kintoneにレコードが追加されたら、ひらがなをカタカナに変換する
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、氏名や会社名のフリガナを手入力でひらがなからカタカナに変換する作業は、地味ながらも手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されると同時に、指定したフィールドのひらがなをカタカナへ自動で変換するため、データ入力の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでのデータ入力時に、ひらがなからカタカナへ手動で変換する作業を効率化したい方
- フリガナの表記揺れを防ぎ、データクレンジングの手間を削減したいと考えている方
- 文字の自動変換を通じて、データ入力業務の正確性とスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加をトリガーに自動で変換処理が実行されるため、ひらがなをカタカナに手入力する時間を削減できます。
- 手作業による変換ミスや表記の揺れを防ぎ、データ入力の正確性を高めることで、データの品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「データを操作変換する」を選択し、「ひらがなとカタカナを変換」で取得したレコードの特定フィールドを変換します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、変換後のデータをkintoneのレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを更新する」オペレーションでは、ひらがなからカタカナに変換したデータをどのフィールドに反映させるか任意で設定できます。
- レコードを更新する際には、変換したデータだけでなく、設定項目に固定のテキスト値を入れたり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
「kintoneに入力された顧客名のふりがな、ひらがなとカタカナが混在していて管理しづらい…」
「手作業で表記を統一しているけど、件数が多くて時間がかかるし、ミスも発生してしまう…」
このように、データベース上のデータ表記の揺れに課題を感じていませんか？
もし、kintoneなどのデータベースにレコードが登録された際に、特定のフィールドに含まれるひらがなを自動でカタカナに変換し、表記を統一できる仕組みがあれば、手作業での修正や確認作業を減らし、常に整理された質の高いデータを維持することができます。
今回紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはデータベース上のひらがなをカタカナに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして体験してみてください。
kintoneにレコードが追加されたら、ひらがなをカタカナに変換する
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、氏名や会社名のフリガナを手入力でひらがなからカタカナに変換する作業は、地味ながらも手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されると同時に、指定したフィールドのひらがなをカタカナへ自動で変換するため、データ入力の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでのデータ入力時に、ひらがなからカタカナへ手動で変換する作業を効率化したい方
- フリガナの表記揺れを防ぎ、データクレンジングの手間を削減したいと考えている方
- 文字の自動変換を通じて、データ入力業務の正確性とスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加をトリガーに自動で変換処理が実行されるため、ひらがなをカタカナに手入力する時間を削減できます。
- 手作業による変換ミスや表記の揺れを防ぎ、データ入力の正確性を高めることで、データの品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「データを操作変換する」を選択し、「ひらがなとカタカナを変換」で取得したレコードの特定フィールドを変換します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、変換後のデータをkintoneのレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを更新する」オペレーションでは、ひらがなからカタカナに変換したデータをどのフィールドに反映させるか任意で設定できます。
- レコードを更新する際には、変換したデータだけでなく、設定項目に固定のテキスト値を入れたり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
kintoneのデータ表記を自動で統一する方法
普段お使いのkintoneで、レコードが追加された際にひらがなをカタカナに自動変換し、データ表記を統一する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
データベースサービスのデータを自動で変換する
kintoneなどのデータベースサービスにデータが追加されたのをきっかけに、特定のフィールドに含まれるひらがなをカタカナに自動で変換することができるため、手作業によるデータ整形の手間を減らし、常に表記が統一されたデータを維持できます。
kintoneにレコードが追加されたら、ひらがなをカタカナに変換する
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■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、氏名や会社名のフリガナを手入力でひらがなからカタカナに変換する作業は、地味ながらも手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されると同時に、指定したフィールドのひらがなをカタカナへ自動で変換するため、データ入力の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでのデータ入力時に、ひらがなからカタカナへ手動で変換する作業を効率化したい方
- フリガナの表記揺れを防ぎ、データクレンジングの手間を削減したいと考えている方
- 文字の自動変換を通じて、データ入力業務の正確性とスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加をトリガーに自動で変換処理が実行されるため、ひらがなをカタカナに手入力する時間を削減できます。
- 手作業による変換ミスや表記の揺れを防ぎ、データ入力の正確性を高めることで、データの品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「データを操作変換する」を選択し、「ひらがなとカタカナを変換」で取得したレコードの特定フィールドを変換します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、変換後のデータをkintoneのレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを更新する」オペレーションでは、ひらがなからカタカナに変換したデータをどのフィールドに反映させるか任意で設定できます。
- レコードを更新する際には、変換したデータだけでなく、設定項目に固定のテキスト値を入れたり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
kintone上のひらがなをカタカナに自動変換するフローを作ってみよう
ここからは、kintoneにレコードが追加されたら指定したフィールドのひらがなをカタカナに自動変換するフローを解説します。
ここではYoomを使ってノーコードで設定していくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下の流れで作成します。
- kintoneのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- kintoneのトリガー設定とテキスト変換のアクション設定
- トリガーをONにしてフローを確認
kintoneにレコードが追加されたら、ひらがなをカタカナに変換する
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■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、氏名や会社名のフリガナを手入力でひらがなからカタカナに変換する作業は、地味ながらも手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されると同時に、指定したフィールドのひらがなをカタカナへ自動で変換するため、データ入力の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでのデータ入力時に、ひらがなからカタカナへ手動で変換する作業を効率化したい方
- フリガナの表記揺れを防ぎ、データクレンジングの手間を削減したいと考えている方
- 文字の自動変換を通じて、データ入力業務の正確性とスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加をトリガーに自動で変換処理が実行されるため、ひらがなをカタカナに手入力する時間を削減できます。
- 手作業による変換ミスや表記の揺れを防ぎ、データ入力の正確性を高めることで、データの品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「データを操作変換する」を選択し、「ひらがなとカタカナを変換」で取得したレコードの特定フィールドを変換します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、変換後のデータをkintoneのレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを更新する」オペレーションでは、ひらがなからカタカナに変換したデータをどのフィールドに反映させるか任意で設定できます。
- レコードを更新する際には、変換したデータだけでなく、設定項目に固定のテキスト値を入れたり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作できるようにしていきます。
kintoneとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作成していきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
kintoneにレコードが追加されたら、ひらがなをカタカナに変換する
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、氏名や会社名のフリガナを手入力でひらがなからカタカナに変換する作業は、地味ながらも手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されると同時に、指定したフィールドのひらがなをカタカナへ自動で変換するため、データ入力の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでのデータ入力時に、ひらがなからカタカナへ手動で変換する作業を効率化したい方
- フリガナの表記揺れを防ぎ、データクレンジングの手間を削減したいと考えている方
- 文字の自動変換を通じて、データ入力業務の正確性とスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加をトリガーに自動で変換処理が実行されるため、ひらがなをカタカナに手入力する時間を削減できます。
- 手作業による変換ミスや表記の揺れを防ぎ、データ入力の正確性を高めることで、データの品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「データを操作変換する」を選択し、「ひらがなとカタカナを変換」で取得したレコードの特定フィールドを変換します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、変換後のデータをkintoneのレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを更新する」オペレーションでは、ひらがなからカタカナに変換したデータをどのフィールドに反映させるか任意で設定できます。
- レコードを更新する際には、変換したデータだけでなく、設定項目に固定のテキスト値を入れたり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
ステップ3：kintoneのWebhookトリガーを設定する
kintoneでレコード登録を検知するWebhookトリガーを設定します。
「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックして設定を進めます。
連携アカウントとアクションを選びます。
アプリに「kintone」を選択し、連携アカウントとトリガーアクションを指定します。
内容を確認したら「次へ」をクリックします。
Webhookイベントの受信設定画面が表示されます。
表示されたWebhook URLをコピーし、kintoneアプリの管理画面に登録します。注釈に沿って設定方法を確認しましょう。
登録後、「テスト」をクリックして接続を確認します。
テストが成功すると、Webhookイベントが正しく受信されたことが確認できます。
取得した値（アプリID・レコードID・URLなど）を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ4：kintoneのレコードを取得する設定を行う
次に、登録されたレコードの内容を取得する処理を設定します。
「レコードを取得する」をクリックして設定を始めます。
連携するkintoneアカウント情報とアクション「レコードを取得する」を選びます。
アプリIDを入力し、「次へ」をクリックします。
kintone側で対象レコードを作成し、確認します。
例では、レコード番号4に「かたかなにへんかんしてください」という内容が登録されています。
取得したいレコードの条件を設定します。
「レコード番号」＝「レコードID（Webhookで取得した値）」を指定し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、対象レコードの内容が表示されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ5：ひらがなとカタカナを変換する設定を行う
取得した文字列をカタカナに変換する処理を設定します。
「ひらがなとカタカナを変換」をクリックして設定を進めます。
操作条件の設定画面で「変換タイプ」に「ひらがなとカタカナを変換」を選びます。他にも設定できる変換タイプについては注釈からご参照ください。
変換対象に、前ステップで取得した値からレコードの「原文」フィールドを指定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
変換ルールを「ひらがなからカタカナ」に設定し、「テスト」を実行します。
テストが成功すると、「カタカナニヘンカンシテクダサイ」と変換結果が表示されます。
確認後、「保存する」をクリックします。
ステップ6：kintoneのレコードを更新する設定を行う
最後に、変換した結果をkintoneのレコードに反映させます。
「レコードを更新する」をクリックして設定を始めます。
アプリ情報・アカウント情報・アクション「レコードを更新する」を設定します。
アプリIDを入力して「次へ」をクリックします。
更新したいレコードの条件を設定します。
ここでは例として「レコード番号＝4」を指定します。
更新後の内容を設定します。
「原文」には取得した値から「かたかなにへんかんしてください」を指定します。
「変換後」には取得した値から「カタカナニヘンカンシテクダサイ」を指定します。
設定後、「再テスト」をクリックして動作を確認します。
レコードが正しく更新されたら「保存する」をクリックします。
kintoneのアプリ画面を開き、レコードの内容を確認します。
「変換後」に「カタカナニヘンカンシテクダサイ」と表示されていれば成功です！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認を行いましょう。
以上が、Kintone上のひらがなをカタカナに自動変換するフローの作成手順でした。
kintoneを活用したその他の自動化例
Yoomでは、kintoneを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、kintoneに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
kintoneにレコードが登録されたら、Googleスプレッドシートへのデータ同期、Google DriveやBoxへのフォルダ・ファイル情報追加を自動実行します。
また、Salesforceへの取引先登録やSmartHRへの従業員情報登録も可能です。ステータスが更新されたら、見積書発行やfreee請求書での自動作成を行い、担当者へのメール通知やSlackへのメンション通知を行います。
これにより、データ転記と文書作成の手間を解消し、情報共有と業務プロセスの迅速化を実現できます。
kintoneからのレコード登録後、Google スプレッドシートに自動登録する
試してみる
◼️概要
kintoneにレコードが登録された後、その情報を自動的にGoogle スプレッドシートにも登録するフローです。
kintoneアプリにわざわざアクセスしなくても、レコードが登録されたことを自動的に検知して、その情報をGoogle スプレッドシートにも転記することができます。
また、設定によってはkintoneに登録された情報によってルートを切り分け、Google スプレッドシートに転記する内容を振り分けるといったことも可能です。
◼️注意事項
・kintone、Google スプレッドシートとYoomの連携が必要です。
・連携するkintoneやGoogle スプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成
試してみる
■概要
kintoneで顧客や案件の管理を行い、関連する書類はGoogle Driveで保管しているものの、レコードを登録するたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが登録されると、指定した情報を基にGoogle Driveへ自動でフォルダを作成し、手作業による情報管理の非効率を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGoogle Driveを併用しており、手作業でのフォルダ作成を自動化したい方
- 案件や顧客ごとにファイルを管理しており、フォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方
- kintoneのレコード情報に基づいたフォルダ管理を効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、レコード情報との紐付けミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「登録されたレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、どのアプリのレコード登録を検知の対象とするか任意で設定が可能です。
- Google Driveで作成するフォルダの名称は、kintoneのレコードから取得した情報（会社名や案件名など）を組み合わせて任意で設定できます。
■注意事項
- kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルの情報をkintoneにレコード登録する
試してみる
■概要
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、手作業でkintoneに情報を転記する業務に手間を感じていませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、ファイル名やURLなどの情報をkintoneへ自動でレコード登録し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxとkintoneを日常的に利用し、データ連携を手作業で行っている方
- ファイル管理業務における入力ミスや登録漏れをなくし、データの精度を向上させたい方
- 定型的なデータ入力作業を自動化して、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動でkintoneにレコードが登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Boxから取得したファイル情報を指定のkintoneアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォルダをコンテンツIDで指定してください。
- kintoneのオペレーション設定では、レコードを追加したいアプリのIDを指定し、どのフィールドにどのファイル情報を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneでレコードが登録されたらSalesforceに取引先を登録する
試してみる
■概要
kintoneとSalesforceを併用する中で、それぞれのアプリに同じような情報を手作業で入力しており、手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、kintoneに新しいレコードが登録されると、その情報を基にSalesforceへ自動で取引先を登録します。顧客情報の二重入力といった作業を減らし、手作業による入力ミスも防ぐことで、スムーズなデータ連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとSalesforce間のデータ転記作業を自動化し、効率化したいと考えている方
- 手作業でのデータ入力による、入力漏れや登録ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- SaaS間のデータ連携を自動化することで、営業活動や顧客管理の質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点に、Salesforceへの取引先登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
- システム間でデータが自動で連携されるので、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトにレコードを登録する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、レコードの登録を検知する対象のアプリ（データベース）を任意で設定してください。
- Salesforceに取引先として登録する際に、kintoneのどの情報をSalesforceのどの項目に連携するかを任意で設定できます。
■注意事項
- kintone、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneのステータスが更新されたら、SmartHRに従業員情報を登録
試してみる
■概要
kintoneで採用管理などを行っているものの、採用が決定した際にSmartHRへ従業員情報を手作業で登録する業務に手間を感じていませんか？単純な転記作業ではありますが、入力ミスが許されない重要な業務のため、担当者の方の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、kintoneで管理しているレコードのステータスが更新されると、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、こうした課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとSmartHRを利用し、採用から入社手続きまでを行っている人事担当者の方
- アプリ間の情報転記作業を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたい方
- 従業員情報の登録業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が減ることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの情報を取得」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員を登録」アクションを設定し、取得した情報を紐付けて登録処理を自動化します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定してください。
- SmartHRに従業員情報を登録する際に、kintoneから取得したどの情報を連携させるか、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneステータスが更新されたら見積書を発行して送付
試してみる
■概要
kintoneで案件管理を行っているものの、ステータスが「見積もり提出」などに更新された後、手作業で見積書を作成・送付する業務に手間を感じていませんか？ 多忙な中で対応すると、金額の転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーとして、見積書の発行から承認、メール送付までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで案件管理を行っており、見積書作成・送付業務を効率化したい営業担当者の方
- 営業担当者の依頼を受けて見積書を作成しており、手作業によるミスを減らしたい営業事務の方
- kintoneを中心とした営業プロセスの自動化によって、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスを更新するだけで見積書が自動で発行・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- kintoneの情報を基に処理が実行されるため、手作業による金額の入力間違いや送付先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「サブテーブルを取得する」アクションを設定し、見積もりに必要な情報を取得します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「見積書を発行する」アクションを設定し、取得した情報を基に見積書を作成します
- 次に、オペレーションで「見積もり内容の承認」を依頼するアクションを設定し、社内の承認フローを構築します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、承認された見積書を添付して取引先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知するデータベース（アプリ）を任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートで見積書を発行する際に、雛形として利用するファイルは任意で設定可能です。
- Gmailでメールを送付するアクションでは、件名や本文に差し込むkintoneの案件情報などを任意で設定できます。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneのステータスが更新されたらfreee請求書で自動的に見積書を作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件のステータスが進むたびに、手作業で見積書を作成していませんか？この手作業は、情報の転記ミスや作成漏れといったリスクが伴うだけでなく、営業担当者や経理担当者の負担にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintone上で特定のステータスが更新されるだけで、freee請求書にて自動で見積書が作成されるため、これらの課題を削減し、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとfreee請求書を利用し、見積書作成を手作業で行っている方
- 案件管理から見積書発行までのプロセスを自動化し、効率化したい営業担当者の方
- 手作業による情報転記での入力ミスや、作成漏れを防止したい経理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新と同時にfreee請求書の見積書が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が減ることで、金額や品目の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとfreee請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「サブテーブルを取得する」アクションを設定し、見積書の明細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでfreee請求書の「取引先の検索」アクションを設定し、取引先が存在するかどうかを確認します。
- 分岐機能を設定し、取引先が存在しない場合にはfreee請求書の「取引先の作成」アクションで新規作成するように設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書の「見積書の作成（明細行をリストで指定）」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知する対象のアプリ（データベース）を任意で設定してください。
- 取引先の有無などに応じた分岐条件は、自社の運用に合わせて任意で設定することが可能です。
- freee請求書で作成する見積書に反映させる取引先名や金額、品目といった連携項目は、任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知
試してみる
■概要
kintoneでのコミュニケーションは便利ですが、多くの通知に埋もれてしまい、自分宛ての重要なメンションを見逃してしまうことはありませんか？対応が遅れると、業務の進行に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのコメントで自分がメンションされた際に、Slackへ自動で通知を送ることが可能です。これにより連絡を把握し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneの通知が多く、自分宛てのメンションを見逃しがちな方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとして利用し、情報集約をしたい方
- チーム内の重要な連絡へのレスポンス速度を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneで自分宛てのメンションが付いたコメントだけをSlackに自動通知するため、確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
- kintoneの通知を都度チェックする手間を減らし、Slackで一元的に確認できるため、コミュニケーションを効率化できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「コメントが書き込まれたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、コメント内容に自分の名前が含まれている場合のみ、次のアクションに進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「ダイレクトメッセージを送る」アクションを設定し、kintoneのコメント情報を自分宛てに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件は、自分の名前だけでなく特定のキーワードやプロジェクト名が含まれている場合のみ通知するなど、任意で設定することが可能です。
- Slackへの通知は、自分へのダイレクトメッセージだけでなく特定のチャンネルを指定できます。また、通知本文にkintoneのレコードURLなどを含めることで、より詳細な情報を共有できます。
■注意事項
- kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送る
試してみる
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送るフローです。
kintoneとOutlookを連携することで追加されたレコード内容を自動的にOutlookでメール送信されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Outlookの送信内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneにレコードが登録されたらGmailでメールを送る
試してみる
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、Gmailでメールを送付するフローです。
kintoneのレコード登録と同時に自動的にGmailでメールが送付されるので、アラートのような活用や共有フローとしてもご活用いただけます。
■注意事項
・kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
kintoneでのデータ登録時に、ひらがなからカタカナへの変換を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ整形や表記統一の手間を減らし、入力ミスや表記の揺れを防ぐことができます。
これにより、担当者の負担を軽減し、常にクリーンで活用しやすいデータを維持できるため、後続の業務もスムーズに進められます。
今回紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って直感的に業務フローを構築できます。
自動化に興味をお持ちの方は、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
よくある質問
Q：既存のレコードも一括でひらがな→カタカナに変換できますか？
A：はい、可能です。Yoomの「データを操作・変換する」アクションで「ひらがなとカタカナを変換」を選択し、レコード一覧を取得してループ処理すれば、既存レコードも一括で変換できます。詳しい設定方法はこちらをご覧ください。
Q：空白や改行の削除など、他のテキスト整形も自動化できますか？
A：はい。Yoomでは「データを操作・変換する」アクションで「正規表現によるデータの置換」を使い、改行や余分な空白を削除する設定が可能です。設定方法については正規表現の設定ガイドをご参照ください。
Q：1つのフローで複数フィールドを同時に変換できますか？
A：はい、可能です。同一トリガーの後に、複数の「データを操作・変換する」アクションを設けて、例えば「担当者名ふりがな」「会社名ふりがな」など複数フィールドを順に処理できます。
