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「kintoneの顧客情報をもとに、手作業で見積書を作るのは面倒…」
「レコード情報をコピー＆ペーストして請求書を作ると、ミスが起きないか不安…」
このような書類作成業務に、ストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">kintoneにレコードが追加・更新されるたびに見積書や請求書、契約書などの各種書類を自動で作成できる仕組み</span>があれば、これらの作業から解放され、入力ミスを心配することなく、より重要な業務に集中できる時間を生み出せます。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">kintoneのデータから書類を自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、kintoneでレコードが追加された際に、その情報をもとに見積書を自動で作成し、Slackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
kintone
Google スプレッドシート
Slack
※対象のチャンネルにYoomアプリを追加する手順については、SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法をご覧ください。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのWebhookイベント受信設定です。
画面に表示されているWebhookURLをコピーし、kintoneの管理画面でYoomのフローボットを起動するための設定を行います。
※詳細はkintoneでWebhook設定を行うをご覧ください。
設定後、フローボットの起動条件となるレコード情報をkintone側で行い、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「アプリ名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
kintoneに追加されたレコードから、情報を取得するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「レコードを取得する」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。
まずは、以下の項目を確認してください。
「データベースの連携」を、候補から選択します。
次に、データベース操作の詳細設定です。
「取得したいレコードの条件」を、取得した値から選択します。
この記事では「レコード番号」と「レコードID」が等しいデータを取得するように設定しました。
※なお、取得した値を使用することで、毎回最新の情報が取得されます。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックしましょう。
kintoneから取得した情報を使って、書類（見積書）を作成するための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「書類を発行する」をクリックしてください。
続いて、書類の連携に進みます。
まずは、以下の項目を確認してください。
【要確認】書類の連携にあたって
「雛形書類の連携」を、候補から選択します。
同様に、「格納先のGoogle DriveフォルダID」も候補から選択し、「出力ファイル名」は取得した値から選択します（この記事では「会社名」を指定）。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次に、置換条件の設定です。
「置換対象の文字列」「置換後の文字列」ともに、作成した雛形書類の値が入力されています。
内容を確認し、「テスト」をクリックしてください。
※書類の内容を追加したいときや更新した場合は、「置換条件を再取得」から設定可能です。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、指定したとおりに置換できているかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
作成した書類を、Slackに通知するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「ファイルを送る」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「チャンネルIDもしくはメンバーID」を候補から選択し、「メッセージ」に任意のテキストを入力します。
「ファイルの添付方法」「ファイル」を確認後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Slackに通知されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックします。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、kintoneのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、クラウドサインで書類が締結された後にkintoneの情報を自動更新したり、レコードを追加することで、業務フローを効率化できます。
これにより、業務のスピードアップとヒューマンエラーの防止を実現できるでしょう。
kintoneと連携して書類作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業での転記や入力作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。</span>
これにより、営業担当者やバックオフィス担当者は、より迅速な顧客対応や分析業務といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：レコードの「更新」をトリガーにすることも可能ですか？
A：はい、可能です。
この記事では、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をトリガーにしていますが、kintoneでは他に「レコードが登録または編集されたら」「レコードが編集されたら（Webhook起動）」「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」などをトリガーに設定できます。
詳細はkintoneのAPIと今すぐ連携をご覧ください。
Q：書類の雛形はGoogleスプレッドシート以外も使えますか？
A：はい、可能です。
「書類を発行する」のオペレーションでは、Google スプレッドシートの他に、Microsoft ExcelとGoogleドキュメントを雛形の書類としてご利用いただけます。
Q：書類作成の前に、上長の承認フローを挟めますか？
A：はい、可能です。
kintoneと「書類を発行する」のオペレーションの間に、「担当者へ対応を依頼」または「承認を依頼」のオペレーションを設定することで、承認フローを挟めます。
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