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「HubSpotで管理しているコンタクト情報を、カスタマーサポートで使っているIntercomにも反映させたい」
「新しいリードが入るたびに、手作業でIntercomにユーザー登録するのが本当に手間だし、入力ミスも怖い…」
このように、HubSpotとIntercomを併用する中で、二重入力やデータの不整合といった課題に直面していませんか？日々の業務に追われる中で、このような単純作業に時間を取られるのは非常にもったいないことです。
もし、<span class="mark-yellow">HubSpotに新しいコンタクトが追加されたら、その情報を自動的にIntercomにも作成する仕組み</span>があれば、こうした悩みから解放され、入力ミスを心配することなく、より価値の高い顧客対応や営業活動に集中できる時間を確保できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の反復作業をなくせるはず。
ぜひこの機会に導入して業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotとIntercomを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
HubSpotとIntercomのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたコンタクト情報の転記作業を自動化できます。
例えば、HubSpotに新しいコンタクトが登録された際に、迅速にIntercomにも同じ情報でユーザーを作成するといったことが可能になり、手作業によるタイムラグや入力ミスを防げるため、最新の顧客情報に基づいた対応を実現します。
これから具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
HubSpotに新しいコンタクトが追加されるたびに、その情報を自動でIntercomにもコンタクトとして作成する連携です。
このフローにより、<span class="mark-yellow">マーケティング部門とカスタマーサポート部門間での情報連携がスムーズになり、手作業でのデータ入力の手間とミスを削減</span>できます。
顧客情報が素早く正確に同期されるため、一貫性のある顧客対応が可能になります。
HubSpotに追加されたコンタクトの中から、例えば「特定の地域」や「特定の製品に関心がある」といった条件に合致するものだけを抽出し、Intercomにコンタクトとして作成する連携です。
<span class="mark-yellow">サポート対象となるユーザーだけをIntercomに自動で登録できるため、より効率的でターゲットを絞った顧客管理が実現</span>します。
それでは、さっそく実際にHubSpotとIntercomを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとIntercomの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はHubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、Intercomにコンタクトを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
アプリ一覧でHubSpotをクリックします。
Sign in to your HubSpot accountをクリックします。
HubSpotのログイン画面に移行したら、パスワードを入力してログインしましょう。
権限追加方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
※権限の追加は「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は、管理者の方に権限追加の対応を依頼してください。
連携したいアカウントを選択しましょう。
チェックを入れて、Connect appを選択します。
これでHubSpotのマイアプリ登録完了です。
アプリ一覧で Intercomを選択してください。
アカウント名とアクセストークンを入力しましょう。
Intercomのマイアプリ登録方法は、こちらを確認してください。
これでIntercomのマイアプリ登録が完了です。
テンプレートを活用すれば、操作に不安がある方も簡単に設定することが可能です。
それでは下のバナーに表示されている「試してみる」をクリックしてください。
コピーできたと表示されたら、「OK」を選択します。
これでテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定します。
先ほどコピーしたテンプレートの「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面は設定ができているので、以下を確認したら、次へをクリックしてください。
次にアプリトリガーのAPI接続設定を行います。
この設定により、HubSpotに新しいコンタクトが作成されたらその情報を取得できます。
それでは設定しましょう！
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定します。
設定したら、HubSpotに移動し、テスト用に新しいコンタクトを作成してください。
今回は例として以下のコンタクトを作成しました。
実行後、Yoomに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、HubSpotの情報が取得できたら保存してください。
ここではHubSpotに登録されたコンタクト情報を使って、Intercomにもコンタクトを作成します。
次に「コンタクトを作成」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面は設定ができているので、以下を確認後、テストをクリックしましょう。
API接続設定を行い、ノーコードでコンタクトの作成情報を取得できるようにしましょう。
ここでは会社情報が登録されたという想定で設定しているので、リードを選択しています。
また、ユーザーを選択した場合は、ユーザーIDを入力してください。
メールアドレスはHubSpotの取得した値から選択します。
取得した値を使うことで、フローボットが起動する毎に変動する値を引用できます。
手入力してしまうと、同じ情報を繰り返しHubSpotに追加され続けるため、注意してください。
電話番号も同様に、HubSpotの取得した値から選択しましょう。
名前もHubSpotの取得した値から「姓」と「名」を選択します。
設定後、テストを実行し、Intercomにコンタクトを作成できたら、保存してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットの起動を確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
今回はHubSpotからIntercomへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にIntercomからHubSpotへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、カスタマーサポート側で発生した新規の会社情報を営業部門へシームレスに連携することが可能になります。
Intercomで新しく会社情報が作成された際に、その情報をトリガーとしてHubSpotにも自動で会社情報を作成する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">カスタマーサポートが捉えたビジネスチャンスを迅速に営業チームへ共有し、素早いアプローチが可能</span>になります。
手動での情報伝達漏れやタイムラグをなくし、機会損失を防ぎます。
Intercomで作成された会社情報の中から、「特定のプランを契約している」や「従業員数が一定以上」といった特定の条件を満たす会社だけをHubSpotに自動で作成する連携です。
<span class="mark-yellow">有望なアップセル・クロスセルのターゲットとなる企業情報を自動で営業リストに追加</span>できるため、より戦略的で効率的な営業活動を展開できます。
今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotやIntercomのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
HubSpotのコンタクト情報をMailchimpやSendGrid、Googleスプレッドシートに引用することができるため二重登録の手間が省けます。
また、HubSpotで取引の更新やフォームの送信があったらGoogle Driveにフォルダを作成したりShopifyに商品登録できるため業務の効率化が実現できるでしょう。
Intercomのコンタクト情報をSalesforceやGoogle スプレッドシートに追加できるため転記の際のヒューマンエラーを防ぎ情報の一貫性を高められます。
また、Intercomの会話情報をSlackやGmailで通知したりBacklogに追加できるため迅速な情報共有を実現できるでしょう。
HubSpotとIntercomの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、マーケティング、営業、カスタマーサポートの各チームは、常に同期された最新の顧客情報に基づいて迅速かつ正確なアクションを起こせるようになります。
本来注力すべき戦略的な業務に集中できる理想的な環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし、日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を実際に体験してみてください！
Q：コンタクト情報の「更新」も同期できますか？
A：はい！できます。
HubSpotのトリガーを「コンタクトが作成または更新されたら」に変更することで実現可能です。
また、有料プランで利用できる「分岐」オペレーションを活用することで、コンタクトを更新した時のみフローボットを起動させることもできます。
以下は更新したい場合のフロー作成イメージです。
Q：Intercomの「リード」と「ユーザー」の使い分けは？
A：リードは見込み客で、ユーザーは登録済の顧客を指します。
Intercomの活用顧客にあわせてカスタマイズしてください。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法はありますか？
A：アプリの連携が失敗した際は、Yoomの画面に表示されます。
連携が失敗した要因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられますので、再度画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携の操作を行いましょう！
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届くようになっています。
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