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毎日多くのメールのチェックを行う場合、大切な内容を見落としたり、確認が漏れてしまうことはありませんか？これが顧客からのメールであれば、企業の信用に直結してしまうかもしれません。また、社内メンバーからのメールであっても、返信が遅れると業務に差支えが生じる可能性があるでしょう。
今回はこのようなリスク回避が見込めるChatGPTとGoogle Chatのアプリ連携をご紹介します。
毎日の膨大なメールチェックが簡略化するためにも、ぜひご活用ください。
今回の連携により、受信したメールの内容をChatGPTが要約し、要約結果をGoogle Chatに自動送信可能です。これによりメールチェックにかかる時間が削減され、業務効率の向上が見込めます。
例えば、カスタマー部門の場合、毎日膨大な量の問い合わせメールを確認するはずです。時には長文のご意見をチェックした後、お客様の考えを把握した上で的確な返信を行わなければならず、文章のポイントとなる部分を自ら抽出する必要があります。
今回の連携により、このような「文章のポイントとなる部分」が把握できる可能性が高まるため、今まで以上に作業の時間を短縮できるかもしれません。
受信したメール全てがChatGPTで要約され、その上で要約データと共にGoogle Chatに通知されるようになるため、今まで以上に対応漏れなどが防ぎやすくなるはずです。
例えば、膨大な量のメールのチェックを行う場合、時として確認が遅くなったり、そのまま失念する可能性もありました。
しかしGoogle Chatの指定したスペースに通知されるようになることで、自分以外のメンバーもメールに気が付きやすくなることが見込めます。
これによりチーム連携の強化も期待できるでしょう。
メールの内容が要約されて通知されるということは、どのような内容のメールが送信されたのか素早く判断しやすくなるとも言えます。そのため、メールの内容に応じた迅速な対応が期待できます。
例えば、これまではメールが届いた順に確認しなければならず、急ぎの対応を要する問い合わせであっても、対応が後回しになってしまうことがありませんでしたか？
今回の連携を行うことで、要約されたメールの内容をGoogle Chatで確認次第ふさわしい対応スピードで返信できる可能性が高まるため、顧客満足度の向上にも繋がるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Yoomのメールトリガーで受信したメールの内容をChatGPTのAPIを利用して取得します。
その後、自動で要約した結果をGoogle ChatのAPIを用いて受け取り、指定のスペースにメッセージを送信することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
■概要
新規のメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をGoogle Chatに通知するフローです。
Google Chatの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。
■注意事項
・ChatGPT、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
ChatGPTを検索します。
2.必須項目の入力
必須項目を入力します。詳しくはChatGPTのマイアプリ登録方法のページにアクセスしてご確認ください。
2.追加する
入力ができたら右下の追加ボタンをクリックしてください。
上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
Google Chat（OAuth）のアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.必須項目の設定
必須項目を入力します。
詳細についてはこちらの記事をご確認ください。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
新規のメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をGoogle Chatに通知するフローです。
Google Chatの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。
■注意事項
・ChatGPT、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
メールアイコンの「トリガー条件を満たしたメールを受信したら」をクリックします。
4.メールトリガーの条件設定
Yoomのメールトリガー専用のアドレスを作成します。
赤枠部分を任意で変更しましょう。
続けて、件名にどのようなワードが含まれていたらChatGPTで要約を開始するか設定します。
画像の設定にした場合、件名に「問い合わせ」という文字列がある場合のみ要約を行います。
ここまで設定出来たら次へをクリックしてください。
詳細はメールトリガーの設定方法やGmailを使用したメールトリガーの設定方法をご確認ください。
5.テストの実行
テストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
続けて、ChatGPTの設定を行います。
1.アプリと連携する
ChatGPTのアイコンの「メール文面を要約」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.内容の確認
テンプレートを使用しているため設定は完了しています。
画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
3.モデルを決める
画面を下へスクロールすると、モデルを設定する箇所があります。
ChatGPTのどのモデルへ質問をするのか決めましょう。プルダウンから選択可能です。
4.テストと保存
ここまで設定できたらテストボタンを押します。テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
1.アプリと連携する
Google Chatのアイコンの「Google Chatに通知する」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目の入力
まずは上記3つの項目を、ボックス下部の補足のとおりに設定しましょう。
3.メッセージの作成
Google Chatへ通知したいメッセージの内容を設定します。
ボックスをクリックし、赤枠を選択します。
先ほど設定したChatGPTの返答内容をクリックして挿入しましょう。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する
■概要
新規のメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をGoogle Chatに通知するフローです。
Google Chatの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。
■注意事項
・ChatGPT、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
他にも、ChatGPTを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、Google スプレッドシートに追加する
フォームに届いた回答を自動で種別するため、回答のジャンル分けなどが容易になるはずです。
■概要
Yoomのフォームにアンケート回答が行われたら、ChatGPTを使い回答内容の種別を切り分けGoogleスプレッドシートに情報を追加します。
フォームの回答内容に合わせた判別とデータの蓄積を一元化することができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・事前に応募情報を蓄積するスプレッドシートを用意します。
※実際に使用している蓄積用のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bluRKYuqY7oMyXdaQN3HezyanrlLJaYzryrUg-lS4pk/edit#gid=0
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：フォーム用に、名前や連絡先、質問内容等、必要な項目を設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからChatGPTを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・アクション：会話します。
・メッセージ内容：①で取得した問い合わせ内容などのテキストを埋め込み、以下のような判定を指示します。
・ロール：ChatGPTの回答ロールを選択してください。
※基本はユーザーの設定
・temperature：0～2未満の値で指定します。0.8のように高い値はランダム性が増し、0.2のように低い値はより集中的かつ決定論的にします。
・最大トークン数：生成される回答に許可されるトークンの最大数です。デフォルトでは、4096トークンとなります。
・モデル：ChatGPTのAIモデルを選択します。
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※{{問い合わせ内容}}：この文章を確認して、営業に関する内容であれば「営業」、質問に関する内容であれば「質問」スパムのような内容であれば「スパムの可能性」という判断してください。
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・実行アクション：レコードを追加します。
・スプレッドシートID：欄をクリックし、候補から事前に用意したスプレッドシートを選択します。
・スプレッドシートのタブ名：欄をクリックし、候補から対象のシートを選択します。
・テーブル範囲：列名を含む対象の範囲を入力します。今回の例ではA1:Eと設定しています。
・追加するレコードの値：表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットや②で取得した判定結果を埋め込みます。
※Googleスプレッドシートのテーブル範囲の定義についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465
■注意事項
・ChatGPT/OpenAIのAPI使用は有料です。お使いのOpenAIのプランによっては使用できない可能性があるので、事前にプランをご確認ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8687581
2.メールが届いたらChatGPTと会話して、Google スプレッドシートに連携して内容を記載する
問い合わせ対応や情報伝達など、一度に複数のタスクを抱える方におすすめです。回答内容を自身でGoogle スプレッドシート上で編集したり、追記したりすることが可能になります。
■概要
メールが届いたらメール本文を基にChatGPTと会話して、Google スプレッドシートに内容を記載するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせ対応や情報伝達など、一度に複数のタスクを抱える方
・お客様からの問い合わせ対応を行うカスタマーサービス部門の方
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・ChatGPTを利用して情報検索やデータ分析などの手間を省力したい方
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・ChatGPTとの会話内容を自動でGoogle スプレッドシートを作成するため、手作業の手間を省き業務を効率化することができます。
・ChatGPTを利用し内容を一度Google スプレッドシートに転記することで、その後の回答内容を自身でGoogle スプレッドシート上で編集したり、追記したりすることが可能です。またオペレーションを追加することで、メールの返信内容を作成したり、回答内容を別の場所で共有することができます。
■注意事項
・ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する
Google スプレッドシートの内容を要約するため、会議の議事録などを自動要約する際などに活用可能です。
■概要
Google スプレッドシートで管理しているアンケートの自由回答や議事録など、長文テキストの内容把握や要約に手間がかかっているのではないでしょうか。
一つずつ内容を確認し要点をまとめる作業は、他の重要な業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを要約します。
その後、Google スプレッドシートの指定のセルに結果を追加するため、情報収集やデータ整理の効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ChatGPTのような生成AIを活用することで、今まで手動で行っていた作業が自動化され、効率的に業務がこなせるかもしれません。また、タスクが簡素化することで業務負担の軽減にもつながるはずです。
日々の問い合わせメールへの対応を少しでも効率化したいのであれば、今回紹介したテンプレートをぜひご活用ください。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。この機会に使用感を確かめて、業務改善を図りませんか？
