boardの顧客登録とGmailの登録完了メールの送付を自動化してみた！

フォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailでメールを送付する方法

‍※ステップ1はアプリ連携の手順です。連携済みの場合、ステップ2へ進んでください。

ステップ1:boardとGmailをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、boardとGmailをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※boardのマイアプリ登録については、こちらをご覧ください。

‍ステップ2:登録企業の情報を入力するフォームを作成し、起動のトリガーとする

1.コピーしたテンプレートを開きます。(タイトルを変えたい場合、下図の赤枠部分を変更してください。)
　手動でテンプレートを開く場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、画面右上の「編集する」をクリックして開いてください。

2.フローボットから「フォームトリガー 登録企業名」をクリックしてください。

3.フォームを作成します。
　boardへの登録したい内容や今後の取引に必要となる情報に合わせて、項目などを修正してください。
　※下図は作成画面の一部です。

4.フォームの内容が整ったら、「次へ」をクリックします。

5.フォームの表示確認と詳細設定を行います。
　回答ページや完了ページの表示内容の確認、及び、アウトプット参照時における各項目のサンプル値の設定を行い、「保存する」をクリックしてください。
　※下図は入力例です。

ステップ3:boardに顧客を登録するアクションを設定

1.フローボットから「アプリと連携する 顧客の登録」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　各項目について、欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
　※APIキー、顧客名、顧客略称名、デフォルト支払い条件IDは必須項目です。
　※ステップ2で取得したアウトプットより情報の参照が可能です。
　※下図は項目の一部です。また、図の入力欄の語句やアウトプットは入力例です。

　※参考：APIキーは、boardでは下図のように表示されています。

4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:メールを送るアクションを設定

1.フローボットから「メールを送る メールを送る」をクリックしてください。

2.メールの設定をします。
　タイトル：変更可能です。
　メール内容：各項目に必要な情報を入力してください。To、件名、本文は必須項目です。
　※メール内容には、ステップ2やステップ3で取得したアウトプットの情報参照が可能です。
　※下図は入力の一例です。

4.「次へ」をクリックします。

5.メール送信のテストを行います。
　送信内容の確認後にテストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、フォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailでメールを送付するフローの完成です。

運用する際は、フォームの入力者に対してフォームのリンクを知らせてください。
フォームトリガーから(下図の赤枠部分クリックで)リンクのコピーが可能です。

他にもたくさん！boardとGmailの、自動化可能フローをご紹介

これまでお伝えした以外にも、boardとGmailに関する連携フローはたくさんあります。その中から応用編として、自動化できる業務フローのテンプレートを2つご紹介します。

kintoneのステータスが更新されたら、boardに発注を登録する

kintoneとboardの連携で自動化できる業務フローです。
kintoneのデータベースのステータスが更新された際、その更新内容をもとに、boardで発注登録を行うことができます。

発注に関する詳細データをkintoneで管理している場合に役立つほか、案件や顧客の情報登録への応用も可能です。
boardへの情報の登録後、Gmailでその旨を周知するフローを追加することもできます。

boardに案件が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する

boardとCRMプラットフォームHubSpotの連携で可能となるフローです。boardでの新規案件の登録時などに、HubSpot上で、案件名や案件の対象である顧客名などの情報を反映してチケットを自動作成することができます。

ツール間で情報を自動同期させ、データを最新状態のまま保持できることで、営業活動やカスタマサポート、プロジェクトの進行管理などに役立ちます。

先に手順を紹介した例のように、案件のデータ入力をフォーム準拠とすることや、登録情報をGmailで共有することも、もちろん可能です。

まとめ

boardとGmailの連携により、これまで手動で登録していた案件登録を自動化できることがわかりました。boardでは見積もり内容を入力するだけで納品書や請求書全てに内容を反映できます。元々自動化に長けているツールのため、とっても便利ではあるんですが他のアプリとの連携でより便利に使っていただけることを、感じていただけたのではないでしょうか。

経理を初め、プロジェクト担当者、営業の方にぜひお試しいただきたいです。

Yoomではテンプレートをカスタマイズすることもできます。より、業務にコミットした複雑なフロー作りにもチャレンジしてくださいね。テンプレートをカスタマイズし、データベースを取り入れると重複した企業名を除外するフローなど、もっと管理しやすいフローにもできそうです。

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