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「Wrikeで新しいタスクを作成するたびに、Microsoft SharePointに手動でフォルダを作っている…」
「プロジェクト名やタスク名をフォルダ名にコピペしているけど、地味に面倒だし、たまに間違えてしまう…」
このように、プロジェクト管理ツールWrikeとファイル共有サービスMicrosoft SharePointを併用する中で、手作業によるデータ連携に手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Wrikeでタスクが作成されたら、関連するMicrosoft SharePointのフォルダが自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、入力ミスや作成漏れの心配も少なくなり、本来集中すべきプロジェクトの計画や推進といったコア業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の繰り返し作業を減らせますので、ぜひこの記事を参考に業務の自動化を実現してみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">WrikeとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
WrikeとMicrosoft SharePointのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたタスク管理とファイル管理にまつわる様々な業務を自動化できます。
例えば、Wrikeで作成したタスク情報を基にMicrosoft SharePointに必要なフォルダを自動で作成したり、特定の条件に合致するタスクが発生した際にのみフォルダを作成するといった設定が可能です。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Wrikeで新しいタスクを作成するたびに、そのタスク名でMicrosoft SharePointに専用フォルダを自動で作成します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">タスクごとに関連資料を保管するフォルダを手動で作成する手間が少なくなり、フォルダの作成漏れや命名ミスの防止に繋がります。</span>プロジェクトの開始からファイル管理までがスムーズに連携し、一貫性のある運用が実現します。
Wrikeで作成されたタスクの中でも、「特定のプロジェクトに属するもの」や「優先度が『高』に設定されたもの」など、予め定めた条件に一致するタスクの場合にのみ、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成します。
この条件分岐を用いた自動化によって、<span class="mark-yellow">必要なフォルダだけを自動生成できるため、Microsoft SharePoint内が整理された状態に保たれ、重要な情報へのアクセス性が向上します。</span>
それでは、さっそく実際にWrikeとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでWrikeとMicrosoft SharePointの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はWrikeでタスクが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomのワークスペースにログインしたら左のサイドバーにある「マイアプリ」から、右の「+新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧の画面に出たら、右上にある検索ボックスに「Wrike」と入力し、アイコンを見つけてクリックします。
任意のアカウントでWrikeにログインすると、以下の画面が出てきます。「承認」をクリックしてください。
Yoomのワークスペース画面に戻り、「マイアプリを登録しました。」と表示されればWrikeとの連携は成功です！
先ほどと同じ手順で、マイアプリ連携からMicrosoft SharePointのアプリアイコンを探してクリックしてください。
任意のMicrosoftアカウントでログインし、「次へ」を押します。
「マイアプリを登録しました。」の表示が出れば、Microsoft SharePointとの連携も完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットのトリガーとなっている、Wrikeで「タスクが作成されたら」というアクションを設定していきましょう。
まずはタイトルを任意で設定し、Wrikeと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。アカウント情報は基本的にマイアプリ登録で連携したアカウントが選択されています。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
必要な設定ができたら、一度Wrikeの方にログインしましょう。トリガーを動かすために、実際にテスト用のタスクをWrikeで作成しておきます。
タスクを作成できたら、Yoomに戻って「テスト」ボタンを押してみてください。以下のように「取得した値」として先ほど作成したタスクの内容が反映されていれば、テストは成功です！
Yoomでは上記の「取得した値」を、フローボット内の他のアクションで活用できる「アウトプット」と定義しています。
アウトプットを活用することにより、後で新しく情報が更新された場合にも、更新内容を反映した値をフローボットに活用できるため便利ですよ。
アウトプットとは？
ここまで確認できたら、ページ最下部の「保存する」をクリックしてください。
アプリトリガーで取得したWrikeのタスク情報をもとに、Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションを設定していきましょう。
先ほどと同様に、タイトルを任意で設定し、Microsoft SharePointと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
フォルダを作成する場所を設定していきます。「サイトID」のボックスをクリックして、連携しているMicrosoft SharePointの候補となるサイトIDから任意のものを選んでください。
ドライブIDも同様に、候補の中から任意のものを選びましょう。
新たにタスクを作成するフォルダを格納する、以下2つの項目を設定します。
必要があればMicrosoft SharePointにログインして、直接親フォルダの名前を確認しておきましょう。
親フォルダの名前を入力すると、その下にある「親フォルダのアイテムID」に候補が表示されるようになります。
新規に作成するフォルダの格納先となるフォルダを選択してください。
最後に、作成するフォルダ名を設定しましょう。
前のステップで取得した値を用いることで、今後新しくWrikeにタスクが作成される度に、新しいタスク名を反映したフォルダが作成されることになります。
ここまで設定できたら「テスト」ボタンを押してみましょう。取得した値に、Microsoft SharePointで新たに作成されたフォルダの情報が反映されていれば成功です！
ここで実際に、Microsoft SharePointの該当フォルダを確認してみましょう。
しっかりWrikeのタスク名を反映したフォルダが追加されていますね。
Microsoft SharePointの挙動まで確認できたら、Yoomに戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでWrikeでタスクが作成された際には、自動でMicrosoft SharePointの任意のフォルダ内にタスク名を反映させたフォルダが作成されるようになりました。
今回はWrikeからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointでのアクションをきっかけにWrikeのタスクを操作したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft SharePointの指定したフォルダに新しいファイルが格納されたことをトリガーとして、Wrikeに「ファイル確認」や「レビュー依頼」などのタスクを自動で作成します。
<span class="mark-yellow">ファイルがアップロードされたら担当者へタスクが割り振られる</span>ため、重要なドキュメントの見落としや対応の遅れを防ぎ、業務の連携をスムーズにします。
SharePointに格納されたファイルの中でも、「特定のフォルダ」や「ファイル名に『契約書』を含む」といった条件を満たすファイルの場合にのみ、Wrikeにタスクを自動作成します。
この設定により、<span class="mark-yellow">例えば法務レビューが必要な契約書ファイルがアップされた時だけ、法務担当者にタスクを自動で依頼する</span>といった、精度の高い業務連携が可能になり、不要な通知を減らして重要な業務に集中できる環境を構築します。
Yoomでは、WrikeとMicrosoft SharePointに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
WrikeとMicrosoft SharePointでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Wrikeでタスクが登録されたらMicrosoft TeamsやSlackに通知したり、GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelに自動で追加したりと、タスク管理と情報共有を自動化できます。
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知したり、DocuSignでの契約締結が完了したらファイルをSharePointに自動格納したりと、ドキュメント管理を自動化できます。
WrikeとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクに紐づくフォルダ作成や情報転記の手間を解消し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、プロジェクトの進行とファイル管理がシームレスに連動し、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：WrikeとMicrosoft SharePointを連携する際のAPIの制限は？
Wrikeにはリクエスト回数の制限や一度に取得できるデータ量の制限があります。また、Microsoft SharePointには「レート制限」と呼ばれるリクエスト数の上限が設けられています。詳細はWrikeやMicrosoft SharePointのサービスサイトをご確認ください。
また、Microsoft SharePointとの連携では、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していないと認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。
Q：WrikeとMicrosoft SharePointを連携させた際のエラー処理やリトライ方法は？
Yoomでは、進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
その際には該当フローを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくはこちらのページをご確認ください。
Q：WrikeとMicrosoft SharePoint間でのファイルの同期には遅延が発生することがあるか？
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できますが、リアルタイムで連携しているわけではありません。
そのためWrikeでタスクが作成された後、最短5分はMicrosoft SharePointでフォルダが自動作成されるのを待つ必要があります。
設定できるトリガーの起動間隔はご利用プランによって異なるため、詳しくはこちらのページをチェックしてみてください。
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