BacklogとSlackを連携して、Backlogに課題が追加されたらSlackにメンションして通知する方法

・BacklogとSlackをマイアプリ連携

(1)まずはBacklogをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からBacklogを検索してください。

‍

‍

(2)Backlogのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

‍

(3)接続したいドメイン情報を入力し、［追加］をクリックしましょう。

(4)移行後の画面でYoomのアクセスを［許可する］をクリックし、接続完了です。

‍

‍

まずは、1つ目のBacklogのアプリが設定できました。

(5)次にSlackのアプリ連携を行います。
先ほどと同様の操作で、Slackを選択します。

(6)移行後の画面で連携したいワークスペースが表示されていることを確認します。
ワークスペースの変更は、右上のプルダウンから設定できます。

‍

‍

‍

(7)アクセスに関する表示内容を確認し、画面最下部で投稿先のチャンネルを指定します。
プルダウンからチャンネルを指定後、［許可する］をクリックします。

‍

これで2つ目のSlackのアプリ連携が完了しました。
Slackのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。
SlackのチャンネルIDの確認方法はこちらのページに詳細が記載されています。

クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

‍

‍

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

‍

‍

設定フローは2つです。

・Backlogの起動設定

(1)まず、Backlogのアプリトリガーを設定します。

‍

‍

Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Backlogに課題が追加されたらSlackにメンションして通知する」をクリックしてください。

‍

‍

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

‍

‍

(2)1つ目のアクション「課題が追加または更新されたら」をクリックしてください。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

‍

‍

(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

‍

‍

(5)「ドメイン」と「プロジェクトID」に、注釈に沿って情報を入力します。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

‍

‍

・通知するSlackの設定

(1)最後に、2つ目のアクション「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。

‍

‍

(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

‍

‍

(3)次の画面で「投稿先のチャンネルID」を指定します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたチャンネルが『候補』に表示されます。
なお、Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
詳細はこちらのページをご確認ください。

‍

‍

(4)チャンネルIDを指定した後、「メッセージ」に通知したい内容を入力していきます。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットも引用可能です。
Slackでメンション付きのメッセージを送る手順については、こちらのページをご確認ください。
(以下は、個人メンションで通知されるように<@〜〜>をメッセージ内に記載したものです。)

‍

‍

(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

‍

‍

今回使用したテンプレートはこちら

BacklogとSlackを使ったその他の自動化例

他にもBacklogとSlackを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Slackで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する

Slackで共有された業務の指示や依頼がBacklogに課題として自動登録されるフローボットです。
転記にかかる工数を削減できるほか、タスクの見落としや登録漏れ防止につながります。

Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらSlackに通知する

Backlogの情報追加や更新をSlackへ自動連携したい方におすすめのフローボットです。
Backlogの課題追加をトリガーにSlackに情報を通知できるので、漏れなく情報を共有することができます。

Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しSlackに通知する

Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容から課題を追加してSlackに通知するフローです。
フォームの回答内容が自動的にBacklogに課題として追加されます。
合わせてSlackにも通知が行われるので、情報管理の対応漏れをなくせるかもしれません。

BacklogとSlackを連携するメリットと具体例

1.タスクの見落としを防止できる

Backlogで課題が追加された際、メンション先を指定しSlackで自動通知されるので、担当者がタスクを見落としてしまうようなリスクを防止しやすくなります。
例えば、新規顧客からの依頼がBacklogに登録された際、営業チームの担当者をメンション先として設定することで、担当者は課題が追加されたことを漏れなく察知できるかもしれません。
複数の案件を掛け持ちしている場合でも、課題の追加と同時に担当者に直接通知が届きます。
それにより、各メンバーが担当課題を確実に把握できるようになるでしょう。

2.操作の手間を減らせる‍

Slackで自動的にタスクに関する必要情報を通知することで、ツール間での情報共有の手間が削減可能となるかもしれません。
例えば、通常、課題の状況を確認するためにBacklogを開き、その情報をSlackで共有するという手順が必要です。業務が立て込んでいる場合などは手間に感じてしまうこともあるのではないでしょうか。しかし、この連携により課題の追加を知らせる通知は自動化されるため、手間を削減できるはずです。
そして、ツール間を行き来する手間が省けるので、情報共有に費やしていた時間を削減できるかもしれません

3.タスク管理の属人化をなくせる

Backlogの課題情報がSlackのメンションを通じて関係者に共有されるため、特定のメンバーのみがタスク管理を行う属人化をなくせる可能性があります。
例えば、「チャンネル全体に課題が通知されたら、手が空いている人が対応をする」というルールを設けていても、いつも特定の人だけが課題を抱えてしまうことも考えられます。
今回の連携により、あまり課題にとりかかることが少ない人に機会を与えるといった使用方法も可能となるでしょう。
これにより、全員が均等に業務をこなせるかもしれません。

まとめ

今回紹介したBacklogとSlackの連携を日常業務に導入することにより、Backlogに課題を追加するとSlackの指定したメンション先に自動的に通知されるので、情報共有の効率化が図れます。
また、タスクの見落としや情報伝達の遅れを防ぐことで、スタッフは安心して業務を進めることができるかもしれません。
チーム全体の生産性を高めることにもつなげられるでしょう。
初心者の方でも簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。