BrushupとNotionを連携して、Brushupでアイテムが登録されたらNotionに自動追加する方法

BrushupとNotionの連携により、Brushupのアイテム情報をNotionに自動追加することができます。
これにより手動でデータを転記する手間がなくなり、作業負担を軽減できるでしょう。
特に、大量のアイテムを処理する場合、確認と転記に時間が奪われ、ミスのリスクも高まります。
しかし、自動化を導入すれば、転記作業から解放され、正確なデータ管理ができるようになります。
本記事では、自動化の利便性と詳しい設定方法について解説します。

BrushupとNotionを連携するメリット

メリット1:最新のアイテムにアクセスできる

Brushupで新しくアイテムが登録された際に、自動的にNotionに反映されることで、チーム全員が最新のデータを共有できます。
たとえば、複数のプロジェクトを管理している場合、各プロジェクトの進捗状況が反映されるため、優先順位をつけやすくなるでしょう。
これにより、<span class="mark-yellow">メンバー同士で情報の行き違いがなくなり、プロジェクトの方向性を決めやすくなります。</span>
特にプロジェクトリーダーにとって、この自動化は有用です。

メリット2:データ移行の手間を削減できる

アイテムの登録を自動化することで、手作業による転記作業を削減し、時間と労力の節約に貢献できるでしょう。
たとえば、大量のアイテムがある場合、アイテムを確認してNotionに転記するだけでも負担が大きいです。
しかし、<span class="mark-yellow">自動化の導入によりこの負担は軽減され、入力漏れやミスを防げます。</span>
これにより、正確なデータに基づいて作業ができるため、プロジェクトをスムーズに進められます。
特に、少人数で運営している企業にとって、この自動化は大きな利点となるでしょう。

[Yoomとは]

BrushupとNotionの連携フローの作り方

今回は「Brushupで新たにアイテムが登録されたらNotionに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。

BrushupとNotionをマイアプリ登録
Brushupで新たにアイテムが作成されたら起動するトリガーを設定
Notionでレコードを追加するアクションを設定
BrushupとNotionの自動化の動作確認

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ステップ1:BrushupとNotionをマイアプリ登録

YoomにBrushupとNotionを接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録をすると、自動化設定がスムーズに行えます。

まず、Brushupのマイアプリ登録をしましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からBrushupを探すか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されたら、説明を確認して「アカウント名」と「アクセストークン」を設定してください。

続いて、Notionのマイアプリ登録を行うため、先ほどと同様にNotionを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の「ページを選択する」をクリックしてください。

以下の画面ではアクセスを許可するページにチェックを入れてください。
完了したら赤枠内の「アクセスを許可する」をクリックしましょう。

両方のマイアプリ登録が完了すると、BrushupとNotionが表示されます。

ステップ2:Brushupで新たにアイテムが作成されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定は、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
まずBrushupの設定を行うため、「新たにアイテムが登録または更新されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Brushupと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→新たにアイテムが登録または更新されたら

以下の画面が表示されたら設定してください。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
「プロジェクトID」→説明を確認して設定

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ3:Notionでレコードを追加するアクションを設定

続いて、Notionの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを追加する

Notionに移動して、テスト用にアイテムの項目名を設定します。
※必ずテーブルビューを利用してください。
例として以下のように設定しました。

Yoomの画面に戻って説明を確認し、「データベースID」の設定をしてください。

以下の画面が表示されたら、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
先ほどNotionで設定した項目名が表示されるので、Brushupのアウトプットを利用して設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、Brushupのアウトプットを利用できます。
他の項目名も同様に該当するアウトプットを設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:BrushupとNotionの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが起動するか確認してください。

その他のBrushupとNotionを使った自動化の例

1.Brushupでアイテムが更新されたら、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
‍アイテムの更新が自動通知されるため、スピーディーに確認できます。
Microsoft Teamsの送信先をチームに設定することで、情報共有が容易に行えます。

2.Brushupで新たにアイテムが登録されたら、Google スプレッドシートに自動追加するフローです。
プロジェクトの進行状況をGoogle スプレッドシートでも確認することができます。
アイテムを手作業で転記する手間がなくなり、担当者は他の業務に集中できます。

3.Notionにタスクが登録されたら、自動的にMicrosoft Excelのシートにも追加するフローです。
NotionとMicrosoft Excelを使用してタスク管理している方におすすめの自動化です。
タスクを転記する手間が省けるため、時間を有効に使えます。

まとめ

BrushupとNotionを連携させることで、アイテム情報の自動追加が可能となり、作業効率の向上が期待できます。
これにより手動によるアイテム情報の転記が不要になり、チーム全員が最新の情報にアクセスできるようになります。
特にリソースが限られていて効率的な管理が求められる場面で、力を発揮してくれるでしょう。

Yoomでの自動化やアプリ連携には、特別なスキルは必要ありません。
誰でも簡単に操作できるため、日々の業務が忙しい方でも問題ありません。
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