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「boardに登録した顧客情報を、Squareにも手作業で登録していて手間…」
「案件ごとに顧客情報を確認し、二重入力する作業に時間がかかっている…」
このように、営業支援ツール「board」と決済サービス「Square」を併用する中で、双方のデータを手作業で連携させることに手間や課題を感じていませんか？
こうした定型的な入力作業は、時間的なコストがかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">boardに新しい情報が登録された際に、その内容を自動でSquareに連携する自動化の仕組み</span>です。
これらの悩みから解放され、顧客対応や案件管理といったより重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、日々の反復作業の削減に役立つので、ぜひこの記事を参考に業務の自動化を実現してみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとSquareを連携し、様々な業務フローを自動化する</span>テンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
boardとSquareのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録や更新作業を自動化できます。
これにより、入力の手間やミスを削減し、正確な情報を担保することが可能になるでしょう。
ここでは具体的な自動化の連携テンプレートをいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
boardで作成された新規顧客の情報を、自動でSquareの顧客リストにも登録する連携です。
この自動化により、boardで顧客情報を管理しつつ、決済や請求のために利用するSquareにも<span class="mark-yellow">速やかに顧客情報が反映されるため、手動での二重入力の手間を削減</span>し、入力ミスの防止にも期待できます。
また、特定の条件に合致した顧客のみを連携するといった、分岐処理を含む柔軟な自動化も実現可能です。
boardに新しい案件が登録された際、その案件に関連する顧客情報がSquareに存在するかを自動で検索し、もし存在しない場合には新規顧客として登録する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">案件が発生する都度、手動で顧客の有無を確認・登録する手間を削減できる</span>ことで、顧客データの重複登録を防ぎながら、最新の状態で顧客マスタを維持管理できるでしょう。
それでは、さっそく実際にboardとSquareを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとSquareの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「boardに新しい顧客が作成されたら、Squareに顧客情報を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
検索窓でboardと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
下図の画面が表示されるので次のように入力し、「追加」を押せばYoomとの連携は完了です！
▼参考：boardのAPIトークン取得画面▼
先ほど同様に検索窓でSquareと入力し、表示された候補からSquareを選択してください。
Yoomと連携するアカウントでログインすると、連携が完了します。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしてご利用ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、boardで新しい顧客が作成（または更新）された際に、フローが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの「新しい顧客が作成または更新されたら」をクリックしてください。
タイトルは編集できるので、必要に応じて変更してくださいね！
連携するアカウント情報は、フローで使用するものであることを確認しましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「APIキー」は、こちらのページで値を取得して入力しましょう。
▼参考：board_APIキー確認画面▼
設定が完了したら動作チェックのためにテストを行いますので、boardにテスト用の顧客を作成してください。
テストなので「Sample株式会社」や「Demo Company」など、架空の情報でOKです！
作成後はYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成した顧客の情報がアウトプットとして「取得した値」に抽出されるので、内容を確認しましょう。
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、各アクションで取得したアウトプットをSquareに自動登録可能となります！詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、分岐条件の設定をしていきます。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
この分岐条件の設定を入れることで、boardの顧客情報が「更新」された時はSquareに登録せず、新たに「作成」された場合にのみ登録できるようになります！
特に設定を変更する必要はありませんが、下図のような設定になっていることを確認してみてください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、AI機能を使ってテキストからデータを抽出する設定を行います。
この設定をフローに入れることで、たとえば、boardに作成された顧客情報の「備考欄」に記載された内容から「担当者」などのテキストデータを抽出し、Squareに連携することが可能になりますよ！
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、「変換タイプ」はフローを活用する業務内容に合わせて選択します。
デフォルトでは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が設定されていますが、下図から自由に選択できるので、活用シーンに合わせて設定してみてくださいね！
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
【Tips】
このようにアウトプットを活用することで最新のboardデータに基づいてその都度抽出し、Squareへ登録可能となります。アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じデータからテキスト抽出を行うため注意が必要です。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定したテキストデータが、正しく抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、boardに作成された顧客情報を使い、Squareに顧客情報を自動登録する設定を行います。
「顧客情報を登録」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであるかどうかを確認します。
アクションは「顧客情報を登録」のままにして、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定をしていきましょう。
ここでもアウトプットを使って各設定項目に適切な値を設定していきますよ！
たとえば、「姓」には、「取得した値」の「テキストからデータを抽出する」内にある「担当者姓」を設定します。
その他の項目も同様に、それぞれに適切なアウトプットを設定してみてくださいね！
このようにアウトプットを使って設定することで、boardの情報をそのまま引用してSquareに登録することが可能になります。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にSquareに顧客情報が登録されていることを確認してみましょう！
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押せば設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「boardに新しい顧客が作成されたら、Squareに顧客情報を登録する」フローの作成手順でした！
今回はboardからSquareへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSquareからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
どちらのツールを起点に業務を行うかに合わせて、最適な自動化フローを選択できますよ！
SquareのPOSレジやオンラインストアで新しい顧客が登録された際に、その情報を自動でboardの顧客リストにも追加する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">どちらのツールで顧客接点が生まれても、双方のデータベースに情報が同期される</span>ため、手動での転記作業や情報のサイロ化を防ぎ、一貫性のある顧客管理の実現に期待できます。
Square上で顧客情報が削除された場合に、そのアクションをトリガーとして、boardに登録されている対応する顧客情報を自動でアーカイブする連携です。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">顧客マスタの鮮度を高く保ち、古い情報に基づく誤ったアプローチを防ぐ</span>ことができるでしょう。
手動でのデータクレンジングの手間を省き、効率的な顧客情報管理をサポートします。
boardやSquareのAPIを活用することで、顧客管理や決済情報の連携、通知業務を自動化し、作業効率を向上できます。
Yoomにはこれらを活用したテンプレートが豊富に用意されているので、日常業務に合わせて導入してみてください！
boardを活用した自動化を導入すると、顧客情報や案件情報を他ツールと連携して管理できます！
たとえば、Google スプレッドシートやHubSpotからのデータを基に顧客を登録したり、案件の登録をGmailで通知することで、営業やサポート業務の効率化が可能です。
また、OpenAIで備考を要約して顧客情報をboardに追加することで、情報整理の手間も削減できます。
Squareを活用すると、決済情報や顧客管理を他ツールと連携して自動化できます！
たとえば、決済完了をもとにfreee会計で取引先を作成したり、Slackで通知したりすることで、会計や営業フローを効率化できます。
また、Salesforceやスマレジの情報を連携して顧客情報を自動登録したり、Microsoft Excelに追加することで、顧客管理の一元化も可能です。
いかがでしたか？
boardとSquareの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客情報の転記作業の手間を削減し、入力ミスや二重登録といったヒューマンエラーの防止にも役立つでしょう。</span>
これにより、担当者は常に正確なデータに基づいて顧客対応や営業活動に専念でき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。
ぜひこの機会に、自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
まずは本記事を参考に、boardとSquareの連携からスタートしてみてくださいね！
Q：顧客情報以外に、案件や請求といった情報も連携できますか？
A：はい、可能です。boardをトリガーとしたフローを構築する場合、主に次のようなアクションをきっかけにフローを起動し、他のツールへデータを連携することができます。
Q：AIによるテキスト抽出がうまくいかない場合の対処法はありますか？
A：抽出条件の設定を工夫することで、精度が向上する場合があります。
例えば、指示内容を入力する部分に「本文冒頭にある商品名を抽出してください」など情報の位置を指定したり、「画像URLは除外してください」のような不要な情報を除外する条件を入れることも可能です。
条件を明確にすることで、AIが誤った情報を拾う可能性を減らすことができるので、ぜひ試してみてくださいね！
Q：連携が失敗した場合、どこでエラーの原因を確認できますか？
A：Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、フローの連携がエラーとなっている事を知らせるメールが届きます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
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