名刺情報をAI OCR機能で読み取り、Notionのデータベースに追加する方法

営業担当者にとって新規顧客との接触は重要な業務の一環ですが、その後の名刺情報の整理や管理は意外と手間がかかります。
特に、大量の名刺を手作業でデータベースに入力する作業は、時間がかかるだけでなく、ミスのリスクもありますよね。
実は、YoomのAIオペレーション機能を使うと、名刺情報をNotionDBに自動的に追加できるんです。
手動管理の手間を省き、営業活動の質を向上させたいと考えている方はぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

• 名刺情報の転記に手間を感じている方
• 名刺情報を正確に管理したい方
• 単純作業を自動化し、他の業務に集中したい営業の方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する

試してみる

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名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。

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[Yoomとは]

今回ご紹介するテンプレート以外にも、Notionがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

⇒Notionを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）

NotionとAI機能を活用する連携フローの作り方

ここでは「名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する」フローの設定についてご紹介します。
詳細は「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法を確認してください。

今回のフロー説明で使用するNotionデータベースは以下の通りです。

ステップ1: Yoomにログイン

(1)さっそく、下記のバナーの「試してみる」をクリックして設定を進めましょう。

名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する

試してみる

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名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。

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「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

(2)ワークスペースの一覧から、任意のプロジェクトを選択します。
コピーしたテンプレートは、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されていますので、そちらをご確認ください。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。

ステップ2: Notionの設定

次に、Notionの設定に移ります。
(1)画面左側にある「マイアプリ」をクリック
(2)次に、画面右側に表示される「+新規接続」をクリック

(3)アプリの一覧からNotionを選択
(4)アクセスをリクエストしている画面で「ページを選択する」をクリック
(5)アクセスを許可するページに任意でチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリック

(6)これでNotionのマイアプリ登録が完了しました。
(7)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック

(8)コピーしたテンプレートをクリック
(9)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックし、ステップ3に進んでください。

ステップ3: トリガーとアクションの設定

(1)フローの一覧画面から「フォームトリガー」をクリック

(2)フォームを作成画面の指示にしたがって、フォームを作成してください。

(3)作成が完了したら画面を一番下までスクロールし、「次へ」をクリック

■フォームの表示確認と詳細設定画面
ここでは入力フォームの回答サンプル値を設定するために、名刺画像をアップロードしましょう。
(4)赤枠で囲った範囲を一度クリックし、名刺画像を任意で選択

(5)「保存する」をクリック
(6)続いて「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック
※詳細は「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法を確認してください。

(7)タイトルを設定し、アクションは「名刺を読み取る(4タスク)」が選択されていることを確認

(8)「次へ」をクリック
■詳細を設定
(9)ファイルの添付方法を、各プルダウンメニューから任意で選択してください。
(10)追加で抽出したい項目には、運用に沿って抽出したい項目を設定してください。
使用するAIや言語についても、任意に設定していきます。

(11)「テスト」をクリックすると、結果が表示されます。

(12)抽出結果が正しいことを確認したら、「保存する」をクリックしてください。
(13)一番下にある「データベースを操作する」をクリック

(14)タイトルを設定し、実行アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認してください。

(15)データベースIDは、候補から任意で選択

(16)「次へ」をクリック
■データベース操作の詳細設定
(17)追加するレコードの値には、「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから任意で設定します。

(18)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
Notionを確認すると名刺情報が反映されていました。

(19)以下の画面が表示されたら「トリガーをON」をクリックすれば、自動化の設定が完了です。

お疲れ様でした。設定は以上です。

名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する

試してみる

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名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。

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Notionを使ったその他の自動化例

Yoomには、連携フローの作り方で紹介したYoomのAI機能を活用した他のフローもあります。
また、AI機能以外にも、Notionと他のアプリを連携させたフローも多数ありますので、ぜひご確認ください。

受信内容をNotionに追加する

重要なメール内容をNotionに集約することで情報の見落としや重複を防ぎ、チーム全体での情報共有が容易になります。

Gmailの受信内容をNotionに追加する

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■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した情報をNotionで管理しており、手入力に手間を感じている方
・メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいチームの方
・問い合わせ対応やタスク管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailの受信内容をAIで要約してNotionに追加する

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■概要
「Gmailの受信内容をAIで要約してNotionに追加する」ワークフローは、メール管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
毎日のGmailの受信メールを手作業で整理するのは時間がかかりますよね。特に大量のメールを扱うと、重要な情報を見逃すリスクも高まります。そこで、このワークフローを活用して受信したメールをAIで自動的に要約し、Notionに整理して保存しましょう。これにより必要な情報にすぐアクセスできるようになり業務効率が向上します。
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■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで多くのメールを受信し、情報整理に時間を割いているビジネスパーソン
Notionを活用してプロジェクト管理や情報共有を行っているチーム
メール内容を効率的に要約し、チームメンバーと共有したいと考えている管理者
業務のデジタル化・自動化を進めたいと考えている中小企業の経営者

■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。

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Outlookの受信内容を要約してNotionに追加する

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■概要
「Outlookの受信内容を要約してNotionに追加する」ワークフローは、データ入力作業の負担を軽減します。
顧客からのメール内容を自動的に追加できるので、追加漏れなどを防止します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用してメールの管理を行っている方
・メールの内容を迅速に把握し、重要な情報を見逃したくない方
・Notionを使って業務の進捗管理や情報整理を行っている方
・チームでNotionを活用しており、共有された情報をスピーディに確認したい方
・手動でメールの要約や情報の転記に時間を割きたくないと考えている方

■注意事項
・NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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情報が追加されたらNotionに追加する

引用した内容で情報を追加するため、手入力によるミスも防ぐ他、時間短縮にもつながるはずです。

Airtableに顧客情報が追加されたらNotionにも追加する

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■概要
「Airtableに顧客情報が追加されたらNotionにも追加する」ワークフローは、顧客管理を効率化する業務ワークフローです。
Airtableで新しい顧客情報が入力されると、自動的にNotionにも同じ情報が登録されるため、データの一貫性を保ちながら手間を省けます。
これにより、顧客情報の管理がよりスムーズに行えます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableで顧客情報を管理しており、Notionでも同データを活用したい方
・顧客管理において、複数のツール間でデータを手動で同期する手間を感じている方
・Notionを利用して顧客管理を行いたいが、効率的なデータ入力方法を探しているビジネスユーザー
・データの一貫性を保ちながら、業務フローを自動化したい企業担当者の方

■注意事項
・Airtable、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する

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■概要
「Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する」ワークフローは、情報転記作業を自動化できます。
手作業で行う業務が自動化されるため、人的エラーの回避につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速にNotionに反映させたいと考えている方
・リードの情報を手動で入力する手間を省き、スピーディに管理したいと考える方
・Notionを普段から利用しており、一元管理を進めたい方
・リード情報をスピーディにチームメンバーと共有する必要がある方
・情報の抜け漏れを防ぎ、効率的に営業活動を行いたいと考える方

■注意事項
・SalesforceとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。

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Notionの情報をもとにフォルダを作成する

Notionで収集した情報をもとにフォルダが自動的に作成されるため、手動でのフォルダ作成やファイル整理の手間が省けます。

Notionの情報をもとにDropboxにフォルダを作成する

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■概要
「Notionの情報をもとにDropboxにフォルダを作成する」ワークフローは、ワンクリックでDropboxにフォルダを作成できます。
Dropboxに直接アクセスする必要がないため、利便性が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを利用して情報管理やプロジェクト管理を行っている方
・DropBoxを活用してファイル共有やバックアップ管理をしている方
・Notionでの情報管理とDropboxでのファイル管理をスムーズに連携させたい方
・チーム全体でNotionを使って情報を共有しているが、迅速なファイルの整理や共有が必要な方
・Dropboxを日常的に利用していて、情報の保存やアクセスをスピーディに行いたい方
・効率的に情報を整理・共有し、プロジェクトを円滑に進めたい方

■注意事項
・NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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Notionの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

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■概要
「Notionの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」ワークフローを利用すると、Notion上からワンクリックでフォルダを作成できます。
Microsoft SharePointに直接アクセスすることなく、Notion上から情報を引用してフォルダ作成できるため、作業時間が短縮されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを活用して情報管理やプロジェクト管理を行っている方
・情報の整理を実施する際に効率を追求したい方
・Microsoft SharePointを利用してフォルダを管理している企業
・社内ツールとしてNotionとMicrosoft SharePointを活用しているチーム
・チームの情報共有を迅速に行い、整理された状態を保ちたいと考える方

■注意事項
・NotionとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Notionでステータスが変更・更新されたらメールを送信する

ステータス変更・更新に対してメールを送信できるため、作業の抜け漏れを防技、素早い対策や対応が可能となるでしょう。

Notionでステータスが変更されたら、Gmailでメールを送付する

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■概要
「Notionでステータスが変更されたら、Gmailでメールを送付する」フローは、プロジェクト管理やタスク管理を効率化する業務ワークフローです。
Notion上でのステータス更新をトリガーに、自動的にGmailを通じて関連メンバーに通知メールを送信します。
これにより手動での通知作業を省き、情報共有をスムーズに行えるようになります。
Yoomを活用することで、NotionとGmailの連携が簡単に実現し、日常業務の効率化をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionでプロジェクト管理を行い、ステータス更新時に自動通知が必要な方
・Gmailを使用してチームメンバーやクライアントに迅速に情報を共有したいビジネスパーソン
・手動でのメール送信による作業負担を軽減し、業務効率を向上させたい管理者
・Yoomを活用して、NotionとGmailの連携を簡単に設定したい方
・タスク管理の透明性を高め、チーム内のコミュニケーションを円滑にしたい方

■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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Notionでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する

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■概要
「Notionでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する」ワークフローは、メール送信作業を効率化します。
ステータスの更新を検知して自動で送信されるため、作業の負担が軽減するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを使用してプロジェクト管理やタスク管理を行っている方
・チームでNotionを使って情報共有をしているが、ステータスの変化を見逃してしまうことが多い方
・Outlookを日常的にメールツールとして使用している方
・ステータス変化をすぐに検知してOutlookでメールを送信したい方

■注意事項
・NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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AI機能を活用した自動化例

Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新して格納する

ファイル内容の確認や移動作業を効率化できるため、手動によるファイル操作が不要となり、業務運営をスムーズにすることが可能です。

Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納する

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Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納するフローです。

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Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する

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Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納するフローです。

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Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する

試してみる

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Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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GitHubでIssue作成後、AI解析で不足情報を通知する

AIによるIssueの不足情報の検出を効率化できるため、Issue管理の質を向上させることができます。

GitHubでIssue作成後、AI解析で不足情報をSlackに通知する

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■概要
GitHubでIssue作成後、AI解析で不足情報をSlackに通知するフローです。
プロジェクト管理をスムーズに進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubで多くのIssueを管理している開発チームのリーダーの方
　・AI解析でIssueの不足情報を自動検知し、補完したい方
・Slackを活用してチーム内コミュニケーションを図っている方
　・SlackにIssueで不足している情報を通知し、チーム全体でIssueの質を高めたい方
・GitHub Issueの品質向上に課題を感じている開発者の方
　・開発の精度と効率を向上させ、品質の高い成果物を提供したい方

■注意事項
・GitHub、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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GitHubでIssue作成後、AI解析で不足情報をGmailで通知する

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■概要
GitHubでIssue作成後、AI解析で不足情報をGmailに通知するフローです。
GitHubでのIssue管理をよりスムーズにすることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubを活用して多数のIssueを管理している方
　・情報の抜け漏れを防止したい開発チームの方
・プロジェクト作業でGitHubを利用している方
　・Issue作成時に必要な情報を収集したいプロジェクトリーダーやマネージャーの方
・GitHubとGmailを連携させて効率化を図りたい方
　・Gmailによる通知を効率化したい方
・業務ワークフローの自動化を手軽に行いたい方
　・チームの生産性を向上させたいIT担当者の方

■注意事項
・GitHub、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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音声データを文字起こし・要約してTelegramに通知する

AIによる文字起こし・要約により、ミーティングの内容を迅速かつ正確に共有でき、業務の連携がスムーズになります。

フォームに回答された音声データを文字起こし・要約してTelegramに通知する

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■概要
「フォームに回答された音声データを文字起こし・要約してTelegramに通知する」フローです。
音声で収集された情報を迅速にテキスト化し、チームに共有するプロセスを自動化します。音声データをAIとOCRで精確に文字起こし・要約し、その結果をTelegramを通じてスムーズに通知します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで音声データを収集し、効率的に共有したいビジネスチームの方
・音声情報を文字化する作業を自動化して、時間を節約したい担当者の方
・Telegramを活用してリアルタイムに情報をチームに通知したい方
・AIやOCR技術を取り入れて業務プロセスを改善したいIT担当者の方

■注意事項
・TelegramとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約しTelegramに通知する

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■概要
Zoom会議終了後に録画を文字起こし・要約し、Telegramに通知する業務ワークフローです。
会議内容の共有や復習が簡単になり、業務の効率化に貢献します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、会議内容を効率的に管理したいビジネスパーソンの方
・会議後の情報共有を迅速に行いたいチームリーダー
・Telegramを活用して社内コミュニケーションを円滑に進めたい企業の方  ‍

■注意事項
・Telegram、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Meetでのミーティング終了後、音声データを文字起こし・要約しTelegramに通知する

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■概要
「Google Meetでのミーティング終了後、音声データを文字起こし・要約しTelegramに通知する」ワークフローです。
ミーティング内容の整理と共有を自動化する業務ワークフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを頻繁に利用し、ミーティングの記録を効率的に管理したいビジネスパーソンの方
・ミーティング後の音声データの文字起こしや要約に時間を取られている方
・Telegramを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいリーダーやマネージャーの方
・ミーティング内容を迅速に共有し、情報の漏れや伝達ミスを防ぎたい方
・業務ワークフローの自動化を通じて、チームの生産性を向上させたい企業の方

■注意事項
・Telegram、Google Meet、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ご紹介したテンプレート以外にも、Notionがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

⇒Notionを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）

YoomにNotionを登録してAI機能を活用するメリット

メリット1: 名刺情報の正確な管理とミスの軽減

営業活動の中で受け取った名刺は、その後のビジネス展開において重要な役割を果たします。
しかし、これらの情報を手作業で入力する際、どうしても入力ミスや情報漏れが生じることがありますよね。
YoomのAIオペレーション機能を活用することで、名刺情報を正確に読み取り、Notionのデータベースに自動的に追加することができます。
営業担当者は名刺情報を効率よく管理でき、フォローアップの際も顧客とのやり取りがよりスムーズになるでしょう。

メリット2: データ入力作業の軽減と営業活動への集中

名刺情報の手入力は、他の重要な業務に割く時間を奪ってしまうことがあります。
YoomのAIオペレーション機能を活用することで、この入力作業を効率的に自動化でき、結果として名刺データ管理の時間短縮が見込めます。
そのため、営業担当者は顧客との関係構築や商談準備に、より多くの時間を使えるでしょう。

まとめ

YoomのAIオペレーション機能は、データ管理の効率化と、正確な情報をもとにしたフォローアップをサポートします。
手作業が減り、営業担当者は他の重要な業務に集中しやすくなるでしょう。
ぜひ、あなたの営業活動にYoomのAIオペレーションを活用してみてください。