【ノーコードで実現】Google Driveのファイルを条件に応じて一括削除する方法

「Google Driveの容量が圧迫されてきたけど、一つひとつファイルを探して削除するのは面倒…」
「プロジェクトが完了するたびに、関連ファイルをまとめて削除したいけど、いつも忘れてしまう…」
このように、Google Driveのファイル管理、特に不要なファイルを整理する作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、特定の条件に基づいてGoogle Drive内のファイルを自動で一括削除できる仕組みがあれば、こうした手作業による整理の手間や削除漏れのリスクから解放されます。
ストレージを最適な状態に保ちながら、本来集中すべきコア業務に取り組むための貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々のファイル管理業務をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle Driveのファイルを一括削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートを使って、定期的にGoogle Driveのファイルを一括削除する

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Google Driveのファイルを一括削除するフローを作ってみよう

それではここから、Google スプレッドシートのリストに基づき、定期的にGoogle Driveのファイルを一括で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールトリガーの設定と各アクション設定
• フローをONにし、正常に起動するかを確認

Google スプレッドシートを使って、定期的にGoogle Driveのファイルを一括削除する

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ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携する

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！

Google Driveのマイアプリ連携

アプリ一覧の検索窓からGoogle Driveを検索し、クリックします。

連携画面に移動するので「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携させるアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

アクセス許可画面が表示されるので、確認し「続行」をクリックしましょう。

マイアプリにGoogle Driveが表示されていれば、連携完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートを使って、定期的にGoogle Driveのファイルを一括削除する

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テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。

「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【1日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。

日付指定以外にも、曜日指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。

▼曜日指定

▼Cron設定

• 実行頻度を細かく調整することができます。
  詳しくは、Cron設定の設定方法をご参照ください。

より詳しい設定方法については「スケジュールトリガーの設定方法」をご確認ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。

ステップ4：Google スプレッドシートのレコード取得設定

設定を始める前に、テストで使用するファイルリストをGoogle スプレッドシートで作成しておきましょう。
実際に削除可能なファイルを入力してください。
また、項目は任意ですが設定をスムーズに進めるため、以下2項目の列を作成してください。

• ファイルID
• 削除フラグ

▼今回削除するテスト用ファイル

作成が完了したらYoomに戻り、設定を進めていきます。
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックしてください。

• 【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについて

クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを、確認してください。

次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から、先ほど作成したシートを選択してください。

「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。

• Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」それぞれの範囲設定の定義

設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。

「取得したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から取得対象となるレコードを指定します。
今回は『削除』列が【必須】のレコードを取得するため、以下のように設定しました。
設定が完了したら「テスト」を行います。

テストに成功すると、条件に合うレコードが全て（最大300件）取得され、「取得した値」に追加されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！

ステップ5：繰り返し対象の設定

取得したレコードの数だけループ処理を行って、ファイルを削除する設定をしていきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。

※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。

繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択します。

「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目（ファイルID）を設定しましょう。
設定ができたら最後に「完了」をクリックしてください。

ステップ6：Google Driveのファイルを一括削除する設定

取得したファイルIDを基に、ファイルの削除を行います。
「ファイルを削除する」をクリックしてください。

クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle Driveのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

「ファイルID」は、取得した値から【ループ変数】を引用し設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。

テストに成功すると、以下の画面が表示されます。

また、実際にファイルが削除されるので、Google Driveを確認してみましょう。

確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。

ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了

これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。

以上が、Google スプレッドシートのリストに基づき、定期的にGoogle Driveのファイルを一括で削除するフローの連携手順になります！

Google DriveのAPIを使ったその他の自動化例

Google DriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Google Driveを使った自動化例

Google Driveを他のビジネスツールと連携させることで、ファイルの管理や書類作成を効率化できます。
例えば、Google フォームやZoho Formsの回答内容をもとにGoogle ドキュメントで書類を自動で発行し、Google Driveへ保存することが可能です。
また、Google Driveに格納されたPDFや写真をOCRで読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートやNotionへ自動追加したり、要約してSlackで通知したりもできます。
さらに、コラボフローの承認書類の自動保存や、freee人事労務と連携した従業員ごとのフォルダ作成、Zoomの録画データの自動アップロードなどが可能です。

Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceにユーザーを追加してGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceにユーザーを追加してGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、ファイル管理とユーザー登録のプロセスを自動化します。これにより、手間のかかるデータ入力作業を効率化し、正確な情報管理を実現します。Google Workspace ドライブと連携し、業務のスムーズな運営をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したい方
・新規ユーザーの登録作業を自動化して、管理業務を軽減したいIT担当者
・OCR技術を活用して、紙ベースのデータをデジタル化したいビジネスオーナー
・Google スプレッドシートを使用してデータを一元管理したいチームリーダー
・業務ワークフローの自動化により、作業の正確性を向上させたい企業

■注意事項
・Google Drive、Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してSlackに通知する

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■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してSlackに通知する」ワークフローは、PDF文書の内容を効率的に把握し、チーム内で迅速に共有する業務ワークフローです。
YoomのAIとOCR機能を活用し、PDFドキュメントを手作業で確認し要約する手間を省きます。
さらに、要約結果をSlackに自動通知することで、情報共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・多くのPDFファイルを日常的に扱い、内容の把握に時間がかかっているビジネスパーソンの方
・チーム内で迅速に情報を共有したいプロジェクトマネージャーの方
・PDFの要約作業を自動化し、業務効率を向上させたい経営者や管理職の方
・手動での情報共有にミスが発生しやすく、正確性を高めたい方
・AIやOCR技術を活用して、最新の業務ワークフローを導入したいIT担当者の方

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する」ワークフローを利用すると、作業負担が軽減されます。
自動でファイルを送信できるため、作業時間が短縮され業務効率化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用してファイルの共有やバックアップを行っている方
・Google Driveにファイルがアップロードされたタイミングで迅速に対応したいと考えている方
・ファイルを素早く確認し、次のアクションにつなげたい方
・普段、Gmailを利用することが多い方
・Gmailを使って効率的に情報を共有したい方
・ファイルのアップロード状況をメール通知でスピーディに把握したい方

■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Driveに写真がアップロードされたら、OCRでテキストに変換しNotionのレコードに追加する

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■概要
名刺や領収書、会議で撮影したホワイトボードの写真など、画像に含まれるテキスト情報を手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。
OCRによる都度のファイルアップロードやコピー＆ペースト作業は非効率です。
このワークフローを活用すれば、指定したGoogle Driveのフォルダに画像をアップロードするだけで、OCRが自動でテキストを読み取り、Notionのデータベースへ追加するため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとNotionを連携させ、画像データのテキスト化と転記作業を自動化したい方
・OCRツールを使い、手作業での文字起こしを効率化したいと考えている方
・画像化された書類やメモの情報を、チームで利用するデータベースに集約したい方

■注意事項
・Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する

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■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
・書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
・業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
‍
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する

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■概要
「Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを効率的に活用するための業務ワークフローです。
Zoho Formsで収集した回答データを自動的にGoogleドキュメントに反映させ、必要な書類を作成します。さらに、その書類をGoogle Driveに自動保存することで、データの管理や共有がスムーズに行えるようになります。
このワークフローを活用すれば、手動でのデータ転記やファイル管理の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用しており、収集したデータを効率的に管理したい方
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に使用している業務担当者
・データ入力の手間やミスを減らし、業務の自動化を図りたいチームリーダー
・書類作成や保存のプロセスを標準化し、業務効率を向上させたい経営者

■注意事項
・Zoho Forms、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708

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Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
・OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成する

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■概要
freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveをファイル管理に活用している方
・従業員ごとのフォルダを作成し、資料の保管を行なっている方
・手作業でのフォルダ作成に時間がかかり効率化したいと考える方‍

2.freee人事労務を活用して従業員情報の管理を行なっている方
・日々の業務の中で多くの名刺を受け取っており、管理を行う方
・Sansanに登録された企業ごとにデータ管理を行なっている方‍

■注意事項‍・Google Driveとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。

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コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードする

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コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードするフローです。

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Zoomで指定のホストのレコーディングが完了したら、Google Driveに録画をアップロードする

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■概要
ウェビナー開催後の録画ファイルの管理に、手間や時間を取られていませんか？Zoomから手動でダウンロードし、Google Driveへアップロードする作業は時間がかかるだけでなく、共有の遅れや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、一連の作業が自動化され、ウェビナーの自動化を実現できます。レコーディングが完了したら録画ファイルを自動で保存し、ファイル管理業務を効率化します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomでのウェビナー開催が多く、録画ファイルの管理に課題を感じているご担当者様
・ウェビナー業務の自動化によって、迅速な情報共有を実現したい方
・手作業によるファイル管理でのアップロード漏れやミスをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398

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まとめ

Google Driveのファイル一括削除を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル整理の手間を削減し、ストレージ容量を最適な状態に保つことができます。
これにより、ファイルを探す時間が短縮されるだけでなく、重要なファイルの誤削除や削除漏れといったヒューマンエラーも防げるため、より安心してコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問