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「Squareの予約キャンセル、気づくのが遅れて対応が後手に回ってしまった…」
「キャンセル情報をチームに共有するのが手間で、他の業務が滞ってしまう…」
このように、予約のキャンセル対応に関する手作業での情報共有に課題を感じていませんか？
予約管理システムを常に監視し、キャンセルが発生するたびに関係者へ手動で連絡するのは、時間がかかるだけでなく担当者にとっては大きな負担です。
もし、<span class="mark-yellow">Squareで予約がキャンセルされた際に、その情報を自動でSlackなどのチャットツールに通知できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されます。迅速な情報共有とスムーズな再調整が可能になります。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで手軽に設定できます。
無理なく使えるツールで、業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Squareの予約キャンセルに対応する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Squareで予約がキャンセルされた際に、その詳細情報をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！このフローを使えば、手動での確認や連絡の手間が一切なくなり、リアルタイムでの情報共有が可能になります。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Slackについてはナビ内で解説しているので省略しますね
Squareのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「予約が更新またはキャンセルされたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Squareと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
次に進んだらWebhookの設定を行います。
以下の赤枠をコピーして、こちらのページから設定していきましょう。
設定できたら、Squareでテスト用の予約を作成し、キャンセルしましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「保存する」を選択しましょう。
【注意】
「分岐する」を選択します。
「分岐対条件を指定」と「分岐条件」はデフォルトで設定されています。
今回はSquareで予約がキャンセルされた時を想定したフローですので、「ステータス」の値が「CANCELLED_BY_SELLER」であるか否かで分岐するように設定されています。
確認して「保存する」を選択しましょう。
「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「投稿先のチャンネルID」を候補から選択しましょう。
「メッセージ」を設定します。
今回は固定のテキストと「取得した値」を用いて以下のように設定しました！
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Slackにメッセージが投稿されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
他にもSquareを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
他にも、Squareで決済が完了した際にHubSpotやSendGridに顧客情報を自動登録したり、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を作成してそのままメールで送信することも可能です。
さらに、DiscordやTumblrの投稿内容をもとにSquareに顧客情報を登録することもできます。
決済から顧客登録、通知までの一連の流れを自動化することで、業務全体の効率を高められるでしょう。
Squareの予約キャンセル通知を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予約システムの監視や関係者への連絡といった手間のかかる作業をなくし、情報の見落としといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。</span>
これにより、キャンセル情報をリアルタイムでチームに共有し、空いた予約枠の再調整や顧客への迅速な対応が可能になります。よりスムーズな店舗運営やサービス提供が実現可能です！
業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Slack以外のツール（例：メールツール）に通知できますか？
A：はい、可能です！例えば、Gmailに連携させたい場合は、まず、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションを削除します。
「値と等しい CANCELLED_BY_SELLER」直下の「+」マークから、Gmailを検索し、該当オペレ－ションを設定しましょう。
Q：予約が「キャンセル」ではなく「変更」された場合も通知できますか？
A：はい、可能です！予約が「キャンセル」ではなく「変更」された時に通知したい場合は、分岐条件を「予約作成日時」と「更新日時」の値が等しくないか否かに設定しましょう。
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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