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「Freshdeskに新しいコンタクトが登録されたら、すぐにチームに知らせたい！」
「毎回Freshdeskの情報をコピーしてMicrosoft Teamsに投稿するのが面倒だし、たまに連絡を忘れてしまう…」
このように、カスタマーサポートツールであるFreshdeskと、ビジネスチャットツールであるMicrosoft Teamsの間での手作業による情報共有に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Freshdeskに新しいコンタクトが追加されたタイミングで、その情報を自動的にMicrosoft Teamsの指定したチャネルに通知する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、チーム全体での迅速な顧客対応を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の繰り返し作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">FreshdeskとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
FreshdeskとMicrosoft TeamsのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのアプリケーション間での情報共有を自動化できます。
例えば、Freshdeskに新しいコンタクトが追加された際に、その情報をリアルタイムでMicrosoft Teamsに通知するといったことが可能になり、チーム内の情報共有の速度と精度を向上させることが可能です。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Freshdeskに新しいコンタクトが登録されるたびに、その情報を手動でコピーしてMicrosoft Teamsの関連チャネルに投稿する作業は、手間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。
この連携を利用すれば、コンタクトが追加された瞬間に<span class="mark-yellow">自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、リアルタイムでの情報共有が実現し、チーム全体の対応速度が向上します。</span>
全てのコンタクト追加を通知するのではなく、「特定の製品に関する問い合わせ」や「優先度の高い顧客からの連絡」など、特定の条件に合致するコンタクト情報のみをチームに共有したいケースもあるかと思います。
このテンプレートでは、特定の条件を設定することで、<span class="mark-yellow">重要な情報だけをフィルタリングしてMicrosoft Teamsに通知できるため、通知のノイズを減らし、チームが本当に注力すべき案件に集中できる環境を構築できます。</span>
それでは、さっそく実際にFreshdeskとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでFreshdeskとMicrosoft Teamsの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Freshdeskにコンタクトが追加されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Freshdeskをマイアプリ連携
「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Freshdesk」と入力します。
アプリが表示されますので、クリックしてください。
アカウント名とAPIキーを入力して「追加」をクリックします。
※APIキーの入力でお困りの際は、注釈をお読みください。
Microsoft Teamsをマイアプリ連携
先ほどと同様に、「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Microsoft Teams」と入力したら表示されたアプリをクリックします。
使用するアカウントを選択しましょう。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックしてください。
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしましょう。
コピーに成功すると以下の画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
「コンタクトが作成または更新されたら」をクリックします。
Freshdeskと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定します。
Freshdeskの画面に移動しコンタクト（連絡先）を新規作成します。
今回ご紹介するテンプレートは、Freshdeskにコンタクトが作成または更新されたら起動します。
そのため、テンプレートが無事に起動するかテストをするには、テスト用コンタクトを作成する必要があるのです。
今回は以下のようなコンタクトを作成しました。
次に、ドメイン名を設定します。
Freshdeskの画面からURLをコピーし、Yoomの画面に戻ります。
注釈を確認しながらドメイン名となる部分を取得し、入力してください。
入力できたら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、テスト成功画面と以下のような取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
ここまで確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
「分岐コマンドオペレーション」をクリックします。
今回使用するテンプレートでは、分岐を使用し作成されたコンタクトが新規作成か、更新かによって処理を分岐させています。
新規作成された場合はMicrosoft Teamsのチャンネルに通知を送り、コンタクトが更新された場合は何もしないという設定にしたいためです。
そのため、分岐条件は取得した値を活用して、作成日時が更新日時と等しくなるものが分岐するように設定しています。
もし今後の運用で、「特定のデータを更新した場合も通知をしたい」などのご要望があれば、分岐の設定を変えることも可能です。
分岐について詳しく知りたい方は、下記のリンク先をご覧ください。
今回は特に変更を行いませんので、内容を確認したら「保存する」をクリックしましょう。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
タイトルはわかりやすものに変更も可能です。任意で変更してください。連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。
チームIDを設定します。
入力欄をクリックし、候補から使用したいものを選択しましょう。
チャネルIDを設定します。
チームIDと同様に、入力欄をクリックし表示された候補から選択します。
メッセージを設定します。
こちらはデフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です。
注釈を確認し、送信したいメッセージに合わせて入力してください。
また、入力欄をクリックし取得した値から選択することも可能です。取得した値を活用することで、固定された値ではなく、トリガーを実行するたびに最新の情報に自動反映されます。
※直接入力することも可能ですが、通知を送るたびに毎回同じ文字が送信されてしまいますので注意が必要です。
メッセージの設定でメンションを使用したい場合は、メッセージ下部にある注釈を確認し、メンションID、メンションの表示テキストそれぞれメッセージで使用したものと同じ値を入力してください。
メンション対象者IDは、入力欄をクリックし候補から選択します。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
メッセージの設定でファイルを添付したい場合は、ファイルのGUIDとメッセージ下部にある注釈を確認し、ファイルのGUIDにはメッセージで使用したものと同じ値を入力してください。
ファイル名、ファイルURLもそれぞれ設定します。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にMicrosoft Teamsに通知が届きます。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、Microsoft Teamsに通知が届きますのでそれぞれ確認しておきましょう。
確認できたら忘れないように「保存する」をクリックします。
先ほどの画面で保存するをクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が「Freshdeskにコンタクトが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する方法」でした！
今回はFreshdeskからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsからFreshdeskへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsのチャネル上で顧客からの要望やトラブル報告が投稿された際に、その内容を手動でFreshdeskに転記してコンタクトを作成するのは手間がかかります。
この連携では、Microsoft Teams上の投稿内容から必要な情報をAIなどが自動で抽出し、<span class="mark-yellow">Freshdeskに新しいコンタクトとして自動で登録するため、対応漏れを防ぎ、サポート業務の起点を一元化できます。</span>
Microsoft Teams上の全ての投稿をFreshdeskに登録するのではなく、「#要対応」などの特定のハッシュタグがついた投稿や、特定のキーワードを含む投稿のみをコンタクトとして起票したい場合にこの連携が役立ちます。
条件を設定することで、<span class="mark-yellow">対応が必要な投稿だけを自動でFreshdeskのコンタクトとして作成し、より効率的で的確な顧客対応を実現します。</span>
Yoomでは、FreshdeskとMicrosoft Teamsに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
FreshdeskとMicrosoft Teamsでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Freshdeskでチケットが作成されたらNotionにレコードを追加したり、SlackやGoogle Chatに通知したりと、カスタマーサポートと情報連携を自動化できます。
月末に自動で通知を送ったり、Backlogに課題が追加されたら通知したりと、チーム内の情報共有を自動化できます。Googleフォームの回答からAIでブログの草案を作成してTeamsに通知することも可能です。
FreshdeskとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたFreshdeskのコンタクト情報のMicrosoft Teamsへの通知作業や、その逆の転記作業が不要になり、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて迅速に行動できるようになり、本来注力すべき顧客対応などのコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：コンタクト以外の情報も連携できますか？
A：はい、可能です。
今回ご紹介したテンプレートでは、「コンタクトが作成または更新されたら」をトリガーとして利用しています。
トリガーは変更でき、例えば「チケットが作成されたら」などを選択するとコンタクトの情報だけではなくチケットの情報も連携可能です。
Q：もっと複雑な条件で通知を絞り込めますか？
A：はい、可能です。
例えば「特定の役職を持つコンタクトが作成・更新された場合のみ通知を送りたい」といった条件であれば、分岐コマンドオペレーションの設定を変更することで実現できます。
Q：連携がエラーで止まった時の対処法は？
A：連携がエラーで止まった場合は、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因が記載されていますのでご確認ください。
内容を確認しても対処法が分からないなどでお困りの場合はヘルプページまたは、こちらをご覧ください。
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