ビジネス社会において、効率的にスケジュールを管理することは大切です。
CalendlyとNotionを連携することで、予定の作成と情報の管理を一元化することができます。
本記事では「Calendlyで予定が作成されたら、Notionでページを作成する」という自動化をノーコードで行います。
この自動化を取り入れることにより、時間短縮につながり、スケジュールの管理がスムーズです。
CalendlyとNotionを連携するメリット・デメリット
CalendlyとNotionを連携するメリットは、効率的にスケジュールの管理ができることと予定情報を一元で管理できることが挙げられます。
以下にメリットとデメリットをまとめたので、ご覧ください。
メリット1:効率的にスケジュールの管理ができる
CalendlyとNotionを連携するメリットは、効率的にスケジュールの管理ができることです。
たとえば、Calendlyで会議の予定が作成されたら、自動的にNotionに会議内容が記録されます。
これにより、予定が立て込んでいる方やプロジェクトマネージャーなどは、スケジュールの管理が楽になります。
また、Notionに会議内容の詳細が記録されるので、事前に会議内容の確認ができるのも大きなメリットです。
メリット2:予定情報を一元で管理できる
CalendlyとNotionを連携することによって、予定情報を一元で管理できるというメリットがあります。
たとえば、会議の議事録や進捗状況をNotionで集約することが可能です。
これにより、予定情報の管理が一元でできるので、必要な情報に対して迅速に対応することができます。
データ管理が一元化できると、予定情報が混在することがなくなるので、チーム全体への情報共有がしやすくなります。
特に、デジタルツールを利用して予定の管理をしている方や入力作業が多い方にオススメです。
デメリット:情報の更新を手動でする必要がある
CalendlyとNotionを連携しなければ、情報の更新を手動しなければいけません。
たとえば、急な予定変更が起こった際に、手動で予定情報を更新する必要があります。
複数のツールを利用している場合は、予定情報を更新する労力や時間がかかってしまいます。
Yoomで自動化すれば、こういったデメリットを心配する必要はありません。
予定情報の管理がしやすくなり、予定の登録も1回で済みます。
CalendlyとNotionの連携フローの作り方
今回は以下の「Calendlyで予定が作成されたら、Notionでページを作成する」テンプレートの設定をします。
Calendlyで予定が作成されたら、Notionでページを作成する
試してみる
■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、商談や面談の準備としてNotionに手動でページを作成していませんか？この作業は定型的でありながら、対応漏れが許されないため、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が作成されると同時に、Notionのデータベースへ自動でページが作成されるため、こうした手作業をなくし、本来の業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- CalendlyとNotionを連携させ、日程調整後のタスク管理を効率化したい方
- 営業や採用担当者で、Calendlyで確定した予定の議事録作成を自動化したい方
- 日程調整からタスク管理までの一連の流れを手作業で行い、負担を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定が作成されると自動でNotionにページが作成されるため、これまで手作業で行っていたページ作成の時間を短縮することができます。
- ページ作成を自動化することで、手作業による作成漏れや、タイトル・日時の記載ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、Calendlyの予定情報をもとにページが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでページを作成するアクションでは、タイトルやプロパティに設定する値を自由にカスタマイズできます。Calendlyから取得した予定名や日時などの情報を変数として埋め込むことや、任意のテキストを固定値として入力することが可能です。
■注意事項
Calendly、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
工程は2つしかないので、10~15分で設定が完了します。
- 予定が登録されたら
- ページを作成
自動化をしてみたいと思っている方は多くいると思いますが、設定が複雑そう…と躊躇していませんか？
Yoomを利用すればノーコードで簡単に自動化の設定ができます。
自動化の設定が簡単にできるテンプレートを豊富に用意しているので、機械の操作が苦手でも問題ありません。
今回も先ほどご紹介したテンプレートを利用するので、ササッと設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしておきましょう。
CalendlyとNotionをYoomと接続する方法
YoomにCalendlyとNotionを接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録をすることで、簡単に自動化の設定が可能です。
まずは、Calendlyのマイアプリ登録を行います。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からCalendlyを探すか、「アプリ名で検索」から検索しましょう。
以下の画面が表示されたら、Calendlyのアカウントにログインしてください。
続いてNotionのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にNotionを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、「ページを選択する」をクリックしてください。
アクセスを許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。
ご自身のマイアプリ欄にCalendlyとNotionの表示があれば登録完了です。
Calendlyで予定が作成されたら、Notionでページを作成する方法
自動化の設定を行うので、下記のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Calendlyで予定が作成されたら、Notionでページを作成する
試してみる
■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、商談や面談の準備としてNotionに手動でページを作成していませんか？この作業は定型的でありながら、対応漏れが許されないため、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が作成されると同時に、Notionのデータベースへ自動でページが作成されるため、こうした手作業をなくし、本来の業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- CalendlyとNotionを連携させ、日程調整後のタスク管理を効率化したい方
- 営業や採用担当者で、Calendlyで確定した予定の議事録作成を自動化したい方
- 日程調整からタスク管理までの一連の流れを手作業で行い、負担を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定が作成されると自動でNotionにページが作成されるため、これまで手作業で行っていたページ作成の時間を短縮することができます。
- ページ作成を自動化することで、手作業による作成漏れや、タイトル・日時の記載ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、Calendlyの予定情報をもとにページが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでページを作成するアクションでは、タイトルやプロパティに設定する値を自由にカスタマイズできます。Calendlyから取得した予定名や日時などの情報を変数として埋め込むことや、任意のテキストを固定値として入力することが可能です。
■注意事項
Calendly、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更する場合は、以下のページから変更しましょう。
最初にCalendlyの設定を行うので、「予定が登録されたら(webhook起動)」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「アプリトリガーのタイトル」→任意で変更可能
- 「Calendlyと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「トリガーアクション」→予定が登録されたら(webhook起動)
以下の画面が表示されるので、「組織uri」を候補から選択してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
以下の画面が表示されたら、Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行します。
その後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。
続いてNotionの設定を行うので、「ページを作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定の確認を行います。
- 「タイトル」→任意で変更可能
- 「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「アクション」→ページを作成
下記の設定を行いましょう。
- 「データベースID」→データベースIDはURLから取得が可能
※ページを紐付けるデータベースを指定してください。
URLの形式は「www.notion.so/{データベースID}?v=xxxxxxxx」という形式となります。
- 「タイトルプロパティ名」→「Name」「名前」などのタイトルプロパティのカラム名を登録
- 「ページタイトル」→任意で設定
- 「コンテンツ」→任意で記載
※{{参加メンバーの一覧}}←こういったCalendlyのアウトプットを利用することで、Notionに予定情報が更新されます。
コンテンツの枠内をクリックし、Calendlyをクリックすると利用可能です。
必要な項目があれば、入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
アプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定は完了です。
Calendlyで予定が作成されたら、Notionでページを作成する
試してみる
■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、商談や面談の準備としてNotionに手動でページを作成していませんか？この作業は定型的でありながら、対応漏れが許されないため、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が作成されると同時に、Notionのデータベースへ自動でページが作成されるため、こうした手作業をなくし、本来の業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- CalendlyとNotionを連携させ、日程調整後のタスク管理を効率化したい方
- 営業や採用担当者で、Calendlyで確定した予定の議事録作成を自動化したい方
- 日程調整からタスク管理までの一連の流れを手作業で行い、負担を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定が作成されると自動でNotionにページが作成されるため、これまで手作業で行っていたページ作成の時間を短縮することができます。
- ページ作成を自動化することで、手作業による作成漏れや、タイトル・日時の記載ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、Calendlyの予定情報をもとにページが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでページを作成するアクションでは、タイトルやプロパティに設定する値を自由にカスタマイズできます。Calendlyから取得した予定名や日時などの情報を変数として埋め込むことや、任意のテキストを固定値として入力することが可能です。
■注意事項
Calendly、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
本記事では「Calendlyで予定が作成されたら、Notionでページを作成する」フローを解説しました。
複数のツールを利用している場合は、予定情報を更新する労力や時間がかかるのがネックです。
しかし、YoomでCalendlyとNotionを連携することで、効率的にスケジュールの管理ができることと予定情報を一元で管理できるというメリットがあります。
また、予定が立て込んでいる方やプロジェクトマネージャーなどは、スケジュールの管理が楽になるのも大きなメリットです。
Yoomはノーコードで簡単に自動化の設定ができます。
今回ご紹介したテンプレート以外にもテンプレートを用意しているので、ぜひご活用ください。
まずは、無料登録から初めて、業務の効率化を体験してみてくださいね。
