BubbleとMicrosoft SharePointを連携して、BubbleでThingが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する方法

Bubbleは、クラウド上でアプリを構築・管理できるツールです。インストール不要で、どこからでも作業できるため、リモートでの開発やチームとの共同作業にも便利です。
しかし、BubbleでThingが新規に作成されるたびにMicrosoft SharePointへフォルダを生成する作業が必要になると、手間を感じることも多いかもしれません。
本記事では、BubbleとMicrosoft SharePointを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！

・BubbleとMicrosoft SharePointを活用しており、業務効率化を目指している方
・プロジェクト管理でフォルダ作成の手間やエラーに課題を感じている方
・チーム全体でフォルダ管理の効率化と正確性向上を求めている方

BubbleとMicrosoft SharePointの連携のメリットと具体例

メリット1：担当者の作業負担軽減

BubbleでThingが作成された際にMicrosoft SharePointでフォルダを自動生成できるようになることで、手作業でフォルダを作成する必要がなくなります。
例えば、新しいプロジェクトがBubble上で登録されるたびに、対応するフォルダをSharePointに手動で作成する業務は、多くの企業で日常的に行われています。
この作業は、フォルダ名を適切な命名規則に沿って設定する必要があり、時間がかかる上、担当者にとって負担となる恐れがあります。
自動化を導入すれば、新規プロジェクトが登録されると同時に、規定の命名規則に従ったフォルダが自動で作成されます。
これにより、担当者はフォルダ整理の時間を削減し、戦略的なタスクや分析業務に集中できるようになるでしょう。

メリット2:ヒューマンエラーを防ぐ

フォルダ作成を手動で行う運用では、命名ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。
特に、業務ごとに正確なフォルダ作成が求められる企業では、このようなミスが重大な問題につながる可能性があります。
例えば、営業部門が新規顧客情報を管理する際、Bubbleに顧客データを登録した後、Microsoft SharePoint上で顧客専用のフォルダを手動で作成するケースでは、誤ったフォルダ名をつけたり、他の顧客のデータと混同する保存ミスが起こるリスクがあります。
自動化を活用すれば、ヒューマンエラーの発生を抑えられる可能性があります。

メリット3: フォルダ管理の効率化

Bubbleでデータ管理を行い、Microsoft SharePointを活用してファイルを一元管理している企業では、フォルダ作成のルールを統一することが重要です。
しかし、手動でフォルダを作成する場合、担当者ごとに命名ルールが異なる、保存場所が分散するといった課題が生じます。
例えば、新入社員の入社手続きを管理する場合、通常、採用チームや人事部の担当者は、入社手続きに必要な書類を従業員ごとに管理する必要があります。
この際、手動でフォルダを作成していると、「命名ルールが統一されていない」「保存場所がバラバラ」などの問題が起きやすくなります。
フォルダの作成を自動化することで、メンバー全員が同じルールで管理されたフォルダにアクセスできるようになるため、効率的に作業を進められる環境が整うでしょう。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

それではここからノーコードツールYoomを使って、【BubbleでThingが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する】方法を説明します。

[Yoomとは]

BubbleとMicrosoft SharePointの連携フローの作り方

BubbleでThingが作成されたことをBubbleのAPIを利用して受け取り、Microsoft SharePointの提供するAPIを用いて、Microsoft SharePointの指定のファイルにBubbleで登録されたThingに対応するフォルダを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・BubbleとMicrosoft SharePointをマイアプリ登録
・BubbleでThingが作成されたら起動するトリガーの設定
・Microsoft SharePointでフォルダを作成する設定
・テストと確認

ステップ1:BubbleとMicrosoft SharePointとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はBubbleとMicrosoft SharePointをそれぞれ検索して、登録していきます。

Bubbleのマイアプリ登録

まず、Bubbleから登録していきましょう。入力欄にBubbleと入力するとBubbleのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.アカウント名、アクセストークン、アクセスキーを入力してください。
「追加」をクリックすると、Bubbleのマイアプリ登録は完了です。
なお、Bubbleのマイアプリ登録についての詳しいやり方や注意点については以下のリンク先を参照してください。
Bubbleのマイアプリ登録方法とデータタイプ名設定時の注意点

Microsoft SharePointのマイアプリ登録

Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。

Microsoft SharePointも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.Microsoftのログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントでサインインしてください。
なお、詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項

以上で、BubbleとMicrosoft SharePointのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にBubbleとMicrosoft SharePointのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:BubbleでThingが作成されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「Thingが作成されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Bubbleと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「Thingが作成されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔とデータタイプ名の設定を行ってください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
なお、Bubbleからアウトプットを取得したい場合はJSONPathを用いて取得することが可能です。JsonPathについての詳細は以下のリンク先を参照してください。
‍JSON PATHの記載方法
 JSON PATHによるアウトプットの取得方法
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Microsoft SharePointでフォルダを作成する設定

1.最後に、「フォルダを作成」のアイコンをクリックしてください。

2.Microsoft SharePointと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「フォルダを作成」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
必須項目は必ず入力してください。
各項目の入力欄をクリックすると候補やアウトプットが表示されます。
サイトID、ドライブID、親フォルダのアイテムIDは候補から選択してください。
親フォルダ名とフォルダ名はアウトプットを適宜活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存」をクリックしてください。

4.これで、【BubbleでThingが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomなら、難しいITスキルがなくても作業が進みます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Bubbleを使ったその他の自動化例

他にもBubbleを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Bubbleに登録された情報をSalesforceに追加するフローです。

このテンプレートを活用すると、Bubbleに登録された情報を、Salesforceに自動で追加できるようになります。
これにより、データ入力の作業量が減り、従業員がより重要な業務に取り組む時間を確保しやすくなります。

2.BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
‍今回紹介したフローではMicrosoft SharePointにフォルダを作成していましたが、このテンプレートではGoogle Driveにフォルダを作成します。
これにより、フォルダの整理が簡単になり、データ管理がしやすくなるでしょう。

3.BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。
このテンプレートを活用することで、BubbleでThingが作成されるとGmailで自動で通知ができるようになります。
手動で連絡する手間が軽減され、チーム内の情報伝達がスムーズになる可能性があります。

まとめ

BubbleとMicrosoft SharePointを連携することで、BubbleでThingが作成されたら、Microsoft SharePointで自動でフォルダが作成されるようになりました。
これにより、フォルダ作成にかかる手動の作業を減らし、ドキュメント管理の効率化を目指せます。
難しい設定や特別な知識がなくても、自動化を簡単に始められるのがYoomの魅力です。
書類の作成やタスク管理など、手間のかかる作業を自動化することで、重要な仕事に集中できる環境を整えられます。
日々の業務を効率化するために、Yoomをぜひご活用ください。