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「Microsoft Teamsでの顧客に関するやり取りを、Microsoft Dynamics365 Salesに手動で転記している…」
「Microsoft Teamsで共有された新しいリード情報を、Microsoft Dynamics365 Salesに登録し忘れてしまうことがある…」
このように、日々の業務で利用するツール間のデータ連携を手作業で行うことに、手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの投稿内容を自動的にMicrosoft Dynamics365 Salesに登録する仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放されやすくなります。
入力ミスや情報共有の遅れといった課題を解決に繋がり、営業活動などの重要な業務に集中できる時間を生み出しやすくなるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
これまで自動化を諦めていた方でもすぐに導入できますので、ぜひこの機会に作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとMicrosoft Dynamics365 Salesを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとMicrosoft Dynamics365 SalesのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ入力を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
例えば、Microsoft Teamsの特定の投稿をもとにMicrosoft Dynamics365 Salesに取引先やリード情報を自動で作成するなど、様々な業務を自動化できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの特定のチャンネルで共有された顧客情報を、手動でMicrosoft Dynamics365 Salesに取引先として登録する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。
この連携を使えば<span class="mark-yellow">Teamsの投稿をトリガーに、自動でMicrosoft Dynamics365 Salesに取引先企業を作成できる</span>ため、データ入力の手間を削減し、情報の反映を実現します。
この連携は、特定のキーワードが含まれる投稿のみを対象にするなど、条件に応じた分岐処理を含む構成になっています。
新しいリードに関する情報がMicrosoft Teamsで共有された際、Microsoft Dynamics365 Salesへの登録が遅れたり、対応が漏れてしまったりするケースをなくすために、この連携が役立ちます。
Microsoft Teamsでの<span class="mark-yellow">新規リードに関する投稿をもとに、自動でMicrosoft Dynamics365 Salesにリード情報として登録する</span>ことで、リード管理を迅速化し、登録漏れによる機会損失を防ぎます。
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとMicrosoft Dynamics365 Salesを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Teamsの投稿内容をもとに、Microsoft Dynamics365 Salesで取引先企業を作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomのワークスペースにログインしたら左のサイドバーにある「マイアプリ」から、右の「+新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧の画面に出たら、右上にある検索ボックスに「Microsoft Teams」と入力し、アイコンを見つけてクリックします。
以下の画面が出ますので、任意のアカウントでログインしてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ログイン後、以下のように「マイアプリを登録しました。」という表記が出れば連携成功です！
先ほどと同じ手順で、マイアプリ連携からMicrosoft Dynamics365 Salesのアプリアイコンを探してクリックしてください。
以下の連携画面が表示されたら、Microsoft Dynamics365 SalesにログインしてURLからドメインをコピー＆ペーストし、「追加」ボタンを押します。
・Microsoft Dynamics365 Salesも、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「マイアプリに登録しました。」の表示が出たら、Microsoft Dynamics365 Salesも連携完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定していきましょう。
まずはタイトルを任意で設定し、Microsoft Teamsと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
「チームID」のボックスをクリックすると、連携しているMicrosoft Teamsのアカウントから候補が表示されるため、任意のものを選択してください。
「チャネルID」も同様に、候補から任意のチャネルをクリックしましょう。
特定のチャネルを設定できたら、アプリトリガーを動かすためのテストメッセージをMicrosoft Teamsの該当チャネルに送信しておきましょう。
テストメッセージには、後でMicrosoft Dynamics365 Salesに情報を登録することを踏まえて、以下の項目を入力しておきます。
必要な情報の入ったテストメッセージを送信できたら、Yoomの画面に戻って「テスト」ボタンを押してみてください。
「取得した値」として、Microsoft Teamsに送ったメッセージを反映した以下の内容が表示されていれば成功です！
Yoomではこの「取得した値」をフローボット内の他のアクションで活用できる「アウトプット」と定義しています。
アウトプットを活用することにより、後で新しく情報が更新された場合にも、更新内容を反映した値をフローボットに活用できるため便利ですよ。
アウトプットとは？
ここまで確認できたら「保存する」ボタンをクリックしてください。
Microsoft Teamsに送信されたメッセージ内容が、Microsoft Dynamics365 Salesに登録作業を行うべきものかどうかを判別するために、Yoomの「分岐オペレーション」を設定します。
タイトルは任意で設定し、「分岐対象の取得した値」を設定していきましょう。
分岐の条件となる対象の値として、ここではMicrosoft Teamsに送信された「メッセージ内容」を設定しています。
分岐対象を設定したら、分岐の条件について決めていきましょう。
前ステップで送信したテストメッセージを分岐対象とする場合、「新規取引先」という文字が入っていることを条件として設定してみます。
分岐条件は任意で設定できるため、「添付ファイルが付属されているか否か」「顧客リストと書かれたメッセージであるか否か」など、必要に応じて設定してみてください。
分岐条件を設定できたら「保存する」をクリックしましょう。
先ほど設定した分岐条件を満たした場合、「新規取引先」と書かれたメッセージのみが、このステップに続くよう設定されています。
Microsoft Dynamics365 Salesに情報を登録するために、YoomのAI機能である「テキストからデータを抽出する」アクションを設定していきましょう。
タイトルは任意で設定し、変換タイプは文字数に応じて選んでください。
変換タイプによって処理できる文字数が増減しますが、多くの文字数を処理する変換タイプだとタスクの消費量も大きくなります。
プランによっても使用できるタスク数上限が異なるため、ご注意ください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
「次へ」を押して、AIがメッセージ内容を抽出する「対象のテキスト」を設定します。
ここでは取得した値から、「メッセージ内容」を選んでください。
取得した値を使うことによって、Microsoft Teamsで新たに分岐条件を満たすメッセージが送信される度に、内容が新しいものに更新されていきます。
次に「抽出したい項目」をカンマ区切りで設定してください。この例では以下のように設定してみました。
抽出したい項目を設定できたら、各項目をどのようなルールで抽出するのか、AIに分かりやすいような指示を入力します。
もしもAIを使用したデータの抽出設定で困ったことがあれば、こちらのページも参考にしてみてください。
今回は例として、以下のように指示内容を入力してみました。
項目と指示内容を設定できたら、「テスト」ボタンを押してみてください。取得した値に、AIが指示内容通りに抽出した項目が表示されています。
確認できたら「保存する」をクリックしてください。
Microsoft Teamsのメッセージ内容から必要な情報を抽出できたら、いよいよMicrosoft Dynamics365 Salesに取引先企業として登録するアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「ドメイン」は、マイアプリ連携と同じようにMicrosoft Dynamics365 SalesにログインしてURLから抽出したものを入力してください。
「取引先企業」には、先ほどAIでデータを抽出した際に取得した値から該当するものを選びましょう。
取引先企業以外の項目は必須ではないため、必要に応じて取得した値などを用いながら設定してみてください。
今回は「取引先企業の説明」として、先ほど抽出した「担当者」を設定してみました。
また、「電話番号」にも取得した値から、抽出した「電話番号」を設定しています。
必要な項目の設定が終わったら、「テスト」ボタンを押してみてください。「テスト成功」の文字が出たら成功です。
実際にMicrosoft Dynamics365 Salesにログインして取引先企業を確認してみましょう。設定した内容でしっかり追加されていますね！
ここまで確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでMicrosoft Teamsのチャネルに特定のメッセージが送信されたら、自動でMicrosoft Dynamics365 Salesに取引先企業として登録されるようになりました。
今回はMicrosoft TeamsからMicrosoft Dynamics365 Salesへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft Dynamics365 SalesからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先が登録されたことをチーム全体でリアルタイムに把握するのは意外と難しいものですが、この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">新しい取引先企業が登録されたタイミングで、Microsoft Teamsの指定チャネルに通知可能</span>です。
チーム全体での情報共有を迅速化し、次のアクションへの移行をスムーズにします。
新規案件の発生を営業チーム内で素早く共有し、迅速な対応を促すために、この自動化が有効です。
<span class="mark-yellow">Microsoft Dynamics365 Salesで新しい案件が作成されるとMicrosoft Teamsに通知が飛ぶ</span>ため、営業チームは状況を把握し、戦略を立てるなど次のアクションに移ることができ、商談の機会損失を防ぎます。
Yoomでは、Microsoft TeamsとMicrosoft Dynamics365 Salesに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Microsoft TeamsとMicrosoft Dynamics365 Salesでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにGoogleカレンダーで予定を作成したり、特定の投稿がされたらChatGPTでレポートを自動作成したりと、チーム内の情報共有とタスク管理を自動化できます。
Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが作成されたら、Googleスプレッドシートに追加したり、SlackやGoogle Chatに通知したりと、リード管理と情報共有を自動化できます。
Microsoft TeamsとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたTeamsのチャット内容の転記や、二つのシステム間での情報確認といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は常に最新の顧客情報に基づいて迅速なアクションを起こせるようになり、本来注力すべき商談や顧客とのコミュニケーションに集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：投稿フォーマットは毎回同じである必要がありますか？
フローボット内のアクションでAIにテキストを抽出するための指示内容をあらかじめ設定しているため、AIが指示内容に沿って項目を抽出できる投稿フォーマットを用意していた方が、情報抽出の精度は高くなるでしょう。
Microsoft Dynamics365 Salesに取引先企業として自動で登録するためにMicrosoft Teamsにメッセージを送信するのであれば、チームメンバーに投稿フォーマットを周知しておくことをおすすめします。
Q：Microsoft Teamsに投稿された添付ファイル（名刺画像など）も連携できますか？
はい、連携可能です。
上記のアクションをフローボットに追加することで、Microsoft Teamsに投稿された名刺画像などから情報を抽出し、Microsoft Dynamics365 Salesに取引先企業として設定可能です。
ただしYoomのOCR機能はチームプラン以上でのみご利用いただけます。詳しくはご利用プランをご確認ください。
Q：連携の途中でエラーが発生した場合、どうなりますか？
Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。その際には該当フローを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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