boardで案件が追加されたらHubSpotで取引を作成する
部署ごとにツールを使い分けていて、boardの案件を手動でHubSpotに追加している場合におすすめのフローです。
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「boardに登録された顧客情報をHubSpotに手入力するの面倒…」
「boardのステータス更新をHubSpotにも反映するの忘れてた…」
異なる部門間で使用しているツールが異なると、それぞれのツールを同期させるのも一苦労ですよね。
そこで、boardとHubSpotを連携して自動化すれば、その負担を軽減できるでしょう。
boardの新規案件情報の追加やステータス更新をトリガーにHubSpotに反映させる自動化があります。
この自動化を導入すれば、<span class="mark-yellow">人の手を介さずに反映漏れを防ぎ、正確にデータを登録できるはずです。</span>
本記事では、ノーコードで簡単に自動化を導入する方法をご紹介します！
一度自動化の設定をすれば、二重入力の手間から解放されるでしょう。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にboardとHubSpotの連携が可能です。
YoomにはあらかじめboardとHubSpotを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
boardとHubSpotのAPIを連携すれば、boardのデータをHubSpotに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにboardとHubSpotの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
boardとHubSpotの両方で顧客管理をしている場合などにおすすめのフローです。
部署ごとにツールを使い分けていて、boardの案件を手動でHubSpotに追加している場合におすすめのフローです。
boardとHubSpotを両方利用していて、ステータス同期に手間を感じている方におすすめです。
それでは、さっそく実際にboardとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでとの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はboardの新規顧客情報をHubSpotのコンタクトに登録するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のboardとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
アプリのメニュー一覧が表示されたら、boardと検索しましょう。
開発者用API設定を開き、こちらのヘルプを参考に新規トークン生成をお願いします。
今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能です。（参照ページ)
続いてHubSpotと連携します。
以下の画面より、会員登録かログインをお願いします。
boardとHubSpotとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「新しい顧客が作成または更新されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
こちらは、boardの顧客が作成されたら、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
ここでboardにテスト顧客を登録しましょう。
備考欄には、姓,名,携帯電話番号,コンタクト担当者ID,役職名,業種,ウェブサイトURLを入力しています。
フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットに顧客情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、boardとHubSpotのデータ連携を実現していきます！
ここまでできたら保存しましょう。
続いて「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
「作成」と判定:作成日時＝更新日時
「更新」と判定:作成日時と更新日時が一致しない
今回は作成と判断した場合に、HubSpotへコンタクト作成するためにこのプロセスを行います。
変更せず、保存します。
・分岐は一部有料プラン以上でご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
その他の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
続いて「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
変換タイプは選択肢の中から選択できます。
※()内のタスクを消費するので、ご注意ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
次に進み、必須項目を画像のように設定します。
以下のようにboardのトリガーで取得した情報が表示されるので、該当欄をクリックします。
メニューが表示されたら画像の赤枠を選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」から対象のテキスト欄に追加したい項目を選択します。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それについて抽出されてしまうため、アウトプットから必ず選択してください。
こちらもテストし、アウトプットに抽出した項目が表示されたら保存します。
続いて、boardの顧客情報をHubSpotにも登録する設定を行うため、「コンタクトの作成」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
先ほどと同様、アウトプットを選択し項目を設定していきます。
姓などは先ほど抽出した項目から選択します。
ライフサイクルステージやリードステータスは選択肢から選択してください。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、HubSpotにコンタクトが作成されるのでご注意ください。
ここまでお疲れさまでした!
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、実際にboardで顧客が追加されたら、HubSpotにコンタクト作成されるかを確認してみましょう。
以上が「boardの新規顧客情報をHubSpotのコンタクトに登録する」方法でした。
今回はboardからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHubSpotからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
部署ごとにHubSpotとboardを使い分けている場合におすすめのフローです。
こちらを活用することで、手動でのデータ更新作業が不要となり、常に最新の顧客情報を基にチーム全体で活動できる環境が整うでしょう。
boardやHubSpotのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
boardの新規案件登録をSlackに通知したり、Microsoft Excelに追加したりできます。
Notionに案件情報が登録された際に、boardに登録可能です。
HubSpotの新規コンタクトが登録された際に、メールを送信したり、Zoomミーティングを作成したりできます。
Outlookで受信したメール内容を基に、HubSpotにメモを追加することもできます。
boardとHubSpotを連携することで、今まで手間のかかっていた登録作業を削減できるでしょう。
特に、<span class="mark-yellow">新規顧客情報をboardに登録した際に、HubSpotにコンタクトを登録する自動化は、ヒューマンエラーを防ぎつつ、正確に登録可能です。</span>
また、手入力の手間が省けるため、業務スピードの向上も期待できます。
反対に、HubSpotのコンタクト情報をboardに反映できるため、よく利用するツールを起点として利用可能です。
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます。
boardとHubSpotを連携して、手作業を減らして、他の業務に集中できる環境を整えましょう。
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