Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Zoomで開催するウェビナーの参加者情報を、手作業でHubSpotに登録する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、ZoomとHubSpotの連携が自動化され、ウェビナーの参加登録があった際に、自動でHubSpotにコンタクト情報が作成されます。手作業による登録業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとHubSpotを利用し、ウェビナー集客から顧客管理までを行っているマーケティング担当者の方
- ウェビナー参加者の情報を手作業でHubSpotに転記しており、業務の自動化を検討している方
- リード獲得後のフォローアップを迅速化し、マーケティング活動全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでウェビナーの参加登録が完了すると、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ入力が不要になるため、登録情報の入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーの参加登録が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、トリガーで取得した参加者の情報を紐付けます
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのオペレーション設定では、メールアドレスや氏名といった基本情報に加え、任意のカスタムプロパティに値を連携させることが可能です。これにより、ウェビナー登録時に取得した独自のアンケート項目なども、HubSpot上で一元管理できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
「Zoomで開催したウェビナーの参加者リストを、毎回HubSpotに手作業で登録している…」
「手入力だと時間がかかるし、名前やメールアドレスの入力ミスが起きてしまいそうで不安だ…」
このように、ZoomとHubSpot間でのデータ連携業務に、手間や課題を感じてはいませんか？
もし、Zoomにウェビナーの参加登録があった瞬間に、その情報が自動でHubSpotのコンタクトとして作成される自動化の仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放されるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定可能！
すぐに効果を実感できるものなので、ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomとHubSpotを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Zoomで開催するウェビナーの参加者情報を、手作業でHubSpotに登録する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、ZoomとHubSpotの連携が自動化され、ウェビナーの参加登録があった際に、自動でHubSpotにコンタクト情報が作成されます。手作業による登録業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとHubSpotを利用し、ウェビナー集客から顧客管理までを行っているマーケティング担当者の方
- ウェビナー参加者の情報を手作業でHubSpotに転記しており、業務の自動化を検討している方
- リード獲得後のフォローアップを迅速化し、マーケティング活動全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでウェビナーの参加登録が完了すると、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ入力が不要になるため、登録情報の入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーの参加登録が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、トリガーで取得した参加者の情報を紐付けます
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのオペレーション設定では、メールアドレスや氏名といった基本情報に加え、任意のカスタムプロパティに値を連携させることが可能です。これにより、ウェビナー登録時に取得した独自のアンケート項目なども、HubSpot上で一元管理できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
ZoomとHubSpotを連携してできること
ZoomとHubSpotのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたウェビナー参加者の情報管理などを自動化できます。この連携により、マーケティングから営業へのリード情報の受け渡しがスムーズになり、顧客へのアプローチを迅速化させることが可能になります。
気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
この連携により、Zoomウェビナーへの参加登録があるたびに、手動でHubSpotへコンタクト情報を入力する手間が減り、リード情報をスムーズにマーケティング・営業チームへ共有できるため、タイムリーなアプローチが可能になります。
Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Zoomで開催するウェビナーの参加者情報を、手作業でHubSpotに登録する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、ZoomとHubSpotの連携が自動化され、ウェビナーの参加登録があった際に、自動でHubSpotにコンタクト情報が作成されます。手作業による登録業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとHubSpotを利用し、ウェビナー集客から顧客管理までを行っているマーケティング担当者の方
- ウェビナー参加者の情報を手作業でHubSpotに転記しており、業務の自動化を検討している方
- リード獲得後のフォローアップを迅速化し、マーケティング活動全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでウェビナーの参加登録が完了すると、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ入力が不要になるため、登録情報の入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーの参加登録が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、トリガーで取得した参加者の情報を紐付けます
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのオペレーション設定では、メールアドレスや氏名といった基本情報に加え、任意のカスタムプロパティに値を連携させることが可能です。これにより、ウェビナー登録時に取得した独自のアンケート項目なども、HubSpot上で一元管理できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomで特定条件のウェビナーの参加登録が作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
特定のウェビナー（例えば、製品デモや有料セミナーなど）の参加者だけをHubSpotに登録したい場合に最適な連携です。
重要なリードのみを自動で抽出し、マーケティング対象を絞り込むことで、より効率的なナーチャリング活動を実現します。この自動化は、特定の条件で処理を分岐させることで実現できます。
Zoomで特定条件のウェビナーの参加登録が作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Zoomで開催するウェビナーの参加者情報を、都度HubSpotへ手作業で登録していませんか？参加者が増えるにつれて作業は煩雑になり、入力ミスや対応漏れのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、ZoomとHubSpotの連携を自動化でき、ウェビナーへの参加登録があるたびにHubSpotへコンタクトを自動で作成します。これにより、手作業の手間とミスをなくし、リード管理をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのウェビナー運営とHubSpotでの顧客管理を行っているマーケティング担当者の方
- Zoomの参加者情報をHubSpotへ手入力しており、作業の自動化を検討している営業企画の方
- SaaS間のデータ連携によって、手作業を削減し業務効率化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでウェビナー参加登録があると自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた転記時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力が不要になることで、登録情報の入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーの参加登録が作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件で処理を分けるように設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のウェビナー名やアンケートの回答内容など、任意の条件を設定し、条件に合致した参加者のみHubSpotに登録することが可能です。
- HubSpotのコンタクト作成アクションでは、氏名やメールアドレスに加え、会社のURLや役職など、連携したい任意のカスタム項目を設定できます。
■注意事項
- Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ZoomとHubSpotの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にZoomとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoomとHubSpotの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- ZoomとHubSpotをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Zoomのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Zoomで開催するウェビナーの参加者情報を、手作業でHubSpotに登録する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、ZoomとHubSpotの連携が自動化され、ウェビナーの参加登録があった際に、自動でHubSpotにコンタクト情報が作成されます。手作業による登録業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとHubSpotを利用し、ウェビナー集客から顧客管理までを行っているマーケティング担当者の方
- ウェビナー参加者の情報を手作業でHubSpotに転記しており、業務の自動化を検討している方
- リード獲得後のフォローアップを迅速化し、マーケティング活動全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでウェビナーの参加登録が完了すると、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ入力が不要になるため、登録情報の入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーの参加登録が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、トリガーで取得した参加者の情報を紐付けます
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのオペレーション設定では、メールアドレスや氏名といった基本情報に加え、任意のカスタムプロパティに値を連携させることが可能です。これにより、ウェビナー登録時に取得した独自のアンケート項目なども、HubSpot上で一元管理できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：ZoomとHubSpotをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
まずは右上の検索窓に「Zoom」と入力し、検索結果からZoomのアイコンを選択します。
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。詳しくは、こちらもチェックしてみてください。
※詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
続いてHubSpotをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からHubSpotを検索します。
次の画面で、「HubSpotアカウントにサインイン」をクリックしましょう。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
続けてチェックボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックしましょう。
マイアプリにZoomとHubSpotが表示されていれば、登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Zoomで開催するウェビナーの参加者情報を、手作業でHubSpotに登録する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、ZoomとHubSpotの連携が自動化され、ウェビナーの参加登録があった際に、自動でHubSpotにコンタクト情報が作成されます。手作業による登録業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとHubSpotを利用し、ウェビナー集客から顧客管理までを行っているマーケティング担当者の方
- ウェビナー参加者の情報を手作業でHubSpotに転記しており、業務の自動化を検討している方
- リード獲得後のフォローアップを迅速化し、マーケティング活動全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでウェビナーの参加登録が完了すると、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ入力が不要になるため、登録情報の入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーの参加登録が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、トリガーで取得した参加者の情報を紐付けます
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのオペレーション設定では、メールアドレスや氏名といった基本情報に加え、任意のカスタムプロパティに値を連携させることが可能です。これにより、ウェビナー登録時に取得した独自のアンケート項目なども、HubSpot上で一元管理できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
ステップ3：Zoomのトリガー設定
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下画像の手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をします。
URLをコピーしたら、Zoomの画面で設定を行います。
※詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
次に、Zoomで、ウェビナーの参加登録を作成しましょう！
テスト用のため、参加登録内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
作成したら、Yoomの画面に戻りましょう。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
なお、この取得した値のことをアウトプットと呼びます。ここで取得したアウトプットはHubSpotに自動登録可能です！
また、アウトプットの詳しい内容はこちらをご参照ください。
捕捉として、以下の取得した値＝アウトプットには実際のミーティングデータが挿入されていない状態です。実際にはミーティングデータが挿入された状態となります。
アウトプットが確認できたら保存ボタンを押し次へ進みましょう。
ステップ4：HubSpotの設定
1.アプリと連携する「コンタクトの作成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「会社名」「メールアドレス」「姓」「名」「電話番号」は、入力欄をクリックして表示される取得した値＝先ほど取得したアウトプットから選択してください。
このようにアウトプットを活用することで、最新のZoomミーティングのデータをその都度HubSpotに自動反映可能となります！
その他の項目は、任意で設定してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にHubSpotにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ5：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
HubSpotのデータをZoomに連携したい場合
今回はZoomからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHubSpotの情報をトリガーとしてZoomでアクションを起こす自動化も可能です。
HubSpotでの取引作成をきっかけにZoomミーティングを自動で作成するなど、営業活動をさらに効率化できますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
HubSpotで新規取引が作成されたら、Zoomにミーティングを作成する
HubSpotで新しい取引が作成されたタイミングで、担当者や顧客情報を含んだZoomミーティングを自動で作成し、営業担当者が手動でミーティング設定を行う手間を省き、商談化から初回ミーティングまでの時間を短縮して迅速な顧客対応をサポートします！
HubSpotで新規取引が作成されたら、Zoomにミーティングを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新規取引が作成された後、手作業でZoomの商談設定を行っていませんか。この作業は、件数が増えるにつれて担当者の負担となり、設定ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、HubSpotとZoomを連携させることで、取引作成からミーティング設定までを自動化し、こうした課題を解消します。手作業による非効率な業務をなくし、スムーズな商談設定を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの取引管理とZoomでの商談設定を手作業で行っている営業担当者の方
- ZoomとHubSpotの連携を通じて、営業活動をより効率的に自動化したいと考えている方
- 新規商談の機会を逃さず、迅速な顧客対応を実現したいセールスチームのリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに新規取引が作成されると自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業で行っていた商談設定の時間を短縮することができます。
- 手作業によるミーティングの作成漏れや、日時・参加者の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ホストとして設定するメールアドレスを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- HubSpot、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで特定条件の新規取引が作成されたら、Zoomにミーティングを作成する
特定のフェーズ（例：「商談化」）や特定の金額以上の取引のみを対象にZoomミーティングを自動作成可能にするテンプレートです。
優先度の高い商談にリソースを集中させ、営業プロセスの質を高めることに繋がりますね！
HubSpotで特定条件の新規取引が作成されたら、Zoomにミーティングを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新規取引が作成されるたびに、手動でZoomミーティングを設定し、顧客に連絡する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、特定の条件を満たした取引のみを対象とする場合、確認作業も増え、対応漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotとZoomの連携を自動化し、特定の取引が作成された際に自動でミーティングを作成できるため、商談設定のプロセスを円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとZoomを利用し、オンラインでの商談設定を手作業で行っている営業担当者の方
- HubSpotの取引情報にもとづいたZoomミーティングの設定プロセスを自動化し、効率化したい方
- 営業チームの定型業務を削減し、より生産性の高い活動に注力させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで条件に合致する取引が作成されるとZoomミーティングが自動で作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのミーティング設定による作成漏れやURLの通知ミスを防ぎ、スムーズな商談設定を実現するため、顧客対応の品質向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、ミーティングを作成したい取引の条件を指定します
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、自動でオンライン商談用のミーティングを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、ミーティング作成のトリガーとなる取引の条件を任意で設定できます。例えば、特定の取引ステージや金額などを条件に指定することが可能です
- Zoomでミーティングを作成するアクションで、ホストとして設定するユーザーのメールアドレスを任意で指定できるため、担当者に応じたミーティングを発行できます
■注意事項
- HubSpot、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ZoomやHubSpotのAPIを使ったその他の自動化例
ZoomやHubSpotのAPIを活用することで、オンライン会議や営業活動の効率化が可能になります。
Yoomにはこうした業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Zoomを使った自動化例
Zoomを活用した自動化を導入すれば、会議の準備から終了後のフォローまでをスムーズにできます！
たとえば、SalesforceやGoogleフォームから直接Zoomミーティングを登録してスケジュール化したり、終了後に文字起こしをNotionに保存して議事録作成を省力化可能です。
また、ウェビナー参加者への録画リンク送付や、Discordでの終了通知といったフォローアップも自動で行えるため、運営の手間を削減できます！
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存する
試してみる
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してzoomのミーティングを作成する
試してみる
◼️概要
Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してzoomのミーティングを作成するフローです。
自動的にカレンダー追加、zoomの予約まで行えるので業務が効率よく行えます。
◼️注意事項
・Googleフォーム、Googleカレンダー、zoomそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Salesforceで行動情報（活動）が登録されたらZoomにミーティングを登録
試してみる
■概要
Salesforceの商談や取引先オブジェクトの活動項目で、行動情報（活動）が登録されたらZoomにミーティングを自動的に登録します。
Salesforceへの行動予定の登録を行うと、Zoomへミーティング予定が自動的に登録されるため、登録の2度手間を省くことが可能です。
発行したZoomのURLや会議情報をSlackやメールなどで共有することも可能です。
■注意事項
・Salesforceに行動情報が登録されてから、5~15分後にZoomにも予定が登録されます。
・Salesforce、ZoomそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoomでウェビナーが終了したら、Discordに通知する
試してみる
■概要
Zoomで開催したウェビナー終了後、関係者への報告や周知をDiscordで行う際、手動での通知は手間がかかり、遅れや漏れが生じることがあります。このワークフローは、ZoomとDiscordを連携させることで、こうした課題の解決を支援します。ウェビナーが終了すると自動でDiscordに通知が飛ぶため、手作業による連絡業務を効率化し、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー終了後の報告を、Discordを使い手作業で行っている運営担当者の方
- DiscordとZoomを連携させ、リアルタイムな情報共有を実現したいチームリーダーの方
- ウェビナー運営に関わる定型業務を自動化し、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomのウェビナーが終了すると自動でDiscordへ通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます
- 手動での通知によるメッセージの送信漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を定型化できます
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーが終了したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、任意のメッセージを特定のチャンネルへ送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordの「メッセージを送信」アクションにて、通知を送信したいチャンネルのIDを任意で設定してください。これにより、特定のプロジェクトやチームなど、目的に合わせたチャンネルへの通知が可能です
■注意事項
- Zoom、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
Zoomウェビナー終了後、参加者リストを取得しYoomメールで録画リンクを共有する
試してみる
■概要
Zoomウェビナーを開催した後、参加者への録画リンクの共有やアンケートの依頼といったフォローアップ業務に手間を感じていませんか？
特に、参加者リストを手動で抽出し、一件ずつメールを作成して送信する作業は時間がかかり、送信漏れなどのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに参加者リストを自動で取得し、録画リンクを含んだお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にZoomウェビナーを開催し、手作業でのアフターフォローに課題を感じている方
- 参加者への迅速な情報提供を通じて、エンゲージメントを高めたいマーケティング担当者の方
- ウェビナー運営に関連するノンコア業務を効率化したいと考えているセミナー運営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナー終了後、自動でメールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるリストの確認ミスや、メールの宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、共有したい録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、参加者リストを取得します。
- 次に、ループ機能を使い、取得した参加者リストから情報を1名ずつ取り出して処理できるようにします。
- 最後に、メール送信機能のアクションで、各参加者宛に録画リンクなどを含んだメールを自動で送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、フローボットを起動する対象となるウェビナーのホストのメールアドレスを任意で設定してください。
- ループ機能では、繰り返し処理の対象として、前のステップで取得したZoomのウェビナー参加者リストの情報を任意で設定してください。
- メール送信機能では、宛先に参加者のメールアドレスの情報を設定し、件名や本文に共有したい録画リンクなどを任意で設定してください。
■注意事項
- ZoomとYoomを連携してください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotを使った自動化例
HubSpotを活用した自動化を取り入れることで、営業データの管理や連絡業務が効率化できます。
たとえば、新規取引の作成時にGoogleカレンダーで予定登録とSlack通知を同時に行ったり、商談受注時にAsanaでタスク化してプロジェクト管理を加速できます。
さらに、コンタクト情報をMicrosoft Excelへ自動反映したり、Stripeの支払いリンクをメール送信するなど、営業から決済までの一連の流れを自動化可能です！
HubSpotからStripeの支払い用リンクを作成してメールで送付する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をもとに、Stripeで支払いリンクを作成してメールで送付する定型業務は、複数のアプリを行き来する必要があり手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用することで、HubSpotの画面からワンクリックでStripeの支払いリンクを自動で作成し、メールで送付までの一連の流れを自動化できるため、手作業による非効率や入力ミスといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとStripeを利用し、手作業での支払いリンク発行・送付に課題を感じている方
- 請求書発行や入金管理など、顧客への支払い案内を定常的に行っている営業や経理担当の方
- 手作業によるミスをなくし、顧客対応のスピードと正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面から直接操作が完結するため、Stripeやメーラーを開く手間が省け、支払い案内に費やす時間を短縮できます。
- 手作業による支払いリンクのコピー＆ペーストミスや、宛先の設定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な請求業務を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとStripeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「レコードの詳細ページから起動」を設定して、HubSpotのページからフローを起動できるようにします。
- 次に、オペレーションでStripeを選択し、「支払いリンクを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成された支払いリンクを含んだメールを顧客に自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Stripeで支払いリンクを作成する際に、商品名や価格、通貨などの各項目に、固定の値を設定したり、HubSpotから取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。
- メールの宛先にはHubSpotの顧客情報を、件名や本文には顧客名や作成した支払いリンクのURLなどを変数として埋め込み、内容をカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpotとStripeのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングや営業活動にHubSpotを利用している企業
・登録したリード情報を他のアプリでも活用したい方
・手動でのデータ転記の手間を省きたい方
2. Microsoft Excelを業務に利用している方
・リード情報をMicrosoft Excelに集約し管理している方
・リード情報の共有やフォローアップの迅速化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotはマーケティングや営業活動、顧客管理の効率化に役立つツールです。しかし、リード情報の管理に他のツールを併用している場合、リード登録のたびに手入力で転記すると、手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力漏れが起こる可能性があります。
このテンプレートを利用すると、HubSpotでコンタクトが登録された際、そのデータを自動でMicrosoft Excelに反映できます。手作業が不要になることで、担当者の負担軽減や作業時間の短縮、転記ミス防止につながります。
■注意事項
・HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
HubSpotで商談が受注になったらAsanaのプロジェクトにタスクを登録する
試してみる
■概要
HubSpotで商談が受注となった後、Asanaへプロジェクトのタスクを手作業で登録する業務に手間を感じていませんか。営業部門からプロジェクト管理部門への情報連携が遅れたり、転記ミスが発生したりすると、円滑な業務遂行の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotで商談が受注ステージに更新されるだけでAsanaにタスクが自動で登録されるため、こうした連携の手間やミスを解消し、スムーズなプロジェクトの立ち上がりを支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotの商談受注後、Asanaへのタスク登録を手作業で行っている営業担当者の方
- 営業チームからプロジェクトチームへのスムーズな情報連携を実現したいマネージャーの方
- HubSpotとAsanaを活用した、定型業務の自動化や効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで商談が受注になるとAsanaにタスクが自動で登録されるため、情報連携やタスク作成の手間を省き、時間の短縮に繋がります。
- 手作業での情報転記が不要になることで、タスクの登録漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な引き継ぎが期待できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、HubSpotから取得した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいパイプラインと取引ステージを任意で設定してください。
- Asanaでタスクを追加する際に、タスク名や説明などにHubSpotから取得した会社名といった情報を動的に設定できます。また、固定のテキストを追加することも可能です。
■注意事項
- HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで商談情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成しSlackに通知する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい商談情報が登録されるたびに、手作業でGoogleカレンダーに予定を入れ、Slackで関係者に通知する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録・更新をトリガーに、Googleカレンダーへの予定作成とSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの商談管理とGoogleカレンダーでの予定管理を手作業で行っている方
- 営業チーム内での迅速な情報共有のためSlackを活用しているマネージャーの方
- ツール間の連携を自動化し、営業活動の効率化を目指している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの情報登録だけで、カレンダーへの予定作成や通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報転記が不要になるため、予定の登録漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、SlackをそれぞれYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを取得」を設定し、詳細情報を取得します。
- 次に「分岐機能」を使い、取得した情報をもとに後続の処理を条件に応じて分岐させます。
- 次に、Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」や「レコードを取得する」を設定し、情報を記録・参照します。
- 次に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに予定を登録します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、関係者へ自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意のチャンネルに設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーや前のアクションで取得したHubSpotのコンタクト情報（会社名や担当者名など）を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な内容にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、Googleカレンダー、Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- このフローでは、Google スプレッドシートを用いて協定世界時(UTC)から日本標準時(JST)に日時を変換しています。変換方法については、こちらをご参照ください。
Slackで特定条件のメッセージが投稿されたらHubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Slackの特定チャンネルに投稿される問い合わせやリード情報を、都度HubSpotへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをトリガーにしてHubSpotへのコンタクト作成を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消し、迅速で正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った問い合わせやリード情報をHubSpotで管理している方
- 手作業によるSaaS間の情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- コンタクト情報の入力ミスや登録漏れを防ぎ、データ精度を高めたい責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackにメッセージが投稿されると、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションで、監視対象のチャンネルなどを設定します。
- 続いて、AI機能で「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージからコンタクト作成に必要な情報を抽出します。
- 次に、コマンドオペレーションを設定し、特定の条件を満たす場合にのみ後続のアクションが実行されるよう分岐条件を定めます。
- 最後に、HubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報を元にコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでテキストからデータを抽出するオペレーションでは、どのような情報をメッセージから抜き出すかをプロンプトで自由に設定可能です。
- コマンドオペレーションでは、特定のキーワードを含むメッセージのみを処理の対象とするなど、後続のアクションに進むための条件を任意で設定できます。
■注意事項
- Slack、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
ZoomとHubSpotの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたウェビナー参加者情報の転記や、商談発生後のミーティング設定といった手間のかかる作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な事務作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて顧客対応を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q:連携が失敗した場合の通知は可能ですか？
A:可能です。連携が失敗した際は、Yoomに登録しているメールアドレス宛や通知設定で設定しているチャットツールなどにエラーの通知が届きます。
Q:Zoomの「ミーティング」参加者も連携できますか？
A:Zoomのミーティング参加者も連携可能です。
例えば、「ミーティング終了後、参加者にGmailで議事録を共有する」
「Zoomウェビナーが終了したら、Notionに参加者一覧を追加する」
といったテンプレートもご用意しています。
Zoomウェビナーが終了したら、Notionに参加者一覧を追加する
試してみる
■概要
「Zoomウェビナーが終了したら、Notionに参加者一覧を追加する」ワークフローは、情報管理の効率化に役立ちます。
自動で入力されるため、手作業の手間を省きつつ、正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを活用してオンラインイベントを主催している方
- Zoomウェビナーの参加者情報をNotionで管理したいと考えている方
- ウェビナー終了後に迅速に参加者リストを把握したい方
- チームメンバーとNotionを使って情報共有をしている方
- Notionを日常的に使っていて、参加者のデータをスピーディに確認したい方
- イベントの参加者データを効率的に管理し、後のフォローアップに活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomウェビナーが終了したら、Notionに参加者一覧を追加する自動化フローを利用することで、多くの利点が得られます。
まず、ウェビナーの参加者情報を迅速にまとめられるため、情報の整理にかかる時間が節約されます。
参加者リストがすぐにNotionに反映されるため、次のアクションに素早く移行できます。
また、手作業でのデータ入力の手間が省けることで、人為的なミスの発生を減少させることができます。
このため、データの正確性が向上し、信頼性の高い情報管理が実現します。
Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで議事録を共有する
試してみる
■概要
Zoomミーティング後の議事録作成や参加者への共有は、重要な業務でありながら手間のかかる作業ではないでしょうか。録画データの確認から文字起こし、要約、メール作成までを手作業で行うと、多くの時間と労力がかかってしまいます。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動で録画から議事録を作成し、Gmailで参加者に共有までの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomミーティング後の議事録作成や情報共有に手間を感じているビジネスパーソンの方
- 定例会議など、繰り返し発生するミーティングの運用を効率化したいチームリーダーの方
- AIや自動化ツールを活用して、ノンコア業務の時間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後の録画ダウンロード、文字起こし、要約、共有メールの作成・送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での議事録共有で起こりがちな、共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Zoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションと「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
- 次に、音声文字起こし機能で、ダウンロードしたレコーディングデータを対象に「音声データを文字起こしする」アクションを設定します。
- AI機能で、文字起こしされたテキストを対象に「要約する」アクションを設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが要約した内容などを本文に記載して関係者に議事録を共有します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを対象に指定することで、意図したミーティングのみでワークフローを起動させることが可能です。
- 音声文字起こし機能では、文字起こしを行う音声ファイルや、音声ファイル内の処理範囲を任意で設定できます。
- AI機能による要約では、前段で文字起こししたテキストを変数として利用し、「決定事項のみ箇条書きで」といったように要約の条件を自由にカスタマイズできます。
- Gmailのアクションでは、宛先・件名・本文を任意で設定でき、ミーティングの参加者情報やAIが生成した要約などを変数として本文に自動で挿入することが可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
他にもミーティング参加者を連携するテンプレートがございます。ぜひご確認ください。
Q:無料プランでもこの連携は可能ですか？
A:可能です。
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。詳しくは、こちらのご確認をお願いします。
また、Yoomには、複数の料金プランがございます。プランによって、月の無料タスク数や連携可能なアプリ、1つのフローボットのオペレーション数などが異なります。
併せてこちらをご参照ください。
