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ChatGPTとGoogle Chatを連携して、受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する方法
毎日多くのメールのチェックを行う場合、大切な内容を見落としたり、確認が漏れてしまうことはありませんか？これが顧客からのメールであれば、企業の信用に直結してしまうかもしれません。また、社内メンバーからのメールであっても、返信が遅れると業務に差支えが生じる可能性があるでしょう。
今回はこのようなリスク回避が見込めるChatGPTとGoogle Chatのアプリ連携をご紹介します。
毎日の膨大なメールチェックが簡略化するためにも、ぜひご活用ください。
こんな方におすすめ
- Google Chatを社内コミュニケーションツールに活用している企業
- 顧客対応などで大量のメール確認を行う部署
- メールの確認ミスなどを防ぎたい方
- 問い合わせメールの重要度により対応速度を上げたい方
- ChatGPTのAI機能を活用したい企業
ChatGPTとGoogle Chatを連携するメリットと具体例
メリット1：作業効率の向上
今回の連携により、受信したメールの内容をChatGPTが要約し、要約結果をGoogle Chatに自動送信可能です。これによりメールチェックにかかる時間が削減され、業務効率の向上が見込めます。
例えば、カスタマー部門の場合、毎日膨大な量の問い合わせメールを確認するはずです。時には長文のご意見をチェックした後、お客様の考えを把握した上で的確な返信を行わなければならず、文章のポイントとなる部分を自ら抽出する必要があります。
今回の連携により、このような「文章のポイントとなる部分」が把握できる可能性が高まるため、今まで以上に作業の時間を短縮できるかもしれません。
メリット2：対応漏れの防止
受信したメール全てがChatGPTで要約され、その上で要約データと共にGoogle Chatに通知されるようになるため、今まで以上に対応漏れなどが防ぎやすくなるはずです。
例えば、膨大な量のメールのチェックを行う場合、時として確認が遅くなったり、そのまま失念する可能性もありました。
しかしGoogle Chatの指定したスペースに通知されるようになることで、自分以外のメンバーもメールに気が付きやすくなることが見込めます。
これによりチーム連携の強化も期待できるでしょう。
メリット3：迅速な対応
メールの内容が要約されて通知されるということは、どのような内容のメールが送信されたのか素早く判断しやすくなるとも言えます。そのため、メールの内容に応じた迅速な対応が期待できます。
例えば、これまではメールが届いた順に確認しなければならず、急ぎの対応を要する問い合わせであっても、対応が後回しになってしまうことがありませんでしたか？
今回の連携を行うことで、要約されたメールの内容をGoogle Chatで確認次第ふさわしい対応スピードで返信できる可能性が高まるため、顧客満足度の向上にも繋がるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する方法
まず、Yoomのメールトリガーで受信したメールの内容をChatGPTのAPIを利用して取得します。
その後、自動で要約した結果をGoogle ChatのAPIを用いて受け取り、指定のスペースにメッセージを送信することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
- ChatGPTとGoogle Chatをマイアプリ連携
- Yoomのメールトリガーを起動しChatGPTで要約する設定
- Google Chatにメッセージを送信する設定
- トリガーボタンをONにして、ChatGPTとGoogle Chatの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
■概要日々大量に受信するメールのチェックに追われ、重要な情報の確認に時間がかかっていませんか。一つひとつ目を通すのは手間がかかる上、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomで受信したメールの内容をChatGPTが自動で要約し、Google Chatに通知することが可能です。メールの内容を素早く把握できるようになり、確認作業の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- 大量のメールチェックに時間を取られており、業務を効率化したいと考えている方
- ChatGPTを活用し、メールの内容把握をスピーディーに行いたいと考えている方
- 受信した重要なメール情報をGoogle Chatでチームに素早く共有したい方
■このテンプレートを使うメリット- 受信したメールの内容がChatGPTによって自動で要約され、Google Chatに通知されるため、メール確認にかかる時間を短縮できます。
- 重要な情報の見落としや確認漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になることで、業務の質向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatGPTとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメール本文を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーでは、Yoomが発行するメールアドレスや、特定の件名・送信元で起動するなどの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、要約の精度を高めるためにプロンプトを調整したり、使用するモデルを任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知したいスペースのリソース名やメッセージ本文を任意で設定してください。
■注意事項- ChatGPT、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 大量のメールチェックに時間を取られており、業務を効率化したいと考えている方
- ChatGPTを活用し、メールの内容把握をスピーディーに行いたいと考えている方
- 受信した重要なメール情報をGoogle Chatでチームに素早く共有したい方
- 受信したメールの内容がChatGPTによって自動で要約され、Google Chatに通知されるため、メール確認にかかる時間を短縮できます。
- 重要な情報の見落としや確認漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になることで、業務の質向上に繋がります。
- はじめに、ChatGPTとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメール本文を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、Yoomが発行するメールアドレスや、特定の件名・送信元で起動するなどの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、要約の精度を高めるためにプロンプトを調整したり、使用するモデルを任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知したいスペースのリソース名やメッセージ本文を任意で設定してください。
- ChatGPT、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ステップ1：ChatGPTとGoogle Chatをマイアプリ連携
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
ChatGPTとYoomの連携
1.検索する
ChatGPTを検索します。
2.必須項目の入力
必須項目を入力します。詳しくはChatGPTのマイアプリ登録方法のページにアクセスしてご確認ください。
2.追加する
入力ができたら右下の追加ボタンをクリックしてください。
上記の表示が出たら連携完了です。
Google ChatとYoomの連携
1.検索する
Google Chat（OAuth）のアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.必須項目の設定
必須項目を入力します。
詳細についてはこちらの記事をご確認ください。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要日々大量に受信するメールのチェックに追われ、重要な情報の確認に時間がかかっていませんか。一つひとつ目を通すのは手間がかかる上、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomで受信したメールの内容をChatGPTが自動で要約し、Google Chatに通知することが可能です。メールの内容を素早く把握できるようになり、確認作業の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- 大量のメールチェックに時間を取られており、業務を効率化したいと考えている方
- ChatGPTを活用し、メールの内容把握をスピーディーに行いたいと考えている方
- 受信した重要なメール情報をGoogle Chatでチームに素早く共有したい方
■このテンプレートを使うメリット- 受信したメールの内容がChatGPTによって自動で要約され、Google Chatに通知されるため、メール確認にかかる時間を短縮できます。
- 重要な情報の見落としや確認漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になることで、業務の質向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatGPTとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメール本文を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーでは、Yoomが発行するメールアドレスや、特定の件名・送信元で起動するなどの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、要約の精度を高めるためにプロンプトを調整したり、使用するモデルを任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知したいスペースのリソース名やメッセージ本文を任意で設定してください。
■注意事項- ChatGPT、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 大量のメールチェックに時間を取られており、業務を効率化したいと考えている方
- ChatGPTを活用し、メールの内容把握をスピーディーに行いたいと考えている方
- 受信した重要なメール情報をGoogle Chatでチームに素早く共有したい方
- 受信したメールの内容がChatGPTによって自動で要約され、Google Chatに通知されるため、メール確認にかかる時間を短縮できます。
- 重要な情報の見落としや確認漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になることで、業務の質向上に繋がります。
- はじめに、ChatGPTとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメール本文を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、Yoomが発行するメールアドレスや、特定の件名・送信元で起動するなどの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、要約の精度を高めるためにプロンプトを調整したり、使用するモデルを任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知したいスペースのリソース名やメッセージ本文を任意で設定してください。
- ChatGPT、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
ステップ3：Yoomのメールトリガーを起動しChatGPTで要約する設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
メールアイコンの「トリガー条件を満たしたメールを受信したら」をクリックします。
4.メールトリガーの条件設定
Yoomのメールトリガー専用のアドレスを作成します。
赤枠部分を任意で変更しましょう。
続けて、件名にどのようなワードが含まれていたらChatGPTで要約を開始するか設定します。
画像の設定にした場合、件名に「問い合わせ」という文字列がある場合のみ要約を行います。
ここまで設定出来たら次へをクリックしてください。
詳細はメールトリガーの設定方法やGmailを使用したメールトリガーの設定方法をご確認ください。
5.テストの実行
テストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
続けて、ChatGPTの設定を行います。
1.アプリと連携する
ChatGPTのアイコンの「メール文面を要約」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.内容の確認
テンプレートを使用しているため設定は完了しています。
画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
3.モデルを決める
画面を下へスクロールすると、モデルを設定する箇所があります。
ChatGPTのどのモデルへ質問をするのか決めましょう。プルダウンから選択可能です。
4.テストと保存
ここまで設定できたらテストボタンを押します。テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
ステップ4：Google Chatに送信する設定
1.アプリと連携する
Google Chatのアイコンの「Google Chatに通知する」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目の入力
まずは上記3つの項目を、ボックス下部の補足のとおりに設定しましょう。
3.メッセージの作成
Google Chatへ通知したいメッセージの内容を設定します。
ボックスをクリックし、赤枠を選択します。
先ほど設定したChatGPTの返答内容をクリックして挿入しましょう。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する
■概要日々大量に受信するメールのチェックに追われ、重要な情報の確認に時間がかかっていませんか。一つひとつ目を通すのは手間がかかる上、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomで受信したメールの内容をChatGPTが自動で要約し、Google Chatに通知することが可能です。メールの内容を素早く把握できるようになり、確認作業の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- 大量のメールチェックに時間を取られており、業務を効率化したいと考えている方
- ChatGPTを活用し、メールの内容把握をスピーディーに行いたいと考えている方
- 受信した重要なメール情報をGoogle Chatでチームに素早く共有したい方
■このテンプレートを使うメリット- 受信したメールの内容がChatGPTによって自動で要約され、Google Chatに通知されるため、メール確認にかかる時間を短縮できます。
- 重要な情報の見落としや確認漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になることで、業務の質向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatGPTとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメール本文を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーでは、Yoomが発行するメールアドレスや、特定の件名・送信元で起動するなどの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、要約の精度を高めるためにプロンプトを調整したり、使用するモデルを任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知したいスペースのリソース名やメッセージ本文を任意で設定してください。
■注意事項- ChatGPT、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 大量のメールチェックに時間を取られており、業務を効率化したいと考えている方
- ChatGPTを活用し、メールの内容把握をスピーディーに行いたいと考えている方
- 受信した重要なメール情報をGoogle Chatでチームに素早く共有したい方
- 受信したメールの内容がChatGPTによって自動で要約され、Google Chatに通知されるため、メール確認にかかる時間を短縮できます。
- 重要な情報の見落としや確認漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になることで、業務の質向上に繋がります。
- はじめに、ChatGPTとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメール本文を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、Yoomが発行するメールアドレスや、特定の件名・送信元で起動するなどの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、要約の精度を高めるためにプロンプトを調整したり、使用するモデルを任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知したいスペースのリソース名やメッセージ本文を任意で設定してください。
- ChatGPT、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ChatGPTを使ったその他の自動化例
他にも、ChatGPTを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、Google スプレッドシートに追加する
フォームに届いた回答を自動で種別するため、回答のジャンル分けなどが容易になるはずです。
■概要フォームから寄せられるお問い合わせやアンケートの回答を手動で確認し、内容ごとに分類して転記する作業は、手間と時間がかかる業務ではないでしょうか。 特に、回答の内容を一つずつ読み解き、適切なカテゴリに仕分ける作業は、担当者の負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されると、その内容をChatGPTが自動で読み取り種別を判断し、指定のGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、こうした課題を円滑に削減できます。■このテンプレートをおすすめする方- フォームからの問い合わせ内容の一次仕分けを自動化したいと考えているカスタマーサポート担当者の方
- ChatGPTを活用してアンケート回答の分類や集計作業を効率化したいマーケティング担当者の方
- Google スプレッドシートへのデータ転記作業を削減し、手作業によるミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム回答後の内容確認からChatGPTによる分類、Google スプレッドシートへの転記までを自動化し、一連の作業に費やしていた時間を削減します
- ChatGPTに明確な指示を出すことで、担当者による判断のブレをなくし、分類作業の属人化を防ぎながら業務品質を均一に保つことにつながります
■フローボットの流れ- はじめに、ChatGPTとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、ChatGPTの「会話する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに種別を判断するように指示します
- 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容とChatGPTの判断結果を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意の内容で設定してください
- ChatGPTにどのような内容を、どういった基準で判断させたいか、指示内容は任意で設定可能です
- Google スプレッドシートへの追加先となるスプレッドシートやシート、列などは任意で設定してください
■注意事項- ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- フォームからの問い合わせ内容の一次仕分けを自動化したいと考えているカスタマーサポート担当者の方
- ChatGPTを活用してアンケート回答の分類や集計作業を効率化したいマーケティング担当者の方
- Google スプレッドシートへのデータ転記作業を削減し、手作業によるミスを減らしたい方
- フォーム回答後の内容確認からChatGPTによる分類、Google スプレッドシートへの転記までを自動化し、一連の作業に費やしていた時間を削減します
- ChatGPTに明確な指示を出すことで、担当者による判断のブレをなくし、分類作業の属人化を防ぎながら業務品質を均一に保つことにつながります
- はじめに、ChatGPTとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、ChatGPTの「会話する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに種別を判断するように指示します
- 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容とChatGPTの判断結果を指定のシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意の内容で設定してください
- ChatGPTにどのような内容を、どういった基準で判断させたいか、指示内容は任意で設定可能です
- Google スプレッドシートへの追加先となるスプレッドシートやシート、列などは任意で設定してください
- ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
2.メールが届いたらChatGPTと会話して、Google スプレッドシートに連携して内容を記載する
問い合わせ対応や情報伝達など、一度に複数のタスクを抱える方におすすめです。回答内容を自身でGoogle スプレッドシート上で編集したり、追記したりすることが可能になります。
■概要
メールが届いたらメール本文を基にChatGPTと会話して、Google スプレッドシートに内容を記載するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせ対応や情報伝達など、一度に複数のタスクを抱える方
・お客様からの問い合わせ対応を行うカスタマーサービス部門の方
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・ChatGPTを利用して情報検索やデータ分析などの手間を省力したい方
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・ChatGPTとの会話内容を自動でGoogle スプレッドシートを作成するため、手作業の手間を省き業務を効率化することができます。
・ChatGPTを利用し内容を一度Google スプレッドシートに転記することで、その後の回答内容を自身でGoogle スプレッドシート上で編集したり、追記したりすることが可能です。またオペレーションを追加することで、メールの返信内容を作成したり、回答内容を別の場所で共有することができます。
■注意事項
・ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
メールが届いたらメール本文を基にChatGPTと会話して、Google スプレッドシートに内容を記載するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせ対応や情報伝達など、一度に複数のタスクを抱える方
・お客様からの問い合わせ対応を行うカスタマーサービス部門の方
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・ChatGPTを利用して情報検索やデータ分析などの手間を省力したい方
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・ChatGPTとの会話内容を自動でGoogle スプレッドシートを作成するため、手作業の手間を省き業務を効率化することができます。
・ChatGPTを利用し内容を一度Google スプレッドシートに転記することで、その後の回答内容を自身でGoogle スプレッドシート上で編集したり、追記したりすることが可能です。またオペレーションを追加することで、メールの返信内容を作成したり、回答内容を別の場所で共有することができます。
■注意事項
・ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する
Google スプレッドシートの内容を要約するため、会議の議事録などを自動要約する際などに活用可能です。
■概要
Google スプレッドシートで管理しているアンケートの自由回答や議事録など、長文テキストの内容把握や要約に手間がかかっているのではないでしょうか。
一つずつ内容を確認し要点をまとめる作業は、他の重要な業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを要約します。
その後、Google スプレッドシートの指定のセルに結果を追加するため、情報収集やデータ整理の効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでアンケート結果や議事録などを管理している方
- ChatGPTを活用して、長文テキストの要約作成業務を効率化したい方
- 手作業での情報整理や転記に時間がかかり、コア業務に集中できずにいる方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに要約と追記が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮します。
- 自動で要約テキストが生成されることで、担当者によるまとめ方のばらつきや、転記の際の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得したテキストを要約するよう指示します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定して、生成された要約テキストを任意のセルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成」では、プロンプトに対してトリガーで取得したテキスト情報を変数として埋め込み、要約の文字数などを指定することが可能です。
- 「レコードを更新する」では、ChatGPTが生成した要約をどの列に書き込むかを任意で指定します。
■注意事項
- Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで管理しているアンケートの自由回答や議事録など、長文テキストの内容把握や要約に手間がかかっているのではないでしょうか。
一つずつ内容を確認し要点をまとめる作業は、他の重要な業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを要約します。
その後、Google スプレッドシートの指定のセルに結果を追加するため、情報収集やデータ整理の効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでアンケート結果や議事録などを管理している方
- ChatGPTを活用して、長文テキストの要約作成業務を効率化したい方
- 手作業での情報整理や転記に時間がかかり、コア業務に集中できずにいる方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに要約と追記が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮します。
- 自動で要約テキストが生成されることで、担当者によるまとめ方のばらつきや、転記の際の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得したテキストを要約するよう指示します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定して、生成された要約テキストを任意のセルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成」では、プロンプトに対してトリガーで取得したテキスト情報を変数として埋め込み、要約の文字数などを指定することが可能です。
- 「レコードを更新する」では、ChatGPTが生成した要約をどの列に書き込むかを任意で指定します。
■注意事項
- Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
まとめ
ChatGPTのような生成AIを活用することで、今まで手動で行っていた作業が自動化され、効率的に業務がこなせるかもしれません。また、タスクが簡素化することで業務負担の軽減にもつながるはずです。
日々の問い合わせメールへの対応を少しでも効率化したいのであれば、今回紹介したテンプレートをぜひご活用ください。
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