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■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、氏名や会社名のフリガナを手入力でひらがなからカタカナに変換する作業は、地味ながらも手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されると同時に、指定したフィールドのひらがなをカタカナへ自動で変換するため、データ入力の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「kintoneに入力された顧客名のふりがな、ひらがなとカタカナが混在していて管理しづらい…」
「手作業で表記を統一しているけど、件数が多くて時間がかかるし、ミスも発生してしまう…」
このように、データベース上のデータ表記の揺れに課題を感じていませんか？
もし、kintoneなどのデータベースにレコードが登録された際に、特定のフィールドに含まれるひらがなを自動でカタカナに変換し、表記を統一できる仕組みがあれば、手作業での修正や確認作業を減らし、常に整理された質の高いデータを維持することができます。
今回紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみましょう。
Yoomにはデータベース上のひらがなをカタカナに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして体験してみてください。
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、氏名や会社名のフリガナを手入力でひらがなからカタカナに変換する作業は、地味ながらも手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されると同時に、指定したフィールドのひらがなをカタカナへ自動で変換するため、データ入力の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段お使いのkintoneで、レコードが追加された際にひらがなをカタカナに自動変換し、データ表記を統一する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
kintoneなどのデータベースサービスにデータが追加されたのをきっかけに、特定のフィールドに含まれるひらがなをカタカナに自動で変換することができるため、手作業によるデータ整形の手間を減らし、常に表記が統一されたデータを維持できます。
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、氏名や会社名のフリガナを手入力でひらがなからカタカナに変換する作業は、地味ながらも手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されると同時に、指定したフィールドのひらがなをカタカナへ自動で変換するため、データ入力の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここからは、kintoneにレコードが追加されたら指定したフィールドのひらがなをカタカナに自動変換するフローを解説します。
ここではYoomを使ってノーコードで設定していくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下の流れで作成します。
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、氏名や会社名のフリガナを手入力でひらがなからカタカナに変換する作業は、地味ながらも手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されると同時に、指定したフィールドのひらがなをカタカナへ自動で変換するため、データ入力の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作できるようにしていきます。
kintoneとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ここからはフローを作成していきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、氏名や会社名のフリガナを手入力でひらがなからカタカナに変換する作業は、地味ながらも手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されると同時に、指定したフィールドのひらがなをカタカナへ自動で変換するため、データ入力の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
kintoneでレコード登録を検知するWebhookトリガーを設定します。
「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックして設定を進めます。
連携アカウントとアクションを選びます。
アプリに「kintone」を選択し、連携アカウントとトリガーアクションを指定します。
内容を確認したら「次へ」をクリックします。
Webhookイベントの受信設定画面が表示されます。
表示されたWebhook URLをコピーし、kintoneアプリの管理画面に登録します。注釈に沿って設定方法を確認しましょう。
登録後、「テスト」をクリックして接続を確認します。
テストが成功すると、Webhookイベントが正しく受信されたことが確認できます。
取得した値（アプリID・レコードID・URLなど）を確認し、「保存する」をクリックします。
次に、登録されたレコードの内容を取得する処理を設定します。
「レコードを取得する」をクリックして設定を始めます。
連携するkintoneアカウント情報とアクション「レコードを取得する」を選びます。
アプリIDを入力し、「次へ」をクリックします。
kintone側で対象レコードを作成し、確認します。
例では、レコード番号4に「かたかなにへんかんしてください」という内容が登録されています。
取得したいレコードの条件を設定します。
「レコード番号」＝「レコードID（Webhookで取得した値）」を指定し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、対象レコードの内容が表示されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
取得した文字列をカタカナに変換する処理を設定します。
「ひらがなとカタカナを変換」をクリックして設定を進めます。
操作条件の設定画面で「変換タイプ」に「ひらがなとカタカナを変換」を選びます。他にも設定できる変換タイプについては注釈からご参照ください。
変換対象に、前ステップで取得した値からレコードの「原文」フィールドを指定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
変換ルールを「ひらがなからカタカナ」に設定し、「テスト」を実行します。
テストが成功すると、「カタカナニヘンカンシテクダサイ」と変換結果が表示されます。
確認後、「保存する」をクリックします。
最後に、変換した結果をkintoneのレコードに反映させます。
「レコードを更新する」をクリックして設定を始めます。
アプリ情報・アカウント情報・アクション「レコードを更新する」を設定します。
アプリIDを入力して「次へ」をクリックします。
更新したいレコードの条件を設定します。
ここでは例として「レコード番号＝4」を指定します。
更新後の内容を設定します。
「原文」には取得した値から「かたかなにへんかんしてください」を指定します。
「変換後」には取得した値から「カタカナニヘンカンシテクダサイ」を指定します。
設定後、「再テスト」をクリックして動作を確認します。
レコードが正しく更新されたら「保存する」をクリックします。
kintoneのアプリ画面を開き、レコードの内容を確認します。
「変換後」に「カタカナニヘンカンシテクダサイ」と表示されていれば成功です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認を行いましょう。
以上が、Kintone上のひらがなをカタカナに自動変換するフローの作成手順でした。
Yoomでは、kintoneを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、kintoneに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
kintoneにレコードが登録されたら、Googleスプレッドシートへのデータ同期、Google DriveやBoxへのフォルダ・ファイル情報追加を自動実行します。
また、Salesforceへの取引先登録やSmartHRへの従業員情報登録も可能です。ステータスが更新されたら、見積書発行やfreee請求書での自動作成を行い、担当者へのメール通知やSlackへのメンション通知を行います。
これにより、データ転記と文書作成の手間を解消し、情報共有と業務プロセスの迅速化を実現できます。
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Google Drive内に自動で新しいフォルダを作成します。
このとき、フォルダ名をkintone内に登録されている情報を元に作成しています。
Google Driveへアクセスしなくても、自動的にプロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ管理ができます。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、kintoneからレコードが登録されたら(Webhook起動)を選択して、以下の設定と保存を行います。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・デモのレコードを登録し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはレコード登録や更新後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。
②トリガー下の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定
を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択して、フォルダを作成するアクションを押したあと以下の設定を行いテスト・保存します。
・フォルダ名：②で取得したkintoneのレコード情報を用いて、フォルダ名を動的に設定します。例えば{{レコード番号}}_{{会社名}}
・作成先のフォルダID：Google Drive側で親フォルダとして使用するフォルダのIDを候補から選択します。
◼️注意事項
・kintoneのアプリにフォルダ作成に必要な情報（プロジェクト名や顧客名など）が登録されている必要があります。
・フォルダ名や親フォルダの設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・kintoneとGoogle DriveアカウントそれぞれでYoomとの連携※が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
◼️概要
kintoneのステータスが更新された際に、そのレコードに関連するサブテーブルの情報とスプレッドシートの雛形から見積書を自動的に発行し、承認後にGmailで送付します。見積
書の内容や送付先、件名などを自由に変更してご使用いただけます。
◼️設定方法
1.kintone、Google スプレッドシート、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.kintoneの「ステータスが更新されたら（即時起動）」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当のアプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.kintoneの「サブテーブルの複数行を取得する」というオペレーションでサブテーブルの情報を取得します。
4.「書類を発行する」オペレーションでGoogle スプレッドシートの雛形と指定してサブテーブルから取得した情報を対応させて見積書を作成します。
5.「承認を依頼する」オペレーションで承認依頼文を設定します。
6.Gmailの「メールで送付」というオペレーション内で、作成した見積書の内容を取得添付し、指定のアドレスに送付する設定を行ってください。
◼️注意事項
・kintone、Google スプレッドシート、GmailそれぞれでYoomとの連携が必要です。
・サブテーブルの情報やスプレッドシートの雛形、送付先情報を任意のものに設定してご利用ください。
■概要
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、手作業でkintoneに情報を転記する業務に手間を感じていませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、ファイル名やURLなどの情報をkintoneへ自動でレコード登録し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneでレコードが登録されたら、レコードの詳細情報を取得して自動的にSalesforceの取引先オブジェクトに取引先を登録します。
kintoneで管理している企業情報とSalesforceを連携する場合にご活用ください。
■注意事項
・kintone、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
kintoneにレコードが登録された後、その情報を自動的にGoogleスプレッドシートにも登録するフローです。
kintoneアプリにわざわざアクセスしなくても、レコードが登録されたことを自動的に検知して、その情報をGoogleスプレッドシートにも転記することができます。
また、設定によってはkintoneに登録された情報によってルートを切り分け、Googleスプレッドシートに転記する内容を振り分けるといったことも可能です。
◼️注意事項
・kintone、GoogleスプレッドシートとYoomの連携が必要です。
・連携するkintoneやGoogleスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、Gmailでメールを送付するフローです。
kintoneのレコード登録と同時に自動的にGmailでメールが送付されるので、アラートのような活用や共有フローとしてもご活用いただけます。
■注意事項
・kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送るフローです。
kintoneとOutlookを連携することで追加されたレコード内容を自動的にOutlookでメール送信されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Outlookの送信内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
kintoneのステータスが更新されたら、kintoneのサブテーブルに登録されている明細情報を使用して、freee請求書で自動的に見積書を作成するフローボットです。
kintoneのサブテーブルで品目、単価、数量などの見積書の明細項目を格納した状態でご利用ください。
■注意事項
・kintone、freee請求書それぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。
kintoneのコメントをSlack上ですぐに確認したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・プライベートチャンネルに送信することも可能です。
・事前にプライベートチャンネルのインテグレーションでYoomのアプリをインストールしてください。
◼️概要
kintoneの特定のレコードのステータスが更新された際に、レコード情報をもとにSmartHRに従業員情報を自動で登録します。
従業員の名前、メールアドレス、電話番号、所属部署など、必要な情報をkintoneから取得して、SmartHRに登録することができます。
◼️設定方法
kintoneとSmartHRのそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
kintoneの「ステータスが更新されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当のアプリのWebhook送信先URLに設定してください。
SmartHRの「従業員を登録」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、従業員情報の登録設定を行ってください。
◼️注意事項
・kintoneとSmartHRのそれぞれのアカウントとの連携設定が必要です。
・kintoneのアプリに従業員情報が登録されている必要があります。
kintoneでのデータ登録時に、ひらがなからカタカナへの変換を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ整形や表記統一の手間を減らし、入力ミスや表記の揺れを防ぐことができます。
これにより、担当者の負担を軽減し、常にクリーンで活用しやすいデータを維持できるため、後続の業務もスムーズに進められます。
今回紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って直感的に業務フローを構築できます。
自動化に興味をお持ちの方は、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：既存のレコードも一括でひらがな→カタカナに変換できますか？
A：はい、可能です。Yoomの「データを操作・変換する」アクションで「ひらがなとカタカナを変換」を選択し、レコード一覧を取得してループ処理すれば、既存レコードも一括で変換できます。詳しい設定方法はこちらをご覧ください。
Q：空白や改行の削除など、他のテキスト整形も自動化できますか？
A：はい。Yoomでは「データを操作・変換する」アクションで「正規表現によるデータの置換」を使い、改行や余分な空白を削除する設定が可能です。設定方法については正規表現の設定ガイドをご参照ください。
Q：1つのフローで複数フィールドを同時に変換できますか？
A：はい、可能です。同一トリガーの後に、複数の「データを操作・変換する」アクションを設けて、例えば「担当者名ふりがな」「会社名ふりがな」など複数フィールドを順に処理できます。
