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動画制作やマーケティングの最前線で、クリエイティブな「創る現場」と、顧客へ届ける「売る現場」。その両輪がスムーズに回るよう、裏側からデジタル化を推進する株式会社ファインズ（e-tenki.co.jp）。 今回は、同社の業務自動化を牽引する近藤様に、Yoomを活用した「現場に余白を生むための仕組みづくり」についてお話を伺いました。
点在するSaaSをつなぎ、手作業の連鎖を断ち切る
ーー 現在ご担当されている業務内容についてお聞かせください。
セールスや動画制作それぞれの現場経験をもとに、現在は営業企画課の主任として、営業戦略の立案やAI・自動化ツールを活用した社内業務の効率化を担っています。
業務効率化を通じて、現場のメンバーの事務作業を最小化し、本来向き合うべき「お客様の課題解決」に集中できる時間を創出することを目指しています。
ーー Yoomを導入する前はどのような課題がありましたか？
CRMとしてSalesforce、基幹システムとしてFileMaker、Google Workspaceなど、各業務に最適なSaaSを導入していますが、それらが「点在」しており
各ツール間のデータ連携や、現場メンバーのやり取りにおいて手作業が多く発生していました。
例えば、Excelを開いてデータを整形し、それを別のシステムに手動でアップロードするといった事務作業に多くの時間を奪われており、コア業務になかなか時間を割けない、といったことが大きな課題でした。
ーー Yoomを導入された決め手は何だったのでしょうか？
業務フローを構築する上で、RPAツールや他の自動化ツールとも比較検討を行いました。その中でYoomを選んだ最大の理由は、「API連携の豊富さ」と「ブラウザ操作（RPA的機能）」を兼ね備えている点です。
一般的なRPAはブラウザ操作に特化していますが、YoomはAPI連携で確実なデータ処理ができつつ、APIがないツールにはブラウザ操作で対応できるという、いわば「二刀流」のような使い方を通して、導入前の課題を一手に解決できる点に魅力を感じました。
また、サポート体制の素晴らしさも大きな決め手でした。トライアル期間中に、当時のサポート担当者様から「新しい機能が追加されたので、御社の課題解決に役立つのではないか」と、当社の業務を深く理解した上での能動的なご提案をいただきました。この機能は現在でも弊社の自動化の中核を担っており、機能面だけでなく、こうした提案力やスピード感も導入を後押ししました。
【活用事例1】動画納品業務の自動化
ーー 特に大きな効果が出ているフローボットについて教えてください。
動画配信プラットフォームのBrightcoveとSalesforceを連携させたフローボットです。
以前は月に約100本の動画を手動でアップロードし、種別を判断してレコード値を整形して入力していましたが、納品物ですからミスは許されず、3重のチェック体制を敷いており、工数や心理的な負担が大きい業務でした。
ーー 自動化によって、どのような変化がありましたか？
このフローは、Salesforce内のデータ変更をトリガーにGoogle Driveから動画を取得。その後、縦型・横型といった仕様に応じて処理を分岐させ、アップロードから結果の書き戻しまでを自動で行うことで、構造上ミスを発生させない仕組みになっています。
Yoomでこの一連の流れを自動化したことで、月間約16時間の工数削減につながり、さらに3重だったチェックが担当者1名のチェックのみになったことで、チェックする側も待つ側もそれぞれの心理的な負担を軽減できたと感じています。
【活用事例2】広告運用レポート作成の自動化
ーー その他よく使用されるフローボットについて教えてください。
広告媒体の結果を集計し、お客様ごとのレポートを生成して送付する業務でも活用しています。
以前は担当者が各媒体の管理画面から数値を拾い、フォーマットに合わせてレポートを作成・送付していましたが、案件数が増えるほど膨大な時間が必要でした。
ーー フローボットで自動化することで、どのような効果がありましたか？
こちらを自動化したことで、月間約30時間の工数削減につながりました。毎月レポート集計と送信に追われることがなくなり、現場メンバーがよりコアな業務に集中できる環境を作ることができました。
【活用事例3】バックオフィス業務の自動化
ーー バックオフィス側での活用はいかがでしょうか。
バックオフィスでは、契約や勤怠管理でYoomを活用しています。
例えば、契約管理ではFileMakerを使用しており、そこから取得したデータをSalesforceに格納できるようデータ形式を変換してGoogle Driveにアップロードしたり、勤怠管理ではフォームを起点に勤怠データを取得して、Salesforce格納用のCSVに変換して、Google Driveアップロードやメール送信を自動化しています。
ーー 自動化によるメリットはどこにありますか？
それぞれの自動化で月間約8時間の工数を削減できています。
現場運用だけでなく、バックオフィス管理の側面でも幅広くYoomを活用できていると感じています。
AIワーカーの活用を見据えて
ーー 今、注力されている取り組みについて教えてください。
AIワーカーの活用を見据えています。
この機能が発表されたあと、どのような場面で活用できるかを模索した結果、様々な「判断」が求められる業務で活用できるのでは、と考えました。
具体的には、タスクの割り振りをAIが難易度や部署に応じて適切に行ったり、請求業務で取引先ごとの細かいルール（A社はPDF、B社は原本送付など）をAIに判断させたりといったイメージです。
今後はこのように、「時間軸（月末だからこの処理）」や「使用者軸（役職に応じた処理）」などの複雑な条件分岐を、マニュアル（指示書）で柔軟に任せることで、通常のフローボットでは実現ができなかった、または設定難易度が高かった内容をAIワーカーを通して、自動化していければと考えています。
【運用のコツ】現場を「正しく把握」し、業務を分解する
ーー フローボットを構築する際に意識されているポイントはありますか？
自動化する前に、現場の業務手順を一挙手一投足正しく把握することを徹底しています。業務フローをざっくり理解するだけでは、データの整形や分岐の条件が漏れてしまう可能性があり、「どのボタンを押し、次に何をするか」という手順を可視化し、業務を細かく分解することが重要だと考えています。
また、「業務開始点（スタート）」と「業務着地点（ゴール）」を明確に設計することも意識しています。この点を曖昧にしてしまうと、現場で実際にフローボットを運用した際にイメージと齟齬が出てきてしまい、作り直しが発生する場合もあり、現場で安定して"使える"フローボットを作るためには重要なポイントだと思います。
業務自動化が当たり前になる企業文化を目指す
ーー Yoom活用における、今後の構想を教えてください。
現在は私が中心となってYoomによる自動化を進めていますが、今後は「この業務は自動化できるのではないか？」といった、業務自動化を前提とするようなオペレーション視点を各メンバーが持ち、現場から自発的に活用事例が上がってくるような組織にしたいと考えています。
最終的には、社内で「自動化」文化を醸成し、全社員がYoomを活用できる状態にすることが理想です。
編集部より：
様々な場面でYoomを使用し、明確に工数削減につながっている状況ということで、あるべき場所で的確にYoomをご活用いただいている印象でした。特に、フローボット構築時の考え方については、あらゆる業種、職種、業務で共通して重要なポイントだと感じました。
また、Salesforceのアウトバウンドメッセージトリガーなどをフル活用されているので、「Yoomをもっと活用したい！」「Salesforceの連携イメージを膨らませたい！」といった方にぜひ参考にしていただきたい内容です。
Yoom編集部
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