【ノーコードで連携してみた！】BacklogとMicrosoft Excelの連携で面倒な転記作業を自動化！

共同作業でアプリやWebサイトを作るのに強い案件進行管理ツールである「Backlog」。今回は汎用的なデータを作ることができるMicrosoft Excel（以下Excel）との組み合わせで、どのような自動化が期待できるか考察しました。

BacklogとExcelを連携するメリットは？

Backlogは進行管理する上でとても優秀なツールです。Excelと連携することでどのようなメリットがあるか考えてみました。

(1)データの統合管理

1つのExcelにBacklogの進捗状況や、別のプラットフォームの状況を転記することで、プラットフォームの行ったり来たりの時間を短縮できます。また、各プラットフォームの閲覧権限がないスタッフやクライアントへの共有もスムーズです。

(2)カスタマイズ可能なレポート作成

Backlogにはマイレポートという機能もありますが、様々な方へ共有するためのレポートを作るにはExcelの豊富な分析ツールが便利です。Backlogのデータを基にカスタマイズ可能なレポートを作成できます。
例）毎週の進捗会議前に、BacklogからExcelへタスクの進捗データを自動で転送し、レポートを生成することで会議準備の手間を省けます。

(3)予算管理

課題やプロジェクトごとに工数計算をするのもExcelが便利です。毎月の精算作業にもお役立ていただけます。

BacklogとExcelを連携するとできる業務自動化例

考えられる自動化の例をピックアップしました。

(1)進捗レポートの自動生成

Backlogのタスク進捗をExcelに自動的に反映させ、定期的な進捗レポートを自動生成します。毎週の定例会の資料は何気に時間を使います。自動化を行うことで、作業の手間がぐっと少なくなります。

(2)プロジェクト予算管理

外注先への支払い管理もBacklogや別のツールを使っている場合は統合して計算を行う必要があります。プロジェクトごとの予算消費状況や、発注先ごとにExcelで管理することで入出金状況を一元化できます。

(3)タスクの優先順位付け

関係者のメールを転記するシートとBacklogの進捗管理状況をアウトプットするシートを1つのExcelにまとめることで、指示の見落とし防止に繋がります。また、それにより優先順位の判断が正確に行えることも期待できそうです。

BacklogとExcelの連携フローの作り方

Backlogに追加された課題をExcel（SharePoint Online）に転記するYoomのフローボットテンプレートを用い、起動させた流れをご紹介します。

準備するもの

・Backlogアカウント、プロジェクト、課題

・Excel（ヘッダ入力済み）

・SharePoint Onlineのディレクトリ

これで準備OK★

今回はこちらのYoomテンプレートを使います。

テンプレートをYoomのマイプロジェクトへコピーしたら、さっそく連携作業スタート！まずはBacklogのアカウント連携。
必要な項目を紐づけて設定し、トリガーを【ON】にするとフローボットが動き出します。

Backlogのアカウント連携〜アウトプットを指定する

（1ページ）連携アカウントとアクションを設定します。

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・連携アクション→Backlogとのアプリ連携。メールアドレスとパスワードが必要です。
・トリガーアクション→デフォルトで「新しい課題が追加されたら」になっています。今回はこちらで進めましょう。

（2ページ）新しい課題が追加されたらの詳細を登録していきます。

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・トリガーの起動間隔→一番高い頻度で5分です。10分、15分、30分、60分の中から選べます。
・ドメイン→Backlogのプロジェクトを開き、URLを確認します。https://（この文字列）/　この文字列の部分がドメインに該当します。
・プロジェクトID→Backlogの課題ページに遷移。URLを確認します。URL内のprojectId=（この文字列）　この文字列の部分がIDに該当します。

入力が終わったらテストします。エラーが出る場合は内容をご確認の上、入力内容を修正しましょう。

成功したら、次はExcel転記の連携に進みます。

Excel（SharePoint Online）のアカウント連携〜アウトプット内容との連携設定

（1ページ）データベースの連携を行います。

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・タイトル→「レコードを追加する」のままでOK
・データベースのアプリ→Excel
・Excelと連携するアカウント→SharePoint Onlineと連携できるアカウントを連携します。メールアドレスとパスワードが必要です。
・実行アクション→デフォルトのまま（レコードを追加する）でOK

データベースの連携

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・ファイルの保存場所→今回はSharePoint Onlineにしました。Onedriveにも対応しています。
・サイトID→空欄をクリックすると候補が出てきます。事前にSharePoint Onlineのディレクトリを作っておくとスムーズです。
・ファイル名→アップロードしたExcelのファイル名です。拡張子（.excel）は不要です。
・アイテム名→空欄をクリックすると候補が出てきます。アップロードしたExcelを選ぶと自動で文字列が生成されます。
・シート名→ヘッダを入力したExcelのシート名を選びます。
・テーブル範囲→今回はデフォルトのA:Zにしました。

（2ページ）追加するレコードの値を設定します。