営業担当者にとって新規顧客との接触は重要な業務の一環ですが、その後の名刺情報の整理や管理は意外と手間がかかります。
こんな方におすすめ
名刺情報の転記に手間を感じている方
名刺情報を正確に管理したい方
単純作業を自動化し、他の業務に集中したい営業の方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する
試してみる
■概要
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業担当者
・名刺交換後に手入力で顧客情報を管理するのが面倒だと感じている方
・名刺情報の入力ミスを減らして顧客データベースの精度を高めたい方
・Notionで顧客情報を一元管理して検索や分析などを行い方
2.人事・総務担当者
・従業員や取引先の名刺情報をデジタル化して管理の手間を削減したい方
・名刺情報の紛失や劣化を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
名刺交換はビジネスシーンにおいて重要なコミュニケーション手段ですが、受け取った名刺を手作業でNotionのデータベースに入力するのは、入力ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することにより、AI-OCRが自動的に名刺情報を読み取り、Notionのデータベースへ必要な情報が追加されることで、手作業での入力作業が不要となり業務効率が大幅に改善します。また、人的なミスのリスクも軽減されて、より正確な顧客管理が可能になります。
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Notionがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Notionを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
NotionとAI機能を活用する 連携フローの作り方
ここでは「名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する」 フローの設定についてご紹介します。「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法 を確認してください。
今回のフロー説明で使用するNotionデータベースは以下の通りです。
ステップ1: Yoomにログイン
(1)さっそく、下記のバナーの「試してみる」をクリックして設定を進めましょう。
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する
試してみる
■概要
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業担当者
・名刺交換後に手入力で顧客情報を管理するのが面倒だと感じている方
・名刺情報の入力ミスを減らして顧客データベースの精度を高めたい方
・Notionで顧客情報を一元管理して検索や分析などを行い方
2.人事・総務担当者
・従業員や取引先の名刺情報をデジタル化して管理の手間を削減したい方
・名刺情報の紛失や劣化を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
名刺交換はビジネスシーンにおいて重要なコミュニケーション手段ですが、受け取った名刺を手作業でNotionのデータベースに入力するのは、入力ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することにより、AI-OCRが自動的に名刺情報を読み取り、Notionのデータベースへ必要な情報が追加されることで、手作業での入力作業が不要となり業務効率が大幅に改善します。また、人的なミスのリスクも軽減されて、より正確な顧客管理が可能になります。
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
(2)ワークスペースの一覧から、任意のプロジェクトを選択します。
ステップ2: Notionの設定
次に、Notion の設定に移ります。
(3)アプリの一覧からNotionを選択
(6)これでNotionの マイアプリ登録が完了しました。
(8)コピーしたテンプレートをクリック
ステップ3: トリガーとアクションの設定
(1)フローの一覧画面から「フォームトリガー」をクリック
(2)フォームを作成画面の指示にしたがって、フォームを作成してください。
(3)作成が完了したら画面を一番下までスクロールし、「次へ」をクリック
■フォームの表示確認と詳細設定画面
(5)「保存する」をクリック「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法 を確認してください。
(7)タイトルを設定し、アクションは「名刺を読み取る(4タスク)」が選択されていることを確認
(8)「次へ」をクリック
(11)「テスト」をクリックすると、結果が表示されます。
(12)抽出結果が正しいことを確認したら、「保存する」をクリックしてください。
(14)タイトルを設定し、実行アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認してください。
(15)データベースIDは、候補から任意で選択
(16)「次へ」をクリック■データベース操作の詳細設定
(18)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
(19)以下の画面が表示されたら「トリガーをON」をクリックすれば、自動化の設定が完了です。
お疲れ様でした。設定は以上です。
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する
試してみる
■概要
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業担当者
・名刺交換後に手入力で顧客情報を管理するのが面倒だと感じている方
・名刺情報の入力ミスを減らして顧客データベースの精度を高めたい方
・Notionで顧客情報を一元管理して検索や分析などを行い方
2.人事・総務担当者
・従業員や取引先の名刺情報をデジタル化して管理の手間を削減したい方
・名刺情報の紛失や劣化を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
名刺交換はビジネスシーンにおいて重要なコミュニケーション手段ですが、受け取った名刺を手作業でNotionのデータベースに入力するのは、入力ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することにより、AI-OCRが自動的に名刺情報を読み取り、Notionのデータベースへ必要な情報が追加されることで、手作業での入力作業が不要となり業務効率が大幅に改善します。また、人的なミスのリスクも軽減されて、より正確な顧客管理が可能になります。
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionを使ったその他の自動化例
Yoomには、連携フローの作り方で紹介したYoomのAI機能を活用した他のフローもあります。
受信内容をNotionに追加する
重要なメール内容をNotionに集約することで情報の見落としや重複を防ぎ、チーム全体での情報共有が容易になります。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した情報をNotionで管理しており、手入力に手間を感じている方 メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいチームの方 問い合わせ対応やタスク管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のGmailを受信するだけでNotionに情報が自動で追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による転記作業がなくなることで、入力間違いや重要な情報の転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信メール本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したメール本文から「会社名」「担当者名」「問い合わせ内容」など、どのような情報を抽出するかを任意で設定してください。 Notionの「レコードを追加する」では、追加するデータベースや各項目に設定する値を任意で設定できます。固定のテキストを設定したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として設定することが可能です。 ■注意事項
Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信内容をAIで要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
日々大量に届くメールの中から重要な情報を探し出し、手作業でNotionに転記する作業に時間を取られていませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく転記ミスや見落としの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けたメールの受信をきっかけに、AIが自動で内容を要約しNotionにタスクとして追加するため、メールの確認・整理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する大量のメールから、重要な情報を効率的に収集したいと考えている方 Notionを情報集約のハブとして活用しており、手作業でのデータ転記を自動化したい方 AIを活用して、日々の定型的な情報整理業務の生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信からNotionへの記録までが自動化されるため、情報収集や転記にかかっていた作業時間を短縮し、コア業務に集中できます。 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、重要な情報の転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、受信したメールの本文を要約するように指示します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「要約する」では、メール本文の内容をどのような形式で要約するかをプロンプトで具体的に指示することが可能です。 Notionの「レコードを追加する」では、追加先のデータベースや各プロパティに、メールの件名やAIによる要約結果などを動的に割り当てることができます。 ■注意事項
Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookの受信内容を要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信する重要なメールの内容を、一つひとつ確認してNotionに転記するのは手間がかかっていませんか？手作業でのコピー＆ペーストは、情報の見落としや転記ミスの原因にもなりかねません。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとNotionで情報管理を行っており、手作業での転記に手間を感じている方 日々多くのメールを受信するため、内容の把握や要約作業に時間を取られている方 Notionを情報共有ハブとして活用し、メール内容の共有を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からNotionへの記録までが自動化され、手作業での転記や要約にかかる時間を短縮します。 手動でのコピー＆ペーストによる転記ミスや、情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。 トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメール受信をフローボット起動のきっかけにします。 オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文の内容を要約します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のデータベースにメールの件名や要約結果などを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象の文章としてOutlookから取得したメール本文などを変数として指定し、要約の文字数や形式といった条件もカスタマイズが可能です。 Notionの「レコードを追加する」アクションでは、情報を追加したいデータベースを任意で選択できます。また、各項目には固定のテキストを入力したり、Outlookの件名やAIの要約結果といった前段の情報を変数として埋め込んだりできます。 ■注意事項
NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
情報が追加されたらNotionに追加する
引用した内容で情報を追加するため、手入力によるミスも防ぐ他、時間短縮にもつながるはずです。
Airtableに顧客情報が追加されたらNotionにも追加する
試してみる
■概要
AirtableとNotionの両方で顧客情報を管理していると、同じ内容を二度入力する手間や、転記ミスが発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい顧客情報が登録された際に、その内容を自動でNotionのデータベースにも追加できます。手作業によるデータ入力の手間やヒューマンエラーをなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
AirtableとNotionで顧客情報を管理し、手作業での二重入力に手間を感じている方 複数のツールへの情報入力を効率化し、入力漏れやミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 データベース間の情報を正確に同期させ、チームの情報共有を円滑にしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Airtableへの情報登録だけで自動でNotionにもデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。 手作業によるデータ入力をなくすことで、情報の転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、AirtableとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、対象のテーブルを指定します。 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、Airtableで取得した情報をどの項目に追加するかを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionにレコードを追加するアクションでは、どのデータベースのどの項目に情報を追加するかを自由に設定できます。Airtableから取得した情報を変数として各項目にマッピングするだけでなく、特定のテキストを固定値として設定することも可能です。 ■注意事項
Airtable、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているリード情報を、情報共有やタスク管理のためにNotionへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録された際に、その情報を自動でNotionのデータベースへ追加できるため、手作業による手間をなくし、正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
SalesforceとNotionを併用し、リード情報の手動転記に手間を感じている営業担当者の方 獲得したリード情報をNotionにも連携し、チーム内での情報共有を円滑にしたいと考えている方 SalesforceとNotionのデータ連携を自動化し、業務の属人化を防ぎたい業務改善担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceにリードが登録されると同時にNotionへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」フローが起動するよう設定します。 最後に、オペレーションでNotionを選択して「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したSalesforceのリード情報をNotionのデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定では、Notionに連携したいリード情報の項目などを、運用に合わせて任意で設定することが可能です。 Notionのオペレーション設定では、レコードを追加する対象のデータベースや、各プロパティに割り当てる情報を任意で設定してください。 ■注意事項
SalesforceとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・シートをチーム内で共有して、情報のやり取りを行う部署
・プロジェクトを進行するにあたっての問題点を入力し、管理を行うマネージャー
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務に関する情報の管理をスムーズに行うためのツールとして有効的です。
情報管理の精度を高く保ちたいと考える方に、このフローは有効的です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionの情報をもとにフォルダを作成する
Notionで収集した情報をもとにフォルダが自動的に作成されるため、手動でのフォルダ作成やファイル整理の手間が省けます。
Notionの情報をもとにDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionでプロジェクト管理をしていて、関連ファイルをDropboxに保存する際、手作業でフォルダを作成していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Notionでタスクやプロジェクトを管理し、Dropboxで関連ファイルを保管している方 手作業によるフォルダ作成の手間をなくし、コア業務に集中したいと考えている方 情報の転記ミスを防ぎ、ファイル管理のルールを徹底したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのページ情報をもとにDropboxのフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手動でのコピー＆ペーストが不要になることで、フォルダ名の入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとDropboxをYoomと連携します。 次に、Chrome拡張機能トリガーを選択し、任意のNotionページ上でフローボットを起動できるようにします。 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、起動したページの情報を取得します。 最後に、Dropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を基にフォルダを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxで作成するフォルダの名称は、Notionから取得したページのタイトルや特定のプロパティ情報などを活用して、動的に設定することが可能です。 ■注意事項
Notionの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionでプロジェクトや顧客情報を管理しつつ、関連ファイルをMicrosoft SharePointに保存している場合、手作業でのフォルダ作成に手間を感じたり命名ミスが発生したりすることはありませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとMicrosoft SharePoint間での手作業に非効率を感じている方 Notionでの情報更新をきっかけに、ファイル管理も自動化したい方 プロジェクトや案件ごとのフォルダ作成を自動化し、管理体制を標準化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのページ上で操作するだけでフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理体制の構築に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでYoomのChrome拡張機能を選択し、特定のNotionページ上で起動するように設定します。 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで起動したページの情報を取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとにフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、作成先となるサイトID、ドライブID、親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。 作成するフォルダ名は、固定のテキストを入力するだけでなく、前のステップで取得したNotionのページタイトルなどの情報を変数として設定することも可能です。 ■注意事項
NotionとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionでステータスが変更・更新されたらメールを送信する
ステータス変更・更新に対してメールを送信できるため、作業の抜け漏れを防技、素早い対策や対応が可能となるでしょう。
Notionでステータスが変更されたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクやプロジェクトのステータスが変わるたびに、関係者へメールで通知する作業を手間に感じていないでしょうか。手作業での連絡は時間がかかるだけでなく、通知漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのステータス変更をきっかけに、Gmailから関係者へ自動でメールを送信するため、これらの課題を解消し、迅速で正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionでプロジェクト管理を行い、ステータス変更を都度メールで共有している方 NotionとGmailを使い、チームへのタスク更新通知を手作業で行っている方 定型的なメール連絡を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのステータスが更新されると自動でGmailからメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。 手作業による情報共有で起こりがちな、通知の遅れや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 次に、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続のアクションが実行されるよう条件を設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文などを指定してメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、Notionの特定のプロパティ（例：ステータス）が特定の値（例：完了）になった場合のみ、メールを送信する、といった条件を自由に設定できます。 Gmailで送信するメールの本文には、固定の文章だけでなく、トリガーで取得したNotionのページ名やプロパティ情報などを動的に埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクのステータスが更新されるたびに、関係者へ手動でメール連絡をしていませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、連絡漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースでステータスが更新されたタイミングをトリガーに、Outlookから自動でメールを送信でき、このような課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとOutlookを連携させ、進捗共有を効率化したいと考えている方 Notionのステータス変更のたびに、手作業でメール通知をしているプロジェクトマネージャーの方 タスクの進捗共有における連絡漏れや、それに伴う確認作業をなくしたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのステータス更新に連動して自動でメールが送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報伝達で発生しがちな、宛先の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの情報を取得します。 次に、オペレーションでコマンドオペレーションを設定し、取得した情報からメール本文に必要な情報を抽出・加工します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、加工した情報を用いて任意の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、自動化の対象としたいデータソースIDを指定してください。 Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを任意の内容に編集してください。Notionから取得した情報を本文に差し込むことも可能です。 ■注意事項
NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
AI機能を活用した自動化例
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新して格納する
ファイル内容の確認や移動作業を効率化できるため、手動によるファイル操作が不要となり、業務運営をスムーズにすることが可能です。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や契約書などの書類、手作業で内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業は手間がかかる上に、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や総務担当の方 書類の情報を手入力で転記し、ファイル名を変更する作業でのミスをなくしたい方 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
書類のOCR処理からファイル名の変更、Google Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報転記のミスや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、メールに添付されたPDFファイルなどから必要な情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、読み取った情報をもとにファイル名を変更して指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガー機能では、特定の送信元アドレスや件名、本文に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを絞り込むことが可能です。 分岐機能では、OCRで読み取った情報（例：取引先名）など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。 OCR機能では、請求書番号や日付、金額など、読み取りたい項目を書類のレイアウトに合わせて任意で指定することが可能です。 Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダIDを任意に指定できるだけでなく、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を自動で生成できます。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取る請求書や申込書などの管理に手間を感じている経理や営業事務の方 書類のファイル名を手作業で変更し、一つひとつBoxに格納している方 定期的に発生する書類管理業務の抜け漏れや、命名ミスを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに書類が添付されたメールが届くと、内容の読み取りからBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。 手作業によるファイル名の変更やフォルダへの移動がなくなることで、命名規則の間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成されたアドレスにメールが送信されるとフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで添付されたファイルを読み取ります。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで取得した情報をもとにファイル名を生成して指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガー機能では、後続の処理で利用するために、メールの件名や本文に特定のキーワードを含めるなど自由に設定が可能です。 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定してください。 OCR機能では、読み取り対象のファイルや、請求書番号や会社名といった抽出したい項目、使用するAIモデルなどを自由に設定できます。 Boxへのファイルアップロードでは、OCRで取得した情報などを組み合わせてファイル名を自動生成し、格納先のフォルダIDも任意で指定してください。 ■注意事項
BoxとYoomを連携してください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの書類を、一つひとつ確認して手作業でファイル名を変更し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかる上に、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCRが内容を自動で読み取り、ファイル名を更新してMicrosoft SharePointの指定フォルダへ格納するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った書類の管理やファイル名の変更に手間を感じている方 Microsoft SharePointへのファイル格納ルールが曖昧で、属人化に課題を感じている方 手作業による書類の格納ミスやファイル名の付け間違いをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailへのメール投稿からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。 手作業によるファイル名の付け間違いや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションでこのフローボットを起動するための専用メールアドレスを生成します。 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションで特定の条件に応じて後続の処理を分岐させるように設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガー機能では、生成されたメールアドレスに送信するメールの件名や本文に、後続の処理で利用する情報を自由に設定できます。 分岐機能では、メールの件名に含まれるキーワード（例：「請求書」「見積書」）など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意に設定可能です。 OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じてAIモデルを選択したり、抽出したい項目（例：請求日、金額など）を指定したりできます。 Microsoft SharePointへのアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名にOCRで読み取った「取引先名」や「日付」などを自動で含めるように設定できます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GitHubでIssue作成後、AI解析で不足情報を通知する
AIによるIssueの不足情報の検出を効率化できるため、Issue管理の質を向上させることができます。
GitHubでIssue作成後、AI解析で不足情報をSlackに通知する
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■概要
GitHubでIssue作成後、AI解析で不足情報をGmailで通知する
試してみる
■概要
GitHubで新しいIssueが作成された際、内容に不足があり手戻りが発生することはありませんか？担当者が一つひとつ確認し、不足情報を指摘するのは時間も労力もかかるため、開発プロセスの遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、GitHubでのIssue作成をトリガーに、AIが内容を自動で解析します。情報が不足している場合はGmailで担当者に通知できるため、確認作業を自動化し、開発プロセスを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
GitHubのIssue管理で、情報の抜け漏れによる手戻りを減らしたい開発リーダーの方 Issueの内容確認や修正依頼の手間を省き、コアな開発業務に集中したいエンジニアの方 AIを活用して開発プロセスを効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
AIがIssueの内容を自動で解析し通知するため、担当者が手動で確認し連絡する手間を省き、時間を有効活用できます。 人の目による確認で起こりうる見落としや、情報不足のまま作業を進めてしまうといったミスを防ぎ、開発の品質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GitHubとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、作成されたIssueの情報に不足がないかを解析させます。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIの解析結果をもとに不足情報を記載した通知メールを担当者へ送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
GitHubのトリガー設定で、フローボットの起動対象としたいリポジトリを任意で選択してください。 Gmailでメールを送るアクションでは、AIの解析結果を反映させるなど、通知メールの本文を自由にカスタマイズしてください。
音声データを文字起こし・要約してTelegramに通知する
AIによる文字起こし・要約により、ミーティングの内容を迅速かつ正確に共有でき、業務の連携がスムーズになります。
フォームに回答された音声データを文字起こし・要約してTelegramに通知する
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■概要
「フォームに回答された音声データを文字起こし・要約してTelegramに通知する」フローです。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで音声データを収集し、効率的に共有したいビジネスチームの方 音声情報を文字化する作業を自動化して、時間を節約したい担当者の方 Telegramを活用してリアルタイムに情報をチームに通知したい方 AIやOCR技術を取り入れて業務プロセスを改善したいIT担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
文字起こしや要約は会議などの音声データを管理する上で従業な業務ですが、時間がかかる業務です。
音声データのスムーズな手動文字起こしにより、迅速な情報共有が可能になり、AIとOCRを活用することで情報の精度が高まり、誤情報のリスクを低減します。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約しTelegramに通知する
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■概要
Zoom会議終了後に録画を文字起こし・要約し、Telegramに通知する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomを頻繁に利用し、会議内容を効率的に管理したいビジネスパーソンの方 会議後の情報共有を迅速に行いたいチームリーダー Telegramを活用して社内コミュニケーションを円滑に進めたい企業の方
■このテンプレートを使うメリット
会議の議事録作成には時間と労力を要します。
業務ワークフローの自動化により、効率的なコミュニケーション環境を実現できるでしょう。
Google Meetでのミーティング終了後、音声データを文字起こし・要約しTelegramに通知する
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■概要
「Google Meetでのミーティング終了後、音声データを文字起こし・要約しTelegramに通知する」ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetを頻繁に利用し、ミーティングの記録を効率的に管理したいビジネスパーソンの方 ミーティング後の音声データの文字起こしや要約に時間を取られている方 Telegramを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいリーダーやマネージャーの方 ミーティング内容を迅速に共有し、情報の漏れや伝達ミスを防ぎたい方 業務ワークフローの自動化を通じて、チームの生産性を向上させたい企業の方
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、Google Meetでの会議が終了すると、録音された音声データをAIが文字起こしし、さらに要約します。その要約情報をTelegramに自動的に通知することで、参加できなかったメンバーやチーム全体に効率的に情報を伝達できます。
ご紹介したテンプレート以外にも、Notionがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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YoomにNotionを登録してAI機能を活用するメリット メリット1: 名刺情報の正確な管理とミスの軽減
営業活動の中で受け取った名刺は、その後のビジネス展開において重要な役割を果たします。
メリット2: データ入力作業の軽減と営業活動への集中
名刺情報の手入力は、他の重要な業務に割く時間を奪ってしまうことがあります。
まとめ
YoomのAIオペレーション機能は、データ管理の効率化と、正確な情報をもとにしたフォローアップをサポートします。
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