毎日多くのメールのチェックを行う場合、大切な内容を見落としたり、確認が漏れてしまうことはありませんか？これが顧客からのメールであれば、企業の信用に直結してしまうかもしれません。また、社内メンバーからのメールであっても、返信が遅れると業務に差支えが生じる可能性があるでしょう。
今回はこのようなリスク回避が見込める<span class="mark-yellow">ChatGPTとGoogle Chatのアプリ連携</span>をご紹介します。
毎日の膨大なメールチェックが簡略化するためにも、ぜひご活用ください。
今回の連携により、受信したメールの内容をChatGPTが要約し、要約結果をGoogle Chatに自動送信可能です。これによりメールチェックにかかる時間が削減され、業務効率の向上が見込めます。
例えば、カスタマー部門の場合、毎日膨大な量の問い合わせメールを確認するはずです。時には長文のご意見をチェックした後、お客様の考えを把握した上で的確な返信を行わなければならず、文章のポイントとなる部分を自ら抽出する必要があります。
今回の連携により、このような「文章のポイントとなる部分」が把握できる可能性が高まるため、今まで以上に作業の時間を短縮できるかもしれません。
受信したメール全てがChatGPTで要約され、その上で要約データと共にGoogle Chatに通知されるようになるため、今まで以上に対応漏れなどが防ぎやすくなるはずです。
例えば、膨大な量のメールのチェックを行う場合、時として確認が遅くなったり、そのまま失念する可能性もありました。
しかしGoogle Chatの指定したスペースに通知されるようになることで、自分以外のメンバーもメールに気が付きやすくなることが見込めます。
これによりチーム連携の強化も期待できるでしょう。
メールの内容が要約されて通知されるということは、どのような内容のメールが送信されたのか素早く判断しやすくなるとも言えます。そのため、メールの内容に応じた迅速な対応が期待できます。
例えば、これまではメールが届いた順に確認しなければならず、急ぎの対応を要する問い合わせであっても、対応が後回しになってしまうことがありませんでしたか？
今回の連携を行うことで、要約されたメールの内容をGoogle Chatで確認次第ふさわしい対応スピードで返信できる可能性が高まるため、顧客満足度の向上にも繋がるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Yoomのメールトリガーで受信したメールの内容をChatGPTのAPIを利用して取得します。
その後、自動で要約した結果をGoogle ChatのAPIを用いて受け取り、指定のスペースにメッセージを送信することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
ChatGPTを検索します。
2.必須項目の入力
必須項目を入力します。詳しくはChatGPTのマイアプリ登録方法のページにアクセスしてご確認ください。
2.追加する
入力ができたら右下の追加ボタンをクリックしてください。
上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
Google Chat（OAuth）のアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.必須項目の設定
必須項目を入力します。
詳細についてはこちらの記事をご確認ください。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
メールアイコンの「トリガー条件を満たしたメールを受信したら」をクリックします。
4.メールトリガーの条件設定
Yoomのメールトリガー専用のアドレスを作成します。
赤枠部分を任意で変更しましょう。
続けて、件名にどのようなワードが含まれていたらChatGPTで要約を開始するか設定します。
画像の設定にした場合、件名に「問い合わせ」という文字列がある場合のみ要約を行います。
ここまで設定出来たら次へをクリックしてください。
詳細はメールトリガーの設定方法やGmailを使用したメールトリガーの設定方法をご確認ください。
5.テストの実行
テストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
続けて、ChatGPTの設定を行います。
1.アプリと連携する
ChatGPTのアイコンの「メール文面を要約」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.内容の確認
テンプレートを使用しているため設定は完了しています。
画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
3.モデルを決める
画面を下へスクロールすると、モデルを設定する箇所があります。
ChatGPTのどのモデルへ質問をするのか決めましょう。プルダウンから選択可能です。
4.テストと保存
ここまで設定できたらテストボタンを押します。テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
1.アプリと連携する
Google Chatのアイコンの「Google Chatに通知する」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目の入力
まずは上記3つの項目を、ボックス下部の補足のとおりに設定しましょう。
3.メッセージの作成
Google Chatへ通知したいメッセージの内容を設定します。
ボックスをクリックし、赤枠を選択します。
先ほど設定したChatGPTの返答内容をクリックして挿入しましょう。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する
他にも、ChatGPTを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、Google スプレッドシートに追加する
フォームに届いた回答を自動で種別するため、回答のジャンル分けなどが容易になるはずです。
2.メールが届いたらChatGPTと会話して、Google スプレッドシートに連携して内容を記載する
問い合わせ対応や情報伝達など、一度に複数のタスクを抱える方におすすめです。回答内容を自身でGoogle スプレッドシート上で編集したり、追記したりすることが可能になります。
3.Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する
Google スプレッドシートの内容を要約するため、会議の議事録などを自動要約する際などに活用可能です。
ChatGPTのような生成AIを活用することで、今まで手動で行っていた作業が自動化され、効率的に業務がこなせるかもしれません。また、タスクが簡素化することで業務負担の軽減にもつながるはずです。
日々の問い合わせメールへの対応を少しでも効率化したいのであれば、今回紹介したテンプレートをぜひご活用ください。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。この機会に使用感を確かめて、業務改善を図りませんか？
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