.png)
・
「Google スプレッドシートのリストをもとに、Outlookで一件ずつメールを送信している…」
「手作業での転記やコピペは時間がかかるし、宛先や内容の間違いが起こりそうで不安…」
このように、Google スプレッドシートとOutlook間での手作業による情報連携に、手間やリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに記載された情報を基に、Outlookから自動でメールを送信する仕組み</span>があれば、こうした定型的ながらも気を遣う作業から解放され、本来時間をかけるべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といった、より重要な業務に集中できるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできます。
日々の業務を効率化したい方は、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle スプレッドシートとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Outlook
[Yoomとは]
今回は定期的にGoogle スプレッドシートでリード情報を取得し、Outlookでメールを送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Outlookのマイアプリ連携】
以下の手順とナビをご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
ここから「定期的にGoogle スプレッドシートでリード情報を取得し、Outlookでメールを送信する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
ここでは、フローボットを起動したい日付や時刻を設定します。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
設定後、「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートから複数のレコードを取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:F」です。
また、今回のフローではOutlookで送信をした後、シート内の「ステータス」を更新するオペレーションがあります。
下図のように、あらかじめ「ステータス」の列を作成してください。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
ここで指定した条件に合致したレコードのみ「取得した値」として表示され、後続のオペレーションで使用することができます。
今回は「ステータス」が「未送信」のレコードを取得するように設定します。
設定を確認できたら、「テスト」をクリックしましょう！
取得した値に表示されたことを確認してください。
最後に、「完了」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
続いて、繰り返し処理の設定を行います。
ここでは、同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進むことが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
続いて、繰り返し対象を指定する画面で「繰り返し対象の取得した値」を設定します。l
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得（最大300件）」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「アドレス」・「会社名」・「担当者名」を設定しましょう！
以下のように設定ができたら「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ここでは、Outlookに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
入力が完了したら、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認します。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されるため、テスト送信しても問題ないか確認をしてください。
確認後、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
Outlookの画面に移り、指定したメールアドレスに送信されたか確認をします。
ただし、ここでは、「ループ変数」を用いて設定を行なっているため、Google スプレッドシートの設定で取得したすべてのアドレスに通知されません。
フローボット完成後にフローを起動させることで、繰り返し処理のフローが起動し、すべてのメールアドレスに送信されます。
※以下は、「アドレスのループ変数」のひとつめのアドレスに送信されたメールです。
確認後、次のステップに進みましょう！
最後の設定です！
ここでは、指定したスプレッドシートのレコードを更新する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、更新したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
ここでは、ステップ4で使用したシートと同様のシートを設定しましょう。
「スプレッドシートID」や「タブ名」は入力欄をクリックして表示される候補から選択することも可能です。
注意点として、ヘッダがテーブル範囲内に含まれている必要があります。
今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:F」になります。
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
まずは、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
ここでは「アドレス」が「同じ処理を繰り返す」設定で取得した値の「アドレスのループ変数」と等しい場合に、レコードの値が更新するように設定しました。
※条件の変更や追加は自由なので、運用に合わせて設定してください！
続いて、「更新後のレコードの値」を設定します。
ここでは、更新したいレコードのみ設定しましょう。
「ステータス」の項目に「送信済み」と入力し、「テスト」をクリックしてください。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！
最後に、フローボットの画面右上の「起動する」をクリックし、フローの動作確認を行います。
フローボットが「完了済み」になったら、Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが更新されているか確認をしてみましょう。
赤枠が更新された箇所です。無事に更新されましたね！
これで、すべての設定は完了です。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
今回ご紹介した連携以外でも、さまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
行が追加・更新されたら、顧客管理システムやWeb会議、開発プラットフォームへ情報を自動登録します。
また、AIによる品質管理を行ってチャットツールへ自動通知したり、会計ソフトへ取引先情報を自動更新します。
逆に、他ツールの情報をトリガーに行を自動追加・更新します。
手動でのデータ転記が減り、業務効率が向上します。
メール受信やカレンダー更新をトリガーに、タスク管理ツールにタスクを自動作成したり、チャットツールへ通知します。
また、メール内容をAIで要約してチャットに送信、受信内容を他社メールに転送も可能。
外部ツールからの通知や自動返信にも対応し、手動での転記や二重対応の手間を削減します。
Google スプレッドシートとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたスプレッドシートのリストに基づいたメール送信作業の手間を削減し、宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は反復作業から解放され、より迅速かつ正確に顧客へのアプローチを行えるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：定期実行ではなく、行が追加されたら送信というフローに変更できますか？
A：はい、トリガーをGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」に変更することで、定期実行ではなく、行が追加されたタイミングで後続のオペレーションを動かすフローに切り替えることが出来ます。
トリガーを変更する際は、スケジュールトリガーを削除し、手動起動オペレーションの「変更」をクリックします。
画面右のオペレーションタイプ選択画面で、Google スプレッドシートと入力し、「行が追加されたら」を選択すれば、完了です！
Q：Google スプレッドシートの情報からファイルを添付できますか？
A：Google スプレッドシートに記載されたファイルのURLをメール本文に含むことは可能です。
Q：無効なメールアドレスがあった場合の挙動は？
A：指定したメールアドレスが無効だった場合、フローはエラーになり、停止します。
エラーになると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届くため、通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知されます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
%E3%81%AE%E3%82%B3%E3%83%92%E3%82%9A%E3%83%BC.png)
.webp)
.webp)
