boardとGmailを連携して、フォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行いGmailでメールを送付する方法

boardとGmailの連携で自動化できる業務や得られるメリットとは

boardは、見積書や請求書を始めとした帳票類の作成のほか、原価管理、支払管理などができるサービスです。案件ごとに帳票や情報を管理できる点から重宝している方は多いのではないでしょうか。

そんなboardには、Gmailと連携することで自動化できる業務フローがあるんです。具体的な自動化フローの例と、効率化のメリットをお伝えします

例1:フォームの回答をもとにboardの顧客登録を行い、その内容をGmailで共有する

boardとGmailに加え、Webフォームも共に連携することで可能となるフローです。
フォームで収集した情報をもとにboardに顧客登録を行い、その内容をGmailによってメール通知します。
Webフォームは、予約や申込み用に準備して顧客側で入力してもらう、もしくは、情報登録用として社内の各担当者に入力してもらう、どちらの形でも運用できます。
顧客情報の登録や管理を効率的に行うことが可能となります。

例2:boardで案件の登録や更新があったら、その内容をGmailで共有する

顧客情報だけでなく、案件情報の新規登録や更新に際しても、自動でメールを送るよう設定が可能です。
チームメンバーへの業務依頼や、案件を管理する上長への報告など、案件情報の登録や更新のタイミングで必ず送るメールがあれば、事前の設定をおすすめします。

例3:指定日時にboardで請求リストを取得し、確認や書面作成を担当者にGmailで依頼する

指定のスケジュールになったら、boardでの請求リストの取得と、その内容に関するメール送付を自動で行うことができます。
月度ごとの請求業務など、定期的に行う業務を自動化させることで、業務のもれを防ぐことが可能です。

連携によるメリット

以上の3例のように、boardとGmailを連携することで、様々な情報の共有がスムーズになります。
boardがカバーする業務領域は非常に広いため、取り扱う帳票や情報の種類は多岐に渡ります。Gmailとの連携により、登録や更新した情報に関する周知や承認依頼、リマインドなどをメールで送ることが可能です。

情報を自動で同期させることで、情報共有のためにデータを再入力する必要はありません。これにより、入力ミスや作業もれの防止、確認と再入力の時間の削減が可能となり、業務の効率化につながります。また、正確な情報の迅速な共有が行われることで、後続処理もスムーズになります。

Yoomを使うとノーコードで実装できます！

ここまでご紹介した自動化例やメリットから、自分も試してみたいと思った方に朗報です！
Yoomを利用することで、プログラミングの技術や知識がなくても、ノーコードで連携や自動化が可能となります。

Yoomに登録していない方は、こちらからアカウント発行をどうぞ。
操作感の確認をしたいという場合、フリープランでの開始や有料プランのトライアルも可能です。

アカウント登録まで完了したら、実際にYoomを使って連携し、自動化フローを作成してみましょう。
先ほどの例でも一番にご紹介したフォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailでメールを送付する業務フローについて、テンプレートを使った作成方法を詳しくお伝えします。

業務フローの作成は、テンプレートがあれば更に簡単です。
まずは、以下のリンクの「試してみる」から、テンプレートをコピーしてください。
なお、今回のWebフォームはYoomのため、他ツールを追加で連携する必要はありません。

フォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailでメールを送付する

試してみる

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■概要

フォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailで登録完了のメールを送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Gmailを業務で使用している企業の担当者

・営業アシスタントや経理担当

・事務職員やオフィスマネージャー

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2.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方

・営業アシスタントや経理担当

・事務職員やオフィスマネージャー

・請求管理等行う経理担当者

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・入力作業の多い総務、事務の担当者

・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・フォームへの送信内容を基に、一連の流れを自動で行うため登録内容に作成側のミスを防ぎます。

・登録後すぐにメール送付されるため、担当者間での情報共有がスムーズになります。

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■注意事項

・Gmail、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。

詳細を見る 試してみる

フォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailでメールを送付する方法

※ステップ1はアプリ連携の手順です。連携済みの場合、ステップ2へ進んでください。

ステップ1:boardとGmailをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、boardとGmailをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※boardのマイアプリ登録については、こちらをご覧ください。

フォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailでメールを送付する

試してみる

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■概要

フォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailで登録完了のメールを送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Gmailを業務で使用している企業の担当者

・営業アシスタントや経理担当

・事務職員やオフィスマネージャー

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2.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方

・営業アシスタントや経理担当

・事務職員やオフィスマネージャー

・請求管理等行う経理担当者

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・入力作業の多い総務、事務の担当者

・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・フォームへの送信内容を基に、一連の流れを自動で行うため登録内容に作成側のミスを防ぎます。

・登録後すぐにメール送付されるため、担当者間での情報共有がスムーズになります。

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■注意事項

・Gmail、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。

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ステップ2:登録企業の情報を入力するフォームを作成し、起動のトリガーとする

1.コピーしたテンプレートを開きます。(タイトルを変えたい場合、下図の赤枠部分を変更してください。)
　手動でテンプレートを開く場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、画面右上の「編集する」をクリックして開いてください。

2.フローボットから「フォームトリガー 登録企業名」をクリックしてください。

3.フォームを作成します。
　boardへの登録したい内容や今後の取引に必要となる情報に合わせて、項目などを修正してください。
　※下図は作成画面の一部です。

4.フォームの内容が整ったら、「次へ」をクリックします。

5.フォームの表示確認と詳細設定を行います。
　回答ページや完了ページの表示内容の確認、及び、アウトプット参照時における各項目のサンプル値の設定を行い、「保存する」をクリックしてください。
　※下図は入力例です。

ステップ3:boardに顧客を登録するアクションを設定

1.フローボットから「アプリと連携する 顧客の登録」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　各項目について、欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
　※APIキー、顧客名、顧客略称名、デフォルト支払い条件IDは必須項目です。
　※ステップ2で取得したアウトプットより情報の参照が可能です。
　※下図は項目の一部です。また、図の入力欄の語句やアウトプットは入力例です。

　※参考：APIキーは、boardでは下図のように表示されています。

4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:メールを送るアクションを設定

1.フローボットから「メールを送る メールを送る」をクリックしてください。

2.メールの設定をします。
　タイトル：変更可能です。
　メール内容：各項目に必要な情報を入力してください。To、件名、本文は必須項目です。
　※メール内容には、ステップ2やステップ3で取得したアウトプットの情報参照が可能です。
　※下図は入力の一例です。

4.「次へ」をクリックします。

5.メール送信のテストを行います。
　送信内容の確認後にテストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、フォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailでメールを送付するフローの完成です。

運用する際は、フォームの入力者に対してフォームのリンクを知らせてください。
フォームトリガーから(下図の赤枠部分クリックで)リンクのコピーが可能です。

フォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailでメールを送付する

試してみる

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■概要

フォームに回答があったらboardに連携して顧客の登録を行い、Gmailで登録完了のメールを送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Gmailを業務で使用している企業の担当者

・営業アシスタントや経理担当

・事務職員やオフィスマネージャー

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2.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方

・営業アシスタントや経理担当

・事務職員やオフィスマネージャー

・請求管理等行う経理担当者

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・入力作業の多い総務、事務の担当者

・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・フォームへの送信内容を基に、一連の流れを自動で行うため登録内容に作成側のミスを防ぎます。

・登録後すぐにメール送付されるため、担当者間での情報共有がスムーズになります。

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■注意事項

・Gmail、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。

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他にもたくさん！boardとGmailの、自動化可能フローをご紹介

これまでお伝えした以外にも、boardとGmailに関する連携フローはたくさんあります。その中から応用編として、自動化できる業務フローのテンプレートを2つご紹介します。

kintoneのステータスが更新されたら、boardに発注を登録する

kintoneとboardの連携で自動化できる業務フローです。
kintoneのデータベースのステータスが更新された際、その更新内容をもとに、boardで発注登録を行うことができます。

発注に関する詳細データをkintoneで管理している場合に役立つほか、案件や顧客の情報登録への応用も可能です。
boardへの情報の登録後、Gmailでその旨を周知するフローを追加することもできます。

kintoneのステータスが更新されたら、boardに発注を登録する

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■概要

kintoneのステータスが更新されたら、boardに更新された内容を発注として登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1. kintoneとboardを利用している企業やチーム

• kintoneを活用して業務データやプロジェクトデータを管理しているIT担当者や業務管理担当者
• boardを利用してプロジェクトやタスクの進捗を管理しているプロジェクトマネージャーやチームリーダー
• 両方のツールを連携させて業務効率化を図りたい企業の社員

2.プロジェクト管理やタスク管理を効率化したい方

• プロジェクトのステータス更新を迅速かつ正確に反映させたいプロジェクトマネージャー
• 手動でのステータス更新やタスク登録の手間を省きたい事務職員やチームメンバー
• 業務プロセスの自動化を推進しているビジネスマネージャー

3.チーム間の情報共有やコミュニケーションを強化したい方

• 異なるシステム間でのデータの一貫性を保ちたいデータアナリスト
• チームメンバー全員が最新の情報を共有できるようにしたいカスタマーサポート担当者
• 複数のツールを統合してプロジェクトやタスクの進捗管理を強化したい業務戦略担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・手動でのデータ入力やステータス更新の手間を省き、リアルタイムで正確な発注管理が可能となり、業務の効率を大幅に向上させることができます。

・チーム間の情報共有がスムーズになり、発注やタスクの進捗管理が強化されます。

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■注意事項

‍・kintone、boardそれぞれとYoomを連携してください。

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boardに案件が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する

boardとCRMプラットフォームHubSpotの連携で可能となるフローです。boardでの新規案件の登録時などに、HubSpot上で、案件名や案件の対象である顧客名などの情報を反映してチケットを自動作成することができます。

ツール間で情報を自動同期させ、データを最新状態のまま保持できることで、営業活動やカスタマサポート、プロジェクトの進行管理などに役立ちます。

先に手順を紹介した例のように、案件のデータ入力をフォーム準拠とすることや、登録情報をGmailで共有することも、もちろん可能です。

boardに案件が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する

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■概要

boardで管理している案件情報を、顧客対応のためにHubSpotへ一つひとつ手入力していませんか。こうした手作業での二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されると、自動でHubSpotにチケットが作成されるため、手作業による連携業務を効率化し、データの正確性を保つことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardとHubSpotの両方を利用しており、手動でのデータ連携に手間を感じている方
• 案件管理から顧客サポートまでの情報連携をスムーズにし、対応速度を向上させたい方
• 部門間のデータ共有を自動化し、業務プロセス全体の最適化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• boardへの案件登録をトリガーにHubSpotのチケットが自動作成されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による情報転記がなくなることで、入力漏れや間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報に基づいた顧客対応が可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでは、まず分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分けられるようにします。
4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、boardから取得した案件情報を各項目に紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• boardとの連携設定では、任意のAPIキーを入力して接続してください。
• HubSpotのチケット作成オペレーションでは、チケット名や担当者などの各フィールドに、boardから取得した情報を自由に割り当てて設定できます。

■注意事項

• board、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• boardはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

boardとGmailの連携により、これまで手動で登録していた案件登録を自動化できることがわかりました。boardでは見積もり内容を入力するだけで納品書や請求書全てに内容を反映できます。元々自動化に長けているツールのため、とっても便利ではあるんですが他のアプリとの連携でより便利に使っていただけることを、感じていただけたのではないでしょうか。

経理を初め、プロジェクト担当者、営業の方にぜひお試しいただきたいです。

Yoomではテンプレートをカスタマイズすることもできます。より、業務にコミットした複雑なフロー作りにもチャレンジしてくださいね。テンプレートをカスタマイズし、データベースを取り入れると重複した企業名を除外するフローなど、もっと管理しやすいフローにもできそうです。

理想のフローを作りたいけど、ちょっと難しいなぁという時も安心！Yoomチームにご相談くださいね。みなさまのニーズにお答えします。まずはお試しいただけるフリープランからスタートしてみてください！

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