プロジェクト管理では複数のツールを使用することが多いですが、管理に手間がかかると感じたことはありませんか？
異なるツールを使用すると、タスクの重複や見落としが発生するリスクが高まりますよね。
そこで、Backlogで登録した課題をAsanaに自動的に反映させる方法をご紹介します。
この自動化により、タスクを追加する手間が省け、タスク管理が効率化するはずです。
ノーコードで設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
- BacklogとAsanaでの業務効率化を考えている方。
- BacklogとAsanaでタスクを管理している方。
- BacklogとAsanaを連携してタスクの転記ミスや転記漏れを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する
試してみる
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
[Yoomとは]
BacklogとAsanaの連携フローの作り方
今回は「Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。
- 新しい課題が追加されたときに起動するフローボットの設定
- タスクを追加するアクションの設定
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
BacklogとAsanaをYoomと接続する方法
BacklogとAsanaをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をすると、後の自動化設定が簡単にできます。
Backlogのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からBacklogを探すか、アプリ一覧から探します。
以下の画面が表示されるので、緑ボタンの「許可する」をクリックしてください。
続いてAsanaのマイアプリ登録を行うため、先ほどと同様にAsanaを選択します。
以下の画面が表示されたら、Asanaにログインしましょう。
マイアプリにBacklogとAsanaが表示されたら、マイアプリ登録は完了です。
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する方法
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する
試してみる
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初にBacklogの設定から行うため、「新しい課題が追加されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「Backlogと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「トリガーアクション」→新しい課題が追加されたら
以下の画面が表示されるので、設定をしてください。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。基本的に短い設定がおすすめです。
- 「ドメイン」、「プロジェクトID」→説明を確認して設定
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Asanaの設定を行うため、「タスクを追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「Asanaと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「アクション」→タスクを追加
以下の画面が表示されるので、説明を確認して設定を行ってください。
スクロールして、必要な項目を任意で入力しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすることで、Backlogのアウトプットが利用できます。
{{担当者のメールアドレス}}←アウトプットはこのように表示されます。
他にも必要な項目があれば、設定してください。
設定が終わったら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
今回、利用したテンプレートはこちら↓
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する
試してみる
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
BacklogやAsanaを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもBacklogやAsanaのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
BacklogとAsanaを連携した自動化例
Backlogで課題が更新されたらAsanaのタスクを更新する連携も可能です。
また、Asanaでタスクが作成・更新されたら、Backlogに課題を反映することもできます。
Asanaにタスクが追加されたらBacklogへ追加する
試してみる
Asanaにタスクが追加されたらBacklogへ追加するフローです。
Backlogを活用した自動化例
Backlogに課題が登録されたことをチャットツールに通知する
Backlogに課題が追加されたことをSlackやChatworkなどに自動通知します。
Backlogに課題が追加されたらSlackに通知
試してみる
Backlogに課題が追加されたら指定のSlackチャンネルに通知します。
Backlogに課題が追加されたらChatworkに通知
試してみる
Backlogに課題が追加されたらChatworkの指定のルームに通知します。
Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知
試してみる
Backlogに課題が追加されたら、Microsoft Teamsに自動で通知するフローです。
Web会議終了後、会議内容を議事録化してBacklogに追加する
Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、会議内容を議事録化してBacklogに自動で追加します。
Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してBacklogに追加する
試してみる
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こし・要約をしてBacklogに追加する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約を行い、文字起こしの結果をBacklogに追加するフローです。
Backlogに課題が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する
Backlogに課題が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。
Backlogに課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
Backlogに新しい課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成するフローです。
Backlogに課題が追加されたら、Boxのフォルダを作成する
試してみる
■概要
Backlogで新しいタスクが発生するたびに、関連ファイルを格納するためのBoxフォルダを手作業で作成していませんか？
この作業は単純ですが、案件が増えると手間がかかり、フォルダ名の付け間違いや作成漏れといったミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、こうした手作業から解放され、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BacklogとBoxを連携させ、プロジェクト管理の効率化を目指している方
・Backlogの課題ごとにBoxフォルダを手作業で作成し、手間を感じている方
・手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のミスを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Backlog、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
Asanaを活用した自動化例
フォームで送信された内容をAsanaに登録する
Googleフォームなどで送信された内容をAsanaに自動で登録します。
Wixでフォームが送信されたらAsanaに追加する
試してみる
Wixでフォームが送信されたらAsanaに追加するフローです。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
フォームで依頼が来たらAsanaでプロジェクトを作成し、Gmailでメールを送る
試してみる
フォームで依頼が来たら内容を基にAsanaで新規プロジェクトを作成し、Gmailに連携して詳細設定を依頼するメールを送るフローです。
メールを受信したらAsanaにタスクを登録する
GmailやOutlookでメールを受信したら、Asanaにタスクを自動で登録します。
Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをAsanaのタスクに自動登録する」フローは、メール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するメールを効率的にタスク管理したいAsanaユーザーの方
・手動でメールをタスクに転記する作業に時間を費やしているビジネスパーソン
・チームでのタスク管理を統一し、情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャー
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化したいIT担当者
・メールとタスクの連携を強化し、業務プロセスを最適化したい企業の運営者
■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
Asanaで登録されたタスクの期日をカレンダーに登録する
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーなどに自動で登録します。
Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
試してみる
Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
試してみる
■概要
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・プロジェクトのタスクをAsanaで管理しているリーダー層の方
・AsanaとGoogleカレンダーの連携を効率化したい方
2.業務でGoogleカレンダーを活用している方
・Googleカレンダーでプロジェクトのスケジュールを管理している方
・Asanaで追加されたタスクを自動でGoogleカレンダーに連携したい方
■注意事項
・Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
BacklogとAsanaを連携するメリット
メリット1:タスクの重複や見落としを防ぐ
タスクの追加を自動化することで、複数のツールを使用する際に起こりがちな重複や見落としを防げます。
たとえば、Backlogで新しくタスクを作成すると自動的にAsanaにも反映されるため、担当者はそれぞれのツールを確認しなくて済み、タスクの見落としを防げますよね。
また、手動でのタスク追加の時間が短縮され、結果的にタスクの進行をスムーズに進められるようにもなるはずです。
メリット2:プロジェクトの透明性が高まる
BacklogとAsanaの連携により、全ての関係者が最新のタスク情報を同時に把握でき、プロジェクトの透明性が向上するはずです。
プロジェクトの進行状況が明確になれば、予定通りに進んでいるかどうかを確認しやすくなり、チームリーダーは管理負担が減りますよね。
この仕組みによって、問題発生時に迅速に対応できる体制が整えられるのではないではないでしょうか。
まとめ
BacklogとAsanaを連携させることで、効率的にタスク管理ができ、タスクの進捗状況が明確になるはずです。
チーム全体が進捗状況を把握できるため、コミュニケーションの円滑化にもつながります。
また、進捗が遅延している場合でも、課題を発見しやすいため、プロジェクトの遅れを最小限に抑えられそうです。
今回ご紹介したテンプレートを活用することで、ノーコードで簡単に自動化を導入できるので、ぜひ試してみてくださいね！
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