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「ヘブライ語で書かれたPDFの内容をシステムに入力するのが大変…」
「手作業での文字起こしは時間がかかるし、入力ミスも発生してしまう…」
このように、ヘブライ語の書類を扱う際に、言語の壁や手作業による非効率さに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">受信したヘブライ語のPDFファイルから自動でテキスト情報を正確に抽出し、他のシステムにデータを連携できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、データ入力や転記作業にかかっていた時間を削減し、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ヘブライ語で書かれたPDFファイルからテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、ヘブライ語で記載されたPDFファイルをOCRで読み取り、テキストデータを抽出する業務を自動化するテンプレートをご紹介。
この自動化により、手作業でのデータ入力や言語の壁による業務の遅延を防ぎ、迅速かつ正確な情報活用を実現できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールでヘブライ語が記載されたPDFファイルを受信したことをきっかけに、自動でOCR処理を実行し、テキストデータを抽出する</span>ことで、手作業でのファイル保存や文字起こしの手間を削減し、タイムリーな情報活用を可能にします！
それではここから代表的な例として、Gmailでヘブライ語のファイルを受信したら、OCRで読み取りQuickbaseでレコードを作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとQuickbaseをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
以下の手順をご参照ください。
QuickbaseとYoomのマイアプリ登録
「新規登録」をクリックした後、右上の検索窓に「Quickbase」と入力し、検索結果からQuickbaseのアイコンを選択します。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにGmailとQuickbaseが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Gmailでヘブライ語のファイルを受信したら、OCRで読み取りQuickbaseでRecordを作成する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、ヘブライ語のファイルを送信しておきましょう！
※後続のGmailのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は、下図のようなヘブライ語のファイルを添付したメールを用意してみました。
テスト用のため、ファイルの内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
事前に、QuickbaseでOCRで読み取ったデータを格納するテーブルも用意しておきましょう。
今回は、以下画像のようなテーブルを作成しました。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらのステップでは、任意のファイルのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
オペレーションに「特定のラベルのメールを受信したら」、取得した値に検知したい項目を設定。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。今回は、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.続いて、OCR技術を使って、文字を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Quickbaseにデータを追加するため、Quickbaseに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しく文字が読み取れていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「List Tables」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「App ID」は、入力欄下の注釈に沿って、入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、リストの取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「Create or Update Record」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「Table ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
Record Listの各項目を設定していきましょう。
「Field ID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「Field Value」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
実際にQuickbaseにデータが追加されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回ご紹介した連携以外でも、OCRを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、名刺情報をSalesforceやkintoneに登録し、Gmailでお礼メールを送信したり、領収書をNotionに追加して経費精算をスムーズに行えます。
これにより、時間を短縮でき、エラーの発生を防げるため、事務作業の効率化を図れるでしょう。
ヘブライ語で書かれたPDFファイルのOCR処理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたテキストの文字起こしやシステムへの転記作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら業務効率を向上させることができます。</span>
これにより、担当者は単純なデータ入力作業から解放され、抽出した情報を分析・活用するといった、より戦略的なコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:ヘブライ語OCRの読み取り精度は？
A:YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
項目名が明確・値がユニーク・6500文字以内などの場合は高精度で抽出できますが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が下がってしまうことがあります。
詳しくは以下のヘルプページをご参照ください。
Q:OCR処理が失敗した場合の対処法は？(エラーを検知し通知できるか)
A:OCRでファイルの情報を読み取れなかった場合、フローボットが停止します。Yoomでは進行していたフローボットが停止された場合、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
ヘルプページでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q:この自動化にかかる具体的な料金は？
A:本記事でご紹介したテンプレートでは、ミニプラン以上でご利用いただける「分岐」、チームプラン・サクセスプラン限定機能「画像・PDFから文字を読み取る」を使用しているため、Yoomの有料プランをご利用いただく必要がございます。
基本料金はプランによって異なります。
詳しい料金プランは、こちらをご参照ください。
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