BacklogとNotionを連携して、Backlogに課題が追加されたらNotionにも登録する方法

ステップ1：BacklogとNotionをマイアプリ連携

BacklogとNotionをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Backlog」と入力し、検索結果からBacklogを選択します。

2.ドメインを入力します。ドメイン＝スペースIDとなるため、ログイン画面から取得し、入力してください。
入力後、「追加」をクリックしてください。

その後、画面に表示される「許可する」をクリックしてください。

3.続いてNotionをマイアプリ登録します。Backlogの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Notion」と入力し、検索結果からNotionを選択し、表示された画面でログインをします。

4.ログイン後、アクセスリクエスト画面が表示されます。「ページを選択する」をクリックしてください。

5.次の画面でアクセスを許可するページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックしてください。

マイアプリにBacklogとNotionが表示されていれば、これで登録は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に、表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるBacklogのトリガー設定と、その後のNotionのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「Backlogに課題が追加されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Backlogに課題が追加されたらNotionにも登録」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

4.「ドメイン」と「プロジェクトID」は、入力欄下部の補足に従い設定してください。

入力が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

5.次にデータベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を行っていきます。

「データベースID」は、入力欄をクリックし、候補から選択して入力しましょう。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

6.詳細設定を行います。先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。
入力欄をクリックするとアウトプットの候補が表示されるので、それぞれ入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、BacklogとNotionの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のBacklogとNotionを使った自動化例

その他にも、YoomにはBacklogとNotionを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。このフローを利用することで、Backlogでタスクが登録されるとGoogleカレンダーに自動で予定を登録できるため、ヒューマンエラーの発生防止が期待できます。また、手動によるGoogleカレンダーへの登録作業が効率化されるため、情報共有をスムーズにすることが可能になるでしょう。

2.Notionから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する
Notionから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信するフローです。このフローを利用することで、いくつかのメリットがあります。まず、会議のスケジュールが一元管理されるため、手間が省けるでしょう。顧客との会議予定をNotionに入力し、トリガーを起動するだけでGoogleカレンダーに自動的に登録されるため、手動での入力ミスの減少に繋がります。また、Googleカレンダーに登録された会議URLが自動的にGmailで顧客に送信されるので、時間と手間を省くことができ、スピーディーかつ正確なコミュニケーションが実現するでしょう。

3.Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する
Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するフローです。このフローはリードが登録されたらZoomでミーティングを自動で作成し、発行されたリンクを自動で相手へ送付することで、手作業を大幅に削減し、人的ミスのリスク回避に繋がります。これにより、正確なミーティングの設定やメール送付が実現するでしょう。

まとめ

今回は、BacklogとNotionを連携させ、Backlogに課題が追加されたらNotionにも登録する方法をご紹介しました。
BacklogとNotionの連携により、情報管理の効率化やチーム間の透明性向上、さらにタスク漏れや重複の防止といった大きなメリットが得られるでしょう。また、手動での情報更新作業を自動化することで、業務効率を高め、重要なタスクに集中することが可能になるでしょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、本記事の手順を参考に、BacklogとNotionの連携を実現し、プロジェクト管理をより効果的に行ってみてください。