NotionとAI OCR機能を連携して、名刺情報をAI OCR機能で読み取り、Notionのデータベースに追加する方法

営業担当者にとって新規顧客との接触は重要な業務の一環ですが、その後の名刺情報の整理や管理は意外と手間がかかります。
特に、大量の名刺を手作業でデータベースに入力する作業は、時間がかかるだけでなく、ミスのリスクも高まるでしょう。
そんな手間を軽減し、営業活動の質を向上させたいと考えている方にとって、YoomのAIオペレーション機能を使い、名刺情報をNotionに自動的に追加するのは非常に有益な選択肢です。
本記事では、この自動化が営業担当者の作業をどのように支え、具体的にどの場面で役立つのかをご紹介します。

YoomにNotionを登録してAI機能を活用するメリット

メリット1: 名刺情報の正確な管理とミスの軽減

営業活動の中で受け取った名刺は、その後のビジネス展開において重要な役割を果たします。
しかし、これらの情報を手作業で入力する際、どうしても入力ミスや情報漏れが生じることがあります。
YoomのAIオペレーション機能を活用することで、名刺情報を正確に読み取り、Notionのデータベースに自動的に追加することが可能です。
営業担当者は名刺情報を効率よく管理でき、フォローアップの際も、顧客とのやり取りがよりスムーズになるでしょう。

メリット2: データ入力作業の軽減と営業活動への集中

名刺情報の手入力は、他の重要な業務に割く時間を奪ってしまうことがあります。
YoomのAIオペレーション機能を活用することで、この入力作業を効率的に自動化でき、結果としてデータ入力にかける時間を減らすことが期待できます。
そのため、営業担当者は顧客との関係構築や商談準備に、より多くの時間を使うことが可能になります。

[Yoomとは]

NotionとAI機能を活用する連携フローの作り方

ここでは「名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する」フローの設定についてご紹介します。
このフローテンプレートには「画像・PDFから文字を読み取る」というAIオペレーションが含まれており、チームプラン以上でご利用いただけます。
詳細は「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法を確認してください。
Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。

今回のフロー説明で使用するNotionデータベースは以下の通りです。

ステップ1: Yoomにログイン

(1)下記のバナーの「詳細を見る」から、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。

(2)ワークスペースの一覧から、任意のプロジェクトを選択します。
コピーしたテンプレートは、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されていますので、そちらをご確認ください。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。

ステップ2: Notionの設定

次に、Notionの設定に移ります。
(1)画面左側にある「マイアプリ」をクリック
(2)次に、画面右側に表示される「+新規接続」をクリック

(3)アプリの一覧からNotionを選択
(4)アクセスをリクエストしている画面で「ページを選択する」をクリック
(5)アクセスを許可するページに任意でチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリック

(6)これでNotionのマイアプリ登録が完了しました。
(7)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック

(8)コピーしたテンプレートをクリック
(9)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックし、ステップ3に進んでください。

ステップ3: トリガーとアクションの設定

(1)フローの一覧画面から「フォームトリガー」をクリック

(2)フォームを作成画面の指示にしたがって、フォームを作成してください

(3)作成が完了したら画面を一番下までスクロールし、「次へ」をクリック

■フォームの表示確認と詳細設定画面
ここでは入力フォームの回答サンプル値を設定するために、名刺画像をアップロードしてください。
(4)赤枠で囲った範囲を一度クリックし、名刺画像を任意で選択

(5)「保存する」をクリック
(6)続いて「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック
※詳細は「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法を確認してください。

(7)タイトルを設定し、アクションは「名刺を読み取る(4タスク)」が選択されていることを確認

(8)「次へ」をクリック
■詳細を設定
‍(9)ファイルの添付方法を、各プルダウンメニューから任意で選択してください。
(10)追加で抽出したい項目には、抽出したい項目を設定してください。
今回は両方ともデフォルト設定のまま進めます。

(11)「テスト」をクリックすると、結果が表示されます

(12)抽出結果が正しいことを確認したら、「保存する」をクリックします
(13)一番下にある「データベースを操作する」をクリック

(14)タイトルを設定し、実行アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認

(15)データベースIDは、候補から任意で選択

(16)「次へ」をクリック
■データベース操作の詳細設定
(17)追加するレコードの値には、「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから任意で設定します

(18)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
Notionを確認すると名刺情報が反映されていました。

(19)以下の画面が表示されたら「トリガーをON」をクリックすれば、自動化の設定が完了です。

お疲れ様でした。設定は以上です。
今回紹介したフローボットのテンプレートは、Yoomに登録することで利用可能です。

その他のNotionを使った自動化の例の紹介

Yoomには、連携フローの作り方で紹介したYoomのAI機能を活用した他のフローもあります。
また、AI機能以外にも、Notionと他のアプリを連携させたフローも多数ありますので、ぜひご確認ください。

1. メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。日々届く請求書のデータ入力は手間がかかりますが、メール添付の請求書内容を自動的にNotionに取り込むことで、データ管理がスムーズになり、手入力によるミスを防ぐことができるでしょう。

2. NotionDBに追加された商品情報を元に、Anthropicを使用して商品説明文を作成するフローです。新商品が追加されるたびに商品説明文を一から作成するのは手間がかかりますが、このフローでは、Anthropicを活用してNotionに追加された商品情報を元に魅力的な説明文を自動生成することが可能です。

3. Googleフォームに回答があった場合、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。Googleフォームで収集したアンケートや調査結果を一元管理するのは煩雑です。このフローを使えば、フォームに回答があった時点で自動的にNotionのデータベースに記録されるので、手動でのデータ転記作業を省き、集計や分析がスムーズに行えるでしょう。

まとめ

YoomのAIオペレーション機能を使って名刺情報を自動でNotionに追加することで、データ管理が効率化され、正確な情報を基にしたフォローアップが可能になります。
手作業が減り、営業担当者は他の重要な業務に集中しやすくなるでしょう。
ぜひ、あなたの営業活動にYoomのAIオペレーションを活用してみてください。