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「Outlookで管理しているタスクごとに、Google Driveで関連資料をまとめるフォルダを作っている」
「毎回手作業でフォルダを作成して、タスク名とフォルダ名を合わせるのが地味に面倒…」
日々の業務でOutlookとGoogle Driveを併用する中で、このような手作業によるデータ連携の煩わしさを感じていませんか？
単純な作業でありながら、件数が増えると大きな負担となり、時にはフォルダの作り忘れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、Outlookで新しいタスクが作成された瞬間に、対応するフォルダがGoogle Driveに自動で生成される仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。
より思考力が求められる本来の業務に集中できる貴重な時間を確保できるため、業務全体の生産性を大きく向上させることが可能です。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても設定可能です。
日々の繰り返し作業をなくし、あなたの業務をよりスマートにするための第一歩なので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはOutlookとGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Outlookで管理しているタスクに関連する資料を、都度Google Driveで手動でフォルダ作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった課題に繋がることもあります。このワークフローは、Outlookでタスクが作成されると、自動でGoogle Driveにフォルダを作成するため、こうした手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。OutlookとGoogle Drive間の連携を自動化することで、タスクと資料の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
OutlookとGoogle DriveのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報連携を自動化できます。
例えば、Outlookのタスク情報をトリガーにしてGoogle Drive上に特定の操作を自動で行う、といったことが可能になり、業務の効率化やミスの削減に直結します。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで新しいタスクが作成されるたびに、そのタスク名でGoogle Driveに自動でフォルダを作成する連携です。
この仕組みにより、タスクごとに関連資料を格納するフォルダを手動で作成する手間がなくなり、フォルダの作成漏れや命名ミスを防ぐことができます。
この連携は、Outlookのデータを直接Google Driveに反映させるシンプルな構成のため、すぐに設定して効果を実感できます。
■概要
Outlookで管理しているタスクに関連する資料を、都度Google Driveで手動でフォルダ作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった課題に繋がることもあります。このワークフローは、Outlookでタスクが作成されると、自動でGoogle Driveにフォルダを作成するため、こうした手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。OutlookとGoogle Drive間の連携を自動化することで、タスクと資料の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Outlookで作成されたタスクのうち、「特定のキーワード」や「特定の担当者」など、あらかじめ設定した条件に合致するタスクが作成された場合のみ、Google Driveにフォルダを自動作成する連携です。
例えば、「重要」や「クライアントA」といった特定の文言が含まれるタスクに対してのみフォルダを自動生成できるため、必要なフォルダだけを整理された状態で管理でき、ファイル管理の質をさらに高めることが可能です。
■概要
Outlookでタスクを管理し、関連ファイルをGoogle Driveに保存している場合、タスク作成ごとに手動でフォルダを作成する手間が発生していませんか。この手作業は、本来の業務を圧迫するだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで特定の条件に合致するタスクが作成された際に、Google Driveへ自動でフォルダを作成します。OutlookとGoogle Driveの連携を自動化することで、日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそくOutlookとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Google Drive
[Yoomとは]
今回は「Outlookでタスクが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Outlookで管理しているタスクに関連する資料を、都度Google Driveで手動でフォルダ作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった課題に繋がることもあります。このワークフローは、Outlookでタスクが作成されると、自動でGoogle Driveにフォルダを作成するため、こうした手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。OutlookとGoogle Drive間の連携を自動化することで、タスクと資料の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookのマイアプリ登録手順
▼注意事項
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の手順をご参照ください。
Google Driveのマイアプリ登録手順
アプリ一覧でGoogle Driveを選択してください。
「Sign in with Google」を選択しましょう。
連携したいアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」をクリックしましょう。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録が完了です。
Yoomで用意しているテンプレートを活用すれば、初心者でも簡単に操作可能です！
それでは下のバナーをクリックしてください。
■概要
Outlookで管理しているタスクに関連する資料を、都度Google Driveで手動でフォルダ作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった課題に繋がることもあります。このワークフローは、Outlookでタスクが作成されると、自動でGoogle Driveにフォルダを作成するため、こうした手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。OutlookとGoogle Drive間の連携を自動化することで、タスクと資料の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「このテンプレートを試す」を選択します。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートは【マイプロジェクト】に保存されています。
まず「タスクが作成されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の設定に進みます。
設定を確認し、次へをクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定を行いましょう。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきましょう。
「タスクリストID」は、候補から選択してください。
設定後Outlookに移動し、トリガーアクション（タスクを作成）を実行しましょう。
実行したらYoomに戻りテストをクリックします。
テストに成功し、Outlookの情報が取得できたら保存してください。
次に「フォルダを作成する」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の設定に進みます。
設定を確認し、次へをクリックしてください。
API接続設定に進みましょう。
「フォルダ名」は、Outlookの取得した値から「タイトル」を選択します。
取得した値を活用すればフローボットが起動する度に置き換わるので、手入力せず取得した値を活用してください。
作成先のフォルダIDは候補から選択し、テストをクリックしましょう。
テストが成功して、Google Driveにファイルが作成できたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、フローボットの動作を確認しましょう。
これでフローボットの設定ができました。
今回はOutlookからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
特定のGoogle Driveフォルダに新しいファイルがアップロードされたら、そのファイル情報をOutlookから指定の宛先に自動でメール送信する連携です。
この連携により、ファイルをアップロードした後に手動で共有通知メールを作成・送信する手間を削減し、関係者への迅速な情報共有と通知漏れ防止を実現します。
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルを、その都度Outlookのメールに手作業で添付して共有していませんか。この作業は定型的ながらも手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Google DriveとOutlookを連携させ、特定のフォルダにファイルが追加されると自動でメールを送信する処理を実現します。これにより、手作業によるファイル共有の手間を省き、迅速かつ正確な情報伝達が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
OutlookとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスクごとのフォルダ作成や、ファイル共有のためのメール通知といった定型業務をなくし、それに伴うヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。
これにより、担当者は情報共有のスピードと正確性を高めながら、より付加価値の高いコア業務に集中できる理想的な環境を整えることが可能です。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：フォルダ名に日付などの情報を追加できますか？
A：
追加可能です。
Yoomでは、日付を変数として用いることができるため、柔軟かつ効率的な運用が可能です。
Q：Googleの共有ドライブでも連携設定はできますか？
A：
はい、可能です。
普段の業務でお使いのドライブを選択してください。
Q：Yoomにアカウントを連携する際のセキュリティは安全ですか？
A：
API連携やメール送信などの機能を利用する際、OAuth認証などのセキュリティ標準を使用することで安全に連携を行っています。
また、プロプラン・サクセスプランではSAML認証によるSSOも可能です。
Yoomを安心してお使いいただくための機能についてはこちらも併せてご参照ください。
