・
「会議で撮影したホワイトボードの写真を議事録に転記するのが面倒…」
「画像で受け取ったレシートや請求書の内容を手入力するときミスが起きがち…」
このように、文字情報を手作業でテキスト化する際、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダに写真ファイルをアップロードするだけで、自動的に文字情報を読み取り、テキストデータとして他のツールに記録できる仕組み</span>があれば、これらの手作業から解放され、入力ミスを心配することなく、より他の業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">写真ファイル内のテキストを自動で読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ストレージサービスに保存した写真ファイルから、自動でテキストを読み取り、さまざまなツールに連携する方法を具体的なテンプレートを使ってご紹介します。
ぜひクリックしてみてください。
<span class="mark-yellow">Dropboxなどに写真ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取る</span>ことが可能です。これまで手作業で行っていた文字起こしやデータ入力の手間とミスをなくし、業務を効率化できます。
それではここから代表的な例として、Dropboxに写真ファイルがアップロードされたら、OCRでテキストを読み取り、その内容をNotePMにノートとして自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
Dropbox
NotePM
NotePMを検索・選択後、「アカウント名」「アクセストーン」を入力します。
入力後、「追加」をクリックすると、マイアプリ登録の完了です。
※詳しい手順はNotePM API ドキュメントをご覧ください。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「対象のフォルダのパス」「ファイル名」は手動で入力します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
この記事では、サンプルとして以下の写真をアップロードしています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
OCRでファイルの中身を読み取るにあたって、Dropboxからファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目の確認・入力をし、次に進みましょう。
次に、API接続設定です。
「フォルダのパス」を手動で入力し、「ファイル名」は取得した値から選択します。
※取得した値を使用することで、毎回最新のファイルをダウンロードすることが可能です。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※「抽出したい項目」は、運用内容にあわせてカスタマイズ可能です。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ファイルから抽出したテキストを使って、NotePMにノートを作成するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「ページを作成」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「チームドメイン」を手動で入力し、「ノートコード」は候補から選択します。
「ページのタイトル」「ページの本文」を取得した値から選択してください。
※「変更履歴メモ」など、以降の項目は任意設定です。
設定後、「テスト」をクリックしましょう。
テストを実行し、NotePMにノートが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、OCRを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートにデータを自動で追加したり、SlackやTrelloへの通知を行うことで、情報管理が効率化され、作業負担を減らせます。
特に日々のデータ処理が多いビジネスパーソンにおすすめです。
写真ファイルからのテキスト抽出を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業での文字起こしやデータ入力の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：手書きの文字も読み取れますか？
A：OCR機能では、PDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。
画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
Q：テキスト全体ではなく特定項目のみ抽出できますか？
A：はい、可能です。
「画像・PDFから文字を読み取る」のオペレーションで、「抽出したい項目」に「会社名」「請求金額」といった特定のデータを指定いただくことで設定できます。
Q：Dropbox以外のストレージでも使えますか？
A：はい、可能です。
例えば、Google DriveやOneDriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取る自動化など、さまざまなテンプレートが用意されていますので、ぜひ業務効率化にご活用ください。
.png)
.avif)
.webp)
.webp)
