CalendlyとGmailを連携して、参加者に資料を自動送付してみた！

こちらの自動化の設定は以下の3ステップでできます。

1. CalendlyとGmailのアカウントをYoomと接続する
2. 予定が登録されたら起動するトリガーの設定
3. メールを送るアクションの設定

このようにCalendlyとGmailを連携することで、資料の送付が楽にできます。
「でも、自動化の設定って複雑で難しいから私には縁がなさそう…」と思わなくて大丈夫です。
Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に自動化の設定ができます。
機械の操作が苦手な方でも、Yoomではテンプレートをご用意しているので、安心です。

Yoomを利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインをしておきましょう。

ステップ1: CalendlyとGmailのアカウントをYoomと連携する方法

CalendlyとGmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
このマイアプリ登録をしておくことで、自動化の設定が簡単になります。

まずは、Calendlyのマイアプリ登録を行いましょう。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をします。
アプリ一覧からCalendlyを探すか、「アプリ名で検索」で検索しましょう。

以下の画面が表示されたら、Calendlyにログインしてください。

次にGmailのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にGmailを選択します。
以下の画面が表示されるので、Gmailにログインしてください。

マイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にCalendlyとGmailが表示されます。

ステップ2: Calendlyに予定が登録されたら起動するトリガーの設定

自動化の設定に移るので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認し、変更する場合は以下のページより変更します。
最初にCalendlyの設定からするので、「予定が登録されたら(webhook起動)」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「アプリトリガーのタイトル」→お好みに応じて変更可能
• 「Calendlyと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→予定が登録されたら(webhook起動)
  

以下の画面が表示されたら、「組織uri」を候補から選択します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ3: Gmailと連携して資料を送付するアクションの設定

続いてGmailの設定をするので、「メールを送る」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みに応じて変更可能
• 「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認

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そのままスクロールし、「メール内容」の必須項目を入力します。
すでに入力がありますが、変更したい場合は以下の画面で変更可能です。
添付する資料は本文にリンクを張るか、PDFの場合は以下の「添付ファイルを追加」という欄から添付できます。

以下の画面が表示されたら、送信内容を確認して「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

アプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定は完了です。

まとめ

今回は「Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する」というテンプレートのご紹介をしました。
CalendlyとGmailを連携させていないと、スケジュールやリマインダーの設定を手動で行う必要があります。
毎日、膨大なプロジェクトを抱え、複数のクライアントと接している場合は、業務の負担が増えるのがデメリットです。
CalendlyとGmailを連携することで、スケジュール管理を効率化でき、リマインダー機能を向上させるというメリットがあります。
この自動化により、予定の重複や予定を登録する際のミスが起こりにくいです。
アプリを連携しないままでいると、手動で行う作業が多くなるので、負担も増加します。
ぜひ、Yoomを導入して今までの業務を自動化させましょう。
まずは、無料登録をして効率化を体験してみてくださいね。