BacklogとMicrosoft Teamsを連携して、Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらMicrosoft Teamsに通知する方法

ステップ1：BacklogとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

BacklogとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにBacklogとと入力し、Backlogのアイコンをクリックします。

2.ドメインの入力

ドメインを入力します。
ドメイン＝スペースIDとなるため、ログイン画面などから取得し入力してください。下記画像の赤枠の部分をペーストしましょう。

3.許可する

上記の画面に移行します。
赤枠の「許可する」をクリックしてください。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

Microsoft TeamsとYoomの連携

1.ログインする
‍Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Backlogの起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらMicrosoft Teamsに通知する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Backlogのアイコンの「課題にコメントが追加されたら（Webhook）」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.Webhookの設定

Webhookの設定を行います。
赤枠の内容に沿い、Backlogのページから設定をしましょう。

5.テストの実行

設定が完了したら課題のコメント欄に「＠田中優夢」のようなメンションを投稿し、テストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

続けて、「＠田中優夢」のようなメンションが投稿されたことを検知する設定を行います。

2.分岐する

分岐アイコンの「コメントで自身がメンションされなかった場合は分岐」を選択してください。
※分岐アクションは有料プランのみご利用いただけます。
※有料プランは2週間のトライアルが可能です。

2.分岐条件を設定する

赤枠の部分を設定しましょう。
画像の場合「＠田中優夢」という<span class="mark-yellow">文字列が含まれていないと、Microsoft Teamsにメッセージは送信されない</span>設定になっています。
そのため、通知したいメンバーの名前を＠以降に入力することで通知が届くようになります。

設定が完了したら保存をクリックしてください。

ステップ4：Microsoft Teamsの特定のチャネルに送信する設定

1.アプリと連携する

Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。‍

2.投稿先のIDを設定する

各IDを設定しましょう。ボックスをクリックします。

一覧表示された中からチャネルを選択しましょう。
チャネルIDも同様に設定可能です。

3.投稿メッセージを作成する

Microsoft Teamsへ投稿する内容を設定します。
テンプレートを活用しているため、あらかじめ設定されていますが、任意でメッセージを変更することも可能です。
なお、Backlogに作成した課題データを挿入することもできます。ボックスをクリックしてください。

Backlogのアイコンをクリックします。

画像のようにデータが一覧表示されるため、追加したいデータを選択しましょう。

記号をもちいてレイアウトを整えると読みやすくなります。
また、Microsoft Teamsの改行にはHTMLタグの<br>を活用するためご注意ください。

4.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

※テストを行うと実際にメッセージが送信されるためご注意ください。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらMicrosoft Teamsに通知する

BacklogやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

他にも、BacklogやMicrosoft Teamsを使った自動化の例をいくつか紹介します。

1.Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーに登録する

課題の期限が自動でスケジュール化されるため、期日までにタスクを遂行しやすくなるかもしれません。

2.Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する

Microsoft Teamsにタスクデータを送信することで、Backlogに自動で課題が作成されます。タスク作成の手間を省きながら新しい課題をメンバーに通知可能になるはずです。

3.Backlogで課題が登録されたらGoogleスプレッドシートにも追加する

課題について詳細なデータを記載・共有したい場合におすすめです。データ転記が自動化され、業務負担の軽減も見込めます。

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まとめ

タスク管理はプロジェクトを遂行させるために欠かせない重要項目と言えるのではないでしょうか。特にチームで活動してる場合、メンバー同士のコミュニケーションを頻繁にとり、確認作業を行うことが大切になります。
そのため、今回のアプリ連携を取り入れることで連携が強化されれば、今以上にチームコミュニケーションが盛んになり、生産性が向上する可能性もあります。
日頃からタスク管理をスムーズに行いたいと感じていたのなら、ぜひ今回のアプリ連携をおためしください。