AIオペレーションの活用方法

2025-05-02

名刺情報をAI OCR機能で読み取り、Notionのデータベースに追加する方法

t.nakaya

営業担当者にとって新規顧客との接触は重要な業務の一環ですが、その後の名刺情報の整理や管理は意外と手間がかかります。
特に、大量の名刺を手作業でデータベースに入力する作業は、時間がかかるだけでなく、ミスのリスクもありますよね。
実は、YoomのAIオペレーション機能を使うと、名刺情報をNotionDBに自動的に追加できるんです。
手動管理の手間を省き、営業活動の質を向上させたいと考えている方はぜひ最後までご覧ください。

‍こんな方におすすめ

  • 名刺情報の転記に手間を感じている方
  • 名刺情報を正確に管理したい方
  • 単純作業を自動化し、他の業務に集中したい営業の方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください!

[Yoomとは]

NotionとAI機能を活用する連携フローの作り方

ここでは「名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する」フローの設定についてご紹介します。
詳細は「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法を確認してください。

今回のフロー説明で使用するNotionデータベースは以下の通りです。

ステップ1: Yoomにログイン

(1)さっそく、下記のバナーの「試してみる」をクリックして設定を進めましょう。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

(2)ワークスペースの一覧から、任意のプロジェクトを選択します。
コピーしたテンプレートは、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されていますので、そちらをご確認ください。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。

ステップ2: Notionの設定

次に、Notionの設定に移ります。
(1)画面左側にある「マイアプリ」をクリック
(2)次に、画面右側に表示される「+新規接続」をクリック

(3)アプリの一覧からNotionを選択
(4)アクセスをリクエストしている画面で「ページを選択する」をクリック
(5)アクセスを許可するページに任意でチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリック

(6)これでNotionのマイアプリ登録が完了しました。
(7)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック

(8)コピーしたテンプレートをクリック
(9)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックし、ステップ3に進んでください。

ステップ3: トリガーとアクションの設定

(1)フローの一覧画面から「フォームトリガー」をクリック

(2)フォームを作成画面の指示にしたがって、フォームを作成してください。

(3)作成が完了したら画面を一番下までスクロールし、「次へ」をクリック

■フォームの表示確認と詳細設定画面
ここでは入力フォームの回答サンプル値を設定するために、名刺画像をアップロードしましょう。
(4)赤枠で囲った範囲を一度クリックし、名刺画像を任意で選択

(5)「保存する」をクリック
(6)続いて「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック
※詳細は「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法を確認してください。

(7)タイトルを設定し、アクションは「名刺を読み取る(4タスク)」が選択されていることを確認

(8)「次へ」をクリック
■詳細を設定
(9)ファイルの添付方法を、各プルダウンメニューから任意で選択してください。
(10)追加で抽出したい項目には、運用に沿って抽出したい項目を設定してください。
使用するAIや言語についても、任意に設定していきます。

(11)「テスト」をクリックすると、結果が表示されます。

(12)抽出結果が正しいことを確認したら、「保存する」をクリックしてください。
(13)一番下にある「データベースを操作する」をクリック

(14)タイトルを設定し、実行アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認してください。

(15)データベースIDは、候補から任意で選択

(16)「次へ」をクリック
■データベース操作の詳細設定
(17)追加するレコードの値には、「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから任意で設定します。

(18)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
Notionを確認すると名刺情報が反映されていました。

(19)以下の画面が表示されたら「トリガーをON」をクリックすれば、自動化の設定が完了です。

お疲れ様でした。設定は以上です。

Notionを使ったその他の自動化例

Yoomには、連携フローの作り方で紹介したYoomのAI機能を活用した他のフローもあります。
また、AI機能以外にも、Notionと他のアプリを連携させたフローも多数ありますので、ぜひご確認ください。

受信内容をNotionに追加する

重要なメール内容をNotionに集約することで情報の見落としや重複を防ぎ、チーム全体での情報共有が容易になります。

情報が追加されたらNotionに追加する

引用した内容で情報を追加するため、手入力によるミスも防ぐ他、時間短縮にもつながるはずです。

Notionの情報をもとにフォルダを作成する

Notionで収集した情報をもとにフォルダが自動的に作成されるため、手動でのフォルダ作成やファイル整理の手間が省けます。

Notionでステータスが変更・更新されたらメールを送信する

ステータス変更・更新に対してメールを送信できるため、作業の抜け漏れを防技、素早い対策や対応が可能となるでしょう。

AI機能を活用した自動化例

Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新して格納する

ファイル内容の確認や移動作業を効率化できるため、手動によるファイル操作が不要となり、業務運営をスムーズにすることが可能です。

GitHubでIssue作成後、AI解析で不足情報を通知する

AIによるIssueの不足情報の検出を効率化できるため、Issue管理の質を向上させることができます。

音声データを文字起こし・要約してTelegramに通知する

AIによる文字起こし・要約により、ミーティングの内容を迅速かつ正確に共有でき、業務の連携がスムーズになります。

YoomにNotionを登録してAI機能を活用するメリット

メリット1: 名刺情報の正確な管理とミスの軽減

営業活動の中で受け取った名刺は、その後のビジネス展開において重要な役割を果たします。
しかし、これらの情報を手作業で入力する際、どうしても入力ミスや情報漏れが生じることがありますよね。
YoomのAIオペレーション機能を活用することで、名刺情報を正確に読み取り、Notionのデータベースに自動的に追加することができます。
営業担当者は名刺情報を効率よく管理でき、フォローアップの際も顧客とのやり取りがよりスムーズになるでしょう。

メリット2: データ入力作業の軽減と営業活動への集中

名刺情報の手入力は、他の重要な業務に割く時間を奪ってしまうことがあります。
YoomのAIオペレーション機能を活用することで、この入力作業を効率的に自動化でき、結果として名刺データ管理の時間短縮が見込めます。
そのため、営業担当者は顧客との関係構築や商談準備に、より多くの時間を使えるでしょう。

まとめ

YoomのAIオペレーション機能は、データ管理の効率化と、正確な情報をもとにしたフォローアップをサポートします。
手作業が減り、営業担当者は他の重要な業務に集中しやすくなるでしょう。
ぜひ、あなたの営業活動にYoomのAIオペレーションを活用してみてください。

この記事を書いた人
t.nakaya
歯科衛生士からIT業界へ転職し、前職ではWeb会社でディレクターサポートとしてWebページのリプレイスなどを手がけてきました。この経験を活かし、今はYoomの魅力を皆さんにお伝えすることに全力を注いでいます。技術とユーザー目線を融合させたアプローチで、Yoomを通じて皆さんの業務効率を向上させるお手伝いを心からしたいと考えています。
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