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「boardに登録された顧客情報をHubSpotに手入力するの面倒…」
「boardのステータス更新をHubSpotにも反映するの忘れてた…」
異なる部門間で使用しているツールが異なると、それぞれのツールを同期させるのも一苦労ですよね。
そこで、boardとHubSpotを連携して自動化すれば、その負担を軽減できるでしょう。
boardの新規案件情報の追加やステータス更新をトリガーにHubSpotに反映させる自動化があります。
この自動化を導入すれば、人の手を介さずに反映漏れを防ぎ、正確にデータを登録できるはずです。
本記事では、ノーコードで簡単に自動化を導入する方法をご紹介します！
一度自動化の設定をすれば、二重入力の手間から解放されるでしょう。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にboardとHubSpotの連携が可能です。
YoomにはあらかじめboardとHubSpotを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
boardで管理している顧客情報を、営業活動のためにHubSpotへ手作業で転記する際に、手間や時間がかかっていませんか。こうした二重入力は作業負荷を高めるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、boardに新規顧客が作成されるだけでHubSpotにコンタクト情報が自動で登録されるため、データ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
boardとHubSpotのAPIを連携すれば、boardのデータをHubSpotに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにboardとHubSpotの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
boardとHubSpotの両方で顧客管理をしている場合などにおすすめのフローです。
■概要
boardで管理している顧客情報を、営業活動のためにHubSpotへ手作業で転記する際に、手間や時間がかかっていませんか。こうした二重入力は作業負荷を高めるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、boardに新規顧客が作成されるだけでHubSpotにコンタクト情報が自動で登録されるため、データ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
部署ごとにツールを使い分けていて、boardの案件を手動でHubSpotに追加している場合におすすめのフローです。
■概要
boardで管理している案件情報を、HubSpotに手作業で入力し直していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が追加されると同時に、HubSpotへ取引を自動で作成し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
boardとHubSpotを両方利用していて、ステータス同期に手間を感じている方におすすめです。
■概要
案件管理にboard、顧客管理にHubSpotを利用しているものの、ステータスが変わるたびに両方のツールを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。
この二重入力は非効率なだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、boardの案件ステータスが変更された際に、HubSpotの取引ステータスを自動で更新し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にboardとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでとの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はboardの新規顧客情報をHubSpotのコンタクトに登録するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
boardで管理している顧客情報を、営業活動のためにHubSpotへ手作業で転記する際に、手間や時間がかかっていませんか。こうした二重入力は作業負荷を高めるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、boardに新規顧客が作成されるだけでHubSpotにコンタクト情報が自動で登録されるため、データ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のboardとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
アプリのメニュー一覧が表示されたら、boardと検索しましょう。
開発者用API設定を開き、こちらのヘルプを参考に新規トークン生成をお願いします。
今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能です。（参照ページ)
続いてHubSpotと連携します。
以下の画面より、会員登録かログインをお願いします。
boardとHubSpotとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
boardで管理している顧客情報を、営業活動のためにHubSpotへ手作業で転記する際に、手間や時間がかかっていませんか。こうした二重入力は作業負荷を高めるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、boardに新規顧客が作成されるだけでHubSpotにコンタクト情報が自動で登録されるため、データ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「新しい顧客が作成または更新されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
こちらは、boardの顧客が作成されたら、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
ここでboardにテスト顧客を登録しましょう。
備考欄には、姓,名,携帯電話番号,コンタクト担当者ID,役職名,業種,ウェブサイトURLを入力しています。
フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットに顧客情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、boardとHubSpotのデータ連携を実現していきます！
ここまでできたら保存しましょう。
続いて「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
「作成」と判定:作成日時＝更新日時
「更新」と判定:作成日時と更新日時が一致しない
今回は作成と判断した場合に、HubSpotへコンタクト作成するためにこのプロセスを行います。
変更せず、保存します。
・分岐は一部有料プラン以上でご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
その他の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
続いて「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
変換タイプは選択肢の中から選択できます。
※()内のタスクを消費するので、ご注意ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
次に進み、必須項目を画像のように設定します。
以下のようにboardのトリガーで取得した情報が表示されるので、該当欄をクリックします。
メニューが表示されたら画像の赤枠を選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」から対象のテキスト欄に追加したい項目を選択します。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それについて抽出されてしまうため、アウトプットから必ず選択してください。
こちらもテストし、アウトプットに抽出した項目が表示されたら保存します。
続いて、boardの顧客情報をHubSpotにも登録する設定を行うため、「コンタクトの作成」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
先ほどと同様、アウトプットを選択し項目を設定していきます。
姓などは先ほど抽出した項目から選択します。
ライフサイクルステージやリードステータスは選択肢から選択してください。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、HubSpotにコンタクトが作成されるのでご注意ください。
ここまでお疲れさまでした!
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、実際にboardで顧客が追加されたら、HubSpotにコンタクト作成されるかを確認してみましょう。
以上が「boardの新規顧客情報をHubSpotのコンタクトに登録する」方法でした。
今回はboardからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHubSpotからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
部署ごとにHubSpotとboardを使い分けている場合におすすめのフローです。
■概要
HubSpotで管理している顧客情報を、案件管理ツールのboardへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因となり、データの正確性を損なう恐れがあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクト情報ページからワンクリックでboardの顧客情報を同期・更新できます。データ連携の工数を削減し、常に最新の情報に基づいた営業活動が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
こちらを活用することで、手動でのデータ更新作業が不要となり、常に最新の顧客情報を基にチーム全体で活動できる環境が整うでしょう。
■概要
HubSpotとboard、二つのSaaS間で顧客情報を毎日手作業で転記していませんか？この繰り返し発生する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にHubSpotの顧客情報を自動で抽出し、boardへ連携することが可能になり、日々の面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
boardやHubSpotのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
boardの新規案件登録をSlackに通知したり、Microsoft Excelに追加したりできます。
Notionに案件情報が登録された際に、boardに登録可能です。
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。
・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。
■注意事項
・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Googleフォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Yoomの入力フォームを利用する営業担当者
・Yoomに入力した情報をboardに手動で転記する手間を省きたい方
・発注先情報の入力ミスを減らしたい方
・承認後のステータスをboardで一元管理したい方
2.Yoomの入力フォームを承認する責任者
・承認された発注先情報をboardで自動的に確認したい方
・発注先情報の承認状況をboardで一元管理したい方
3.boardを日常的に活用しているチーム
・発注先情報をリアルタイムでboardで確認したい方
・発注先情報の承認状況をboardで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは、情報収集の効率化に役立つツールですが、収集した情報を他のシステムに連携させる作業は、しばしば手作業となり時間と労力が必要となり発注業務においては、Googleフォームに入力された情報をboardに登録する作業は煩雑でミスが発生しやすいプロセスです。
この業務フローを活用してすることにより、Googleフォームから送信された情報を自動的にboardに登録するため手作業による転記が不要になり業務効率が大幅に向上し、人的ミスのリスクも軽減することができます。
また、board上で情報が一元管理されチームメンバー間での情報共有もスムーズに行うことも可能となります。
■注意事項
・Googleフォーム、boardそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の他部署と連携したい方
・営業部門が獲得した案件の情報を開発部門やサポート部門と共有したい場合
・マーケティング部門が企画したキャンペーンの進捗状況を経営層と共有したい場合
・部門を横断したプロジェクトにおいて情報共有を円滑に進めたい場合
2.プロジェクトマネージャー
・boardの特定のプロジェクト・案件の進捗状況を常にSlack内で把握したい方
・案件の登録状況をリアルタイムで把握してリソース配分やスケジュールの調整に役立てたい方
・board内で重要な案件の登録を見逃さずに早急に対応したい方
■このテンプレートを使うメリット
boardは、チームでのプロジェクト管理に欠かせないツールですが、新しい案件の登録を見逃してしまうと、対応が遅れてしまう可能性があります。
特に、チームメンバーがそれぞれ異なるタスクを抱えている場合において、boardの画面を常にチェックすることは困難になります。
このフローを活用すれば、チームメンバーはSlackの通知によって、新しい案件の登録情報を直ぐに把握することができます。
これにより、迅速な対応が可能となり、プロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができま業務の効率化に繋がります。
■注意事項
・board、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを活用した営業部門
・boardを介した案件管理プロセスにおいて、案件情報の効率的な集約と詳細な分析を必要とする営業部門
・board上でプロジェクトの進捗管理を行い、Excel による定量的な分析を通じて課題抽出やボトルネック特定を目指すプロジェクトマネジメント部門
2.boardとMicrosoft Excelを併用しているチーム
・boardで案件情報を管理し、Microsoft Excelで見積書や請求書などの関連書類を作成・管理している方
・boardの案件情報をMicrosoft Excelに自動で取り込み、独自の分析やレポート作成に活用したい方
・Microsoft Excelをメインの情報管理ツールとして利用しており、boardの案件情報もMicrosoft Excelで一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・案件情報をboardとMicrosoft Excelで一元管理することができるため、情報を探す手間を省くことで業務効率の向上に繋がります。
・boardで案件が登録されると、手入力することなく直ぐにMicrosoft Excelのデータベースにレコードが登録されるため、常に最新の情報を保つことができます。
・boardで案件が登録されたら、自動でMicrosoft Excelにレコードが登録されるため、手作業によるデータ入力に伴うミスを防ぎ、業務の効率が改善されます。
■注意事項
・board、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
HubSpotの新規コンタクトが登録された際に、メールを送信したり、Zoomミーティングを作成したりできます。
Outlookで受信したメール内容を基に、HubSpotにメモを追加することもできます。
■概要
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・新しいリードや顧客情報をチーム全体で共有し、迅速に対応したい営業チーム
・新しいコンタクトに対するフォローアップをチームで連携して行いたい部門
2.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客情報をタイムリーに把握し、迅速に対応したいサポートチーム
・顧客対応の一貫性を高め、全員で最新の情報を共有したい部門
3.マーケティング部門
・新規顧客情報を基にキャンペーンを企画・実行したいチーム
・リードジェネレーションの結果をリアルタイムで確認し、次のアクションを計画したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動で新しいコンタクト情報を確認し、Gmailに通知する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・Gmailで情報を共有することで、チームメンバー全員が最新のコンタクト情報を把握しやすくなります。
■注意事項
・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細がメール送信されるため、手作業の手間を大幅に削減できます。
また、自動的にミーティング詳細をメールで送信するため、情報の漏れや誤りを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。
自動化によって、営業活動全体の流れを一元管理し、効率的な業務進行が可能になります。
■概要
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・フォーム送信をリアルタイムで把握し、迅速なリード対応をしたい方
・フォーム送信情報をチームで共有し、連携を強化したい方
・Google Chatを日常的に利用しており、通知をGoogle Chatで受け取りたい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・見込み客からの問い合わせに迅速に対応したい方
・フォーム送信情報を基に、商談機会を創出したい方
・Google Chatでチームと連携し、効率的にリード対応を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。
・Google Chatのチャットやスレッド機能を活用して、リードに関する議論や情報共有をスムーズに行えます。
■注意事項
・Hubspot、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Outlookで受信した顧客からの重要なメールを、都度HubSpotにコピー＆ペーストで転記する作業は手間がかかるだけでなく、情報の入力漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、関連するHubSpotのコンタクト情報へ自動でメモを追加し、顧客情報の一元管理と迅速な対応を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Salesforceにリードオブジェクトにレコードが登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・Salesforceで管理しているリードをHubSpotにも自動で反映させ、営業活動を効率化したいチーム
・リード情報を一元管理し、迅速なフォローアップを行いたいチーム
2.マーケティングチーム
・Salesforceで取得したリード情報をHubSpotで活用し、マーケティングキャンペーンやリードナーチャリングを強化したいチーム
・リードの行動履歴を基に、パーソナライズされたマーケティング戦略を実施したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・Salesforceのリード情報をHubSpotにも共有し、顧客対応の一貫性を保ちたいチーム
・リードから顧客への変換プロセスをスムーズに管理したいチーム
■このテンプレートを使う
・リードデータを基にした分析が強化され、マーケティングや営業戦略の効果測定が容易になります。
・Salesforceにリードが登録されるたびに自動でHubSpotにコンタクトを作成することで、手動でのデータ入力の手間を省くことができます。
■注意事項
・HubSpot、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
boardとHubSpotを連携することで、今まで手間のかかっていた登録作業を削減できるでしょう。
特に、新規顧客情報をboardに登録した際に、HubSpotにコンタクトを登録する自動化は、ヒューマンエラーを防ぎつつ、正確に登録可能です。
また、手入力の手間が省けるため、業務スピードの向上も期待できます。
反対に、HubSpotのコンタクト情報をboardに反映できるため、よく利用するツールを起点として利用可能です。
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます。
boardとHubSpotを連携して、手作業を減らして、他の業務に集中できる環境を整えましょう。
