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「請求書や領収書の内容をMicrosoft Excelに手入力している…」
「転記作業は時間がかかる…」
このように、画像ファイルのデータ化に、時間と手間をかけていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">画像ファイルを特定のフォルダに保存するだけで、ファイル内のテキストを自動で読み取りMicrosoft Excelに転記できる仕組み</span>があれば、こうした作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイル内のテキストを読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのさまざまなツールと連携し、画像内のテキストをOCR機能で読み取ってMicrosoft Excelに連携する自動化の方法を、いくつかご紹介します。
<span class="mark-yellow">OneDriveなどに画像ファイルが追加されたことをトリガーに、OCR機能でテキストを抽出し、その内容を自動でMicrosoft Excelに追記する</span>ことが可能です。
請求書や領収書の管理、アンケート結果の集計といった業務を効率化できます。
<span class="mark-yellow">LINEなどのチャットツールで画像ファイルを受信した際、その画像をOCRで読み取り、テキスト化されたデータをMicrosoft Excelに自動で追加する</span>ことも可能です。
外出先や移動中に受け取った画像情報も手間なくデータとして蓄積できます。
<span class="mark-yellow">画像ファイルが添付されたレコードが作成された際、添付ファイルをOCRで読み取ってテキスト化し、Microsoft Excelに追加する</span>ことも可能です。
散らばりがちな画像情報を一元的に管理し、データ活用の幅を広げます。
それではここから代表的な例として、OneDriveに画像ファイルが格納されたら、OCRでテキストを読み取り、Microsoft Excelに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive／Microsoft Excel
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
OneDriveのマイアプリ設定
まずは、下記ナビを参考にOneDriveのマイアプリ設定を行ってください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
Microsoft Excelのマイアプリ設定
こちらも先ほどと同じように、Microsoft Excelのマイアプリ連携を進めましょう。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「ドライブID」「フォルダID」は候補から選択します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
テスト操作の前に、トリガーとなるOneDriveでファイルを作成しましょう。
今回は以下のように、ファイルをアップロードしました。
また、この記事ではサンプルとして以下のようなファイルをアップロードしています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
なお、「取得した値」は、後のフローで使用します。
「アイテム名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
OneDriveのトリガーをもとに、分岐条件を指定するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
続いて、分岐条件を指定に進みます。
「タイトル」「分岐対象の取得した値」は、デフォルトで値が入力されていますので、そのままにしておきましょう。
【要確認】分岐設定について
「分岐条件」も同様に、デフォルトで値が入力されています。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
※作成日時と最終更新日時が等しいかどうかで分岐をさせます。
このようにすることで、等しい場合は新規作成、等しくない場合は更新というルートで切り分けることができます。
なお、取得した値を使用することで、毎回最新のファイル情報が反映されます。
作成されたファイルの内容を読み取るにあたって、OneDriveからファイルをダウンロードするための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【ファイル容量について】
次に、API接続設定です。
「ドライブID」を候補から選択し、「ファイルのアイテムID」は取得した値から選択します。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ファイルから抽出したテキストを使って、Microsoft Excelにレコードを追加するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「レコードを追加する」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。
まずは、「タイトル」から「実行アクション」まで、確認してください。
「ファイルの保存場所」では、OneDriveまたはSharePointのどちらかを指定し、「ドライブID」を、候補から選択します。
【要確認】テスト用のMicrosoft Excelについて
同様に、「アイテムID」「シート名」も候補から選択し、「次へ」をクリックしてください。
※データベースを操作するオペレーションの詳細については、【Microsoft Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関してをご覧ください。
次に、データベース操作の詳細設定です。
以下を参考に、Microsoft Excelに追加する内容を、取得した値から選択します。
テストを実行し、Microsoft Excelにレコードが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、OCRやOneDriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
見積書や契約書をOCRで読み取って翻訳し、Google スプレッドシートに自動追加する仕組みは、特に多言語でのやり取りを行うビジネスに便利です。
また、SlackやGmailで送られてきたファイルもOCRで読み取り、Google Apps Scriptを使ってスクリプトを実行することで、作業の効率化が図れます。
これにより、手間のかかる手動作業を省略し、重要な情報の管理がスムーズに進むでしょう。
OneDriveやNotion、Jotformなどのツールを活用して、ファイルやデータを自動的に連携する仕組みを作成できます。
例えば、Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動アップロードしたり、Notionの新しいページ作成時にOneDriveに関連するフォルダを自動生成したりすることで、ファイル管理や情報整理がスムーズに行えるでしょう。
忙しい方や効率的なワークフローを構築したい方におすすめです。
画像ファイルからMicrosoft Excelへのテキスト転記を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業でのデータ入力を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRの読み取り精度はどのくらいですか？
A：YoomのOCRは、PDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
Q：請求書から「請求金額」や「支払期日」だけを抜き出せますか？
A：はい、可能です。
「画像・PDFから文字を読み取る」のオペレーションで、抽出したい項目として請求金額や支払期日を指定し、後続の「レコードを追加する」のオペレーションで追加するレコードの値にそれぞれを紐付けると、特定のデータ項目のみを抽出できます。
Q：読み取りエラーや書き込み失敗が起きたらどうなりますか？
A：読み取りエラーや書き込み失敗が起きた場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
どうしても解決しない場合は、下記リンクよりお問い合わせくださいね。
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