BacklogとAsanaを連携して、Backlogで課題が登録されたらAsanaにタスクを自動追加する方法

プロジェクト管理では複数のツールを使用することが多いですが、管理に手間がかかると感じたことはありませんか？
異なるツールを使用すると、タスクの重複や見落としが発生するリスクが高まります。
そこで、Backlogで登録した課題をAsanaに自動的に反映させる方法をご紹介します。
このような自動化により、タスクを追加する手間が省け、タスク状況を簡単に把握できるでしょう。

BacklogとAsanaを連携するメリット

メリット1:タスクの重複や見落としを防ぐ

タスクの追加を自動化することで、複数のツールを使用する際に起こりがちな重複や見落としを防ぎます。
たとえば、Backlogで新しくタスクを作成すると自動的にAsanaにも反映されるため、担当者はそれぞれのツールを確認しなくて済み、タスクの見落としを防げます。
<span class="mark-yellow">手動でのタスク追加の時間が短縮され、結果的にタスクの進行をスムーズに進められるでしょう。</span>

メリット2:プロジェクトの透明性が高まる

BacklogとAsanaの連携により、全ての関係者が最新のタスク情報を同時に把握でき、プロジェクトの透明性が向上するでしょう。
プロジェクトの進行状況が明確になるので、予定通りに進んでいるかどうかを確認し、チームリーダーは適切な指示を出せるようになります。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">問題発生時に迅速に対応できる体制が整えられるでしょう。</span>

[Yoomとは]

BacklogとAsanaの連携フローの作り方

今回は「Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。

新しい課題が追加されたときに起動するフローボットの設定
タスクを追加するアクションの設定

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すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

BacklogとAsanaをYoomと接続する方法

BacklogとAsanaをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をすると、後の自動化設定が簡単にできます。

Backlogのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からBacklogを探すか、アプリ一覧から探します。

以下の画面が表示されるので、緑ボタンの「許可する」をクリックしてください。

続いてAsanaのマイアプリ登録を行うため、先ほどと同様にAsanaを選択します。
以下の画面が表示されたら、Asanaにログインしましょう。

マイアプリにBacklogとAsanaが表示されたら、マイアプリ登録は完了です。

Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する方法

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初にBacklogの設定から行うため、「新しい課題が追加されたら」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可能
「Backlogと連携するアカウント情報」→正しいか確認
「トリガーアクション」→新しい課題が追加されたら

以下の画面が表示されるので、設定をしてください。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
「ドメイン」、「プロジェクトID」→説明を確認して設定

設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、Asanaの設定を行うため、「タスクを追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可能
「Asanaと連携するアカウント情報」→正しいか確認
「アクション」→タスクを追加

以下の画面が表示されるので、説明を確認して設定を行ってください。

スクロールして、必要な項目を任意で入力しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすることで、Backlogのアウトプットが利用できます。
{{担当者のメールアドレス}}←アウトプットはこのように表示されます。
他にも必要な項目があれば、設定してください。

設定が終わったら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のBacklogとAsanaを使った自動化の例

1.Backlogで課題が追加されたら、自動的にkintoneに連携するフローです。
課題管理をkintoneでも行っている方におすすめの自動化です。

2.フォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しGoogle Chatに自動通知するフローです。
回答内容をフォームで確認する必要がなくなり、フォームの確認漏れも防げます。

3.Asanaでタスクが登録されたら、自動的にMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
タスク内容を手動で転記する手間が省け、Microsoft Excelでタスク内容を確認できます。

4.Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、そのファイルURLを使ってAsanaで新しいタスクを自動追加するフローです。
ファイルの格納とタスクの作成が自動化されるため、大幅な時間短縮につながるでしょう。

まとめ

BacklogとAsanaを連携させることで、効率的にタスク管理ができ、タスクの進捗状況が明確になるでしょう。
チーム全体が進捗状況を把握できるため、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
また、進捗が遅延している場合でも、課題を発見しやすいため、プロジェクトの進行が期待できます。
今回ご紹介したテンプレートを活用して、タスク管理を効率化しましょう。

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