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日々の名刺管理に手間を感じていませんか？
名刺交換が頻繁に行われる営業担当者や、大量の名刺を受け取るイベント運営者にとって、手作業によるデータ入力は手間がかかりますよね。
そこで本記事では、フォームに送信された名刺画像からOCRでデータを読み取り、kintoneに情報を追加し、Outlookでお礼メールを自動送信する方法をご紹介します。
名刺情報を迅速にデジタル化することで、顧客情報の検索や管理がしやすくなり、リードへのアプローチやマーケティング分析、顧客へのフォローアップ等に役立てることができます。
この自動化フローは、プログラミングスキルが無くても、Yoomを活用して簡単に導入できます。
名刺管理の効率化を目指す方は、ぜひ本記事を参考に、業務に自動化を取り入れてみてください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、「フォームで名刺画像が送信されたらOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する方法」をご説明します。
[Yoomとは]
Yoomが提供するOCRのAI機能を活用して名刺画像の情報を読み取り、kintoneが提供するAPIを用いて情報を追加することで実現することができます。
また、Outlookが提供するAPIを用いることで、自動でお礼メールを送信することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは、以下のプロセスで設定していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録ができます。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理は、重要な業務ですが手間がかかるものです。
手作業でのデータ入力や個別のメール送信は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRによるデータ化からkintoneへの登録、Outlookでのお礼メール送信までを自動化します。
一連の作業を効率化でき、作業精度の向上も見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まず、スムーズに自動化の設定を進めるため、今回使用するkintoneとOutlookをYoomのマイアプリに登録しましょう！
1. Yoom管理画面の左側メニューから「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックします。
2. 検索窓で「kintone」「Outlook」とそれぞれ検索してアプリを選択すると、次の画面に移動します。
表示された画面の案内に従って、kintoneの管理画面から取得できる「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を設定します。
「サブドメイン」は、kintoneにログインした際のURLの、（https://●●●●.cybozu.com/k/#/portal）の●●●●にあたる部分です。
「クライアントID」と「クライアントシークレット」の値は、kintoneの管理画面の歯車マークから「cybozu.com共通管理」のページで取得できます。詳しい取得方法はこちらのヘルプページで詳しく解説していますので、ご確認ください。
※kintoneのマイアプリ連携ができない時は、こちらの対処法をご確認ください。
設定が完了したら、「追加」を、続く画面で「許可」をクリックします。
Yoomの画面に「マイアプリの作成が完了しました。」と表示されれば、連携は完了です。
次の画面で、Microsoftアカウントにサインインします。
Yoomの画面に「マイアプリの作成が完了しました。」と表示されれば連携完了です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
それでは早速、自動化フローボットのテンプレートをコピーし、設定を進めていきましょう！
Yoomにログインしている状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理は、重要な業務ですが手間がかかるものです。
手作業でのデータ入力や個別のメール送信は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRによるデータ化からkintoneへの登録、Outlookでのお礼メール送信までを自動化します。
一連の作業を効率化でき、作業精度の向上も見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、フローボットの設定を進めていきましょう。
まず、フローのトリガーとなる、名刺画像を受け取るためのフォームを作成しましょう。
フローボットの「送信フォーム：名刺画像」をクリックしてください。
フォーム作成ページに遷移します。お好みでテキストなどを編集しましょう。
右上にある「プレビューページ」ボタンから、完成イメージを確認しながら作成できます。
デフォルトで設定されているフォームをそのまま使用することも可能です。
（以下、デフォルトのプレビュー画像）
フォームの作成が完了したら「次へ」をクリックします。
以下の「フォームの表示確認と詳細設定」ページで、フォームの表示を確認した後、
「名刺画像」をクリックして、テスト用の名刺画像ファイルをアップロードしてください。
テスト用の名刺画像をアップロードしたら「保存する」をクリックし、フォームの設定は完了です。
次に、YoomのOCR機能を使って、名刺画像から文字データを読み取るアクションを設定します。
フローボットの「名刺を読み取る」をクリックしてください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の「詳細を設定」ページで、ファイルの添付方法、抽出したい項目を設定してください。
・ファイルの添付方法：「取得した値」「名刺画像」を選択してください。
・追加で抽出したい項目：デフォルトで「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」を読み取ります。
さらに追加で抽出したい項目があれば、カンマ（,）区切りで指定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ3で添付したテスト用の名刺画像から、テキストが無事にアウトプットとして読み取れているか確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックし、OCR機能のアクション設定を完了させましょう。
次に、OCRで読み取った名刺の情報を、kintoneに登録するアクションを設定します。
フローボットの「レコードを追加する」をクリックしてください。
以下の「データベースの連携」ページで、連携アカウントを確認し、読み取った名刺の情報を追加したいkintoneアプリのIDを設定してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
以下の「データベース操作の詳細設定」ページで、kintoneアプリに追加したい名刺情報を設定しましょう。
以下の画像のように、設定したい項目の欄をクリックし、「名刺を読み取る」のアウトプットの中から適切な項目を選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、テストの名刺画像の情報がkintoneアプリに無事に追加されたら、「保存する」をクリックしてください。
これで、kintoneに情報を追加するアクションは設定完了です。
次に、Outlookでお礼メールを自動送信するアクションを設定します。
フローボットの「メールを送る」をクリックしてください。
「メールの設定」ページで連携アカウントを確認し、以下の画面で、自動送信するお礼メールを設定しましょう。
名刺から読み取った情報を記載したい場合は、以下の画像のように、設定したい項目の欄をクリックし、「名刺を読み取る」のアウトプットの中から適切な項目を選択してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックし、プレビューを確認してください。
必要に応じて「テスト」をクリックしてテストメールを送信できます。
「保存する」をクリックしたら、お礼メール送信のアクションは設定完了です。
これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！
これで、フォームで名刺画像が送信されたらOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信できます。
■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理は、重要な業務ですが手間がかかるものです。
手作業でのデータ入力や個別のメール送信は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRによるデータ化からkintoneへの登録、Outlookでのお礼メール送信までを自動化します。
一連の作業を効率化でき、作業精度の向上も見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する
メールで受信した契約書の管理に手間を感じている方には、この自動化フローがおすすめです！
Outlookで受信した契約書をOCR技術で読み取り、自動でkintoneに登録し、その後Microsoft Teamsに通知できます。
これにより、手間のかかる手動入力作業が不要になり、自動化によって契約書の処理漏れや遅延を防ぎつつ、コミュニケーションの効率化も図ることができます。
また、複数の担当者がいるチームでも、ムラのない統一された業務フローを実現することが可能です。
契約書管理の担当者や効率化を目指す方にとって、負担の軽減とミスの防止に役立つ自動化フローです。
■概要
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 契約書管理に携わる担当者
・手動での契約書情報の登録に手間を取られている方
2. 業務やコミュニケーションの効率化を目指す管理者
・契約書管理の一元化や処理状況の把握の迅速化を図りたい方
・契約書の処理漏れや遅延を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、メール受信した契約書の情報を手動入力する必要がなくなり、kintoneとMicrosoft Teamsでスムーズに情報が共有されます。
その結果、担当者の負担軽減やフォローアップの迅速化、人的ミスの防止につながります。
■注意事項
・Outlook、kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2. Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する
Dropboxにファイルがアップされると自動的にOCRで内容を読み取り、kintoneに追加する自動化フローです。
これにより、手作業のデータ転記作業を削減し、ヒューマンエラーも防止できます。
さらにDropboxとkintoneを連携させることで、情報管理を効率化し、業務をスムーズに進めることが可能です。
日常的にDropboxを使用しており、受け取ったファイルを管理しながら、kintoneへの情報追加作業も進めたい方にぴったりのフローです。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をkintone上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってkintoneに追加することで業務効率化を図りたい方
2.Dropboxとkintoneを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でkintone追加するのは、手間がかかる上に人的なミス（追加漏れなど）のリスクがあります。
[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する]フローを使用することで、担当者は手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
3. Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する
領収書の山から必要なデータを探す作業は、時間と労力を要しますよね。
この自動化フローを導入すると、Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取り、kintoneに自動で追加し、さらにMicrosoft Teamsへ通知できます。
手動入力なしで領収書をデジタル化でき、経理担当者は必要な情報を簡単に検索・共有できます。データをスムーズに管理しつつ、チーム内での情報共有の負担軽減にもつながります。
■概要
Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
領収書データをkintoneで一元管理することで、データの検索性を向上させることができます。
このフローでは、Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取りkintoneに自動で追加することができるため、手動による入力作業が効率化されます。
kintoneへの追加後はMicrosoft Teamsに通知されるため、チーム内の情報共有もシームレスに行うことが可能です。
また、領収書の確認やkintoneへの手動入力といった煩雑な作業が不要となり、kintoneにおけるデータの一元管理を効率化することができます。
必要なデータはkintoneから常に確認できるようになるため、経理業務や監査対応の負担が軽減されます。
手入力による名刺データの登録は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや情報の抜け漏れが発生しやすいという課題があります。
しかしOCR技術を活用すれば、フォームからアップロードされた名刺画像を自動的にテキスト化し、正確にkintoneへ登録できます。
そのため、人的ミスを削減でき、データの正確性を確保することにつながります。
また、データが一元管理されることで、検索や情報共有がスムーズになり、業務全体の効率アップにもつながります。
特に営業や人事部門では、大量の名刺を扱うため、データ管理のスピードと精度の向上が大きなメリットとして感じられるはずです。
名刺の管理・登録・メール送信といった作業を手動で行う場合、多くの時間と手間がかかりますよね。
しかし、OCRによるデータ読み取りと、kintoneおよびOutlookとの連携による業務自動化を導入すれば、これらの作業にかかる時間を大幅に削減できます。
例えば、1件あたり5分かかる手作業を100件処理すると約8時間かかりますが、このフローを導入すると、フォームから名刺の画像を送信するだけで、自動でスムーズに処理が完了します。
これにより、付加価値の高い業務に集中でき、全体の生産性向上につながります。
名刺交換後、すぐにお礼メールを送ることで、ビジネス相手の第一印象を良くし、スムーズな関係構築につなげることができます。
しかし、手動でメールを作成し送信するのは手間がかかり、他の業務に追われているうちにタイミングを逃してしまうこともありますよね。
この自動化フローは、OCRによる名刺データの読み取りに加え、kintoneに登録された情報をもとにOutlookを活用して自動的にお礼メールを送信する仕組みのため、迅速に効率良くメールを送ることが可能になります。
特に、展示会やイベント後のフォローアップでは、多数の名刺を処理しなければならないため、業務の負担軽減に大きく貢献します。
本記事では、プログラミング不要で設定できる、名刺管理の効率化を実現する自動化フローについて詳しく紹介しました。
Yoomが提供するOCR技術を活用して、名刺画像から正確にデータを抽出し、kintoneに自動でデータを追加できるため、名刺のデジタル化のメリットを最大限に活用しつつ、名刺管理にかかる時間や負担も軽減できます。
また、Outlookと連携することで、お礼メールを速やかに送信できるため、顧客対応やフォローアップが迅速かつ効率的になり、皆様のビジネスを加速する一助となるかもしれません。
本記事とこの自動化フローが、皆様の名刺管理にかかる時間を減らし、皆様の業務効率向上に少しでもお役立てできるよう願っています！
