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製造・IT分野の人材派遣や技術支援、アウトソーシング事業を幅広く展開するディーピーティー株式会社(www.dpt-inc.co.jp)。 今回は、事務・ヘルプデスクチームのリーダーとして業務改善を推進されているE.T.様に、Yoomを活用した自動化の取り組みについてお話を伺いました。 RPAやループ処理を駆使し、時間的制約のある業務を自動化することで、工数削減以上にチームの「心理的な負担」を軽減させた秘訣に迫ります。
「全体像」が見える安心感。複数ツールを繋ぐハブとしての選定
ーー まずは、現在ご担当されている業務内容について教えてください。
現在は主に、請求書や申込書の作成といった事務業務と、社内外からの問い合わせに対応するヘルプデスク業務を担当しております。
ヘルプデスク業務においては、応募数の集計や管理、企業様・ユーザー様からの問い合わせ対応に加え、現場の業務改善なども含めて4名体制のチームで動いています。私はその中で、メンバーが円滑に業務を遂行できるよう指揮を執る立場にあります。また、実務としてはプロモーション周りの設定業務なども一部兼務しています。
ーー 次に、Yoomをご導入いただいた背景や、選定の理由について教えてください。
一番の理由は、複数の異なるツールやアプリをまたいで、柔軟に利用できる点です。 日々の業務では、自社サイトの管理画面、集計ツール、GA4（Google Analytics 4）など、多種多様なツールを併用しています。以前は他社ツールも試行していましたが、各SaaS製品との連携や、ブラウザ上での細かな操作指示において、設定が難しいと感じる場面がありました。
その点、Yoomは各ツールとの連携が非常にスムーズでした。また、「設定しているワークフローの全体像と、各ステップの詳細設定を1画面で同時に把握できる」というUI（ユーザーインターフェース）が分かりやすく、詳細設定の画面に入っても全体状況を見失わないため、設定の迷いが少なかったことも導入の大きな決め手となりました。
【活用事例1】月200件の転記業務を自動化。苦戦した「ループ処理」もサポートで克服
ーー 導入の決め手となったフローボットについて、具体的にどのような課題解決のために作成されたのか教えてください。
導入のきっかけは、求人特集の配信設定や管理を行うフローボットでした。 これまでは、申込書で確定した商品情報をGoogle Drive上のExcelに格納し、その内容を手作業でスプレッドシートに転記、さらに自社サイトへの設定反映もすべて手動で行っていました。
件数は月によって変動しますが、多い月では200件近くにのぼります。1件あたりは短い作業ですが、「塵も積もれば山となる」で、積み重なることで大きな工数課題となっていました。
この工数課題を解決するためにYoomを導入し、結果としては転記作業からサイトへの反映準備までを一気通貫で自動化することができました。
ーー 作成時に工夫された点や苦労された点はありましたか？
「同じ処理を繰り返す操作（ループ処理）」の設定には少し苦戦しました。当初は「データを1つずつ取得して処理する」というイメージが湧きづらく、Yoomのサポートを活用することで無事に実装できました。
また、サポートを通して、ループ処理の構造が理解できたので、今では自分一人でも設定できる自信がつきました。
【活用事例2】RPAによる時間的な制約と心理的負担の解消
ーー その他に、現在よく活用されているフローボットを教えてください。
ブラウザを操作する機能（RPA機能）を活用した企業様データのレポート出力フローです。 具体的には、RPAが管理サイトに自動でログインし、必要な各企業様のレポートデータをダウンロードしてGoogle Driveに保存する、という動きを実施しています。
ーー こちらのフローボット導入によって、どのような効果が得られましたか。
工数削減はもちろんですが、それ以上に「心理的な負担の軽減」が大きかったです。
Yoomを利用する前は、毎日「決まった時間まで」にデータを取り出さなければならないという時間の制約があり、担当メンバーは毎朝、出社直後に「急いで対応しなければ」というプレッシャーがどうしてもありました。
Yoom導入後は、このフローにより私たちがデスクにつく前に自動でデータ取得が完了している状態になりました。朝の業務開始時の焦りが一掃されたのは、数字以上の価値があると感じています。時間にして月に約5時間の工数削減もしつつ、メンバーに「精神的な余裕」が生まれたことのメリットは大きいです。
【運用のコツ】構築前の「書き出し」と、チームで共有するためのルール作り
ーー フローボットを作成する際、意識されているコツや注意点があれば教えてください。
まず1つ目は、自動化対象の業務が必ず定型的な業務で、どこでどういった作業が発生するかを明確化することができるかを判断するところからはじめています。その工程を経たあと、フローボット構築前に必ず業務フローの書き出しを行っています。
頭の中だけで構成を考えて直接作り始めてしまうと、途中で「このデータ形式だと設定できない」といった抜け漏れや矛盾が発生しやすくなります。一度客観的に手順を可視化し、「ここは自動化が可能か」「どのデータを引き継ぐか」を検討してから設定に取り掛かることが、効率的にフローボットを作成するコツだと考えています。
2つ目は、管理ルールの徹底です。
チームで運用する際、フローボットを「マイプロジェクト」で作成してしまうと他のメンバーから内容が見えず、担当者不在時や異動時に修正ができず困ってしまいます。そのため、「必ず共有可能なプロジェクトに保存する」といったルールで運用しています。
API連携を更に活用し、より安定したデータ活用基盤を目指す
ーー 最後に、今後のYoom活用に関する構想や期待についてお聞かせください。
現在はRPA機能で行っているレポート取得業務を、今後はより広範囲のデータが取れるAPI連携を活用した処理を並行して設定していきたいと考えています。例えば、GA4（Google Analytics 4）などから直接データを取得するフローにすることで、現在のRPA機能で限定的に取得しているデータ以外にも様々なデータ取得を目指してきたいです。
また、今後予め構築しているJavaScriptなどのプログラミング言語に対して、特定の処理をYoom上でも実施できたり、Looker StudioとのAPI連携でデータを書き込めたりできるようになると、更に社内の自動化が加速すると考えています。
編集部より：
お話の中で印象的だったのは、自動化の恩恵が「時間の削減」だけでなく「メンバーの心理的負担の解消」に置かれていた点です。「出社直後の焦り」という現場ならではの悩みを、Yoomの定時実行やRPA機能で見事に解決されている点は、多くのバックオフィスチームにとって有効打になる内容だと感じました。
Yoom編集部
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