名刺情報をAI OCR機能で読み取り、Notionのデータベースに追加する方法

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

(2)ワークスペースの一覧から、任意のプロジェクトを選択します。
コピーしたテンプレートは、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されていますので、そちらをご確認ください。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。

ステップ2: Notionの設定

次に、Notionの設定に移ります。
(1)画面左側にある「マイアプリ」をクリック
(2)次に、画面右側に表示される「+新規接続」をクリック

(3)アプリの一覧からNotionを選択
(4)アクセスをリクエストしている画面で「ページを選択する」をクリック
(5)アクセスを許可するページに任意でチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリック

(6)これでNotionのマイアプリ登録が完了しました。
(7)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック

(8)コピーしたテンプレートをクリック
(9)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックし、ステップ3に進んでください。

ステップ3: トリガーとアクションの設定

(1)フローの一覧画面から「フォームトリガー」をクリック

(2)フォームを作成画面の指示にしたがって、フォームを作成してください。

(3)作成が完了したら画面を一番下までスクロールし、「次へ」をクリック

■フォームの表示確認と詳細設定画面
ここでは入力フォームの回答サンプル値を設定するために、名刺画像をアップロードしましょう。
(4)赤枠で囲った範囲を一度クリックし、名刺画像を任意で選択

(5)「保存する」をクリック
(6)続いて「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック
※詳細は「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法を確認してください。

(7)タイトルを設定し、アクションは「名刺を読み取る(4タスク)」が選択されていることを確認

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(8)「次へ」をクリック
■詳細を設定
‍(9)ファイルの添付方法を、各プルダウンメニューから任意で選択してください。
(10)追加で抽出したい項目には、運用に沿って抽出したい項目を設定してください。
使用するAIや言語についても、任意に設定していきます。

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(11)「テスト」をクリックすると、結果が表示されます。

(12)抽出結果が正しいことを確認したら、「保存する」をクリックしてください。
(13)一番下にある「データベースを操作する」をクリック

(14)タイトルを設定し、実行アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認してください。

(15)データベースIDは、候補から任意で選択

(16)「次へ」をクリック
■データベース操作の詳細設定
(17)追加するレコードの値には、「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから任意で設定します。

(18)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
Notionを確認すると名刺情報が反映されていました。

(19)以下の画面が表示されたら「トリガーをON」をクリックすれば、自動化の設定が完了です。

お疲れ様でした。設定は以上です。

Notionを使ったその他の自動化例

Yoomには、連携フローの作り方で紹介したYoomのAI機能を活用した他のフローもあります。
また、AI機能以外にも、Notionと他のアプリを連携させたフローも多数ありますので、ぜひご確認ください。

受信内容をNotionに追加する

重要なメール内容をNotionに集約することで情報の見落としや重複を防ぎ、チーム全体での情報共有が容易になります。

情報が追加されたらNotionに追加する

引用した内容で情報を追加するため、手入力によるミスも防ぐ他、時間短縮にもつながるはずです。

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Notionの情報をもとにフォルダを作成する

Notionで収集した情報をもとにフォルダが自動的に作成されるため、手動でのフォルダ作成やファイル整理の手間が省けます。

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Notionでステータスが変更・更新されたらメールを送信する

ステータス変更・更新に対してメールを送信できるため、作業の抜け漏れを防技、素早い対策や対応が可能となるでしょう。

AI機能を活用した自動化例

Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新して格納する

ファイル内容の確認や移動作業を効率化できるため、手動によるファイル操作が不要となり、業務運営をスムーズにすることが可能です。

GitHubでIssue作成後、AI解析で不足情報を通知する

AIによるIssueの不足情報の検出を効率化できるため、Issue管理の質を向上させることができます。

音声データを文字起こし・要約してTelegramに通知する

AIによる文字起こし・要約により、ミーティングの内容を迅速かつ正確に共有でき、業務の連携がスムーズになります。

YoomにNotionを登録してAI機能を活用するメリット

メリット1: 名刺情報の正確な管理とミスの軽減

営業活動の中で受け取った名刺は、その後のビジネス展開において重要な役割を果たします。
しかし、これらの情報を手作業で入力する際、どうしても入力ミスや情報漏れが生じることがありますよね。
YoomのAIオペレーション機能を活用することで、名刺情報を正確に読み取り、Notionのデータベースに自動的に追加することができます。
営業担当者は名刺情報を効率よく管理でき、フォローアップの際も顧客とのやり取りがよりスムーズになるでしょう。

メリット2: データ入力作業の軽減と営業活動への集中

名刺情報の手入力は、他の重要な業務に割く時間を奪ってしまうことがあります。
YoomのAIオペレーション機能を活用することで、この入力作業を効率的に自動化でき、結果として名刺データ管理の時間短縮が見込めます。
そのため、営業担当者は顧客との関係構築や商談準備に、より多くの時間を使えるでしょう。

まとめ

YoomのAIオペレーション機能は、データ管理の効率化と、正確な情報をもとにしたフォローアップをサポートします。
手作業が減り、営業担当者は他の重要な業務に集中しやすくなるでしょう。
ぜひ、あなたの営業活動にYoomのAIオペレーションを活用してみてください。