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「FreshdeskとNotionで顧客情報を管理していると、両方のツールに同じ情報を入力するのが面倒…」
「Freshdeskのコンタクト情報をNotionのデータベースに転記する時、入力ミスが起きてしまう…」
複数のSaaS間での手作業によるデータ入力に、このような手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Freshdeskに新しいコンタクト情報が登録された際に、その内容を自動でNotionのデータベースにも追加する自動化の仕組み</span>があれば、こうした日々の反復作業から解放されるでしょう。入力ミスの心配もなくなることで、より重要な顧客対応や分析業務に集中できる時間も生み出せるはずです。
今回ご紹介する自動化の方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
日々の様々な業務を効率化できるので、ぜひこの記事を参考に作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">FreshdeskとNotionを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
FreshdeskとNotionのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報登録や更新作業を自動化し、業務の手間を削減できます。
ここでは具体的な自動化例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Freshdeskに新しいコンタクトが作成されたタイミングで、その情報を自動的にNotionデータベースのページとして追加できます。
<span class="mark-yellow">顧客サポートの窓口であるFreshdeskと、情報集約の拠点であるNotionのデータを常に同期させることで、手作業による転記漏れや入力ミスを防げるでしょう。</span>
Freshdeskに作成されたコンタクトの中から、「特定のタグが付いている」「特定の企業に所属している」といった条件に合致するものだけを抽出し、Notionのデータベースに自動で追加します。
特定条件での分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">Notionで管理したい情報をフィルタリングでき、より整理された顧客データベースを効率的に構築することが可能</span>になります。
それでは実際に、FreshdeskとNotionを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Notionにも追加する」テンプレートを使ってフローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
事前に、テスト用のレコードを追加しても問題のないNotionデータベースをご用意ください。
ここでは例として、下図の顧客管理データベースを使用します。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するFreshdeskとNotionのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Freshdeskのマイアプリ登録
マイアプリ画面に、Freshdeskが追加されていることを確認してください。
② Notionのマイアプリ登録
Notionも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
このフローはコンタクトの作成・更新時に稼働するため、作成時にのみ通知を行うように設定しているのが次の分岐処理です。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中は他のプランでは制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください！
それでは、NotionのデータベースにFreshdeskのコンタクト情報を追加しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Freshdeskでコンタクトを作成し、その情報を基にNotionの指定したデータベースにレコードが追加されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はFreshdeskからNotionへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にNotionからFreshdeskへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Notionを起点とした情報連携も、業務の効率化に貢献するはずです！
Notionのデータベースに新しいページ（レコード）が作成されたら、その情報を基にFreshdeskに新しいコンタクトを自動で作成するフローです。
<span class="mark-yellow">Notion上で管理している見込み顧客やパートナーの情報を、手動での入力作業なしに、シームレスにFreshdeskへ登録</span>できます。
ステータスが「対応開始」に変更されたレコードなど、特定の条件を満たした場合にのみFreshdeskにコンタクトを作成することも可能です。
連携するデータをフィルタリングすることで、<span class="mark-yellow">サポート対応が必要な顧客情報のみをFreshdeskに反映できるため、対応の優先順位付けと迅速化が実現される</span>でしょう！
FreshdeskやNotionのAPIを活用することで、顧客対応や情報管理の業務を効率化できます。
Yoomにはこうした業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Freshdeskを活用した自動化を導入することで、問い合わせ対応の初動や情報共有をスピーディーに行えます。
たとえば、チケット作成時にGoogle スプレッドシートへ自動記録して履歴を管理したり、SlackやGoogle Chatに即時通知して担当者がすぐ対応できる環境を構築できます。
また、AsanaやClickUpへの自動タスク化により、対応漏れの防止や進捗管理の効率化も実現可能です！
Notionを情報の集約・管理基盤として活用することで、ドキュメント作成や進捗管理がさらにスムーズになります。
たとえば、ページ作成時にZoomのミーティング文字起こしを追加したり、AIで品質チェックを行いGmailで通知するといった高度な活用が可能です。
また、StripeやGoogle Driveなど他サービスと組み合わせることで、顧客情報や音声データを自動で記録し、チーム全体の情報共有を効率化できます！
FreshdeskとNotionの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業で行っていた二重のデータ入力や転記作業の手間をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確で最新の情報に基づいて業務を進められるようになり、面倒な繰り返し作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：コンタクト情報の更新も同期できますか？
A：可能です。分岐処理の「その他」の下に繋がる「＋」をクリックし、Notionの「レコードを更新する」アクションを追加することで、コンタクト作成時・更新時に分けて同期を行えるようになります。
参照：「アプリと連携する」の設定方法
Q：双方向で同期する際の注意点はありますか？
A：Freshdesk（コンタクト作成）→Notion（レコード追加）のフローと、Notion（レコード追加）→Freshdesk（コンタクト作成）のフローを併用していると、データの作成・追加はループします。
どちらか一方のみをトリガーとして使用するか、既に作成されているデータであれば処理を中断するようデータ取得のアクションなどを追加する必要があります。
参照：「分岐」の設定方法
Q：Freshdeskのカスタムフィールドは連携できますか？
A：可能です。ただし、カスタムフィールドの値は自動では取得されません。
トリガーアクションの取得した値の下部にある「＋取得する値を追加」から、カスタムフィールドの設定を行ってください。
参考：「取得する値」を追加する方法
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