BacklogとGoogle スプレッドシートを連携して、指定のスケジュールになったらBacklogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加する方法

ステップ1:BacklogとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

まず、BacklogとGoogle スプレッドシートをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側にある「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、BacklogとGoogle スプレッドシートを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Backlogの場合＞

・ドメインを入力し、「追加」をクリックします。
続く画面で「許可する」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・「Sign in with Google」をクリックして、続く画面で連携するアカウントを選択します。

・アカウントを確認して、「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.BacklogとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:Yoomのスケジュールトリガーの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではYoomのスケジュールトリガーを利用し、指定のスケジュールになるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】指定のスケジュールになったら、Backlogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックします。
※タイトルは続く画面で任意に変更できます。

2.「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックします。

3.フローボットを起動させるスケジュールを設定して保存します。
※スケジュールトリガーの詳細は、こちらのヘルプページで解説しています。

ステップ3:Backlogの設定

次に、Backlogから課題を取得する設定を行います。

1.アプリと連携する 特定のプロジェクトの課題一覧を取得」をクリックします。

2.Backlogと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ドメインとプロジェクトIDを設定し、テストを行います。
※プロジェクトIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。プロジェクトがない場合は、下記のように候補が表示されません。

4.テストが成功したら保存します。

5.「処理繰り返し コマンドオペレーション」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

6.繰り返し対象のアウトプットを下記画像のように設定して保存します。
※タイトルは任意に設定できます。

7.「アプリと連携する 課題情報の取得」をクリックします。

8.Backlogと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

9.ドメインと課題IDまたは課題キーを設定してテストを行います。
※課題IDまたは課題キーは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コマンドオペレーション」（処理を繰り返すオペレーション）から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

10.テストが成功すると、アウトプットにBacklogから取得した課題の詳細が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Google スプレッドシートに登録する設定

最後に、Backlogから取得した課題の情報をGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。

1.一つ目の「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランも有料ですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

2.分岐対象のアウトプットと分岐条件を下記画像のように設定して保存します。
※タイトルは任意に設定できます。

3.二つ目の「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。

4.分岐対象のアウトプットと分岐条件を下記画像のように設定して保存します。
※タイトルは任意に設定できます。

5.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

6.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.課題を追加するGoogle スプレッドシートの情報を設定します。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

※今回は、テスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は上記の設定になっています。

8.追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※Backlogの情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「課題情報の取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、課題ごとに変わる内容を動的に反映できます。

9.テストが成功すると、Google スプレッドシートに課題が追加されます。
問題がなければ保存します。

10.「アプリと連携する 課題情報を更新」をクリックします。
※このオペレーションにより、Google スプレッドシートに追加したBacklogの課題を、重複して追加することを防止します。

11.Backlogと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

12.ドメイン、課題を登録するプロジェクトID、課題ID、課題の件名を設定します。
※課題を登録するプロジェクトIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※課題IDと課題の件名は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コマンドオペレーション」（処理を繰り返すオペレーション）から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

13.課題の詳細に、「課題の説明」を設定し、「※タスク追加済」と記入してテストを行います。
※課題の説明は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「課題情報の取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

14.テストが成功すると、Google スプレッドシートに追加したタスクの「課題の詳細」に「※タスク追加済」と追記されます。
問題がなければ保存します。

15.トリガーをONにすると、指定のスケジュールでBacklogの課題が自動取得され、Google スプレッドシートに追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

BacklogやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にもBacklogやGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

Backlogで課題が登録された際に、Google スプレッドシートに自動追加するテンプレートです。
この連携により、タスク反映のタイムラグ防止につながり、円滑な情報共有が可能になるでしょう。

2.Backlogで課題が登録されたら期日をGoogleカレンダーに登録する

Backlogで課題が登録されると、期日がGoogleカレンダーに自動登録されるテンプレートです。
この連携により、期日の登録漏れを防止でき、正確なスケジュール管理が可能になるでしょう。

3.Googleフォームに回答があったらBacklogに課題を追加する

Googleフォームの回答を、Backlogの課題に自動追加するテンプレートです。
この連携により、課題の手動登録が削減し、業務効率の向上が期待できます。

BacklogとGoogle スプレッドシートを連携するメリットと具体例

メリット1:転記漏れ防止によるタスク管理の一元化

タスクを2つのツールで管理する場合、手動では転記漏れが発生します。
情報が反映されないと、ツール間で整合性がとれず対応が漏れてしまう可能性があります。
BacklogとGoogle スプレッドシートを連携すれば、転記漏れを防ぎ、課題を一元管理できるようになるでしょう。
例えば、メンバーによって課題を確認するツールが異なる場合、Google スプレッドシートしか確認しない人は対応が漏れてしまいます。
この連携を利用すれば、Backlogの課題情報がGoogle スプレッドシートに確実に反映されるため、正確なタスクの処理プロセスが実現するでしょう。

メリット2:手作業による転記ミスの削減

手動入力にはミスが発生するリスクがあります。
BacklogからGoogle スプレッドシートに手動転記する際にミスがあると、確認や修正作業が必要になります。
2つのツールを連携すれば、転記時の入力ミスを防止でき、正確なタスク管理が可能になるでしょう。
例えば、管理職が部下の課題の進捗を確認する際、ツール間で情報の相違があれば、都度確認しなければならずタイムロスになります。
BacklogとGoogle スプレッドシートを連携すれば、転記時の入力ミスが削減し、タスク管理の負担軽減が期待できます。

メリット3:転記作業の削減による業務効率化

タスクの転記作業は、時間がかかる上に定型業務になりがちです。
手動で対応すると効率的な業務進行が難しくなります。
BacklogとGoogleスプレッドシートを連携し、転記作業を自動化することで業務効率の向上が期待できます。
例えば、大きなプロジェクトに関わるメンバーの場合、毎日のように課題が発生するため、対応に追われることが多く、転記作業の時間が惜しくなります。
この連携を利用すれば、転記作業が削減し、空いた時間で課題に対処できるようになり、効率的にプロジェクトを進められるでしょう。

まとめ

BacklogとGoogle スプレッドシートで課題を管理する場合、手動による転記作業が課題になります。
課題の反映漏れ、入力ミス、転記の手間。
これらは2つのツールを連携して、課題の反映を自動化することで解決できるでしょう。
これにより、課題を一元管理できるようになり、管理負担を軽減し、業務の効率化が期待できます。
BacklogとGoogle スプレッドシートの連携は、Yoomを利用すればノーコードで簡単に実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるため、タスク情報の転記作業に課題を感じたら、Yoomを試してみてください。