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スケジュール管理は、ビジネスを効率的に進めるために重要なポイントとなっています。
ですが、スケジュールが登録されるたびに手動で通知していると、連絡漏れやその他のミスが発生するリスクがあります。
そこで本記事では、CalendlyとLINE WORKSを連携して、登録されたスケジュールの通知を自動化し、業務効率を向上させる方法をご紹介します。
ぜひ最後までご覧ください。
・多忙なスケジュールを管理している営業職の方
・リモートワークが多い企業のチームリーダー
・チームメンバーのスケジュールを効率的に管理したい管理職の方
・CalendlyとLINE WORKSを連携することで、スケジュール管理の手間を削減したい中小企業の経営者
従来の手動通知プロセスには時間がかかり、通知漏れや登録ミスなどのヒューマンエラーが発生したり、他の重要な業務に集中する時間が減少するリスクがありました。
しかし、CalendlyとLINE WORKSを連携することで、予定が新たに登録されると、自動的にLINE WORKSに通知が送られるので、チーム全員がすぐにスケジュールを把握できるようになります。
これにより、担当者は手動で通知する手間を省け、時間を節約できます。
また、通知ミスや登録漏れといったリスクも回避できるため、業務の正確性も向上するでしょう。
例えば、頻繁にスケジュール調整を行う営業部門やサポート部門では、業務効率が大幅に向上し、スタッフは他の重要なタスクに集中できるようになることが見込めます。
CalendlyとLINE WORKSの連携により、会議やアポイントメントの予定が登録されたらすぐに通知が届くので、従業員はスケジュール連絡を待たず、リアルタイムで自分のスケジュールを確認できるようになります。
これにより、スケジュールの見逃しや重複を防ぎ、計画的に業務を進めることが可能になるでしょう。
例えば、忙しい日程を抱える部署では、リアルタイムでのスケジュール確認が業務の生産性向上に大きく寄与することが考えられます。
さまざまな働き方が増える中で、従業員がオフィスに出勤しない場合でも、スケジュール調整は重要です。
CalendlyとLINE WORKSを連携することで、社員はどこにいても自分やメンバーのスケジュールを把握し、変更や追加の予定に即対応できるようになるでしょう。
例えば、作業場所を問わずスタッフが、別のメンバーの空き時間をLINE WORKSで簡単に確認でき、スムーズに会議設定できることが見込めます。
[Yoomとは]
ここまで、CalendlyとLINE WORKSの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Calendlyで予定が登録されたらLINE WORKSに通知する」フローボットを作成していきます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のCalendlyとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Calendlyと検索し、以下の画面でログインしましょう。
続いてLINE WORKSと検索してください。
こちらを参考に、必須項目の設定をお願いします。
Calendly・LINE WORKSがマイアプリに連携されていればOKです。
今回はこのテンプレートを使用して進めます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「予定が登録されたら（webhook起動）」を選択します。
アカウント情報を確認し、次に進みます。
テストし、成功したら次に進みます。
以下の画面でもテストしましょう。
Calendlyのイベント情報がアウトプットに反映したら保存します。
続いて「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
ボットID・トークルームIDの設定をお願いします。
メッセージはアウトプットを使用し、以下のように設定します。
赤枠はアウトプットから引用しました。
こちらもテストをして、成功したら保存しましょう。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、Yoomにはfreeeサインを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Calendlyで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加するフローです。
Calendlyの内容をGoogle スプレッドシートに自動転記できます。
Google スプレッドシートを共有してチームで予定管理している場合に便利です。
2.Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付するフローです。
イベントを開催するときなど、同じ資料を複数人に送る場合にこちらが便利です。
資料を添付ファイルに登録できるので、重複作業を防げます。
3.Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加するフローです。
Calendlyに登録された情報を用いて見込み客を登録できるので、手作業を削減できます。
自動化しておくことで登録漏れを防ぎ、入力ミスも減らせます。
今回は「Calendlyで予定が登録されたらLINE WORKSに通知する」フローボットを紹介しました。
CalendlyとLINE WORKSの連携により、スケジュール管理が自動化され、業務効率が大幅に向上することが期待できます。
特に、さまざまな働き方がある中で、リアルタイムでのスケジュール確認や柔軟な調整が可能になることは、チーム全体の生産性向上に寄与する可能性があります。
結果として、従業員は本来の業務に集中でき、働く環境がより快適なものとなるでしょう。
ぜひ、この機会にYoomを使ったCalendlyとLINE WORKSの連携を試してください。
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