Calendlyに予定が追加されたらLINE WORKSに自動で通知する方法

[Yoomとは]

CalendlyとLINE WORKSの連携フローの作り方

ここまで、CalendlyとLINE WORKSの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Calendlyで予定が登録されたらLINE WORKSに通知する」フローボットを作成していきます。

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• CalendlyとLINE WORKSをマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のCalendlyのトリガー設定と、その後のLINE WORKSのオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、CalendlyとLINE WORKSの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のCalendlyとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Calendlyと検索し、以下の画面でログインしましょう。

続いてLINE WORKSと検索してください。
こちらを参考に、必須項目の設定をお願いします。

Calendly・LINE WORKSがマイアプリに連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。

そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「予定が登録されたら（webhook起動）」を選択します。
アカウント情報を確認し、次に進みます。

テストし、成功したら次に進みます。
以下の画面でもテストしましょう。

Calendlyのイベント情報がアウトプットに反映したら保存します。

続いて「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
ボットID・トークルームIDの設定をお願いします。

メッセージはアウトプットを使用し、以下のように設定します。
赤枠はアウトプットから引用しました。

こちらもテストをして、成功したら保存しましょう。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

CalendlyやLINE WORKSを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもCalendlyやLINE WORKSのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Calendlyを活用した自動化例

Calendlyで予定が登録されたらメールを送信する

手動でのメール送信作業が削減されるため、予定漏れや連絡遅れを防ぎ、時間の節約にもつながるはずです。

Calendlyで予定が登録されたら情報を追加する

予定が登録と同時に情報が更新されるため、常に最新の情報を確認できるようになるでしょう。

Calendlyで予定が登録されたら通知する

管理画面や通知メールを頻繁に確認しなくても予定が共有されるため、本来の業務に集中できる時間を増やせます。

LINE WORKSを活用した自動化例

新規顧客が登録されたらLINE WORKSに通知する

大切なリード情報を見落とすことなく迅速に対応することができるため、後続作業の精度向上が図れます。

タスクや課題が作成されたらLINE WORKSに通知する

LINE WORKSへの通知が自動化されることで、情報共有のタイムラグや通知漏れを防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。

投稿が追加・更新されたら、LINE WORKSに通知する

追加・更新情報をLINE WORKSで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになるかもしれません。

CalendlyとLINE WORKSを連携するメリット

メリット1: 手動作業の削減

従来の手動通知プロセスには時間がかかり、通知漏れや登録ミスなどのヒューマンエラーが発生したり、他の業務に集中する時間が減少するリスクがありました。
しかし、CalendlyとLINE WORKSを連携することで、新規の予定登録時に自動的に通知が送られるので、チーム全員がすぐにスケジュールを把握できるようになります。
手動で通知する手間を省け、通知ミスや登録漏れといったリスクも回避できるため、業務の正確性も向上するでしょう。
頻繁にスケジュール調整を行う営業部門やサポート部門では、業務効率が向上し、他のタスクに集中できるようになる可能性があります。

メリット2: リアルタイムでのスケジュール確認

CalendlyとLINE WORKSの連携により、会議やアポイントメントの予定が登録されたらすぐに通知が届くようになります。
従業員はスケジュール連絡を待たず、リアルタイムで自分のスケジュールを確認できるようになるでしょう。
スケジュールの見逃しや重複を防ぎ、計画的に業務を進められそうです。
忙しい日程を抱える部署では、リアルタイムでのスケジュール確認が業務の生産性向上に大きく寄与すると考えられます。

メリット3: 柔軟なスケジュール調整

さまざまな働き方が増える中で、従業員がオフィスに出勤しない場合でも、スケジュール調整は重要です。
CalendlyとLINE WORKSを連携することで、社員はどこにいても自分やメンバーのスケジュールを把握し、変更や追加の予定に即対応できるようになるでしょう。
スタッフは作業場所を問わず、別のメンバーの空き時間をLINE WORKSで簡単に確認でき、スムーズに会議設定できるようになるはずです。

まとめ

今回は「Calendlyで予定が登録されたらLINE WORKSに通知する」フローボットを紹介しました。
CalendlyとLINE WORKSの連携により、スケジュール管理が自動化され、業務の効率向上が期待できます。
特に、さまざまな働き方がある中で、リアルタイムでのスケジュール確認や柔軟な調整が可能になることはチーム全体の生産性向上に寄与する可能性があります。
結果として、従業員は本来の業務に集中でき、働く環境がより快適なものとなるでしょう。

ぜひ、この機会にYoomを使ったCalendlyとLINE WORKSの連携を試してください。