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※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
「kintoneの顧客情報をもとに、手作業で見積書を作るのは面倒…」
「レコード情報をコピー＆ペーストして請求書を作ると、ミスが起きないか不安…」
このような書類作成業務に、ストレスを感じていませんか？
もし、kintoneにレコードが追加・更新されるたびに見積書や請求書、契約書などの各種書類を自動で作成できる仕組みがあれば、これらの作業から解放され、入力ミスを心配することなく、より重要な業務に集中できる時間を生み出せます。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneのデータから書類を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
kintoneに新しい案件情報が登録されるたびに、手作業で見積書を作成して関係者にSlackで共有する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。
この繰り返し行う作業は他の業務を圧迫するだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をきっかけに、見積書の自動作成からSlackへの通知までを自動化し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとSlackを用いて見積書発行から共有までの業務を行っている営業担当者の方
・手作業での見積書作成による、入力ミスや共有漏れといった課題を解消したい方
・営業プロセス全体の効率化や、定型業務の自動化を推進したいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・kintone、Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneのレコード追加をトリガーに見積書を自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、kintoneでレコードが追加された際に、その情報をもとに見積書を自動で作成し、Slackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
kintoneに新しい案件情報が登録されるたびに、手作業で見積書を作成して関係者にSlackで共有する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。
この繰り返し行う作業は他の業務を圧迫するだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をきっかけに、見積書の自動作成からSlackへの通知までを自動化し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとSlackを用いて見積書発行から共有までの業務を行っている営業担当者の方
・手作業での見積書作成による、入力ミスや共有漏れといった課題を解消したい方
・営業プロセス全体の効率化や、定型業務の自動化を推進したいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・kintone、Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：kintone、Google スプレッドシート、Slackのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
kintone
Google スプレッドシート
Slack
※対象のチャンネルにYoomアプリを追加する手順については、SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法をご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
■概要
kintoneに新しい案件情報が登録されるたびに、手作業で見積書を作成して関係者にSlackで共有する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。
この繰り返し行う作業は他の業務を圧迫するだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をきっかけに、見積書の自動作成からSlackへの通知までを自動化し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとSlackを用いて見積書発行から共有までの業務を行っている営業担当者の方
・手作業での見積書作成による、入力ミスや共有漏れといった課題を解消したい方
・営業プロセス全体の効率化や、定型業務の自動化を推進したいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・kintone、Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：kintoneのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのWebhookイベント受信設定です。
画面に表示されているWebhookURLをコピーし、kintoneの管理画面でYoomのフローボットを起動するための設定を行います。
※詳細はkintoneでWebhook設定を行うをご覧ください。
設定後、フローボットの起動条件となるレコード情報をkintone側で行い、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「アプリ名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：レコードの取得設定
kintoneに追加されたレコードから、情報を取得するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「レコードを取得する」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。
まずは、以下の項目を確認してください。
「データベースの連携」を、候補から選択します。
次に、データベース操作の詳細設定です。
「取得したいレコードの条件」を、取得した値から選択します。
この記事では「レコード番号」と「レコードID」が等しいデータを取得するように設定しました。
※なお、取得した値を使用することで、毎回最新の情報が取得されます。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：書類の作成設定
kintoneから取得した情報を使って、書類（見積書）を作成するための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「書類を発行する」をクリックしてください。
続いて、書類の連携に進みます。
まずは、以下の項目を確認してください。
【要確認】書類の連携にあたって
「雛形書類の連携」を、候補から選択します。
同様に、「格納先のGoogle DriveフォルダID」も候補から選択し、「出力ファイル名」は取得した値から選択します（この記事では「会社名」を指定）。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次に、置換条件の設定です。
「置換対象の文字列」「置換後の文字列」ともに、作成した雛形書類の値が入力されています。
内容を確認し、「テスト」をクリックしてください。
※書類の内容を追加したいときや更新した場合は、「置換条件を再取得」から設定可能です。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、指定したとおりに置換できているかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：Slackのアクション設定
作成した書類を、Slackに通知するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「ファイルを送る」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「チャンネルIDもしくはメンバーID」を候補から選択し、「メッセージ」に任意のテキストを入力します。
「ファイルの添付方法」「ファイル」を確認後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Slackに通知されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックします。
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
kintoneを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、kintoneのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、クラウドサインで書類が締結された後にkintoneの情報を自動更新したり、レコードを追加することで、業務フローを効率化できます。
これにより、業務のスピードアップとヒューマンエラーの防止を実現できるでしょう。
条件に合致するメールを受信した際に、添付された申込書のPDFをAIを使用してデータ解析し、その結果を基にkintoneにレコードとして追加してSlackで通知するフローです。
kintoneで指定のステータスに更新されたら、クラウドサインに連携して新規書類を作成しメールを送付するフローです。
■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付する」ワークフローは、定期的に発生する事務作業を効率化します。
kintoneのレコード情報を引用して、書類発行から送付までを自動化できるので作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務管理を行っている方
・新しいレコードが追加された際に、すぐに対応が必要な業務が多い方
・書類作成や署名依頼のプロセスをスピーディに進めたい方
・GMOサインを導入して契約書や合意書の電子署名を行っている方
・GMOサインを利用して迅速に署名依頼を送信したい方
・業務の効率化を図りたい方、特に手動での書類作成や署名依頼の時間を削減したいと考えている方
■注意事項
・kintoneとGMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneの情報を更新する」ワークフローは、契約情報の管理に役立ちます。
自動で情報が更新されるので、手作業の手間が削減されるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインを利用して書類の締結を行っている方
・書類の締結後、迅速にkintoneの情報を更新したいと考えている方
・書類の締結状況をスピーディに管理し、業務効率を向上させたい方
・kintoneを利用して業務の進捗やデータを管理している企業
・手動での情報更新に手間を感じている方
・複数のツールを連携させて業務プロセスを自動化したい方
■注意事項
・クラウドサインとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動でkintoneにレコードを登録するフローです。
■概要
「クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneにレコードを追加してメールを送付する」ワークフローを利用すると、定型的な作業が自動化されます。
締結完了と同時にデータの追加とメールの送付が自動化されるため、業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインを利用して書類の締結業務を行っている方
・書類の締結後にスピーディに関連する業務を進めたいと考えている方
・kintoneを利用して業務の管理や進捗状況を把握している方
・メールを活用してチームメンバーや関係者に情報を共有している方
・書類の締結完了後のプロセスを自動化して業務効率を向上させたいと考えている方
■注意事項
・クラウドサインとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、kintoneのステータスを更新します。
まとめ
kintoneと連携して書類作成を自動化することで、手作業での転記や入力作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、営業担当者やバックオフィス担当者は、より迅速な顧客対応や分析業務といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：レコードの「更新」をトリガーにすることも可能ですか？
A：はい、可能です。
この記事では、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をトリガーにしていますが、kintoneでは他に「レコードが登録または編集されたら」「レコードが編集されたら（Webhook起動）」「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」などをトリガーに設定できます。
詳細はkintoneのAPIと今すぐ連携をご覧ください。
Q：書類の雛形はGoogleスプレッドシート以外も使えますか？
A：はい、可能です。
「書類を発行する」のオペレーションでは、Google スプレッドシートの他に、Microsoft ExcelとGoogleドキュメントを雛形の書類としてご利用いただけます。
Q：書類作成の前に、上長の承認フローを挟めますか？
A：はい、可能です。
kintoneと「書類を発行する」のオペレーションの間に、「担当者へ対応を依頼」または「承認を依頼」のオペレーションを設定することで、承認フローを挟めます。
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