Backlogで課題が登録されたらAsanaにタスクを自動追加する方法

プロジェクト管理では複数のツールを使用することが多いですが、管理に手間がかかると感じたことはありませんか？
異なるツールを使用すると、タスクの重複や見落としが発生するリスクが高まりますよね。
そこで、Backlogで登録した課題をAsanaに自動的に反映させる方法をご紹介します。
この自動化により、タスクを追加する手間が省け、タスク管理が効率化するはずです。
ノーコードで設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！

こんな方におすすめ

BacklogとAsanaでの業務効率化を考えている方。
BacklogとAsanaでタスクを管理している方。
BacklogとAsanaを連携してタスクの転記ミスや転記漏れを防ぎたい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。

難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。

下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

BacklogとAsanaの連携フローの作り方

今回は「Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する」というテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。

新しい課題が追加されたときに起動するフローボットの設定
タスクを追加するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

BacklogとAsanaをYoomと接続する方法

BacklogとAsanaをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をすると、後の自動化設定が簡単にできます。

Backlogのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からBacklogを探すか、アプリ一覧から探します。

以下の画面が表示されるので、緑ボタンの「許可する」をクリックしてください。

続いてAsanaのマイアプリ登録を行うため、先ほどと同様にAsanaを選択します。
以下の画面が表示されたら、Asanaにログインしましょう。

マイアプリにBacklogとAsanaが表示されたら、マイアプリ登録は完了です。

Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する方法

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初にBacklogの設定から行うため、「新しい課題が追加されたら」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可能
「Backlogと連携するアカウント情報」→正しいか確認
「トリガーアクション」→新しい課題が追加されたら

以下の画面が表示されるので、設定をしてください。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。基本的に短い設定がおすすめです。
「ドメイン」、「プロジェクトID」→説明を確認して設定

設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、Asanaの設定を行うため、「タスクを追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可能
「Asanaと連携するアカウント情報」→正しいか確認
「アクション」→タスクを追加

以下の画面が表示されるので、説明を確認して設定を行ってください。

スクロールして、必要な項目を任意で入力しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすることで、Backlogのアウトプットが利用できます。
{{担当者のメールアドレス}}←アウトプットはこのように表示されます。
他にも必要な項目があれば、設定してください。

設定が終わったら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

今回、利用したテンプレートはこちら↓

BacklogやAsanaを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもBacklogやAsanaのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍BacklogとAsanaを連携した自動化例

Backlogで課題が更新されたらAsanaのタスクを更新する連携も可能です。
また、Asanaでタスクが作成・更新されたら、Backlogに課題を反映することもできます。

Backlogを活用した自動化例

Backlogに課題が登録されたことをチャットツールに通知する

Backlogに課題が追加されたことをSlackやChatworkなどに自動通知します。

Web会議終了後、会議内容を議事録化してBacklogに追加する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、会議内容を議事録化してBacklogに自動で追加します。

Backlogに課題が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Backlogに課題が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

Asanaを活用した自動化例

フォームで送信された内容をAsanaに登録する

Googleフォームなどで送信された内容をAsanaに自動で登録します。

メールを受信したらAsanaにタスクを登録する

GmailやOutlookでメールを受信したら、Asanaにタスクを自動で登録します。

Asanaで登録されたタスクの期日をカレンダーに登録する

Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーなどに自動で登録します。

BacklogとAsanaを連携するメリット

メリット1:タスクの重複や見落としを防ぐ

タスクの追加を自動化することで、複数のツールを使用する際に起こりがちな重複や見落としを防げます。
たとえば、Backlogで新しくタスクを作成すると自動的にAsanaにも反映されるため、担当者はそれぞれのツールを確認しなくて済み、タスクの見落としを防げますよね。
また、<span class="mark-yellow">手動でのタスク追加の時間が短縮され、結果的にタスクの進行をスムーズに進められるようにもなるはずです。</span>

メリット2:プロジェクトの透明性が高まる

BacklogとAsanaの連携により、全ての関係者が最新のタスク情報を同時に把握でき、プロジェクトの透明性が向上するはずです。
プロジェクトの進行状況が明確になれば、予定通りに進んでいるかどうかを確認しやすくなり、チームリーダーは管理負担が減りますよね。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">問題発生時に迅速に対応できる体制が整えられるのではないではないでしょうか。</span>

まとめ

BacklogとAsanaを連携させることで、効率的にタスク管理ができ、タスクの進捗状況が明確になるはずです。
チーム全体が進捗状況を把握できるため、コミュニケーションの円滑化にもつながります。
また、進捗が遅延している場合でも、課題を発見しやすいため、プロジェクトの遅れを最小限に抑えられそうです。
今回ご紹介したテンプレートを活用することで、ノーコードで簡単に自動化を導入できるので、ぜひ試してみてくださいね！