BASEに注文が発生したら会員情報をHubSpotに自動登録する方法

[Yoomとは]

Yoomを活用したBASEとHubSpotの連携フローの作成方法

ここからは、YoomでBASEとHubSpotを連携し、「BASEで注文が発生したら会員情報をHubSpotに登録する」というフローボットの作成手順を分かりやすくご紹介していきます！

ステップ1:BASEとHubSpotをマイアプリ連携する

まずは事前準備として、YoomのマイアプリにBASEとHubSpotを登録します。

1.BASEの登録方法
マイアプリの「+新規接続」をクリックして、BASEを検索します。

上記画面が表示されたら、メールアドレスとパスワードを入力し、「アプリを認証する」をクリックしてください。

2.HubSpotの登録方法

今度は「新規接続」をクリックし、HubSpotを検索します。

上記画面が表示されたら、「Sign in to your HubSpot account」をクリックします
ログイン画面にて、メールアドレスとパスワードを入力してログインしてください。
※補足）HubSpotのマイアプリ登録方法の詳細は下記のサイトをご覧ください。
HubSpotのマイアプリ登録方法

これで、BASEとHubSpotのマイアプリ登録完了です！

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

ステップ2:BASEの注文が発生したら起動するトリガーの設定

アプリトリガーの「注文が発生したら」という項目を設定します。

タイトルは変更可能です。
トリガーアクションが、「注文が発生したら」であることを確認し、「次へ」をクリックしてください。

トリガーの起動間隔は選択可能です。任意で設定してください。
※注意事項）プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

BASEにサンプルの注文情報を入力してください。
テストが成功すると、先ほど追加したBASEの注文情報がアウトプットとして反映されます。

アウトプットが正しく反映されているのを確認したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:BASEの注文情報を取得する

続いて、「注文情報を取得」という項目を設定します。

タイトルは変更可能です。
アクションが、「注文情報を取得」であることを確認し、「次へ」をクリックしてください。

注文IDは、上記画像のように設定されています。
※補足）上記画像のように設定すると、BASEで注文が発生したら「注文ID」を自動で取得することができます。
※設定方法）枠内をクリックし、「注文が発生したら」の中にある「注文ID」をクリックすると、注文IDの欄に{{請求ID}}と入力されます。‍

テストを行い、アウトプットが正しく取得できたら「保存する」をクリックしてください。‍

ステップ4:HubSpotのコンタクトを作成する

最後に、「コンタクトの作成」という項目を設定します。

タイトルは変更可能です。
アクションが、「コンタクトの作成」であることを確認し、「次へ」をクリックしてください。

コンタクト情報は、上記画像のように既に設定されています。

※補足）上記画像のように設定すると、BASEで注文情報が取得されたら「メールアドレス」を自動で取得し、HubSpotに反映することができます。
※設定方法）枠内をクリックし、「注文情報を取得」の中にある「メールアドレス」をクリックしてください。メールアドレスの欄に、{{メールアドレス}}と入力されます。‍

テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

全てのプロセスが設定済みになると、上記画面が表示されます。
「トリガーをON」にし、フローボットを起動させてください。

これで「BASEで注文が発生したら会員情報をHubSpotに登録する」フローボットの完成です。

BASEやHubSpotを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBASEやHubSpotのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

BASEを活用した自動化例

BASEの商品情報を追加する

BASEに商品情報が追加されると同じ情報を自動で追加することができ、ツール間のデータの整合性を保つことができます。

BASEで注文が発生したら追加する

引用した情報を使用してデータの登録を行うため、入力ミスや入力漏れの抑制につながるでしょう。

BASEで注文が発生したら通知する

BASEで注文が発生した際に自動的に通知され、メッセージ上で注文情報を確認できるようになります。

HubSpotを活用した自動化例

HubSpotに新規コンタクトが登録されたら通知する

HubSpotに新しいコンタクトが作成されると同時に通知が届くため、情報の遅延がなくなるはずです。

HubSpotで取引先が登録されたらフォルダを作成する

取引先が登録されるたびに自動でフォルダが作成されるため、手動でのフォルダ作成にかかる時間と手間を省ける可能性があります。

Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったら書類を発行する

コンタクト情報が正確に反映された最新の書類が迅速に生成されるため、情報の正確性向上が期待できるでしょう。

BASEとHubSpotを連携するメリット

メリット1: 手動入力の削減で業務効率を向上！

BASEとHubSpotの連携により、BASEに登録された会員情報がHubSpotにも自動で情報が反映されるため、入力の手間をなくせるかもしれません。
特に、日々大量の会員情報を処理するECサイトの運営者にとっては、業務負担の軽減は業務プロセスの改善にも寄与するはずです。
また、手動入力ではヒューマンエラーのリスクが伴いますが、自動化によりデータの正確性と信頼性向上も期待できるでしょう。

メリット2: データの一元管理が可能になる！

BASEとHubSpotの連携により、BASEの会員情報がHubSpotに集約されるため、顧客データの一元管理が実現可能となるはずです。
これにより、顧客の会員情報を基に、ターゲットを絞ったキャンペーンを効果的に実施できるようになるでしょう。
また、一元管理された顧客情報に基づき質の高いサービスを提供できる可能性があります。

まとめ

本記事では、BASEとHubSpotを連携し、BASEで注文が発生したら会員情報をHubSpotに登録する方法をご紹介しましたが、いかがでしたか？
このフローの活用により、入力作業の自動化やヒューマンエラーのリスク削減が可能になり、業務効率の向上が期待できます。
また、データの一元管理により、マーケティング活動や顧客対応の質を向上させられるかもしれません。
Yoomで業務を自動化してみたい方は、こちらから無料登録をして始めてみましょう！