■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理は、重要な業務ですが手間がかかるものです。
手作業でのデータ入力や個別のメール送信は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRによるデータ化からkintoneへの登録、Outlookでのお礼メール送信までを自動化します。
一連の作業を効率化でき、作業精度の向上も見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとOutlookを使い、獲得した名刺情報を手作業で管理している方
- 名刺情報のデータ化からお礼メールの送信までを効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像をアップするだけでデータ化から顧客管理、お礼メール送信までを自動で行うため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やメール作成時に起こりがちな、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、対応品質を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでフォームから送信された名刺画像ファイルを指定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を任意のフィールドに追加します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、読み取ったメールアドレス宛にお礼のメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、名刺画像から読み取る項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を、必要に応じて任意で設定することが可能です。
- 「レコードを追加する」では、OCR機能で読み取ったどの情報をkintoneアプリのどのフィールドに登録するかを自由にマッピング設定できます。
- 「メールを送る」では、固定の文章だけでなく、OCRで読み取った会社名や氏名などを変数として差し込むことで、個別にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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