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「Outlookで管理しているタスクごとに、Google Driveで関連資料をまとめるフォルダを作っている」
「毎回手作業でフォルダを作成して、タスク名とフォルダ名を合わせるのが地味に面倒…」
日々の業務でOutlookとGoogle Driveを併用する中で、このような手作業によるデータ連携の煩わしさを感じていませんか？
単純な作業でありながら、件数が増えると大きな負担となり、時にはフォルダの作り忘れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで新しいタスクが作成された瞬間に、対応するフォルダがGoogle Driveに自動で生成される仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。
より思考力が求められる本来の業務に集中できる貴重な時間を確保できるため、業務全体の生産性を大きく向上させることが可能です。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても設定できる簡単な方法であり、日々の繰り返し作業をなくし、あなたの業務をよりスマートにするための第一歩なので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとGoogle DriveのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報連携を自動化できます。
例えば、Outlookのタスク情報をトリガーにしてGoogle Drive上に特定の操作を自動で行う、といったことが可能になり、業務の効率化やミスの削減に直結します。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで新しいタスクが作成されるたびに、そのタスク名でGoogle Driveに自動でフォルダを作成する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">タスクごとに関連資料を格納するフォルダを手動で作成する手間が一切なくなり、フォルダの作成漏れや命名ミスを防ぐ</span>ことができます。
この連携は、Outlookのデータを直接Google Driveに反映させるシンプルな構成のため、すぐに設定して効果を実感できます。
Outlookで作成されたタスクのうち、「特定のキーワード」や「特定の担当者」など、あらかじめ設定した条件に合致するタスクが作成された場合のみ、Google Driveにフォルダを自動作成する連携です。
例えば、<span class="mark-yellow">「重要」や「クライアントA」といった特定の文言が含まれるタスクに対してのみフォルダを自動生成できる</span>ため、必要なフォルダだけを整理された状態で管理でき、ファイル管理の質をさらに高めることが可能です。
それでは、さっそく実際にOutlookとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでタスクが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
▼注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
それではOutlookを連携しましょう。
アプリ一覧でOutlookを選択する際に、検索窓を使うとすると見つけやすいですよ。
連携するアカウントをクリックします。
パスワードを入力したら、サインインを選択しましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録が完了しました！
アプリ一覧でGoogle Driveを選択してください。
「Sign in with Google」を選択しましょう。
連携したいアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」をクリックしましょう。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録が完了です。
Yoomで用意しているテンプレートを活用すれば、初心者でも簡単に操作可能です！
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」を選択します。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次に「タスクが作成されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の設定に進みます。
設定を確認し、次へをクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定を行いましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきましょう。
タスクリストIDは候補から選択してください。
設定後、Outlookに移動し、トリガーアクション（タスクを作成）を実行します。
Yoomに戻ったら、テストをクリックしましょう。
テストに成功し、Outlookの情報が取得できたら保存してください。
次に「フォルダを作成する」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面は、以下を確認したら、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定に進みましょう。
フォルダ名はOutlookの取得した値から「タイトル」を選択します。
取得した値を活用すれば、フローボットが起動する度に置き換わります。
ここでは手入力せずに、取得した値を活用してください。
詳しくはこちらを確認しましょう。
作成先のフォルダIDは候補から選択し、テストをクリックしましょう。
テストが成功して、Google Driveにファイルが作成できたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、フローボットの動作を確認しましょう。
これでフローボットの設定ができました。
今回はOutlookからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
特定のGoogle Driveフォルダに新しいファイルがアップロードされたら、そのファイル情報をOutlookから指定の宛先に自動でメール送信する連携です。
この連携により、<span class="mark-yellow">ファイルをアップロードした後に手動で共有通知メールを作成・送信する手間を削減し、関係者への迅速な情報共有と通知漏れ防止を実現</span>します。
Google Driveにアップロードされたファイルのうち、ファイル名に「請求書」や「契約書」といった特定のキーワードが含まれるなど、あらかじめ設定した条件を満たすファイルのみをOutlookで自動送信する連携です。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">重要なファイルがアップロードされた時だけ、経理担当者や法務担当者といった特定の関係者に自動で通知を送れる</span>ため、確認漏れを防ぎつつ、不要な通知をなくすことができます。
今回ご紹介した連携以外にも、OutlookやGoogle Driveを活用することで、メール処理やファイル整理、情報共有の業務を効率化できます。
通知・保存・変換といったシーンで、これらのテンプレートが役立ちますよ！
Outlookの受信メールをきっかけにAIで解析や要約を行うため、Microsoft Teamsなどに通知することで、情報共有の手間が省けます。
また、SalesforceやGoogleドキュメントと連携することで、予定やレコード作成、情報整理を効率化できますね！
Google Driveのファイルアップロードや作成をトリガーに、メール送付やファイル変換、外部サービスへの共有が可能です。
SalesforceやGoogleフォームと組み合わせることで、フォルダ作成や請求書保存といった業務も自動化できます。
OutlookとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクごとのフォルダ作成や、ファイル共有のためのメール通知といった定型業務をなくし、それに伴うヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報共有のスピードと正確性を高めながら、より付加価値の高いコア業務に集中できる理想的な環境を整えることが可能です。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
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