「RPAで1ヶ月」かかった構築が、「わずか2時間」で実装｜株式会社ウェルパークがYoomを導入

業務自動化プラットフォーム「Yoom」を活用して、業務改善を実現された企業様にお話を伺うインタビューシリーズ。

今回は、首都圏を中心にドラッグストアチェーンを多店舗展開する株式会社ウェルパーク（https://www.welpark.jp/）の事例をご紹介します。

関東で140（2026.07時点）にのぼる店舗の運営基盤を支える総務部では、kintoneの導入を機にデジタル化を一気に加速させました。しかし、システムの運用を進める中で「kintone単体では解決できないツールの分断やコストの壁」に直面したといいます。

今回は総務部 部長の西部様に、RPAの導入経験と、なぜYoomを選んだのか、そして「初めて触るメンバーがわずか2時間でフローを構築できた理由」や、kintoneの限界を越えた具体的な自動化ノウハウについてじっくりとお話を伺いました。

140店舗を支える総務部が挑む、ペーパーレスへの第一歩

――まず、西部様のご所属と日々の具体的な業務内容について教えていただけますか。

西部様： 私は総務部に所属しており、部長としてチーム全体のマネジメントを担当しています。弊社の総務部は少し業務範囲が広く、現在関東を中心に約140店舗あるドラッグストアの運営を支えるため、店舗の備品周りの管理や設備の修繕管理、店舗の賃貸借契約の管理、地主様やオーナー様への窓口対応などをメインで行っています。これに加えて本社のフロア管理や管理会社とのやり取りなども含め、店舗と本社をつなぐインフラ周りの業務を一手に引き受けています。

――店舗数が多い分、扱う情報量や手続きも非常に多そうですね。これまで、業務のデジタル化や効率化にはどのように取り組まれてきたのでしょうか。

西部様： 私が当初総務部に異動してきたときは、まだペーパーメインの非常にアナログな文化が色濃く残っていました。そこから少しずつペーパーレス化を進め、現在は電子契約の仕組みを導入して管理を行っています。

過去に紙で締結した膨大な契約書も順次PDF化してデータとして一元管理を進めていますし、新規の契約に関しても、相手方に問題がなければできる限り電子契約での処理を進めるようにしています。現在は全体の約2割が電子契約に移行した形ですが、不動産関連の契約などは商習慣上、依然として紙での処理が多く残っています。一方で、ゴミ回収や清掃会社といった取引先とのやり取りは最近電子契約への切り替えが進むなど、徐々に紙の処理を減らしている状況です。

Yoom導入のきっかけ：kintoneの「あと一歩」を埋める

――Yoomを導入されたきっかけや、当時の課題について教えてください。

西部様： きっかけは、社内でkintoneの導入を検討していた時期にYoomの存在を知ったことです。kintoneとの相性が非常に良い連携ツールとして、サイボウズさんから情報をいただいたのが最初の起点でした。

実際にkintoneを導入し、社内のデータ管理はスムーズになったのですが、運用を進めるにつれて「kintone単体の機能だけではどうしても解決できない自動化の部分」がいくつか出てきたんです。「kintoneのアカウントを持っていない人とどうデータを共有するか」「他のツールとどう連携させるか」と考えたとき、システム同士を接続する最も柔軟な選択肢としてYoomに目が留まりました。

――グループ全体の共通システムと、ウェルパーク様独自の業務フローの間で、何か連携の課題があったことはございますか？

西部様： 「グループと全てを合わせなければならない」というルールはないので、ウェルパーク独自でDXを実施し、現場がオンタイムで情報を共有できる仕組みをスピーディーに作ろうとこれまでも考えてきました。
親会社の変更要件がグループ全体に影響することはあります。先日セキュリティ要件の変更に伴い、環境がGmailからOutlookへ変わりました。セキュリティの仕様上、これまでkintoneとセットで使っていたメール配信機能（メールワイズ）が利用できなくなってしまったんです。

私たちは店舗の修繕管理などで、外部委託や施工業者様とリアルタイムにメールのやり取りを行う必要がありました。しかし、グループのセキュリティ要件は簡単に変更できません。基盤となるシステム環境はグループに合わせつつ、ウェルパーク独自の柔軟な業務フローを維持するためには、ツールの「隙間」を埋めてくれるハブが必要でした。

【比較】RPAで1ヶ月かかった自動化が、Yoomなら2時間でできた

――Yoom以外のツールと比較検討されたことはございますか？

西部様： 実はYoomを導入する前、私たちはRPAの活用を一生懸命進めていて、実際に自分たちでワークフローを作っていたんです。RPA自体も操作は難しくないと感じていましたが、非常に細かい設定が多く必要でした。例えば「この操作は右クリックか左クリックか」のような。普段の業務でそこまで細かく意識していないような部分まで設定しないといけない。外部の専門セミナーを何度も受けて勉強し、導入から1ヶ月後にようやく1個のロボットが作れた、という感じでした。

――なるほど。操作というより、作業の棚卸しに手間を感じていらっしゃった？

西部様： はい。RPAは「人間が画面上で行う操作をそのままロボットに覚えさせる」仕組みなので、「ここでマウスを左クリックするのか、右クリックするのか」といった、普段の業務では全く意識しない超微細な領域までシステムに突っ込まれて設定しなければなりません。

加えて、RPAはロボットを稼働させるための専用PCや遠隔環境（VDI）が必要で、その設定やメンテナンスの手間もかかります。何より、ロボットがPCの画面を操作して動いている間は、物理的にそのPCで他の人間が別の作業をすることができないというリソースの制限もありました。

――Yoomに変えたことでどのように変化しましたか。

西部様： Yoomに変えてからは、最初にRPAを経験していたメンバーから「とにかく分かりやすくて使いやすい！」と驚きの声が上がりました。使いこなすまでの習熟スピードが、RPAとは比べものにならないほど早かったんです。

最初に私がYoomを少し触って基本的な使い方を覚え、それをチームの他のメンバーにレクチャーした際、初めてYoomを触るメンバーでも、初回からわずか2時間で実用的な自動化フローの実装が完了しました。

Yoomは「このツールからデータを取ってきて、あのツールに渡す」という、純粋な『やりたいこと』の業務ロジックで設定ができるので、頭の中の仕事の手順そのままに構築できてとにかく楽ですね。

さらに、Yoomはすべてクラウド上でバックグラウンド稼働してくれるので、自動化フローが動いていても、手元の同じPCで通常通り他の実務を進めることができます。物理的なPCの制約や、画面の変更でロボットが頻繁に止まってしまうメンテナンスの煩わしさからも解放され、運用のストレスが一切なくなりました。

月1,000件の修繕管理が変わる｜LINE WORKS連携で「連絡漏れゼロ」を目指す

――現在、具体的にどのような業務でYoomを活用されているか教えてください。

西部様： 最も大きな効果が出ているのは、先ほど少し触れた「店舗の修繕管理」における外部連携と通知の自動化です。

各店舗からの修繕依頼を受けてkintoneに登録されますが、従来は店舗や施工業者との進捗のやり取りがすべて電話や個別のメールで行われていました。その数は月に約1,000件にも上ります。1件の案件に対して何十件ものやり取りが同時に進行するため、メールボックスの管理が本当に大変で、共有アドレスを使っていても、以前は毎月どうしても数件の連絡漏れや確認不足が発生しやすい状態でした。

――店舗管理における難しさって具体的にはどのようなものがあったのでしょうか？

西部様： 類似の店舗名の管理は大変でしたね。「〇〇駅前店」と「〇〇駅東口店」のように名前が似通っていたり、電話で地名の「何丁目」を言い忘れたりしたことで、違う店舗に修繕手配をかけてしまうといったことが起こりやすい状態でした。

Yoomを使って「kintoneにコメントや進捗の更新が入ると、即座にLINE WORKSの特定のグループルームへ必要な情報を自動通知する」というフローを構築しました。以前は「メールや電話をする人の伝え方に依存」した管理体制から、140店舗分の膨大なやり取りがレコードごとに整理され、関係者へダイレクトにプッシュ通知される仕組みが整いました。

――導入後、現場の運用にはどのような変化がありましたか。

西部様： 今までは「相手がメールを確認してくれるだろう」という相手の設定や意識に頼らざるを得ない部分がありましたが、自動でチャットに通知が飛ぶようになったことで、誰の意識にも依存せず確実に状況が把握できるようになりました。結果として、以前は毎月のように発生していた手配漏れや店舗の取り違えが、今では「完全ゼロ」になっています。

全社ライセンスの壁を突破｜アカウント不要の「スマート承認フロー」

――kintone単体使用での課題は他に感じていらっしゃいましたか？

西部様： はい。紙の書類申請関連をkintone上でデジタル管理したいと考えた際、最大のネックになったのが「ライセンス費用」でした。本社のメンバーだけでなく、140店舗の全従業員に個別のkintoneアカウントを発行するとなると、莫大な月額コストがかかってしまいます。

そこで、Yoomの「承認・却下アクション」機能を組み合わせたフローを構築しました。現在はこうした申請ルートをYoomで4〜5つほど運用しています。

――アカウントがない現場のメンバーは、どのように申請を行っているのですか。

西部様： 店舗の従業員は、専用のウェブフォームから申請内容を入力します。するとYoomのフローボットが起動し、自動的に総務部のkintoneへレコードを登録します。同時に、承認権限を持つ私たちの元へYoomから承認依頼の通知が届き、私がYoomの画面上で「承認」ボタンを押すと、kintone上のステータスが自動で「承認済」に切り替わる、という仕組みです。

この運用で、kintoneのライセンスを持たない現場のメンバーを巻き込みながら、システム上に『誰がいつ承認したか』という厳格な履歴をしっかり残せるようになりました。コストを最小限に抑えながら、会社の内部統制（ガバナンス）を完全に維持したペーパーレスな申請環境を実現できています。

表記の「ゆらぎ」も自動で整える｜AIワーカーの導入

――御社全体におけるAIの活用状況や、Yoom上でのAI機能の活用について教えてください。

西部様： 会社全体としてもAIは積極的に活用しており、特に使用頻度が高いのは会議の議事録作成における文字起こしやAI要約です。他にも、RPAの設定で少しロジックが難しい部分をAIに作ってもらったり、販促物のデザイン案をAIに出してもらったりしています。MicrosoftのCopilotやGeminiなどを、各自が無償版も含めて個人単位で便利に使いこなしている風土があります。

Yoom上でのAI活用については、現在「AIワーカー」機能を使って、データのクレンジング（整形）をテストしています。

――具体的に、どのような文字の整形を行っているのでしょうか。

西部様： 外部システムやフォームを経由してkintoneにデータが登録される際、入力の癖などによって、不要な文字列が混ざってしまったり、時刻の表記フォーマットが崩れてしまったりするケースがあります。従来なら人間が手作業で打ち直すか、複雑な関数を組んで直すしかありませんでした。

現在は、kintoneにデータが入った際にAIワーカーを裏側で走らせ、「いらない文字を検知して、正しい時刻表記へ自動で綺麗に修正してからレコードを更新する」という表記修正の依頼をYoomのAIワーカーでしています。人間が細かいルールを定義しなくても、AIが文脈を理解して文字を整えてくれるため、データのメンテナンス工数が大幅に削減され始めています。

今後の展望：全社のアナログ撤廃を目指す

――最後に、今後の展望について教えてください。

西部様： 総務部としての当面の第一目標は、社内にまだ残っている「紙の申請書」を完全に無くすことです。その次に、メール添付で送られてきて、結局最後に誰かが手動でExcelへ転記して保管しているような「メールベースの申請」もすべて自動化し、非効率な手作業を完全に駆逐していきたいと考えています。

現在、総務部の周りの仕組みを大きく変えている最中ですが、この総務部でのDXモデルがある程度完了したら、今度はそのバトンを他の部署へも繋げていきたいです。現状、総務部から他の部署宛てに発信するやり取りの中には、まだ多くのペーパー（紙）や手動プロセスが残っています。総務部が「専門知識がなくてもこれだけ現場主導で業務を楽にできるんだ」という成功事例を社内に示し、全社的なペーパーレス化と自走型の改善文化を加速させていきたいですね。

おわりに：日常業務の延長で、現場を「その日に」「自分で変える」

今回の株式会社ウェルパーク様の事例では、kintoneという強力なデータベースを活かしながら、その「一歩足りない機能」や「繋がらない隙間」をYoomがしなやかに埋めることで、業務改善が実現されている様子が伺えました。

「自分たちの現場の業務は、現場の人間が一番よく知っている」。だからこそ、思い立ったその日に自分たちの手でクイックに仕組みを変えられる柔軟性が必要です。

RPAの運用に限界を感じている方や、これから小さく確実な自動化を始めたいと考えているすべての方にとって、Yoomは現場の自走力を最大限に引き出す最高のパートナーを今後も目指していきます。

フリープランもございますのでお気軽にお試しください。こちらからYoomのアカウント発行が可能です。

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