Backlogとkintoneを連携して、Backlogで課題が追加されたらkintoneにレコードを追加する方法

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Backlogとkintoneをマイアプリ登録
• Backlogで課題が追加されたら起動するトリガーの設定
• kintoneにレコードを追加する設定
• テストと確認

ステップ1:Backlogとkintoneとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はBacklogとkintoneをそれぞれ検索して、登録していきます。

Backlogのマイアプリ登録

まず、Backlogから登録していきましょう。入力欄にBacklogと入力するとBacklogのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が表示されます。
ドメインを入力してください。アプリ連携に失敗する場合は、以下のリンク先を参照してください。Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点

kintoneのマイアプリ登録

kintoneも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力してください。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
また、kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
入力後、「追加」をクリックすると、kintoneのマイアプリ登録は完了です。

以上で、Backlogとkintoneのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にBacklogとkintoneのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ2:Backlogで新しい課題が追加されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「新しい課題が追加されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Backlogと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「新しい課題が追加されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔、ドメイン、プロジェクトIDを設定してください。
トリガーの起動時間は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
プロジェクトIDは入力欄をクリックすると表示される候補から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:kintoneにレコードを追加する設定

1.最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックしてください。

2.kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「レコードを追加する」を選択します。

3.データベースの連携を入力してください。
アプリIDの入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から該当するものを選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

4.追加するレコードの値を設定してください。
各項目の入力欄をクリックすると、先ほどBacklogから取得した情報が表示されます。
例えば、以下の画面だとBacklogの情報を引用して課題キーを挿入しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

5.これで、【Backlogで課題が追加されたらkintoneにレコードを追加する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomならプログラミング不要ですぐに使い始められます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Backlog・kintoneを使ったその他の自動化例

他にもBacklogやkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneから1クリックでBacklogに課題を登録するフローです。
このテンプレートを活用すれば、kintoneのレコード詳細ページから1クリックでBacklogに課題を登録できます。
これにより、例えばkintoneでクライアント情報や案件の進捗状況を管理している場合、新しいタスクを登録するたびに手作業で転記する必要がなくなります。

2.Backlogに課題が追加されたらSlackに通知するフローです。
‍このテンプレートを利用することで、Backlogで課題が追加されるとSlackに自動で追加されます。
これにより、Backlogで発生する課題を迅速に把握できるようになるため、チームメンバーとの情報共有がスムーズになるでしょう。

3.Backlogに課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
このテンプレートを活用すると、Backlogに課題が追加された際に、Google Driveにフォルダを自動作成します。
これにより、フォルダ作成の作業が不要になり、チームメンバーが必要な情報に素早くアクセスできるようになるでしょう。

Backlogとkintoneの連携のメリットと具体例

メリット1:ヒューマンエラーの削減

手作業でのデータ転記は、どうしても入力ミスが発生するリスクを伴います。
特に、同じデータを複数のシステム間で何度も入力する場合、タイピングミスや入力漏れが発生する可能性が高まります。
このようなミスは、後々大きな問題につながってしまう恐れがあります。
例えば、品質管理部門がBacklogに記録した不具合情報を、開発部門が使うkintoneに転記する際、課題IDや課題名、不具合の深刻度、報告者を手作業で入力する必要がある場合があります。
しかし、手動入力ではタイプミスや情報の入力漏れが発生する可能性が避けられません。
特に、不具合の件数が多く詳細な情報を入力する場合、入力ミスが起こりやすくなります。
自動化により、Backlogで課題が追加されるとでkintoneに自動でレコードが追加されるため、人為的なミスを削減できます。
これにより、ヒューマンエラーによる情報の不一致が減り、正確な情報に基づいた迅速な対応が可能になるでしょう。

メリット2:担当者の負担軽減

手作業によるデータ転記は、担当者にとって大きな負担となり、本来注力すべき業務時間を圧迫する要因となり得ます。
特に、複数のシステムに同じデータを入力する必要がある場合、その負担は増大します。
例えば、広報チームがBacklogでプレスリリース作成の進捗を記録し、kintoneを使って他の部署と共有する場合、データを一つ一つ手動で入力する必要が出てくることがあります。このような作業は、時間や手間がかかり、他の重要な業務への影響を及ぼす可能性があります。
特に、複数のリリースを同時進行している場合、担当者はデータ入力に追われ、本来の業務である情報発信やメディア対応に十分な時間を割くことが難しくなるかもしれません。
Backlogで課題が更新されると、必要な情報がkintoneに自動的に反映されるようになることで、担当者はデータ入力作業から解放されます。
これにより、例えば広報担当者は、情報共有のために費やしていた時間をメディア戦略の立案や、リリース後の効果測定といった付加価値の高い業務に充てることが可能になります。
結果として、担当者が本来の業務に集中できる環境を整える助けとなり、組織全体の業務効率向上が期待できます。

メリット3:情報共有のタイムラグを軽減

手作業によるデータ転記では、情報共有にタイムラグが発生する可能性があります。
例えば、人事部門がBacklogで管理している採用候補者の進捗状況を、選考担当者が利用するkintoneの採用管理台帳へ反映する際、時間がかかってしまうことがあります。
書類選考を通過した応募者の情報がkintoneに反映されるのが遅れた場合、面接日程の調整が滞ることがあります。
Backlogとkintoneを連携することで、情報共有のタイムラグを解消し、業務効率を向上させることが期待できます。
自動化により、情報共有のスピードが向上し、関係者間の認識のズレを防ぐことができます。
課題がkintoneにすぐに反映されるため、対応すべきタスクがすぐに可視化されるようになります。
さらに、最新の情報を迅速に把握できるようになることで、他の関係者にも適切に対応できる環境が整うでしょう。
結果として、担当者は常に最新の情報を確認でき、迅速な対応が可能となるでしょう。

まとめ

Backlogとkintoneを連携することで、Backlogで課題が追加された際に、kintoneにレコードを自動的に追加できるようになりました。
これにより、各プロジェクトの進行状況やタスクの管理がさらにスムーズになり、チーム全体で優先順位を共有しやすくなるでしょう。
自動化のハードルが高いと感じている方でも、Yoomなら簡単に始められます。
例えば、毎日の請求書管理やメールの仕分け、報告書作成など、時間を取られる反復作業も、Yoomのテンプレート機能を活用すれば、自動化が可能です。
Yoomを活用して、自動化を身近に感じてみませんか？