CalendlyとMicrosoft Teamsを連携してCalendlyで登録された予定をMicrosoft Teamsに自動送信する方法

登録されたスケジュールをチームで共有したい場合、どのように対応していますか？予定が登録される度に手動で知らせているのであれば、アプリ連携をして自動化を導入するのがおすすめです。
今回は、CalendlyとMicrosoft Teamsを連携して、スケジュールをスムーズに共有するメリットや方法をご紹介します。
チーム全体での情報共有が円滑に行えるようになれば、業務効率が向上する可能性があります。この機会に自動化を導入して、業務フローの見直しを行いませんか？

こんな方におすすめ

・Calendlyでスケジュール調整を行っている方
・Microsoft Teamsを活用しているチーム
・Calendlyで調整されたスケジュールをMicrosoft Teamsを使用し手動でメンバーと共有している方
・スケジュールの共有を自動で行い業務効率の向上を図りたい方

CalendlyとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1: スケジュールを把握してもらいやすい

今回のアプリ連携を行うことで、Calendlyにスケジュールが登録されるとMicrosoft Teamsに自動でメッセージが送信できるようになります。これにより、メンバーにスケジュールを把握してもらえる可能性が高まります。
Calendlyはスケジュールに招待された人にメッセージが自動送信されますが、それ以外のメンバーへの通知は手動で行わなければなりません。そのため、スケジュールが埋まっているタイミングは手が離せないことを事前に伝えたい場合や、ダブルブッキングの防止などに役立つ可能性があります。

メリット2: 部署間の連携がとりやすい

CalendlyとMicrosoft Teamsの連携により、部署間の連携がとりやすくなるかもしれません。
例えば、オンライン面接が実施される際、人事部や総務部がスケジュール調整を行い、それを経営層や配属先の部署のリーダーに通知したい場合にメリットを感じられるはずです。また、届いたメッセージにスレッドを作成することで、そのままメッセージのやり取りも行えます。
部署間の連携がとりやすくなることで業務がスムーズに行いやすくなり、作業効率の向上に繋がる可能性もあります。業務フローの見直しとなることが期待できるのではないでしょうか。

メリット3: 手動での通知が削減できる

Calendlyにスケジュールが登録されるとMicrosoft Teamsにメッセージが届くようになることで、業務負担の軽減が見込めます。
例えば、本来であればMicrosoft Teamsへのメッセージ送信は手動で行わなければなりません。スケジュールを調整するたびにメッセージを作成するのは、少々手間に感じませんか？
そこで今回の自動化を導入すれば、手動でのメッセージ作成の手間が省け、通知業務を削減できるはずです。結果としてメッセージを手動で送信する手間がなくなり、業務負担の軽減になる可能性があります。

では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

[Yoomとは]

今回は「Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。

Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要

Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍‍■このテンプレートをおすすめする方

1. Calendlyを利用したスケジュール管理を行っている方

・説明会やセミナーを開催する機会の多い方

・ミーティングや商談を頻繁に実施する営業担当者

・チームメンバーの予定を管理するプロジェクトチームの責任者

2. 業務でMicrosoft Teamsを利用している方

・Microsoft Teamsをチームのコミュニケーションツールとして使っている方

・他アプリからの情報をMicrosoft Teamsで受け取りたい方

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■このテンプレートを使うメリット

Calendlyはスケジュール管理の効率化に役立つツールです。
しかし、Calendlyで新たな予定が登録されるたびにMicrosoft Teamsに手動で通知すると、コア業務への集中を阻害する可能性があります。

このフローを活用すると、Calendlyで予定が登録された際、Microsoft Teamsへの通知を自動化できます。管理画面や通知メールを頻繁に確認しなくても予定が共有されるため、担当者は本来の業務に集中できます。また、転記作業にかかる時間を短縮し、伝達ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーを減らすことにもつながります。

‍

■注意事項

・Calendly、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

CalendlyとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・CalendlyとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
・Calendlyを起動しリアルタイムで情報を取得する設定
・Microsoft Teamsにメッセージを送信する設定
・トリガーボタンをONにして、CalendlyとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

ステップ1：CalendlyとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

CalendlyのYoomの連携

1.検索する

Calendlyのアイコンをクリックします。

2.ログインする

ログイン画面が表示されるためログインしてください。

3.Calendlyに接続する

画面が移行します。赤枠をクリックしてください。

4.連携完了

上記の表示がされれば連携完了です。

Microsoft TeamsとYoomの連携

1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要

Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍‍■このテンプレートをおすすめする方

1. Calendlyを利用したスケジュール管理を行っている方

・説明会やセミナーを開催する機会の多い方

・ミーティングや商談を頻繁に実施する営業担当者

・チームメンバーの予定を管理するプロジェクトチームの責任者

2. 業務でMicrosoft Teamsを利用している方

・Microsoft Teamsをチームのコミュニケーションツールとして使っている方

・他アプリからの情報をMicrosoft Teamsで受け取りたい方

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■このテンプレートを使うメリット

Calendlyはスケジュール管理の効率化に役立つツールです。
しかし、Calendlyで新たな予定が登録されるたびにMicrosoft Teamsに手動で通知すると、コア業務への集中を阻害する可能性があります。

このフローを活用すると、Calendlyで予定が登録された際、Microsoft Teamsへの通知を自動化できます。管理画面や通知メールを頻繁に確認しなくても予定が共有されるため、担当者は本来の業務に集中できます。また、転記作業にかかる時間を短縮し、伝達ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーを減らすことにもつながります。

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■注意事項

・Calendly、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Calendlyのデータを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択

Calendlyのアイコンの「予定が登録されたら（webhook起動）」を選択してください。
次へを押します。

4.組織の設定

API接続設定画面に移行します。組織を選択してください。

ボックスをクリックすることで表示される組織の中から選択しましょう。

5.テストの実行

組織を選択したら下部にあるテストボタンを押してください。
テスト成功と表示がされたら次へをクリックします。

4.Webhookの設定及びテストの実行

Calendlyにイベントを作成してください。その後、再び赤枠のテストボタンをクリックします。
テスト成功と表示がされれば設定完了となります。保存をしましょう
この設定を行うことで、Calendlyにイベントが新規登録されると、Microsoft Teamsにリアルタイムでメッセージが送信されます。

ステップ4：Microsoft Teamsに投稿する設定

1.アプリと連携する

Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。

2.投稿先のチャンネルIDを設定する

各IDを設定しましょう。ボックスをクリックします。

一覧表示された中からチャネルを選択しましょう。
チャネルIDも同様に設定可能です。

3.投稿メッセージを確認する

Microsoft Teamsへ投稿する際の内容を設定します。
既に設定がされていますが、データの追加が可能です。ボックスをクリックしましょう。

Calendlyのアイコンを選択します。

先ほどテスト送信したCalendlyのデータが一覧表示されます。
Microsoft Teamsに通知したいデータをクリックして挿入しましょう。

挿入できると画像のようになります。

4.レイアウトを整える

記号などを用いてレイアウトを整えましょう。
Microsoft Teamsは改行の際、HTMLタグの<br>を使用するため、注意してください。

5.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

6.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する

Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要

Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍‍■このテンプレートをおすすめする方

1. Calendlyを利用したスケジュール管理を行っている方

・説明会やセミナーを開催する機会の多い方

・ミーティングや商談を頻繁に実施する営業担当者

・チームメンバーの予定を管理するプロジェクトチームの責任者

2. 業務でMicrosoft Teamsを利用している方

・Microsoft Teamsをチームのコミュニケーションツールとして使っている方

・他アプリからの情報をMicrosoft Teamsで受け取りたい方

‍

■このテンプレートを使うメリット

Calendlyはスケジュール管理の効率化に役立つツールです。
しかし、Calendlyで新たな予定が登録されるたびにMicrosoft Teamsに手動で通知すると、コア業務への集中を阻害する可能性があります。

このフローを活用すると、Calendlyで予定が登録された際、Microsoft Teamsへの通知を自動化できます。管理画面や通知メールを頻繁に確認しなくても予定が共有されるため、担当者は本来の業務に集中できます。また、転記作業にかかる時間を短縮し、伝達ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーを減らすことにもつながります。

‍

■注意事項

・Calendly、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

Calendlyを使ったその他の自動化例

Yoomには他にも、Calendlyを使用するフローボットがあります。少しだけ紹介しましょう！

1.Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する

Gmailと連携することでファイルを添付可能です。ミーティングの前に確認してもらいたい資料の事前送付などにお役立てください。

Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する

試してみる

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■概要

Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Calendyを使用してスケジュール管理を行う方

・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員

・複数人での面接などを行う人事総務担当の方

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2.イベント等の資料管理や運営を任されている方

・イベントプランナーやプロデューサー

・ウェビナーを企画するカスタマーサービス部門の方

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・入力作業の多い総務、事務の担当者

・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・カレンダーへの予定追加の情報を基にメールの送付を行うので、ミスや業務漏れを削減することができます。

・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化を促進することができます。

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■注意事項

・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。

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2.Calendlyで予定が登録されたらSalesforceにリードを登録する

スケジュールを登録した人物をSalesforceにリードとして自動登録できます。手入力の手間が省け、リードの登録が自動化できるでしょう。

Calendlyで予定が登録されたら、Salesforceのリードに自動登録する

試してみる

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■概要

Calendlyで日程調整が完了した後、その情報を手作業でSalesforceにリードとして登録する作業に手間を感じていませんか。 多忙な中での手入力は、登録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Calendlyで新しい予定が登録されると、その情報がSalesforceのリードとして自動で登録されるため、こうした一連の作業を効率化し、迅速で正確なリード管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• CalendlyとSalesforceを連携させ、リード登録を自動化したい営業担当者の方
• 日程調整後の手作業によるデータ入力に非効率を感じているインサイドセールスの方
• リード情報の登録漏れや入力ミスを防ぎ、データ精度を高めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyで予定が登録されると自動でSalesforceにリード情報が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとSalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら（webhook起動）」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで正規表現を使い、取得した予定URIから予定IDを抽出します
4. 次に、オペレーションでCalendlyの「特定の予定詳細を取得する」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、取得・抽出した情報を紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Calendlyのトリガー設定では、連携の対象としたい組織のURIを任意で設定してください
• Salesforceでリードを作成する際に、Calendlyから取得したどの値をどのフィールドに登録するかを自由に設定してください

■注意事項

• Calendly、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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3.Calendlyで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する

スケジュールをGoogle スプレッドシートに転記することで把握しやすくなり、メンバーとの共有も容易になるはずです。

Calendlyで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する

試してみる

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■概要

Calendlyで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方

・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント

・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者

・採用面接の予約を行っている採用担当者

・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員

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2.Google スプレッドシートを使用してデータの管理を行なっている方

・支店を多く持ち対面での情報共有が難しい企業の担当者

・複数人で同時にデータへの情報入力を行う事務職担当者

・デジタルツールを活用してデータやファイル管理を行なっている事務職員

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3.入力の手間をなくし、自動化したいと考えている方

・手入力を減らし業務の効率化を目指す中小企業の経営者

・多くの入力作業をこなす事務の担当者

・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者

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■このテンプレートを使うメリット‍

・Calendlyでの登録内容を自動でGoogle スプレッドシートにレコード追加することで、手入力による手間を省き業務の効率化につながります。

・Google スプレッドシートへの登録を自動化することで登録漏れを防ぎ、確実に営業アプローチを行うことができます。

・予定が登録と同時にGoogle スプレッドシートが更新されるため、常に最新の情報を確認することができます。

・Google スプレッドシートでも情報を管理することで、情報の透明性が向上してチーム全体の連携が強化されます。

・Google スプレッドシートを使用することで複数人で同時に閲覧・編集できるため、リアルタイムな情報共有が可能となります。

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■注意事項

・Calendly、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

スケジュール調整に便利なCalendlyをMicrosoft Teamsと連携することで、チームメンバーや部署間の連携が強化できる可能性があります。
ダブルブッキングの防止やメンバーのスケジュール把握がしやすくなり、リソースの管理が容易になるかもしれません。また、手動でメッセージを送付する手間も省けるため、通知業務が削減でき、業務負担の軽減が見込めます。
業務を効率的に進めていくためにも、ぜひ自動化を取り入れてみませんか？