Backlogに課題が追加されたらNotionにも登録する方法

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に、表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるBacklogのトリガー設定と、その後のNotionのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「Backlogに課題が追加されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Backlogに課題が追加されたらNotionにも登録」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。

4.「ドメイン」と「プロジェクトID」は、入力欄下部の補足に従い設定してください。

入力が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

5.次にデータベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を行っていきます。

「データベースID」は、入力欄をクリックし、候補から選択して入力しましょう。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

6.詳細設定を行います。先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。
入力欄をクリックするとアウトプットの候補が表示されるので、それぞれ入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、BacklogとNotionの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

BacklogやNotionを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもBacklogやNotionのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍BacklogとNotionを連携した自動化例

Backlogで課題が更新されたらNotionのデータも更新したり、Backlogで課題が削除されたらNotionのデータも削除したりする連携も可能です。
また、Notionにページが作成されたら、Backlogに課題を追加することもできます。

Backlogを活用した自動化例

Backlogに課題が登録されたことをチャットツールに通知する

Backlogに課題が追加されたことをSlackやChatworkなどに自動通知します。

フォームに回答があったらBacklogに課題を追加する

Googleフォームなどに回答があったら、Backlogに課題を自動で追加します。

Backlogに課題が登録されたら課題の期限をカレンダーに登録する

Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。

Notionを活用した自動化例

Webミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、会議の文字起こしデータをNotionに自動で追加します。

メールで受信した請求書をOCRで読み取りNotionに追加する

GmailやOutlookで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionに自動で追加します。

Notionでページが作成されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Notionでページが作成されたら、Google DriveやOneDriveなどに自動でフォルダを作成します。

BacklogとNotionを連携するメリットと具体例

メリット1：情報管理の効率化

BacklogとNotionを連携することで、情報を探す時間が減るかもしれません。特にチームで複数のプロジェクトを同時進行している場合、連携により一元管理されたタスクや課題を確認できるので、スムーズなタスク対応が可能になるはずです。例えば、BacklogとNotionでタスクを管理する場合、情報が分散していると課題を探すのに時間がかかってしまいますよね。でも、どちらのツールでも同じ情報を確認できれば、欲しい情報にアプローチしやすくなり、効率的にタスクを進められるのではないでしょうか。

メリット2：チーム間の透明性が向上

BacklogとNotionを連携すると、課題の一覧が可視化され、タスクの担当者や進捗状況が明確になるはずです。これにより、状況を把握しやすくなり、業務の透明性が向上するのではないでしょうか。例えば、デザイン部門がBacklogに登録した新製品のデザインタスクがNotionの共有ページに自動的に反映されることで、マーケティング部門も製品開発の状況をタイムリーに把握できますよね。このように、連携を利用することで、他部門の状況を把握しやすくなるというメリットもあります。

メリット3：タスク漏れや重複の防止

BacklogからNotionに課題を自動登録することで、課題の登録ミスの防止に繋がります。特に大規模プロジェクトではタスクの漏れや重複が発生しやすいため、この仕組みは大いに役立つのではないでしょうか。例えば、緊急のバグ修正がBacklogに追加された際、Notionにも同じ情報が確実に追加されます。これにより、無駄がなく、効率的なタスク対応ができそうですね。

まとめ

今回は、BacklogとNotionを連携させ、Backlogに課題が追加されたらNotionにも登録する方法をご紹介しました。
BacklogとNotionの連携により、情報管理の効率化やチーム間の透明性向上、さらにはタスク漏れや重複の防止といったメリットが得られるはずです！

Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、本記事の手順を参考に、BacklogとNotionの連携を実現し、タスク管理の精度と効率をアップしてみてくださいね！