BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加する方法

[Yoomとは]

BASEとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加する」フローを一緒に作っていきましょう！

Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1：BASEとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、BASEをクリックしましょう。
(3)以下の画面が出てくるので、お持ちのアカウントでメールアドレス、パスワードを入力し、「アプリを認証する」をクリックします。

(4)次にMicrosoft Excelの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からMicrosoft Excelをクリックします。
(5)サインイン画面が出てきます。アカウントを入力後、「次へ」をクリックしてください。

連携が完了するとYoomのマイアプリにBASEとMicrosoft Excelが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：アプリトリガーの設定

(1)下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「注文が発生したら」をクリックし、設定を進めていきましょう。

(2)BASEの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、BASEと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「注文が発生したら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3:Microsoft Excelのデータベースの操作

(1)次に、Microsoft Excelのデータベースを操作します。
「レコードを追加する」をクリックします。

(2)Microsoft Excelの「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままで「次へ」をクリックしてください。

下に進み、データベースの連携から各項目に入力をしてください。
・ファイルの保存場所：プルダウンから選択
・サイトID：候補から選択
・ファイル名（任意）：候補もしくは直接入力
・アイテムID：候補から選択
・シート名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力

入力が完了しましたら、「次へ」をクリックしましょう。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、各項目をアウトプットより選択します。

入力が完了しましたら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックしてください。

これで、「BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加する」フローボットの完成です！
作成、お疲れ様でした！

BASEやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBASEやMicrosoft ExcelのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

BASEを活用した自動化例

BASEで注文が発生したら追加する

注文が発生後の入力作業を自動化することで、入力ミスや作業漏れの防止につながるでしょう。

BASEで売り切れがあったら通知する

毎日決まった時間にBASEから売り切れのある商品を自動で通知するため、在庫状況の迅速な把握に役立ちます。

BASEの商品情報を追加する

BASEに商品情報が追加されると同じ情報を自動で追加することができ、ツール間のデータの整合性を保てるようになるはずです。

Microsoft Excelを活用した自動化例

タスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する

タスク追加が自動化されることで手動による作業が不要となり、その他の作業に集中できる時間を増やせる可能性があります。

契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する

契約が完了後に自動でMicrosoft Excelの情報を更新するため、転記ミスなどのヒューマンエラーをなくせるかもしれません。

Microsoft Excelの雛形から納品書を作成して通知する

Microsoft Excelで雛形書類をもとに納品書を作成して自動で通知するため、作業のスピードアップが見込めるでしょう。

BASEとMicrosoft Excelを連携するメリット

メリット1: 手動入力の手間を削減

BASEとMicrosoft Excelを連携することで、データ入力にかかる時間短縮が期待できます。
例えば、注文数が多い場合や頻繁に更新が必要な時にこの自動化は役立つでしょう。
スピード感を持った情報処理が実現するかもしれません。
また、手動入力によるヒューマンエラーも防ぐことができるため、データの正確性向上にもつながります。

メリット2: 注文データの一元管理

Microsoft ExcelでBASEの注文データを一元管理することも可能です。
複数のシステム間でデータを見比べなくても、すべての注文情報が一つのデータベースに集約されるため、データの把握や分析がしやすくなります。
これにより、在庫管理や販売レポートの作成が効率化され、ビジネス戦略の改善にも役立つはずです。
特に、複数の販売チャネルを持つ企業にとって、データの一元管理は重要な要素となるでしょう。

まとめ

BASEとMicrosoft Excelの連携により、注文データの管理が効率化されそうですね！
手動でのデータ入力を省き、正確で迅速なデータ更新が可能になるため、業務のスピードアップやヒューマンエラーの削減が期待できます。
また、Microsoft Excelを活用したデータの一元管理により、在庫状況や売上分析の作業を簡略化できるかもしれません。

Yoomを使用することで、簡単にこの連携を設定できるため、ECサイトを運営している方にとって便利だと思います。
この方法を活用して、業務を効率化していきましょう！