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boardは、見積書や請求書を始めとした帳票類の作成のほか、原価管理、支払管理などができるサービスです。案件ごとに帳票や情報を管理できる点から重宝している方は多いのではないでしょうか。
そんなboardには、Gmailと連携することで自動化できる業務フローがあるんです。具体的な自動化フローの例と、効率化のメリットをお伝えします
boardとGmailに加え、Webフォームも共に連携することで可能となるフローです。
フォームで収集した情報をもとにboardに顧客登録を行い、その内容をGmailによってメール通知します。
Webフォームは、予約や申込み用に準備して顧客側で入力してもらう、もしくは、情報登録用として社内の各担当者に入力してもらう、どちらの形でも運用できます。
顧客情報の登録や管理を効率的に行うことが可能となります。
顧客情報だけでなく、案件情報の新規登録や更新に際しても、自動でメールを送るよう設定が可能です。
チームメンバーへの業務依頼や、案件を管理する上長への報告など、案件情報の登録や更新のタイミングで必ず送るメールがあれば、事前の設定をおすすめします。
指定のスケジュールになったら、boardでの請求リストの取得と、その内容に関するメール送付を自動で行うことができます。
月度ごとの請求業務など、定期的に行う業務を自動化させることで、業務のもれを防ぐことが可能です。
以上の3例のように、boardとGmailを連携することで、様々な情報の共有がスムーズになります。
boardがカバーする業務領域は非常に広いため、取り扱う帳票や情報の種類は多岐に渡ります。Gmailとの連携により、登録や更新した情報に関する周知や承認依頼、リマインドなどをメールで送ることが可能です。
情報を自動で同期させることで、情報共有のためにデータを再入力する必要はありません。これにより、入力ミスや作業もれの防止、確認と再入力の時間の削減が可能となり、業務の効率化につながります。また、正確な情報の迅速な共有が行われることで、後続処理もスムーズになります。
ここまでご紹介した自動化例やメリットから、自分も試してみたいと思った方に朗報です！
Yoomを利用することで、プログラミングの技術や知識がなくても、ノーコードで連携や自動化が可能となります。
Yoomに登録していない方は、こちらからアカウント発行をどうぞ。
操作感の確認をしたいという場合、フリープランでの開始や有料プランのトライアルも可能です。
アカウント登録まで完了したら、実際にYoomを使って連携し、自動化フローを作成してみましょう。
先ほどの例でも一番にご紹介したフォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailでメールを送付する業務フローについて、テンプレートを使った作成方法を詳しくお伝えします。
業務フローの作成は、テンプレートがあれば更に簡単です。
まずは、以下のリンクの「試してみる」から、テンプレートをコピーしてください。
なお、今回のWebフォームはYoomのため、他ツールを追加で連携する必要はありません。
※ステップ1はアプリ連携の手順です。連携済みの場合、ステップ2へ進んでください。
1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、boardとGmailをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※boardのマイアプリ登録については、こちらをご覧ください。
1.コピーしたテンプレートを開きます。(タイトルを変えたい場合、下図の赤枠部分を変更してください。)
手動でテンプレートを開く場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、画面右上の「編集する」をクリックして開いてください。
2.フローボットから「フォームトリガー 登録企業名」をクリックしてください。
3.フォームを作成します。
boardへの登録したい内容や今後の取引に必要となる情報に合わせて、項目などを修正してください。
※下図は作成画面の一部です。
4.フォームの内容が整ったら、「次へ」をクリックします。
5.フォームの表示確認と詳細設定を行います。
回答ページや完了ページの表示内容の確認、及び、アウトプット参照時における各項目のサンプル値の設定を行い、「保存する」をクリックしてください。
※下図は入力例です。
1.フローボットから「アプリと連携する 顧客の登録」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
各項目について、欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
※APIキー、顧客名、顧客略称名、デフォルト支払い条件IDは必須項目です。
※ステップ2で取得したアウトプットより情報の参照が可能です。
※下図は項目の一部です。また、図の入力欄の語句やアウトプットは入力例です。
※参考：APIキーは、boardでは下図のように表示されています。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットから「メールを送る メールを送る」をクリックしてください。
2.メールの設定をします。
タイトル：変更可能です。
メール内容：各項目に必要な情報を入力してください。To、件名、本文は必須項目です。
※メール内容には、ステップ2やステップ3で取得したアウトプットの情報参照が可能です。
※下図は入力の一例です。
4.「次へ」をクリックします。
5.メール送信のテストを行います。
送信内容の確認後にテストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、フォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailでメールを送付するフローの完成です。
運用する際は、フォームの入力者に対してフォームのリンクを知らせてください。
フォームトリガーから(下図の赤枠部分クリックで)リンクのコピーが可能です。
これまでお伝えした以外にも、boardとGmailに関する連携フローはたくさんあります。その中から応用編として、自動化できる業務フローのテンプレートを2つご紹介します。
kintoneとboardの連携で自動化できる業務フローです。
kintoneのデータベースのステータスが更新された際、その更新内容をもとに、boardで発注登録を行うことができます。
発注に関する詳細データをkintoneで管理している場合に役立つほか、案件や顧客の情報登録への応用も可能です。
boardへの情報の登録後、Gmailでその旨を周知するフローを追加することもできます。
boardとCRMプラットフォームHubSpotの連携で可能となるフローです。boardでの新規案件の登録時などに、HubSpot上で、案件名や案件の対象である顧客名などの情報を反映してチケットを自動作成することができます。
ツール間で情報を自動同期させ、データを最新状態のまま保持できることで、営業活動やカスタマサポート、プロジェクトの進行管理などに役立ちます。
先に手順を紹介した例のように、案件のデータ入力をフォーム準拠とすることや、登録情報をGmailで共有することも、もちろん可能です。
boardとGmailの連携により、これまで手動で登録していた案件登録を自動化できることがわかりました。boardでは見積もり内容を入力するだけで納品書や請求書全てに内容を反映できます。元々自動化に長けているツールのため、とっても便利ではあるんですが他のアプリとの連携でより便利に使っていただけることを、感じていただけたのではないでしょうか。
経理を初め、プロジェクト担当者、営業の方にぜひお試しいただきたいです。
Yoomではテンプレートをカスタマイズすることもできます。より、業務にコミットした複雑なフロー作りにもチャレンジしてくださいね。テンプレートをカスタマイズし、データベースを取り入れると重複した企業名を除外するフローなど、もっと管理しやすいフローにもできそうです。
理想のフローを作りたいけど、ちょっと難しいなぁという時も安心！Yoomチームにご相談くださいね。みなさまのニーズにお答えします。まずはお試しいただけるフリープランからスタートしてみてください！
Yoomはみなさまの自由時間を作り、豊かな生活を送るお手伝いをさせていただきます！
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