BASEで注文が発生したらGoogle Chatに自動通知する方法

BASEは、プログラミング未経験者でも簡単に操作できるUIを備え、ショップの立ち上げから管理まで対応できる便利なツールです。
しかし、注文管理や顧客対応の業務は他の専用アプリに任せて運用するケースも少なくありません。そのため、業務フローが複雑になることもあります。
本記事では、BASEとGoogle Chatを連携することで得られるメリットと、手軽に始められる自動化の手順を解説します。

BASEとGoogle Chatを連携するメリット

メリット1: 迅速な注文確認が可能に　

Google Chatに通知されることで、注文が発生したタイミングを素早く把握できるようになります。
これにより、必要に応じた対応が可能になり、出荷準備もスムーズになります。
例えば、ECショップのオーナーが外出中でもスマートフォンを通じて注文通知を受け取り、必要な指示を出すことが可能です。
また、在庫管理チームも通知を受けて迅速に在庫を確認し、在庫が少ない場合にはすぐに追加発注へ移行できます。
結果として、商品出荷までの対応がスムーズになり、顧客満足度の向上が期待できます。

メリット2: チーム全体での情報共有を容易に

注文が入ると、その情報がGoogle Chatを通じて共有されます。これにより、出荷担当者だけでなく、カスタマーサポートや在庫管理の担当者も最新の注文状況を素早く確認でき、チーム全体でスムーズに業務を進められます。
例えば、カスタマーサポートが「注文状況を教えてほしい」という問い合わせを受けたとき、Google Chatを使ってすぐに注文情報を確認し、その場で正確に答えられます。
また、出荷担当のスタッフが梱包を進める際、チーム全員が最新の注文情報を共有しているので、困ったときもすぐにサポートが受けられ、スムーズに仕事を進められます。
これにより、チーム全員で情報を迅速に共有することで、業務効率の向上が見込めます。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

[Yoomとは]

BASEとGoogle Chatの連携フローの作り方‍

今回は、【BASEで注文が発生したらGoogle Chatに通知する】というフローを作成します。
このフローを使うと、BASEで注文が入るたびにGoogle Chatへ自動通知されます。注文内容をGoogle Chat上で確認できるため、BASEとGoogle Chat間の行き来が不要になります。

4ステップだけなので、簡単に設定できます。

1.BASEとGoogle Chatをマイアプリ登録
2.BASEで注文が発生したら起動するトリガーの設定
3.Google Chatでメッセージを送信する設定
4.テストと確認

ステップ1:BASEとGoogle Chatのマイアプリ連携

1. Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2.新規接続をクリックします。

3.赤枠からアプリ名で検索できます。今回はBASEとGoogle Chatをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、BASEとGoogle Chatのアイコンがマイアプリに表示されます。確認してください。

Google Chatのマイアプリ連携について、詳細は以下のリンクを参照してください
Google Chatマイアプリ登録方法
なお、Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

1.以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

2.以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:BASEで注文が発生したら起動するトリガー設定

1.まず、一番上の「注文が発生したら」をクリックします。

2. タイトルは自由に設定してください。
BASEと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「注文が発生したら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3. トリガーの起動間隔を設定してください。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

ステップ3:Google Chatでメッセージを送信する設定

1.フロー画面に戻ります。
次は、「メッセージを送信」のアイコンをクリックします。

2.Google Chatと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「メッセージを送信」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.スペースのリソース名とメッセージ内容を設定してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

4.これで、【BASEで注文が発生したらGoogle Chatに通知する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomのテンプレートを使えば、プログラミングの経験がない人でも安心です。
複雑な設定をする必要はなく、画面の案内に従うだけでスムーズに設定できます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

BASEを使ったその他の自動化例

他にもBASEを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Baseで注文が発生したら、Googleスプレッドシートへ注文情報を追加するフローです。
このテンプレートを使えば、BASEからの注文情報を自動でGoogleスプレッドシートに転送できます。
Googleスプレッドシート上で注文情報を一元管理することで、データ分析や顧客管理の効率化が図れます。

2.BASEで注文が発生したらkintoneに追加するフローです。
BASEの注文情報を、このフローでkintoneに自動登録できます。
手作業の負担が減り、業務効率の向上が期待できます。
また、BASEのステータスを基準にすることで、入庫依頼の作成や管理をスムーズに進めやすくなります。

3.BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
このテンプレートを活用することで、BASEでの注文をトリガーにMicrosoft Excelに自動でデータが追加されます。
情報が自動でまとまるため、集計や分析作業がスムーズに行えます。

まとめ

BASEとGoogle Chatの連携によって、注文が入るたびにMicrosoft Excelにデータが自動で反映されるようになりました。
この自動化で、手入力の手間を省きながらスムーズな情報共有ができ、作業スピードの向上が期待できます。
Yoomでは、特別なスキルがなくても自動化の設定が可能です。案内に従うだけですぐに使い始められます。
普段使うツールを連携させることで、作業フローを整理しやすくなります。
日常業務の効率化を目指して、Yoomを取り入れてみませんか。