BASEの注文情報をMicrosoft Excelに自動登録！効率化の方法とは？

BASEでの注文管理を効率化するために、Microsoft Excelとの連携を紹介します。手動でのデータ入力は時間がかかり、ミスも発生しやすいですが、この自動化によりその手間を削減することが期待できます。この記事では、Yoomを使用して、BASEで注文が発生した際にMicrosoft Excelに自動的に追加する方法を詳しく解説します。ECサイトを運営している方にとって、業務の効率化とデータ管理の一元化に役立つでしょう。

BASEとMicrosoft Excelを連携するメリット

メリット1: 手動入力の手間を削減

BASEとMicrosoft Excelを連携することで、BASEで新しい注文が発生した際、その情報を自動的にMicrosoft Excelに追加することができます。これにより、データ入力にかかる時間を短縮することが期待できます。例えば、注文数が多い場合や、頻繁に更新が必要な時に、この自動化は役立つでしょう。
また、手動入力によるヒューマンエラーも防ぐことができるため、データの正確性向上にも期待できます。

メリット2: 注文データの一元管理

Microsoft ExcelでBASEの注文データを一元管理することで、複数のシステム間でデータを見比べなくても、すべての注文情報が一つのスプレッドシートに集約されるため、データの把握や分析がしやすくなります。これにより、在庫管理や販売レポートの作成が効率化され、ビジネス戦略の改善にも役立ちます。特に、複数の販売チャネルを持つ企業にとって、データの一元管理は重要な要素となるでしょう。

[Yoomとは]

BASEとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加する」フローを一緒に作っていきましょう！

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐに始められます！
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1：BASEとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、BASEをクリックします。
(3)以下の画面が出てくるので、お持ちのアカウントでメールアドレス、パスワードを入力し、「アプリを認証する」をクリックします。

(4)次にMicrosoft Excelの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からMicrosoft Excelをクリックします。
(5)サインイン画面が出てきます。アカウントを入力後、「次へ」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにBASEとMicrosoft Excelが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：アプリトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「注文が発生したら」をクリックします。

(2)BASEの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、BASEと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「注文が発生したら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3:Microsoft Excelのデータベースの操作

(1)次に、Microsoft Excelのデータベースを操作します。
「レコードを追加する」をクリックします。

(2)Microsoft Excelの「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままで「次へ」をクリックします。

下に進み、データベースの連携から各項目に入力をしてください。
・ファイルの保存場所：プルダウンから選択
・サイトID：候補から選択
・ファイル名（任意）：候補もしくは直接入力
・アイテムID：候補から選択
・シート名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力

入力が完了しましたら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、各項目をアウトプットより選択します。

入力が完了しましたら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加する」フローボットの完成です。

BASEとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもBASEとMicrosoft Excelを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらBASEに商品情報を登録する

Google スプレッドシートに商品情報を追加すると、自動でBASEに情報を反映することができるフローです。新商品追加など商品情報の登録作業を効率化したい方にとって役立つでしょう。

2.BASEで注文が発生したらkintoneに追加する

kintoneと連携することで、BASEから注文が入ると、自動でkintoneにその情報が追加されます。
手入力を減らすことで作業の時間を短縮することが期待できます。

3.Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しOutlookで送付する

Yoomフォームに回答すると、自動でMicrosoft Excelで納品書を作成し、作成した納品書をOutlookに送付することができます。すべての工程を自動化できるため、効率よく作業できるでしょう。

他にも、BASEとMicrosoft Excelを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。‍

BASEを使用したフローボットテンプレート一覧

Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

BASEとMicrosoft Excelの連携により、注文データの管理が効率化されそうですね！
手動でのデータ入力を省き、正確で迅速なデータ更新が可能になるため、業務のスピードアップやヒューマンエラーの削減が期待できます。また、Excelを活用したデータの一元管理により、在庫状況や売上分析も容易に行え、経営判断をサポートするでしょう。

Yoomを使用することで、簡単にこの連携を設定できるため、ECサイトを運営している方にとって便利だと思います。
ぜひ、この方法を活用して、業務を効率化していきましょう！