フォームで名刺画像が送信されたらOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する方法

ステップ1：kintoneとOutlookをマイアプリ連携

まず、スムーズに自動化の設定を進めるため、今回使用するkintoneとOutlookをYoomのマイアプリに登録しましょう！

1. Yoom管理画面の左側メニューから「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックします。

2. 検索窓で「kintone」「Outlook」とそれぞれ検索してアプリを選択すると、次の画面に移動します。

〈kintoneの場合〉

表示された画面の案内に従って、kintoneの管理画面から取得できる「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を設定します。

「サブドメイン」は、kintoneにログインした際のURLの、（https://●●●●.cybozu.com/k/#/portal）の●●●●にあたる部分です。
「クライアントID」と「クライアントシークレット」の値は、kintoneの管理画面の歯車マークから「cybozu.com共通管理」のページで取得できます。詳しい取得方法はこちらのヘルプページで詳しく解説していますので、ご確認ください。

※kintoneのマイアプリ連携ができない時は、こちらの対処法をご確認ください。

設定が完了したら、「追加」を、続く画面で「許可」をクリックします。
Yoomの画面に「マイアプリの作成が完了しました。」と表示されれば、連携は完了です。

〈Outlookの場合〉

次の画面で、Microsoftアカウントにサインインします。

Yoomの画面に「マイアプリの作成が完了しました。」と表示されれば連携完了です。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2：フローボットのテンプレートをコピー

それでは早速、自動化フローボットのテンプレートをコピーし、設定を進めていきましょう！
Yoomにログインしている状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。

ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、フローボットの設定を進めていきましょう。

ステップ3：トリガーとなる名刺画像添付フォームを作成

まず、フローのトリガーとなる、名刺画像を受け取るためのフォームを作成しましょう。
フローボットの「送信フォーム：名刺画像」をクリックしてください。

フォーム作成ページに遷移します。お好みでテキストなどを編集しましょう。
右上にある「プレビューページ」ボタンから、完成イメージを確認しながら作成できます。

デフォルトで設定されているフォームをそのまま使用することも可能です。
（以下、デフォルトのプレビュー画像）

フォームの作成が完了したら「次へ」をクリックします。

以下の「フォームの表示確認と詳細設定」ページで、フォームの表示を確認した後、
「名刺画像」をクリックして、テスト用の名刺画像ファイルをアップロードしてください。

テスト用の名刺画像をアップロードしたら「保存する」をクリックし、フォームの設定は完了です。

ステップ4：OCR機能でデータを読み取るアクションを設定

次に、YoomのOCR機能を使って、名刺画像から文字データを読み取るアクションを設定します。
フローボットの「名刺を読み取る」をクリックしてください。

・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

以下の画面で「次へ」をクリックします。

以下の「詳細を設定」ページで、ファイルの添付方法、抽出したい項目を設定してください。

・ファイルの添付方法：「取得した値」「名刺画像」を選択してください。

・追加で抽出したい項目：デフォルトで「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」を読み取ります。
　さらに追加で抽出したい項目があれば、カンマ（,）区切りで指定してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ3で添付したテスト用の名刺画像から、テキストが無事にアウトプットとして読み取れているか確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックし、OCR機能のアクション設定を完了させましょう。

ステップ5：kintoneへのデータ追加アクションを設定

次に、OCRで読み取った名刺の情報を、kintoneに登録するアクションを設定します。
フローボットの「レコードを追加する」をクリックしてください。

以下の「データベースの連携」ページで、連携アカウントを確認し、読み取った名刺の情報を追加したいkintoneアプリのIDを設定してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。

以下の「データベース操作の詳細設定」ページで、kintoneアプリに追加したい名刺情報を設定しましょう。

以下の画像のように、設定したい項目の欄をクリックし、「名刺を読み取る」のアウトプットの中から適切な項目を選択してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、テストの名刺画像の情報がkintoneアプリに無事に追加されたら、「保存する」をクリックしてください。
これで、kintoneに情報を追加するアクションは設定完了です。

ステップ6：Outlookでお礼メール送信アクションを設定

次に、Outlookでお礼メールを自動送信するアクションを設定します。
フローボットの「メールを送る」をクリックしてください。

「メールの設定」ページで連携アカウントを確認し、以下の画面で、自動送信するお礼メールを設定しましょう。

名刺から読み取った情報を記載したい場合は、以下の画像のように、設定したい項目の欄をクリックし、「名刺を読み取る」のアウトプットの中から適切な項目を選択してください。

設定が完了したら「次へ」をクリックし、プレビューを確認してください。
必要に応じて「テスト」をクリックしてテストメールを送信できます。

「保存する」をクリックしたら、お礼メール送信のアクションは設定完了です。

ステップ7：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了

これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！

これで、フォームで名刺画像が送信されたらOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信できます。

その他のkintoneを使った自動化の例

他にもkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する

メールで受信した契約書の管理に手間を感じている方には、この自動化フローがおすすめです！
Outlookで受信した契約書をOCR技術で読み取り、自動でkintoneに登録し、その後Microsoft Teamsに通知できます。

これにより、手間のかかる手動入力作業が不要になり、自動化によって契約書の処理漏れや遅延を防ぎつつ、コミュニケーションの効率化も図ることができます。
また、複数の担当者がいるチームでも、ムラのない統一された業務フローを実現することが可能です。

契約書管理の担当者や効率化を目指す方にとって、負担の軽減とミスの防止に役立つ自動化フローです。

2. Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する

Dropboxにファイルがアップされると自動的にOCRで内容を読み取り、kintoneに追加する自動化フローです。
これにより、手作業のデータ転記作業を削減し、ヒューマンエラーも防止できます。
さらにDropboxとkintoneを連携させることで、情報管理を効率化し、業務をスムーズに進めることが可能です。

日常的にDropboxを使用しており、受け取ったファイルを管理しながら、kintoneへの情報追加作業も進めたい方にぴったりのフローです。

3. Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する

領収書の山から必要なデータを探す作業は、時間と労力を要しますよね。
この自動化フローを導入すると、Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取り、kintoneに自動で追加し、さらにMicrosoft Teamsへ通知できます。

手動入力なしで領収書をデジタル化でき、経理担当者は必要な情報を簡単に検索・共有できます。データをスムーズに管理しつつ、チーム内での情報共有の負担軽減にもつながります。

kintoneとOCR機能の連携メリットと具体例

メリット1: 名刺情報の正確なデジタル化とデータ管理の効率化

手入力による名刺データの登録は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや情報の抜け漏れが発生しやすいという課題があります。
しかしOCR技術を活用すれば、フォームからアップロードされた名刺画像を自動的にテキスト化し、正確にkintoneへ登録できます。
そのため、人的ミスを削減でき、データの正確性を確保することにつながります。

また、データが一元管理されることで、検索や情報共有がスムーズになり、業務全体の効率アップにもつながります。
特に営業や人事部門では、大量の名刺を扱うため、データ管理のスピードと精度の向上が大きなメリットとして感じられるはずです。

メリット2: 作業時間の短縮による業務負担の軽減

名刺の管理・登録・メール送信といった作業を手動で行う場合、多くの時間と手間がかかりますよね。
しかし、OCRによるデータ読み取りと、kintoneおよびOutlookとの連携による業務自動化を導入すれば、これらの作業にかかる時間を大幅に削減できます。

例えば、1件あたり5分かかる手作業を100件処理すると約8時間かかりますが、このフローを導入すると、フォームから名刺の画像を送信するだけで、自動でスムーズに処理が完了します。
これにより、付加価値の高い業務に集中でき、全体の生産性向上につながります。

メリット3: お礼メールの自動送信による迅速なコミュニケーション

名刺交換後、すぐにお礼メールを送ることで、ビジネス相手の第一印象を良くし、スムーズな関係構築につなげることができます。
しかし、手動でメールを作成し送信するのは手間がかかり、他の業務に追われているうちにタイミングを逃してしまうこともありますよね。

この自動化フローは、OCRによる名刺データの読み取りに加え、kintoneに登録された情報をもとにOutlookを活用して自動的にお礼メールを送信する仕組みのため、迅速に効率良くメールを送ることが可能になります。

特に、展示会やイベント後のフォローアップでは、多数の名刺を処理しなければならないため、業務の負担軽減に大きく貢献します。

まとめ

本記事では、プログラミング不要で設定できる、名刺管理の効率化を実現する自動化フローについて詳しく紹介しました。

Yoomが提供するOCR技術を活用して、名刺画像から正確にデータを抽出し、kintoneに自動でデータを追加できるため、<span class="mark-yellow">名刺のデジタル化のメリットを最大限に活用しつつ、名刺管理にかかる時間や負担も軽減できます。</span>

また、Outlookと連携することで、お礼メールを速やかに送信できるため、<span class="mark-yellow">顧客対応やフォローアップが迅速かつ効率的になり、皆様のビジネスを加速する一助となるかもしれません。</span>

本記事とこの自動化フローが、皆様の名刺管理にかかる時間を減らし、皆様の業務効率向上に少しでもお役立てできるよう願っています！