「Notionで管理しているプロジェクトごとに、Canvaでデザイン素材用のフォルダを作成したい！」
もし、Notionで新しいプロジェクトページが作成されたら、自動でCanvaに対応するフォルダが作成されるような仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に実現でき、日々の業務を効率化できるので、ぜひこの記事を参考に作業をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはNotionのデータをCanvaに連携してフォルダ作成を自動化するテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Notionのデータソースにページが作成されたら、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
NotionとCanvaを連携してできること NotionとCanvaのAPIを連携させれば、Notionのデータベース情報を基にCanvaでの操作を自動化することが可能です。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにNotionとCanvaの連携を実際に体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Notionのデータベースにページが作成されたら、Canvaでフォルダを作成する Notionで新しいプロジェクトやタスクのページを作成するたびに、Canva側で手動でデザインアセット用のフォルダを作成する作業は手間がかかり、作成漏れのリスクもあります。
この連携を利用すれば、Notionに新しいページが追加されると、そのページタイトルでCanvaに自動でフォルダが作成される ため、手作業をなくし、管理体制を統一できます。
この自動化は、特定の条件に応じて処理を変える分岐処理を含むため、柔軟なワークフロー構築が可能です。
Notionのデータソースにページが作成されたら、Canvaでフォルダを作成する
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Notionのページが指定のステータスに更新されたら、Canvaのフォルダでアイテムを取得しダウンロードリンクを追加する Notionのプロジェクトステータスが「デザイン完了」などに更新された際、Canvaで完成したデザインを探し、その共有リンクをNotionページに手動で貼り付ける作業は、非効率で更新忘れの原因にもなりますよね…
この自動化を活用すれば、Notionのステータス更新をきっかけに、関連するCanvaフォルダ内のデザインアイテムを取得し、そのダウンロードリンクを自動でNotionページに追記 できるため、関係者への共有プロセスを迅速かつ正確に行えます。
Notionのページが指定のステータスに更新されたら、Canvaのフォルダでアイテムを取得しダウンロードリンクを追加する
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NotionとCanvaの連携フローを作ってみよう それでは、実際にNotionとCanvaを連携したフローを作成する手順をご紹介します。こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は「Notionのデータベースにページが作成されたら、Canvaでフォルダを作成する 」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
NotionとCanvaをマイアプリ連携 該当のテンプレートをコピー Notionのトリガー設定およびCanvaのアクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Notionのデータソースにページが作成されたら、Canvaでフォルダを作成する
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ステップ1:マイアプリ連携を行う ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1.Notionとの連携 Yoomのワークスペースにログインしたら左のサイドバーにある「マイアプリ」から、右の「+新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧の画面に出たら、右上にある検索ボックスに「Notion」と入力し、アイコンを見つけてクリックします。
左上から任意のアカウントのワークスペースを選択し、「ページを選択する」に進みましょう。
Yoomのフローボットで扱うNotionのページにチェックを入れて、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
以下のように「マイアプリに登録しました。」と表示されれば、Notionとの連携は完了です！
2. Canvaとの連携 先ほどと同じ手順で、マイアプリ連携からCanvaのアプリアイコンを探してクリックしてください。
必要に応じてアカウントを切り替えてから、「許可」をクリックしてください。
これでCanvaとのアプリ連携も完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
Notionのデータソースにページが作成されたら、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
ステップ3:アプリトリガーを設定する Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
今回のトリガーである「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションをクリックして、詳細を設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Notionと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用プラン なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Notionと連携するデータソースのIDを入力しましょう。Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法
データソースIDの設定ができたら、一度Notionの該当データソースにアクセスしてください。
このアプリトリガーを動かすために、該当テーブルにページを作成・更新しておきましょう。
ではYoomの設定画面に戻って、「テスト」ボタンを押してみましょう。
ちなみにYoomでは上記の「取得した値」を、フローボット内の他のアクションで活用できる変数と定義しています。
後で新しく情報が更新された場合にも、更新内容を反映した値をフローボットに活用できるため便利ですよ。
なお、ここで得た値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
※ 取得した値とは？
ここまで確認できたら、最下部の「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう。
ステップ4:分岐オペレーションを設定する このフローボットでは、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」という条件を満たす場合のみ、後続のアクションに進むよう設定する必要があります。
そのためYoomの分岐オペレーションを使って、フローボットを進行させるかどうかの条件を設定していきましょう。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
タイトルを任意で設定したら、「分岐対象の取得した値」を設定していきましょう。
ここでは、前ステップで取得した値の中から、Notionの特定データソースで新たにページが作成された「作成日時」を分岐対象とします。
「分岐」の設定方法
次に「分岐条件」を設定していきます。
ちなみに「最終更新日時」のボックスに取得した値を入力しておくのは、今後新たにNotionのデータソースにページが作成・更新された際、この最終更新日時の値が最新日時の内容を反映するように設定するためです。
「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう。
ステップ5:Notionからレコードを取得する 前述の分岐条件を満たさなかった、つまり「新たにページが作成・更新された」場合のみ、これ以降のアクションに進みます。
まずは作成・更新されたNotionデータベースのレコードを取得していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Notionと連携するアカウントやアクション内容を確認します。
次に「データベースID」を入力して、Notionのデータベースと連携していきましょう。
トリガーアクションで設定したIDを同じものをクリックして「次へ」をクリックしてください。
次に、「取得したいレコードの条件」を入力します。
これで新たにページが作成・更新される度に、新しいレコードの内容を取得できるようになります。
設定できたら「テスト」ボタンを押してみてください。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ6:Canvaでフォルダを作成する Notionで作成・更新されたデータベースの情報を取得したら、それをもとにCanvaでフォルダを作成するアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Canvaと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
まずはCanvaで作成するフォルダ名を設定しましょう。
これで最新のレコード内容を反映したフォルダが、その都度Canvaに作成されていくようになります。
次に、作成されるフォルダの「親フォルダID」を設定します。
指定したい親フォルダがある場合は、Canvaの該当フォルダにアクセスして、URLから「https://www.canva.com/folder/●●●」の「●●●」部分を入力してください。
特に指定したい親フォルダがなく、トップレベルに新しいフォルダを作成しても良い場合は「root」と入力しましょう。
フォルダ名と親フォルダIDを設定できたら、「テスト」ボタンを押してみてください。
ここでCanva側の様子も見に行ってみましょう。
実際に「テスト」フォルダの中に、Notionのレコード内容を反映したフォルダが作成されていますね！
確認できたらYoomに戻って、「保存する」ボタンをクリックしてください。
ステップ7:Notionのレコードを更新する Canvaにフォルダが作成されたら、最後にその情報をNotionのレコードに反映させるアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Notionと連携するアカウントやアクション内容を確認します。
下にスクロールして、「データベースの連携」を設定しましょう。
「更新したいレコードの条件」は、取得した値から「レコードID」を選びます。
最後に、更新後のレコードの値を入力します。各項目に、それぞれ任意の文字列や取得した値から活用したい情報を設定してみてください。
空白にしたままの項目は更新されません。
今回は2つの項目を、以下のように設定してみました。赤枠の部分は取得した値から、赤線の部分は手入力です。
※取得した値ではCanvaのフォルダIDしか得られないため、フォルダIDの前に「https://www.canva.com/folder/」と入力しています。
必要な設定ができたら、「テスト」ボタンを押してみましょう。
実際にNotionの該当データベースにアクセスしてみてください。
ここまで確認できたら「保存する」ボタンを押してください。
ステップ8:トリガーをONにする お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。
これでNotionの特定データベースにページが作成された場合に、自動でCanvaにフォルダが作成され、Notion側でもフォルダ作成の情報が反映されるようになりました。
NotionとCanvaのAPIを使ったその他の自動化例 今回ご紹介した連携以外にも、NotionやCanvaを活用することで、情報整理やデザイン管理の業務を大幅に効率化できます。
Notionを使った便利な自動化例 Notionと他のアプリと連携させることで、タスクの登録や情報の更新を自動化でき、チーム全員が常に最新の情報を共有できます。
Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加
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Notionのデータソースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する
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Notionのデータソースに情報が追加されたら、Googleスプレッドシートに格納しGoogle Chatに通知する
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Notionの任意のデータソースに情報が追加されたら、情報をGoogleスプレッドシートにも追加
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Notionに新しいレコードが投稿されたら、Discordにその内容を通知する
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Canvaを使った便利な自動化例 他のアプリと連携すれば、フォーム入力やGoogle スプレッドシートの更新をきっかけに、デザイン用のフォルダ作成や共有が自動で行えます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Canvaにフォルダを作成する
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Googleフォームで回答が送信されたら、Canvaでフォルダを作成する
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Googleフォームで回答が送信されたら、Canvaにフォルダを作成する
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Zoho Formsで回答が送信されたら、Canvaでフォルダを作成する
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Slackの特定のチャンネルでメッセージが送信されたらCanvaのデザインダウンロードリンクを送信する
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まとめ この記事では、NotionとCanvaを連携して業務を自動化する方法をご紹介しました。
Notionのデータベース更新をトリガーにCanvaでの操作を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォルダ作成や情報転記といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、プロジェクト管理とクリエイティブ制作のフローがシームレスにつながり、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
関連記事：NotionとBoxを連携してファイル管理を効率化する方法
よくあるご質問
Q：テストでエラーが出た場合、どこを確認すれば良いですか？
A：
Yoomでは、エラーの原因や種類を「エラーコード」として表示しています。エラー時の対応方法について
Q：フォルダ名を「日付＋プロジェクト名」のように自由に組み合わせられますか？
A：
はい、可能です。
Q：チームで利用する場合、誰のCanvaアカウントでフォルダが作られるのですか？
A：
YoomでCanvaと連携してフォルダ作成を行う場合、事前に「マイアプリ」からCanvaアカウントを接続する必要があります。
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