BASE注文をDiscordに自動通知して注文管理を円滑にする方法

ECサイトを運営する方やBASEを活用している事業主の多くは、注文情報を迅速かつ効率的に把握することに課題を感じたことはありませんか？例えば、急増する注文に追いつくことが難しいと感じることもあるでしょう。

そこで、Yoomを使ったBASEとDiscordのアプリ連携が役立ちます。この仕組みによって、注文情報が自動でDiscordに通知され、手間をかけずに最新情報を簡単に共有できるようになります。また、見逃しのリスクを減らし、業務のスムーズな進行を支える環境が整えられるでしょう。プログラミング知識が不要なので、今日から注文管理を効率化させましょう！

BASEとDiscordを連携するメリット

メリット1: 注文状況をすぐに確認できる

BASEで注文が発生すると、通知が自動的にDiscordへ送られ、担当者やチームメンバーがすぐにその情報にアクセスできます。特に、注文の確認をこまめに行いたい場合や、他の業務に忙しい際にこの仕組みは便利です。

手動での確認を減らすことで、業務効率が向上し、重要な注文情報を見逃すことも防げるでしょう。例えば、ECサイト運営者が商品の販売促進キャンペーン中に急増する注文を迅速に共有し、スムーズな出荷手続きを進める際に役立つことが期待できます。

メリット2: 見逃しの防止とチームの連携が高まる

自動通知によって注文対応の見落としが防げ、スムーズな業務の進行が期待できます。注文がBASEからDiscordに自動で送信されることで、手動での確認作業が減り、忙しい時期でも見逃しが減る上に、チーム全員が最新の状況を把握しやすくなるでしょう。

例えば、注文が急増したセール時期などに、担当者が分担して対応する必要がある場合、通知機能があることで、業務を分担しやすくなりチームの連携が高まることが期待できます。

BASEとDiscordの連携フローの作り方

ここからは、Yoomを使ってBASEとDiscordのアプリ連携の設定を行っていきましょう。
今回のフローは「BASEで注文が発生したらDiscordに通知する」というものです。

YoomとBASE、Discordをマイアプリ連携する
BASEでアプリトリガー設定
Discordでメッセージに関する詳細設定

プログラミングの知識がなくても、3ステップで設定ができます。

下のバナーの「試してみる」からテンプレートをコピーして、設定を進めていきましょう。

[Yoomとは]

ステップ1：BASEとDiscordをマイアプリ連携

詳しい設定に移る前に、今回使用するアプリをYoomを連携させておきましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

「マイアプリの新規接続」というウィンドウが出てきたら、BASEとDiscordを検索して、表示された内容に従って入力を進めていきましょう。
Discordのマイアプリ連携には、Discord(v2)を使用してください。アクセストークンを入力する必要があるので、以下のリンクを確認しながら進めましょう。

Discord Botのマイアプリ連携方法

連携の設定が完了すると、マイアプリ一覧にアイコンと一緒に表示されます。

BASEも確認出来たら、マイアプリ連携の設定は完了です。
次からは、フローの詳細設定を進めていきましょう！
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2：BASEでアプリトリガー設定

最初のフロー「注文が発生したら」をクリックしてください。
１ページ目には、マイアプリ連携が済んでいるBASEのアカウント情報が表示されています。

タイトルは編集可能なので、同じフローを複数稼働させる場合には、わかりやすいものに変更しておきましょう。
トリガーアクションは変更不可です。アカウント情報を確認したら次へ進んでください。

次のページでは、トリガーの起動間隔を設定します。

指定した期間ごとに、BASEの注文確認を自動で行います。
なお、トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

起動間隔を設定したら、BASEで仮の注文情報を入力した後に「テスト」をクリックしてアウトプットを取得しましょう。

実際に成功するとテストで入力した情報が、上記画像のアウトプットの横に表示されます。
ここまで確認出来たら「保存する」でBASEの設定は完了です。

ステップ3：Discordでメッセージの詳細を設定

続いて「メッセージを送信」をクリックしてください。

DiscordのBotからメッセージを送信して、指定したDMやチャンネルで通知を受けることができます。
最初のページでは、BASEと同様にアカウント情報などが反映されたものが表示されます。
必要に応じてタイトルを修正し、アカウント情報を確認したら「次へ」をクリックしてください。

次のページでは、通知を送るDiscordのチャンネルIDとメッセージ内容の詳細設定を行います。

チャンネルIDは、ブラウザの場合はURLから、アプリの場合は公式HPを参照して取得してください。

メッセージ内容は、BASEの設定で取得したアウトプットを活用しましょう。
チャンネルIDとメッセージ内容を設定したら、指定したチャンネルにメッセージが届くかテストします。
メッセージが届けば、「保存する」をクリックしてDiscord設定は完了です。最後にトリガーをONにしてすべての設定を完了させましょう。

これで、BASEで注文が発生したらDiscordに指定した内容のメッセージが届くようになりました。

今回使用したフローボットテンプレート
BASEで注文が発生したらDiscordに通知する

BASE・Discordを使ったその他の自動化例

1.Google スプレッドシートと連携して共有がしやすくなる

BASEはGoogle スプレッドシートと連携して注文情報を管理することもできます。BASEで注文発生後に、情報がGoogle スプレッドシートに自動で反映されるので、まとまった情報が共有しやすくなります。チーム間でやり取りする際にも便利ですね。

2.メールの内容もDiscordで確認

DiscordとGmailを連携すると、メール内容がDiscordに通知されます。アプリ間の行き来不要でメールの内容を確認できるので、迅速な対応につながる可能性が高まります。メールのやり取りが多い方は、業務効率向上も期待できますね。

3.注文者情報を自動管理

BASEで注文が発生したら、注文者(会員)情報をHubSpotに自動登録させることができます。正しい情報をHubSpotですぐに確認できることで、顧客への迅速なアプローチとマーケティングにつながることが期待できますね。

まとめ

BASEとDiscordの連携は、注文情報の管理をスムーズにし、チーム全体の連携力向上が期待できる効果的な方法です。自動通知により業務の見落としが減り、対応が効率的になることも期待できます。

Yoomを使えばプログラミング知識がなくても、簡単に設定が可能です。これにより、日々の業務がより快適に、そしてストレスなく進むでしょう。ぜひ、Yoomに無料登録して、BASEとDiscordの連携を試してみてください！