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受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する連携方法
毎日多くのメールのチェックを行う場合、大切な内容を見落としたり、確認が漏れてしまうことはありませんか？これが顧客からのメールであれば、企業の信用に直結してしまうかもしれません。また、社内メンバーからのメールであっても、返信が遅れると業務に差支えが生じる可能性があるでしょう。
今回はこのようなリスク回避が見込めるChatGPTとGoogle Chatのアプリ連携をご紹介します。
毎日の膨大なメールチェックが簡略化するためにも、ぜひご活用ください。
こんな方におすすめ
- Google Chatを社内コミュニケーションツールに活用している企業
- 顧客対応などで大量のメール確認を行う部署
- メールの確認ミスなどを防ぎたい方
- 問い合わせメールの重要度により対応速度を上げたい方
- ChatGPTのAI機能を活用したい企業
ChatGPTとGoogle ChatをAPI連携するメリットと具体例
メリット1：作業効率の向上
今回の連携により、受信したメールの内容をChatGPTが要約し、要約結果をGoogle Chatに自動送信可能です。これによりメールチェックにかかる時間が削減され、業務効率の向上が見込めます。
例えば、カスタマー部門の場合、毎日膨大な量の問い合わせメールを確認するはずです。
時には長文のご意見をチェックした後、お客様の考えを把握した上で的確な返信を行わなければならず、文章のポイントとなる部分を自ら抽出する必要があります。
今回の連携により、このような「文章のポイントとなる部分」が把握できる可能性が高まるため、今まで以上に作業の時間を短縮できるかもしれません。
メリット2：対応漏れの防止
受信したメール全てがChatGPTで要約され、その上で要約データと共にGoogle Chatに通知されるようになるため、今まで以上に対応漏れなどが防ぎやすくなるはずです。
例えば、膨大な量のメールのチェックを行う場合、時として確認が遅くなったり、そのまま失念する可能性もあるでしょう。
しかし、Google Chatの指定したスペースに通知されるようになることで、自分以外のメンバーもメールに気が付きやすくなることが見込めます。
これにより、チーム連携の強化も期待できるでしょう。
メリット3：迅速な対応
メールの内容が要約されて通知されるということは、どのような内容のメールが送信されたのか素早く判断しやすくなるとも言えます。そのため、メールの内容に応じた迅速な対応が期待できます。
例えば、これまではメールが届いた順に確認しなければならず、急ぎの対応を要する問い合わせであっても、対応が後回しになってしまうことがありませんでしたか？
今回の連携を行うことで、要約されたメールの内容をGoogle Chatで確認次第ふさわしい対応スピードで返信できる可能性が高まるため、顧客満足度の向上にも繋がるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する方法
まず、Yoomのメールトリガーで受信したメールの内容をChatGPTのAPIを利用して取得します。
その後、自動で要約した結果をGoogle ChatのAPIを用いて受け取り、指定のスペースにメッセージを送信することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
- ChatGPTとGoogle Chatをマイアプリ連携
- Yoomのメールトリガーを起動しChatGPTで要約する設定
- Google Chatにメッセージを送信する設定
- トリガーボタンをONにして、ChatGPTとGoogle Chatの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
■概要日々大量に受信するメールのチェックに追われ、重要な情報の確認に時間がかかっていませんか。一つひとつ目を通すのは手間がかかる上、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomで受信したメールの内容をChatGPTが自動で要約し、Google Chatに通知することが可能です。メールの内容を素早く把握できるようになり、確認作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- 大量のメールチェックに時間を取られており、業務を効率化したいと考えている方
- ChatGPTを活用し、メールの内容把握をスピーディーに行いたいと考えている方
- 受信した重要なメール情報をGoogle Chatでチームに素早く共有したい方
■このテンプレートを使うメリット- 受信したメールの内容がChatGPTによって自動で要約され、Google Chatに通知されるため、メール確認にかかる時間を短縮できます。
- 重要な情報の見落としや確認漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になることで、業務の質向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatGPTとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメール本文を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーでは、Yoomが発行するメールアドレスや、特定の件名・送信元で起動するなどの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、要約の精度を高めるためにプロンプトを調整したり、使用するモデルを任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知したいスペースのリソース名やメッセージ本文を任意で設定してください。
■注意事項- ChatGPT、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 大量のメールチェックに時間を取られており、業務を効率化したいと考えている方
- ChatGPTを活用し、メールの内容把握をスピーディーに行いたいと考えている方
- 受信した重要なメール情報をGoogle Chatでチームに素早く共有したい方
- 受信したメールの内容がChatGPTによって自動で要約され、Google Chatに通知されるため、メール確認にかかる時間を短縮できます。
- 重要な情報の見落としや確認漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になることで、業務の質向上に繋がります。
- はじめに、ChatGPTとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメール本文を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、Yoomが発行するメールアドレスや、特定の件名・送信元で起動するなどの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、要約の精度を高めるためにプロンプトを調整したり、使用するモデルを任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知したいスペースのリソース名やメッセージ本文を任意で設定してください。
- ChatGPT、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ステップ1：ChatGPTとGoogle Chatをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説します。
ChatGPTとYoomの連携
次に、ChatGPTをYoomと連携しましょう。
以下の手順をご参照ください。
これで、ChatGPT (OpenAI)のマイアプリ登録ができました。
ChatGPTのマイアプリ登録方法
Google ChatとYoomの連携
次に、Google ChatをYoomと連携しましょう。
以下の手順をご参照ください。
これで、Google Chatのマイアプリ登録ができました。
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■このワークフローのカスタムポイント
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、以下のような画像が表示がされます。
それでは、詳細な設定を行っていきましょう。
ステップ3：Yoomのメールトリガーを起動しChatGPTで要約する設定
ここからは、「受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する」というタイトルのフローボットを設定していきましょう。
メールアイコンの「トリガー条件を満たしたメールを受信したら」をクリックします。
1.メールトリガーの条件設定
Yoomのメールトリガー専用のアドレスを作成します。
赤枠部分を任意で変更しましょう。
続けて、件名にどのようなワードが含まれていたらChatGPTで要約を開始するか設定します。
以下の画像のように設定した場合、件名に「問い合わせ」という文字列がある場合のみフローボットを起動します。
ここまで設定出来たら次へをクリックしてください。
詳細はメールトリガーの設定方法やGmailを使用したメールトリガーの設定方法をご確認ください。
2.テストの実行
テストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
ステップ4：ChatGPTで要約する設定
次に、オペレーションのChatGPT「テキストを生成」という項目をクリックします。
連携するアカウントに問題がなければ、そのまま次のページに進んでください。
1.メッセージ内容の設定
「メッセージ内容」に、ChatGPTへの指示文とメールトリガーで取得した値を引用してください。
本フローボットでは、ChatGPTを使用してメール本文の内容を要約します。
「下記のメール文を要約してください。」といった指示文を記載しましょう。
2.モデルを決める
候補からChatGPTのモデルを選択可能なので、指定したいモデルがある場合は選択してください。
なお、設定しない場合はデフォルトで「gpt-4o」を使用します。
3.テストと保存
ここまで設定できたらテストボタンを押します。テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
ステップ5：Google Chatに送信する設定
最後に、オペレーションのGoogle Chat「メッセージを送信」という項目をクリックします。
ChatGPT同様に、連携するアカウントを確認して次のページに進んでください。
1.スペースのリソース名の入力
まずは、メッセージを送信したいスペースのリソース名を設定しましょう。
以下の画像のように、候補から選択してください。
2.メッセージ内容の作成
次に、Google Chatへ通知したいメッセージの内容を設定します。
ボックスをクリックし、先ほど設定したChatGPTで取得した値を引用しましょう。
なお、画像のように、メールトリガーで取得した値を引用するなど、自由にメッセージ内容をカスタマイズできます。
3.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、以下のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する
■このワークフローのカスタムポイント
ChatGPTを使ったその他の自動化例
他にも、ChatGPTを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、Google スプレッドシートに追加する
フォームに送信された問い合わせやアンケートの内容をChatGPTが自動解析し、カテゴリごとに分類してGoogle スプレッドシートへ自動転記します。手動での目視確認や仕分け作業の手間をなくし、担当部署へのスムーズな引き継ぎや迅速な一次対応を実現できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.メールが届いたらChatGPTと会話して、Google スプレッドシートに連携して内容を記載する
受信メールの本文から重要な要件や返信案をChatGPTが抽出し、Google スプレッドシートへ自動で整理・蓄積します。メールの確認漏れや対応の遅れを防ぐだけでなく、シート上で対応ステータスや回答内容を一元管理できるため、問い合わせ対応の工数削減とチーム内の情報共有の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する
Google スプレッドシートに長文データが追加された際、ChatGPTが自動で要約を作成して指定のセルに追記します。長文を都度読み込む時間を短縮でき、要点をひと目で把握して迅速な意思決定や社内共有に繋げられるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
ChatGPTのような生成AIを活用することで、今まで手動で行っていた作業が自動化され、効率的に業務がこなせるかもしれません。また、タスクが簡素化することで業務負担の軽減にもつながるはずです。
日々の問い合わせメールへの対応を少しでも効率化したいのであれば、今回紹介したテンプレートをぜひご活用ください。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。この機会に使用感を確かめて、業務改善を図りませんか？
よくあるご質問
Q：特定の件名のメールのみをChatGPTで要約して通知することはできますか？
A：
はい、可能です。
メールトリガーの設定画面にて、条件設定（「件名に特定の文字列を含む場合」など）を指定できます。例えば「お問い合わせ」というワードが含まれるメールのみを対象にして要約・通知を行うなど、条件に応じた絞り込みが可能です。
詳しい設定方法は、「メールトリガーの設定方法」をご参照ください。
Q：ChatGPTのAIモデル（バージョン）を変更することはできますか？
A：
はい、変更可能です。
YoomのChatGPT設定（メール文面を要約）画面内の「モデル」項目にて、プルダウンから利用したいモデルを自由に選択して設定できます。用途や求める精度に応じて最適なモデルをお選びいただけます。
ChatGPTに関する設定方法は、「ChatGPT/OpenAIと連携して出来ること」をご参照ください。
Q：Google Chatの特定のスペースやスレッドを指定して通知できますか？
A：
はい、指定可能です。
Google Chatのアクション設定（メッセージを送信する）画面にて、通知先としたいスペースやスレッドの情報を設定し、メッセージ作成欄に「取得した値」からChatGPTの要約結果を埋め込むことで、特定の場所へ的確に通知できます。
詳しい設定方法は、「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」をご参照ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
