通知されるため、チームメンバー全員が最新の情報を共有できます。
プロジェクトの状況をチャット上でも把握できることで、確認漏れを防ぐことができ、すぐに対応することができます。
タスク更新情報やコメントは自動的にGoogle Chatに通知する設定が可能なので、人的フローによる漏れや重複がなくなります。

メリット2: 情報の効率的な管理
Google Chat上でBacklogのタスク更新の通知を受け取ったり、Backlogの課題を追加することが可能です。そのため、課題の管理漏れを防ぐことができます。
またBacklogを開かなくてもタスクの情報を確認できるので、今まで行っていた複数のツールを行き来する手間が省けて、業務効率が向上します。
例えば、Google ChatでBacklogのタスクに関する議論をしていたら、新たな課題が出てきたという場合には、Backlogを開かなくても、Google Chatから自動的に課題を追加することができます。

メリット3:コミュニケーションの円滑化
タスクに関する議論をGoogle Chat上で行うことで、コミュニケーションがスムーズになり、意思決定が迅速に行えます。
例えば、チームメンバーがBacklogのタスク情報を基にGoogle Chat上で議論を行うことで、コミュニケーションが円滑になり、意思決定のスピードも向上します。また、タスクに関する議論やフィードバックが一元化され、情報の見落としが減少します。

BacklogとGoogle Chatの連携フローの作り方

では実際に連携設定の説明に移っていきます！

今回はYoomを使って連携を行っていきます。
Yoomは視覚的にもわかりやすいツールなので、専門的な知識がなくても、連携設定が行えますよ！
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを取得してくださいね。
とっても簡単に始められます！
なお、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参考にしてください。

‍Yoomのアカウントにログインができたら、
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。

2.登録したいアプリ(今回はBacklogとGoogle Chat)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。

Backlogの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Google Chatの登録をするという流れです。
Backlogのアプリ連携がうまくいかない場合はこちらを参考にしてください。
Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
Google Chatの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
BacklogとGoogle Chatのアイコンが表示されたか確認をしてください。
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それではここから、2つのアプリの連携設定を行いましょう！【Backlogで課題にコメントが追加されたらGoogle Chatに通知する】というフローを作成していきます。
これはBacklogで課題にコメントが追加されたら、Google Chatの特定のスペースに通知するフローボットです。
通知先のスペースや通知内容を自由に変更して作成することができます。

1.「マイプロジェクト」から「新規作成」をクリック、「はじめからの作成」を選択します。

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2.タイトルはわかりやすくフローの内容を入力して、「特定のアプリイベントが発生したとき」を選択し、Backlogを選択します。

3.トリガーアクションは「課題にコメントが追加されたら」を選択し、「次へ」をクリックします。

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4.画面の手順にしたがって進めていきます。
①下記のWebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
②Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。

5.テストが成功したら、「保存」してください。

5.保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリを連携をする」を選択し、Google Chatをクリックします。

6.アクションは「スペースにメッセージを送信」を選択して、「次へ」をクリックします。

7.「スペースID」と「キー」、「トークン」と「メッセージ」を入力します。
スペースIDはGoogleチャットURL内の「/space/」以降の文字列がスペースIDとなります。
キーは「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「key=」以降の文字列を記載してください。
トークンは「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「token=」以降の文字列を記載してください。※末尾の「%3D」は削除してください。
メッセージは先に連携した、Backlogで取得したアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択しながら文章を入力していきます。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。

これで【Backlogで課題にコメントが追加されたらGoogle Chatに通知する】というフローの完成です。

8.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

BacklogとGoogle Chatの連携フロー応用編

ここまでご紹介したフロー以外にも、Yoomなら業務にあわせてさまざまなフローが作成できます！
‍例えば、【フォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しChatworkに通知する】というフローです。
Yoomフォームを使用して、フォームに回答が送信されたら、Backlogに回答内容から課題を追加してChatworkに通知します。
今回の記事ではGoogle Chatとの連携をメインにしましたが、Chatworkへ通知する設定もできちゃうんです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題の追加とChatworkに通知もされるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

さらに【フォームに回答された音声データを文字起こし・要約して、Google Chatに通知する】というフローもできます。
Yoomフォームに添付された音声データを、AI機能を用いて文字起こしおよび要約（議事録化）し、Google Chatに通知します。
Google Chatに議事録の内容を通知することで、Yoomフォームの投稿のみで会議内容などの議事録をチームに共有することができるんです。
YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
テンプレートも参考にしてください。

また、今回使ったYoomは連携アプリがたくさんあって、まだまだいろんな業務を効率化することができます！
ぜひみなさんの業務にあった連携フローを作成してみてください！

まとめ

BacklogとGoogle Chatの連携をしたら、プロジェクト管理が効率化され、コミュニケーションが円滑化しました！！
自動的にタスク更新やコメントの通知がリアルタイムで行われるので、チームのコミュニケーションがスムーズになります。
自動化によって人的フローによる重複や漏れがなくなったり、複数のツールを切り替える手間も省けるので、ぜひみなさんも一緒にアプリを連携に挑戦してみてください。