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登録されたスケジュールをチームで共有したい場合、どのように対応していますか？予定が登録される度に手動で知らせているのであれば、アプリ連携をして自動化を導入するのがおすすめです。
今回は、CalendlyとMicrosoft Teamsを連携して、スケジュールをスムーズに共有するメリットや方法をご紹介します。
チーム全体での情報共有が円滑に行えるようになれば、業務効率が向上する可能性があります。この機会に自動化を導入して、業務フローの見直しを行いませんか？
・Calendlyでスケジュール調整を行っている方
・Microsoft Teamsを活用しているチーム
・Calendlyで調整されたスケジュールをMicrosoft Teamsを使用し手動でメンバーと共有している方
・スケジュールの共有を自動で行い業務効率の向上を図りたい方
今回のアプリ連携を行うことで、Calendlyにスケジュールが登録されるとMicrosoft Teamsに自動でメッセージが送信できるようになります。これにより、メンバーにスケジュールを把握してもらえる可能性が高まります。
Calendlyはスケジュールに招待された人にメッセージが自動送信されますが、それ以外のメンバーへの通知は手動で行わなければなりません。そのため、スケジュールが埋まっているタイミングは手が離せないことを事前に伝えたい場合や、ダブルブッキングの防止などに役立つ可能性があります。
CalendlyとMicrosoft Teamsの連携により、部署間の連携がとりやすくなるかもしれません。
例えば、オンライン面接が実施される際、人事部や総務部がスケジュール調整を行い、それを経営層や配属先の部署のリーダーに通知したい場合にメリットを感じられるはずです。また、届いたメッセージにスレッドを作成することで、そのままメッセージのやり取りも行えます。
部署間の連携がとりやすくなることで業務がスムーズに行いやすくなり、作業効率の向上に繋がる可能性もあります。業務フローの見直しとなることが期待できるのではないでしょうか。
Calendlyにスケジュールが登録されるとMicrosoft Teamsにメッセージが届くようになることで、業務負担の軽減が見込めます。
例えば、本来であればMicrosoft Teamsへのメッセージ送信は手動で行わなければなりません。スケジュールを調整するたびにメッセージを作成するのは、少々手間に感じませんか？
そこで今回の自動化を導入すれば、手動でのメッセージ作成の手間が省け、通知業務を削減できるはずです。結果としてメッセージを手動で送信する手間がなくなり、業務負担の軽減になる可能性があります。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
[Yoomとは]
今回は「Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・CalendlyとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
・Calendlyを起動しリアルタイムで情報を取得する設定
・Microsoft Teamsにメッセージを送信する設定
・トリガーボタンをONにして、CalendlyとMicrosoft Teamsの連携動作を確認
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Calendlyのアイコンをクリックします。
2.ログインする
ログイン画面が表示されるためログインしてください。
3.Calendlyに接続する
画面が移行します。赤枠をクリックしてください。
4.連携完了
上記の表示がされれば連携完了です。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Calendlyのアイコンの「予定が登録されたら（webhook起動）」を選択してください。
次へを押します。
4.組織の設定
API接続設定画面に移行します。組織を選択してください。
ボックスをクリックすることで表示される組織の中から選択しましょう。
5.テストの実行
組織を選択したら下部にあるテストボタンを押してください。
テスト成功と表示がされたら次へをクリックします。
4.Webhookの設定及びテストの実行
Calendlyにイベントを作成してください。その後、再び赤枠のテストボタンをクリックします。
テスト成功と表示がされれば設定完了となります。保存をしましょう
この設定を行うことで、Calendlyにイベントが新規登録されると、Microsoft Teamsにリアルタイムでメッセージが送信されます。
1.アプリと連携する
Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のチャンネルIDを設定する
各IDを設定しましょう。ボックスをクリックします。
一覧表示された中からチャネルを選択しましょう。
チャネルIDも同様に設定可能です。
3.投稿メッセージを確認する
Microsoft Teamsへ投稿する際の内容を設定します。
既に設定がされていますが、データの追加が可能です。ボックスをクリックしましょう。
Calendlyのアイコンを選択します。
先ほどテスト送信したCalendlyのデータが一覧表示されます。
Microsoft Teamsに通知したいデータをクリックして挿入しましょう。
挿入できると画像のようになります。
4.レイアウトを整える
記号などを用いてレイアウトを整えましょう。
Microsoft Teamsは改行の際、HTMLタグの<br>を使用するため、注意してください。
5.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Calendlyで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
Yoomには他にも、Calendlyを使用するフローボットがあります。少しだけ紹介しましょう！
1.Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
Gmailと連携することでファイルを添付可能です。ミーティングの前に確認してもらいたい資料の事前送付などにお役立てください。
2.Calendlyで予定が登録されたらSalesforceにリードを登録する
スケジュールを登録した人物をSalesforceにリードとして自動登録できます。手入力の手間が省け、リードの登録が自動化できるでしょう。
3.Calendlyで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
スケジュールをGoogle スプレッドシートに転記することで把握しやすくなり、メンバーとの共有も容易になるはずです。
スケジュール調整に便利なCalendlyをMicrosoft Teamsと連携することで、チームメンバーや部署間の連携が強化できる可能性があります。
ダブルブッキングの防止やメンバーのスケジュール把握がしやすくなり、リソースの管理が容易になるかもしれません。また、手動でメッセージを送付する手間も省けるため、通知業務が削減でき、業務負担の軽減が見込めます。
業務を効率的に進めていくためにも、ぜひ自動化を取り入れてみませんか？
