「カスタマイズ性×有人サポート」で業務を標準化｜ＣＤエナジーダイレクトがYoomを導入

電気・ガスを中心に、インターネットなどさまざまなサービスを展開する株式会社ＣＤエナジーダイレクト（https://www.cdedirect.co.jp/）。中部電力と大阪ガスの経営資源を融合し、「お客さまの暮らしやビジネスに役立つ新たな価値」の創出に取り組まれています。 

同社では、kintoneを中心に業務のデジタル化を進める中でYoomを導入。現在は20個以上のワークフローを稼働させ、入社対応などの業務を効率化するとともに、属人化していた業務の標準化にも取り組んでいます。

今回は、経営推進本部 デジタル化推進部で社内DXを推進する倉上様に、Yoom導入の背景や活用方法についてお話を伺いました。標準機能だけでは対応しきれない要件を「カスタムアプリ」「カスタムコネクト」で実現する方法や、有人チャットサポートを活用してより良い実装方法を見つけたご経験など、実際の現場でのYoom活用をご紹介します。

Excel業務からの脱却：1年で推進したバックオフィスDX

ーー本日はよろしくお願いいたします。まずは倉上様のご所属やお役割、そして日々の業務内容について教えてください。

倉上様： 私はデジタル化推進部に所属しています。業務内容としては、社内ユーザー向けのシステム運用管理や、新しい仕組みの導入と推進を行っています。

一般的に「情報システム部門」と呼ばれる、社内DXを担当する部署ですね。開発エンジニアのチームは別にありまして、私たちのチームは社内SEが集まっているようなイメージです。

直近では、昨年度から新たに導入したkintoneを使った業務アプリの作成と定着化を進めています。

ーー御社ではこれまで、業務のデジタル化や効率化に対してどのように取り組まれてきたのでしょうか？

倉上様： 私が入社したのが約1年前なのですが、入社当時はとにかくExcelへの手入力業務が非常に多い環境でした。kintoneの導入自体は私の入社タイミングですでに決まっていたので、まずは社内に散在している手作業の業務フローを整え、デジタル化を一気に進めていく役割を担うことになりました。

最初に着手したのは、マスタデータの整備です。それまではしっかりとしたマスタアプリが存在していなかったので、kintone上にユーザーマスタ・組織マスタを作成しました。

そこから社内の入社対応や多数の証明書・申請書の管理業務をアプリ化して、少しずつ効率化を進めていきました。

また、これまでバラバラの形式で提出されていた申請やメール対応について、お問い合わせフォームを作ることで窓口を一本化する取り組みも行いました。現在は、申請や決裁系の業務プロセスをExcelからアプリへと移行し、バックオフィス系の業務を中心にDXを進めています。

SaaSが増える中で見つけた、Yoomという選択肢

ーーExcel中心の環境から大きく変化してきたのですね。そこから「Yoom」を導入されたきっかけは何だったのでしょうか？

倉上様： kintoneを導入した後、さらに便利に使うためのプラグインや、他のSaaSアプリケーションと連携させる方法を調べていました。その時にホームページでYoomを見つけたのが最初の出会いでした。

実はその頃、社内でBox（クラウドストレージ）も新たに導入されるなど、さまざまなSaaS環境が社内に点在していました。バラバラになっている各SaaSを連携させ、シームレスに利用できる環境にしたいと考えるようになりました。

ーー他の連携ツール、例えばZapierなどとの比較検討はされましたか？

倉上様： はい、他の製品も含めて製品ページを見ていました。ただ、ZapierはUIが英語メインで少し難しそうに感じたのと、コスト面でも他のツールは割高になる傾向がありました。ホームページなどで情報収集を重ねた結果、最終的にYoomを選びました。

ーー導入当初からスムーズに活用できたのでしょうか？

倉上様： 実は、最初はYoomの活用イメージが持てずにいました。

Yoomには便利なテンプレートがたくさん用意されているのですが、最初にそれを見た時「自社の業務環境にどう適用させればいいのか」具体的なイメージが湧かなかったんです。

当時はまだ私自身がkintoneの使い方に慣れていなかったことも影響していたかもしれません。

しかし、kintoneの仕様に慣れてきて「こういうデータ構造にすればいいんだ」と理解できるようになってから、Yoomの活用イメージが持てるようになりました。

事前にテンプレートを見て「Yoomでどんなことができるか」を把握していたこともあり、「既成のテンプレートに無理に自社の業務を合わせるのではなく、あえてゼロベースでフローを作っていくことで、自分たちが本当にやりたいことを忠実に再現できる」と気づいたんです。

それを可能にするカスタマイズ機能が、Yoomには豊富に揃っていることがわかりました。

Yoomの最大の魅力は「カスタマイズ性」と「有人チャットサポート」

ーーなるほど。「ゼロから作る」と聞くと、どうしても「設定が面倒そう」「ハードルが高い」と感じてしまう方も多いかと思います。あえてご自身でゼロから構築していくアプローチを取られたのはなぜでしょうか？

倉上様： 既成のテンプレートに無理に自社の業務フローを当てはめようとすると、結果的にどこかで運用に無理が生じてしまうことが多いんです。

Yoomの魅力としてテンプレートの豊富さがよく挙げられますが、私にとっては「自分たちのやりたいことを忠実に再現できるカスタマイズ機能」が豊富に揃っていることこそが最大のメリットでした。機能が柔軟だからこそ、ゼロベースで組んだ方が自社の理想のフローをそのまま形にできたんです。

例えば、標準アクションにない複雑な処理を行いたい場合でも、Yoomならカスタム機能を使って、API連携やカスタムアクションを実現することができます。

ーー実際に自作されたフローや、活用されているカスタマイズ機能について教えていただけますか？

倉上様： 最初に組み立てたフローボットは、kintoneに大量の証明書情報を集約し、有効期限が近づいたらSendGridを連携させて通知メールを送るというものでした。

また、属人化しがちだった「ユーザー作成」の作業についても、Backlogのチケットテンプレートをあらかじめ決めておき、kintoneにレコードが登録されたら、必要な情報が自動で入力されたBacklogチケットを発行する仕組みを作りました。

現在はYoom上で20個以上のワークフローを稼働させていますが、標準のアクション設定やアプリで足りない部分は「カスタムアプリ」や「カスタムコネクト」の機能を使って自分で設定を追加しています。

Yoomの隠れたカスタマイズ機能：「カスタムアプリ」と「カスタムコネクト」

Yoomは豊富なテンプレートが魅力ですが、標準提供されていないアプリやアクションを利用したい企業にとって、「カスタムアプリ」と「カスタムコネクト」は非常に強力な武器となります。

■ カスタムアプリとは？ REST APIが提供されているサービスであれば、Yoomとまだ公式連携していないアプリであっても、ご自身で自由に連携設定を行うことができる機能です。

■ カスタムコネクトとは？ 各サービスのAPI仕様書に則り、ご自身で任意のAPI接続（エンドポイントへのリクエスト）を行うアクションです。連携済みのアプリであっても、「標準のアクションには用意されていないが、APIとしては提供されている機能」を使いたい場合に、自由に設定して呼び出すことが可能です。

🎉 取得した値もシームレスに活用可能 レスポンス結果（取得した値）もご自身で定義し、その後のフロー内のアクションで利用が可能です。これにより、自社の独自のフローやニッチなアプリであっても、Yoomの自動化フローに組み込むことが可能です。

※カスタムアプリ・カスタムコネクトの詳しい設定方法はこちら：LINK

カスタマイズを支える有人サポート

ーーかなり高度な活用をされていますね！実装の際につまずくことはありませんでしたか？

倉上様： もちろん、設定や構築時につまずくことはありました。

しかしYoomでは、AIの自動応答ではなく、専任のサポート担当の方がチャットで丁寧に回答してくれます。

例えば、私がわざわざ複雑なコードを書いて解決しようとしていた課題に対して、チャットサポートに相談したところ「標準機能の組み合わせで、もっと楽に実装できる方法」が見つかったこともありました。

単にエラーを解消するだけでなく、より良い実装のヒントを得ることもできるので、困ったときにチャットサポートにすぐ相談できることが、カスタマイズを進める支えになっています。

「誰がやっても同じ結果」に｜Yoomで属人化業務を改善

ーー現在、Yoomを活用して何か変化は感じられていますか？

倉上様： わかりやすい例で言うと「入社対応」の業務です。以前は複数部署にまたがる数名の担当者が月に1〜2人、多い月だと十数名分の処理を手作業で行っていました。1人あたり2〜3時間かかっていた作業が、現在はYoomとkintoneの連携により、約30分程度で完了するようになっています。

ただ、私たちの導入目的や実感しているメリットは、単なる「時間（コスト）の削減」だけではありません。それ以上に「属人化していたExcelベースの作業が改善され、業務が標準化されたこと」に大きな価値を感じています。

ーー業務の標準化について、もう少し詳しく教えていただけますか？

倉上様： これまでは、対応に関わる各担当者が「この申請は誰に確認すべきか？」「どのフォーマットに転記すべき？」をいちいち他のメンバーに聞いて回ったり、過去の履歴を頼りに判断したりする必要がありました。それが今では、kintoneのプラグインである「FormBridge (フォームブリッジ)」を使って入力されたデータをトリガーにして、Yoomが自動で必要な先へデータを登録し、タスクを作成してくれます。

小さな手作業の積み重ねをYoomが確実に処理してくれるため、人為的なミスの抑制につながり、誰がやっても同じ結果になる」という標準化が実現できました。DXというと大きなシステム刷新を想像しがちですが、Yoomはこうした足元の標準化において非常に重要な役割を果たしてくれています。

ーー現場のメンバーの反応はいかがですか？

倉上様： 実は、メンバーの中にはYoomの存在自体知らない人も多いんです（笑）。裏側でYoomが動いていることに気づかないくらい、自然に業務フローに溶け込んでいます。

一方で、私以外のメンバーがフローを作成・編集するハードルを下げる工夫もしています。

例えば、私が作ったBacklogのチケット作成フローを「複製」して共有することで、コードやAPIの知識が全くないメンバーでも、少し設定を書き換えるだけで自分用の自動化フローとして活用できるようになっています。

私がベースとなる仕組みを作り、それを皆に展開していくという運用ですね。

「Yoomはkintoneの“超高機能な便利プラグイン”」

ーーYoom上にはAI機能やAIワーカーも搭載されていますが、活用されていますか？

倉上様： AI機能については、YoomのAIワーカーを試してみたりはしているのですが、現時点では会社で契約している生成AIを使ってJavaScriptやPythonのコードを書いた方が処理の「確実性」が高いため、そちらを重宝してしまっています。

ただ、ルールベースのプログラムでは対応しきれないような、完全に手作業で行うしかない非定型業務については、AIを部分的に活用していく余地は大いにあると考えています。

ーーさまざまなツールがある中で、Yoomの強みはどこにあると感じますか？

倉上様： 「柔軟性」ですね。現在、kintoneの標準機能やプラグインだけでは実現が難しい要件がある時、Yoomを使ってトライしています。

例えばkintoneとBoxの連携も、kintone側で作り込もうとするとやりたいことを細部まで再現することが難しいのですが、Yoomを間に挟んだら驚くほど簡単に実現できました。

今では、Yoomを「kintoneの超高機能な便利プラグイン」のような位置づけで活用しています。

現場の「あったらいいな」を、ひとつずつ自動化

ーー最後に、今後強化していきたいデジタル業務領域や、Yoomに期待することがあれば教えてください。

倉上様： 業務の脱Excelを進めてはいますが、Excel自体が悪いツールだとは思っていません。

Excelの完全撲滅を目指しているわけではなく、適材適所で使うべきだと考えています。ただし、「同じExcelファイルを複数人で編集・管理する業務」はエラーの温床になるため、そこからは脱却したいですね。

今後Yoomで自動化したい業務としては、ソフトウェアのライセンス更新の通知メールなどですね。現場からの「あったらいいな」という細かな要望を拾い上げて、どんどん自動化の実装を増やしていきたいです。

ーーYoomに対して何かご要望などはございますか？

倉上様： 私以外のメンバーがもっとYoomを使いこなせる状況を作りたいのですが、設定の自由度が高い分、設計書がないまま各自が自由にフローを作ってしまうと、仕様がバラバラになって適切な運用保守ができなくなる懸念があります。

なので、作成したフローの「設定や設計書を自動でドキュメント化してくれる機能」があると、とても嬉しいですね。

それこそ、AIワーカーに「設定書を作って」と頼むだけで自動で出来上がる、ようなことができればYoomのAIの活用範囲も一気に広がると思いました。

Yoomより：柔軟なカスタマイズで、業務改善を支援

倉上様のお話からは、Yoom導入の真の目的が単なる「時短」ではなく、誰が処理しても同じ結果を出せる「業務の標準化」にあることが伺えました。

Yoomでは自社の要件を忠実に再現できる「カスタマイズ機能」と、より良い実装のための「有人チャットサポート」をご提供しています。

フリープランもございますのでお気軽にお試しください。こちらからYoomのアカウント発行が可能です。

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