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「Intercomに新しい問い合わせが来たのに、Microsoft Teamsでの共有が遅れて対応が後手に回ってしまった…」
「毎日、Intercomの会話内容を手作業でMicrosoft Teamsにコピー＆ペーストしており、時間がかかるしミスも怖い…」
このように、IntercomとMicrosoft Teams間の手作業による情報連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Intercomに新しい会話が作成された際に、その内容が自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されますよね。
そして、チーム全体でスムーズかつ正確に顧客対応を進めることができ、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出せるはず！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間をかけずに業務の効率化を図れるので、ぜひこの機会に導入して、よりスムーズな顧客対応体制を構築しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">IntercomとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
IntercomとMicrosoft TeamsのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報共有を自動化できます。
例えば、Intercomに新しい問い合わせが入った際に、その情報をMicrosoft Teamsの関連チャネルへ通知するなど、様々な業務を効率化することが可能です。
これにより、対応漏れを防ぎ、チーム全体のコミュニケーションが円滑化するはず。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Intercomに新しい会話が作成された際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知することで、<span class="mark-yellow">問い合わせの見落としやチームへの共有遅延を防ぎ、迅速な初期対応</span>に繋がります。
この連携は、Intercomのデータを直接Microsoft Teamsに連携するシンプルな構成のため、誰でも簡単に設定が可能です。
Intercomに作成される会話の中から、例えば「緊急」や「クレーム」といった特定のキーワードを含むものだけをMicrosoft Teamsの特定チャネルに通知することで、<span class="mark-yellow">重要度の高い問い合わせに優先的に対応できる体制を構築</span>できます。
この分岐処理を含む連携は、不要な通知を減らし、チームが本当に注力すべき情報に集中できる体制を整えたいときなどに利用してみてください。
それでは、実際にIntercomとMicrosoft Teamsを連携させる自動化フローを作成する手順を見ていきましょう。
今回ご紹介する方法では、プログラミングの知識は一切不要で、画面の指示に従って設定を進めるだけで簡単に連携を実装できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はIntercomで新しく会話が作成されたらMicrosoft Teamsに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するIntercomとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録方法を解説します。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.アプリ一覧画面で検索窓にIntercomと入力し、検索結果からIntercomのアイコンを選択します。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※Intercomのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
2.続いてMicrosoft Teamsをマイアプリ登録します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からMicrosoft Teamsを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
マイアプリにIntercomとMicrosoft Teamsが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Intercomで新しく会話が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するIntercomに、会話を作成しておきましょう！
※後続のIntercomのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、会話内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、Intercomで会話が作成されたらフローボットが起動するように設定を行います。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「新しく会話が作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
※以下は、テスト前の状態です。テストが成功すると、Intercomから取得した情報が各項目の横に表示されます。
1.アプリと連携する「Microsoft Teamsに通知する」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チームID」「チャネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※メッセージの内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、通知したい形式で設定してみてくださいね。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。今回の「Intercomに会話が作成されました。」などの文は固定値で設定しても大丈夫ですが、それ以外は、取得した値を設定するようにしましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
※メッセージを改行して通知する場合は、<code><br></code>を文末に付けてください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にMicrosoft Teamsにデータが通知されることを確認してください。
※今回は、Intercomの取得した値が空白のため、設定で「取得した値を選択した部分」が空欄になっています。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
ここまではIntercomからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft Teamsでのやり取りを起点としてIntercomに情報を登録する自動化も可能です。
例えば、投稿をもとに新しい顧客情報をIntercomに登録したい場合などに活用できますので、下記のテンプレートもぜひ参考にしてみてください。
Microsoft Teamsの特定のチャネルに投稿されたメッセージから、AIを用いて顧客名や連絡先などの情報を自動で抽出し、Intercomに新しいコンタクトとして登録する連携です。
この連携は、<span class="mark-yellow">Microsoft Teams上での顧客に関する投稿をシームレスにIntercomの顧客データベースへ反映</span>できます。
これにより、手作業での転記漏れや入力ミスを防ぎ、顧客情報の正確な管理に繋がります。
Microsoft Teamsの投稿の中から、例えば「新規顧客」といった特定のメッセージが含まれる投稿のみをトリガーとして、その内容をIntercomにコンタクトとして作成する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">登録すべき情報だけを効率的にIntercomに連携</span>できます。
条件分岐を活用することで、不要な情報がIntercomに登録されるのを防ぎ、データベースの質を高く保つことが可能です。
IntercomやMicrosoft TeamsのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
プロジェクト管理ツールと連携すれば、Intercomで会話が作成されたら、自動でタスクを作成することができます。
手動でタスクを登録する作業を削減できるため、入力ミスや作成漏れといった人為的ミスを防ぎ、業務精度の向上を図りたいときにおすすめです。
メールやフォームアプリと連携することで、ファイルやメッセージが送信されたことを指定のチャネルへ自動通知できます。
これにより、手動での通知作業が削減されるため、業務の効率化を図りたいときは、以下のテンプレートを試してみてください。
IntercomとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたIntercomの問い合わせ内容をMicrosoft Teamsへ転記・共有する作業から解放され、ヒューマンエラーを防止できます。</span>これにより、チーム全体がスムーズに顧客情報を共有し、正確な対応が可能になるため、担当者はより価値の高いコミュニケーション業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もしIntercomとMicrosoft Teamsの連携に少しでも課題を感じているなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を直接体験してみてください！
Q:Microsoft Teamsへの通知で特定の担当者にメンションできますか？
A:はい、可能です。
メンションをするには、本記事のステップ4「メッセージ」設定で、メッセージに<code><at id='{メンションID}'>{メンションの表示テキスト}</at> </code>と記載することで可能です。
例）<code><at id='0'>Yoom</at></code>
メンションする場合は、後続の「メンション情報」の各項目も入力してください。
その際の注意点として、メッセージに記載した内容と、「メンションID」「メンションの表示テキスト」のフォームに入力する値とを一致させる必要があります。
Q:連携が失敗した場合、通知の漏れに気づく方法はありますか？
A:連携が失敗した場合は、Yoomに登録しているメールアドレス宛や通知設定で設定したチャットルールに通知されます。
Q:この連携はYoomの無料プランでどこまで利用できますか？
A:こちらの連携は、最後まで無料プランでご利用いただけます。
無料プランでは、毎月100タスクまで利用でき、ご紹介した連携であれば、毎月100回の通知が可能です。
それより多くの利用が想定される場合は、有料プランもご検討ください。
Yoomの詳しい料金プランはこちら/タスクについて
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