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新しく登録された課題やタスクの見逃しにより、プロジェクト遅延やクオリティの低下につながる可能性があります。
特に、リモートワークや異なるチーム間で活動するプロジェクトでは、迅速な情報共有が欠かせません。
Backlogに課題が追加されると、Outlookに自動通知を送れる仕組みは、業務効率化を目指す方にとって非常に効果的です。
本ブログでは、ノーコードでBacklogとOutlookを連携させることで、課題通知の自動化を実現する具体的なフローやメリットについて詳しく解説します。
タスク管理の効率化や情報共有の円滑化を目指す方におすすめの内容です。
ぜひ最後までご覧ください。
BacklogとOutlookを連携することで、Backlogに課題が追加されたら、Outlookに自動で通知を送れる仕組みを構築できるため、重要なタスクや問題を見逃すリスクを軽減できます。
特に、複数のプロジェクトを同時に並行して進めているチームでは、管理するタスクが多いため、重要な課題の見落としが生じやすい状況です。
この自動化を導入することで、Outlookのメール通知により、新しい課題の内容や担当者などといった情報を素早く共有できるため、担当者は迅速に対応に移ることができる可能性があります。
これにより早期対応を実現し、クライアントの満足度の向上が期待できます。
アプリ連携により、Backlogの課題の情報をOutlookに自動で送信できることで、プロジェクトメンバー間での情報共有が円滑になります。
通常、Backlog内の課題を確認するためには、Backlogにログインして詳細を確認する必要がありますが、この自動化を活用することで、Outlookの自動通知にチームメンバー全員が漏れなく同じ情報を受け取れます。
これにより、伝達漏れや連絡ミスを削減でき、タスクの進行がスムーズになるため、プロジェクト全体の質の向上にもつながる可能性があります。
従来、Backlogの課題を確認するためには、タスクを手動でチェックしたり、個別に通知設定を行う必要があり、都度手間が発生していました。
BacklogとOutlookを連携することで、Outlook通知を自動化できるため、手入力作業を削減でき、担当者は本来の業務に集中できるようになります。
たとえば、Backlogを確認して他のメンバーにタスクを共有する作業を担っていた場合、その負担を軽減することが可能です。
これにより、業務フローが効率化されるため、生産性の向上が期待できます。
ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「Backlogに課題が追加されたらOutlookに送付する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Backlogに課題が追加または更新されたことをBacklogのAPIを利用して受け取り、Outlookの提供するAPIを用いてOutlookに送信することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
Yoomのアカウント発行はこちらからおこなってください。すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
1.Backlogの登録方法
「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からBacklogを検索します。
上記の画面が表示されるので、「ドメイン」を設定し「追加」をクリックしてください。
2. Outlookの登録方法
次に「新規接続」から、Outlookを選択してください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
上記の画面でサインインするためのアカウントを選択してください。
パスワードを入力して「サインイン」をクリックします。
これで、BacklogとOutlookのマイアプリ連携が完了しました。
続いて、下記テンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
次のステップからは、フローを実際に作成していきます。
まずは、アプリトリガーの設定をしていきます。
「課題が追加または更新されたら」をクリックしてください。
こちらのページは既に設定済みです。
タイトルは任意で編集可能です。
トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔は、任意で設定できます。
※注意）プランにより最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
ドメインとプロジェクトIDは、注釈を参考に設定しましょう。
テストをクリックし成功したら、設定を保存してください。
続いて、アクションを設定していきます。
「Outlookに送信する」をクリックしてください。
タイトルは用途に合わせて変更可能です。
アクションは変更せず、次のページに進みましょう。
宛先は任意で設定可能です。
本文は自由に設定可能です。
今回は例として、上記画像のように設定してみました。
このように設定することで、Backlogで課題が追加されたら「件名」、「課題の詳細」、「担当者」を取得し、Outlookのメールに自動で引用し送付できます。
Backlogから自動取得したい情報は、上記画面のように設定してください。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
次のページが表示されたら、テストボタンを押してください。
Outlookにサンプルのメールが送付されるので、確認できたら「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、チェックしてみましょう。
他にもBacklogやOutlookを使った自動化の例がたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに課題として自動で追加するフローです。
このフローを活用することで、Backlogへの登録を自動化できるため、手入力の手間を減らし業務を効率化することができます。
また、登録ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの削減も期待できます。
2. Notionのデータベースにアイテムを追加したら、Backlogに自動でタスクを作成してOutlookにメールを送信できるフローです。
このフローの活用により、繰り返しデータを入力する手間が省けるため、業務を円滑に進めることができます。
また、自動でBacklogにタスクを追加し、Outlookにメールを送信できるため、情報管理の抜け漏れを防止できます。
3.Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに自動で登録できるフローです。
このフローを活用することで、Googleカレンダーに自動で予定を登録できるため、登録忘れを防止することができます。
また、手動によるGoogleカレンダーへの登録作業が効率化されるため、情報共有を円滑にできるでしょう。
本ブログでは、BacklogとOutlookを連携して、Backlogで課題を追加したらOutlookに自動で送付する方法をご紹介しました。
Outlookのメール通知により、Backlogの課題に登録された新しい課題の内容や担当者などといった情報を素早く共有できるため、業務を効率化でき、重要なタスクの見落としを防げます。
これにより、タスクの進行がスムーズになるため、プロジェクト全体の質の向上にもつながる可能性があります。
Yoomを使用すれば専門知識がなくても、誰でも簡単にアプリ連携を行うことができます。
BacklogとOutlookを連携して、チームの生産性向上を図りましょう。
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